Fast Close: Möglichkeiten und Grenzen zur Verkürzung des Aufstellungszeitraumes von Jahresabschlüssen

Inhaltsverzeichnis

1 Entstehung und Beschreibung

2 Pflicht zur Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses
2.1 Aufstellungsfrist
2.2 Prüfungspflicht
2.3 Die Prüfung des Konzernabschlusses
2.4 Unterschied zu internationalen Regelungen
2.5 Aktuelle Entwicklung

3 Allgemeine Aufgabe des Prüfers
3.1 Definition von Prüfung
3.2 Prüfungsgegenstand
3.3 Die Besonderheiten des Konzernabschlusses
3.4 Prüfungshandlungen
3.5 Auswahl der Prüfungshandlungen
3.5.1 Prüfungsansatz
3.5.2 Wirtschaftlichkeit der Prüfung

4 Ablauf der Prüfungshandlungen um den Stichtag
4.1 Tätigkeiten vor Ultimo
4.2 Effiziente Tätigkeiten ab Ultimo
4.3 Einsatz von Informationstechnologie
4.3.1 Virtual Close
4.3.2 Continuous Online Auditing
4.3.3 Computer-unterstützte Prüfungstechniken

5 Schlussbetrachtung
5.1 Kritische Würdigung
5.2 Zusammenfassung
5.3 Ausblick

Verzeichnis der Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsanweisungen und sonstigen Rechnungslegungs- und Prüfungsnormen

Literaturverzeichnis

Literaturliste mit Anmerkungen:

Fast Close: Möglichkeiten und Grenzen zur Verkürzung des Aufstellungszeitraumes von Jahresabschlüssen

Insbesondere Investoren von börsennotierten Unternehmen erwarten zunehmend, dass testierte Jahresabschlüsse sowie Monats- und Quartalsberichte in möglichst kurzer Zeit nach dem Stichtag vorliegen. Viele Unternehmen präsentieren heute bereits nach weniger als 20 Arbeitstagen ihre Unternehmensdaten. Neben dem Shareholder Value Aspekt wollen Unternehmen damit unter anderem ihre Professionalität zum Ausdruck bringen. Zugleich verlangt der International Standard on Auditing (ISA) 300 von Wirtschaftsprüfern die effektive Durchführung von Prüfungshandlungen. Mandant und Jahresabschlussprüfer sind somit an einer zügigen Testierung interessiert. Ziel der Arbeit ist es, die Möglichkeiten und Grenzen zur Verkürzung der für die Jahresabschlussprüfung notwendigen Zeit vorzustellen. Es gilt dabei kritisch zu hinterfragen, wie weit die Prüfungsstrategie und das Prüfungsprogramm eine solche Verkürzung zulässt, ohne die Sicherheit in der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit zu gefährden. Neben den entsprechenden Möglichkeiten im Rahmen des Rechnungswesens soll der Aspekt der Prüfungsplanung (z. B. der Einsatz computergestützter Prüfungstechniken / Continuous Online Audit, etc.) im Rahmen dieser Arbeit herausgearbeitet werden.

Themenstellung des Lehrstuhls für Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung, Prof. Dr. Marten, Universität Wuppertal, eingereicht von René Klemmer, Matr. Nr. 9839609, Note: 1,7

1 Entstehung und Beschreibung

Die Internationalisierung der Kapitalmärkte und der Wunsch von externen Informationsempfängern wie z. B. Investoren und Analysten nach aktuellen Unternehmensinformationen erfordern von einer großen Zahl von Gesellschaften eine erhebliche Beschleunigung der bisher üblichen Abläufe im Rechnungswesen zur Erstellung von Jahresabschlüssen.

Daraus hat sich Fast Close (wörtlich „schneller Abschluss“) als Oberbegriff für Verfahren und Methoden entwickelt, die auf eine schnelle oder wenigstens beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses gerichtet sind.

Die Beschleunigung des Abschlusses - besonders bei unterjährigen Berichten - ist auch für das interne Berichtswesen hilfreich, um dem Management eine ausreichende Reaktionsfähigkeit bezüglich aktueller Marktentwicklungen zu schaffen. Auf den Märkten spielen sich schnelle Veränderungen ab, zu deren Steuerung historische Daten nicht ausreichend sind. Eine zeitnahe Verfügbarkeit von Daten und eine Verbesserung des Abschlusses ist auch bei Firmenübernahmen oder Fusionen hilfreich. Hier beschleunigen zeitnahe Abschlüsse zum einen den Prozess der Kaufpreisfindung, zum anderen können dadurch aber auch die Planungen zur Eingliederung bzw. Umstrukturierung der Gesellschaft/en früher umgesetzt werden.

