III

Inhaltsverzeichnis

1.  Rechtfertigung der Themenstellung  4

2.  Workflow Systeme  5

2.1  Funktionen  5

2.2  Beschreibung mittels Action Workflow  7

2.3  Nutzen  9

3.  Lotus Notes  12

3.1  Notes und Workflow  13

4.  Workflow am Beispiel der EAM AG  14

5.  Zusammenfassung und Resümee  15

6.  Literaturverzeichnis  17

IV

Abbildungsverzeichnis:

Abbildung 1: Referenzmodell der Workflow Management Coalition Frank J. Rump, Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter

Prozessketten, 1999, S.39 Abbildung 2: Hauptelemente von Action-Workflow Klaus Götzer, Workflow, 1997, S.85

Abbildung 3: Vorteile durch gleichzeitige Optimierung von Organisation und

Technik

Klaus Götzer, Workflow, 1997, S.186

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1. Rechtfertigung der Themenstellung

Unternehmen müssen heute eher denn je auf Änderungen der Marktbedingungen reagieren. „Zunehmende Globalisierung, internationaler Wettbewerb, steigendes Innovationstempo und damit verknüpft ein steigender Kostendruck wird in Zukunft die Wirtschaft in zunehmenden Maße beeinflussen. Nur die Unternehmungen, die die Kostenstruktur in den Griff bekommen und Kosten senken, wird es gelingen, weiterhin erfolgreich am Markt präsent zu sein.“ ¹ Erschwerend hinzu kommen permanente technische Neuerungen und Innovationen, welche immer wieder eine Anpassung des Unternehmens an die Marktgegebenheiten erfordern. Zu nennen ist hier zum Beispiel das Internet, welches u.a. als Informationsquelle und virtuelles Einkaufszentrum einen immer größer werdenden Anteil der Transaktionen auf sich verbucht. Ziel muss es hier sein, einen nicht nur temporären Prozess anzustoßen, welcher Informationen aller Art und unterschiedlichster Herkunft am richtigen Ort zusammenführt, und dies auch noch schnell, um auch langfristig mögliche Kostensenkungspotenziale auszunutzen.

„Für die Unternehmen bedeutet dies auf der einen Seite, Produktionsbedingungen zu schaffen, die der hohen Entwicklungsdynamik ihres Produktprogramms entsprechen und sie befähigen, bedarfsgerecht und termingerecht die Kundenanforderungen zu erfüllen. Auf der anderen Seite gilt es Arbeitsstrukturen zu schaffen, die die Einbeziehung der Mitarbeiter ermöglichen und deren Kreativität fördern.“ ² „Früher blieb die Ablauforganisation bei einer Umorganisation meistens unverändert, heute steht diese unter dem Schlagwort „Business Process Reengineering“ im Mittelpunkt der Betrachtung.“ 3

Der Focus dieser Hausarbeit soll auf dem praktischen Bezug von Workflow-Systemen und ihrer Dringlichkeit für eine schlanke, zeitgerechte Unternehmung liegen. Dabei sollen die Funktionen von Workflow-Systemen und ihre Anwendungsbereiche näher betrachtet werden und somit die Notwendigkeit der aus dem Einsatz von Workflow resultierenden Geschäftsprozessoptimierung herausgestellt werden.

¹ Köhler-Frost, Wilfried, Electronic Office Systeme, 1998, S.113

² Bullinger/Warschat, Forschungs-und Entwicklungsmanagement, 1997, S.V

³ Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.14