Ebenso kann die Neustrukturierung der Prozesse im Rechnungswesen die Komplexität durchleuchtet und unangemessener Aufwand reduziert werden. Ineffiziente und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten entfallen dadurch. Die Entlastung der Mitarbeiter vergrößert den Freiraum, durch gezielte Analysen der Vorgänge im Rechnungswesen eine Qualitätsverbesserung der Daten zu erreichen. Außerdem lassen sich durch die Straffung der Abläufe langfristig zusätzlich auch noch Kosten senken^[1].

Fast Close versucht also bei Verkürzung des Aufstellungszeitraums gleichzeitig eine Qualitätssteigerung der Informationen zu erreichen.

Zudem wird der schnellere Jahresabschluss auch im Wettbewerb mit anderen Marktteilnehmern bedeutender, wenn sich Unternehmen hierbei gegenüber ihrer Konkurrenz einen Wettbewerbsvorsprung aufbauen können. Bei bestehender und zunehmender Komplexität auf den Märkten wird dies als ein Aspekt gesehen, um sich mit einer gewissen Professionalität positiver hervorheben zu können.

Die aktuelle Diskussion zu diesem Thema wird auch durch die Tatsache getragen, dass nach einem Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments die Anwendung der International Accounting Standards (IAS) für börsennotierte europäische Unternehmen ab 1.1.2005 zur Pflicht wird^[2]. Dadurch ergibt sich eine Veränderung der Veröffentlichungsfrist für Jahres- und Konzernabschlüsse, die sich von den nationalen Regelungen löst und sich international angleicht. Im Hinblick auf die geplante Erweiterung der Europäischen Union 2004 wird eine international einheitliche und damit vergleichbare Unternehmensberichterstattung immer bedeutender. Für die Zukunft wird ebenfalls erwartet, dass sich die Implementierung des Fast Close auch für den Mittelstand lohnen könnte, da hier besonders durch die Anforderungen beim Rating zur Kreditvergabe durch Banken den zeitnahen Informationen besondere Beachtung zukommt.

Innerhalb des Themas sind zwei Bereiche zu unterscheiden: Das Rechnungswesen und die Wirtschaftsprüfung. Der größere Teil der Ausführungen in der Literatur bezieht sich auf die Umsetzung von Fast Close-Projekten im Rechnungswesen. Diese Implementierung wird anhand verschiedener Praxisbeispiele von der Planung über die Durchführung bis zur Realisation der erwünschten Ergebnisse detailliert dargestellt. Auf die Mitwirkung des Wirtschaftsprüfers bei der Umsetzung des Fast Close im Unternehmen wird allerdings selten genauer eingegangen. Der Einfluss des Wirtschaftsprüfers und der Prüfungsvorgang sind insofern wichtig, als dass der eigentliche „Abschluss“ mit der Prüfung und dem Bestätigungsvermerk endet. Das Thema ist daher im Bereich Wirtschaftsprüfung anzusiedeln, da die Abschlussprüfung das Ende des Ablaufprozesses „Jahresabschluss“ bildet. Wichtig bleibt trotzdem, dass das Rechnungswesen die Vorbereitung für die Tätigkeit der Prüfers trifft. Die Vorgänge im Rechnungswesen und die Qualität der Ergebnisse haben natürlich Auswirkungen auf die Arbeit des Abschlussprüfers. Mit höherer Qualität der Informationen und Zahlen sinkt der Mehraufwand, mit dem ein ordnungsmäßiger und prüfungsfähiger Jahresabschluss erstellt werden kann. Die Qualitätsstufe der bereitgestellten Zahlen hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeit des Prüfers und damit die Geschwindigkeit der Abschlusserstellung. Seine Einbindung in die Phase der Umsetzung hilft ihm die Organisationsstruktur des Unternehmens besser zu verstehen und bietet der Buchhaltung Ideen zur Gestaltung und Hilfestellungen während des Prozesses der Abschlusserstellung.

Eine besonderer Schwerpunkt liegt in der Beschreibung der Implementierung bei Versicherungsunternehmen^[3]. Diese fallen gegenüber anderen Branchen durch eine „lange“ Abschlusserstellung auf. Ein Hinweis zur Begründung bietet sich in der Anmerkung^[4], dass Versicherungsgesellschaften neben dem finanztechnischen Abschluss noch einen statutarischen Abschluss für die Versicherungsaufsicht zu erstellen haben.

Die vorliegende Arbeit stellt dar, welche Bedeutung der Fast Close für die Praxis des Wirtschaftsprüfers hat. Daher ist zu beleuchten, welche Auswirkungen sich für den Wirtschaftsprüfer ergeben und wie Unterschiede zu dem bisherigen Prozedere interpretiert werden können.

Im nachfolgenden Kapitel werden hierzu kurz die gesetzlichen Anforderungen an die Aufstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen aufgezeigt. Anschließend werden einige Hauptmerkmale der Prüfung dargestellt und mögliche Auswirkungen auf die Prüfungshandlungen des Wirtschaftsprüfers beschrieben. Weiter wird im 4. Kapitel auf einige aktuelle und zukünftige Entwicklungen eingegangen. Abschließend werden im Kapitel 5 die Ergebnisse nochmals kurz zusammengefasst und kritisch gewürdigt. Im Anhang verdeutlicht ein Beispiel aus der Praxis mögliche Einflüsse auf den Fast Close.

2 Pflicht zur Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses

2.1 Aufstellungsfrist

Vollkaufleute (insbesondere Kapitalgesellschaften) sind zum Geschäftsjahresende verpflichtet, ihre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage in Form einer Bilanz und GuV darzustellen.^[5]

Das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt dazu folgende Pflichten und Fristen an:

Die Pflicht zur Aufstellung wird in den §§ 242 bzw. 264 HGB geregelt. Der Einzelabschluss der Kapitalgesellschaften ist um einen Anhang und Lagebericht zu erweitern. Der Lagebericht enthält besondere Erläuterungen zur wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens und ist ebenfalls zu prüfen. Die Fristen zur Aufstellung des Jahresabschlusses sind nach dem HGB von der Rechtsform, Betriebsgröße und dem Wirtschaftszweig abhängig und uneinheitlich geregelt. Da der Fast Close auf Grund seiner besonderen Bedeutung für den Kapitalmarkt entstanden ist, ist hier auch nur die Frist für börsennotierte Gesellschaften interessant. Hier sind gem. Aktiengesetz und dem Deutschen Rechnungslegungsstandard 6 (DRS 6) als Veröffentlichungsfrist sechs Monate vorgesehen, die allerdings von Unternehmen des Deutschen Aktien Index 30 (Dax-30) unterschritten wird und bereits die strengeren amerikanischen Bestimmungen erfüllen. Für Quartalsabschlüsse gilt eine Frist von 60 Tagen.^[6]

2.2 Prüfungspflicht

Nach deutschem Recht besteht die Prüfungspflicht gleichermaßen für Einzel- und Konzernabschlüsse und wird in § 316 HGB geregelt.

Gegenstand und Umfang der Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses haben sich nach § 317 Abs. 1 Satz 2 HGB „darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzende Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung beachtet worden sind“. Weiter ist die Prüfung „so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen die in Satz 2 aufgeführten Bestimmungen, [...], bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden“.

2.3 Die Prüfung des Konzernabschlusses

An die Pflicht zur Aufstellung ist auch die Pflicht zur Prüfung gekoppelt, d.h. es muss nur geprüft werden, wenn sich die gesetzliche Pflicht zur Aufstellung ergibt. Auf Konzernebene ergibt sich die Pflicht zur Aufstellung aus § 290 Abs. 1 HGB i.V.m. den Größenkriterien gem. § 293 HGB. Der Konzernabschluss besteht aus folgenden Teilen: Konzernbilanz, Konzern-GuV und Konzernanhang. Auf die Besonderheiten des Konzernabschlusses wird in Abschnitt 3.3 eingegangen.

Diese vorangestellte Darstellung der gesetzlichen Regelungen zum Jahres- bzw. Konzernabschluss nach deutschem Recht weicht in den Fristen zur Fertigstellung von den internationalen Regelungen ab.

2.4 Unterschied zu internationalen Regelungen

Neben der Erstellung eines Jahresabschlusses nach den Regelungen des HGB wird international vielfach die Bilanzierung nach IAS oder den US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) gefordert. Nach US-GAAP beträgt die Veröffentlichungsfrist für Quartalsabschlüsse 45 Tage^[7]bzw. für Jahres- und Konzernabschlüsse 90 Tage und fällt somit deutlich kürzer aus als in der nationalen Regelung. So ergibt sich allein schon daraus eine Pflicht zur schnellen Abschlusserstellung für deutsche Unternehmen, die am US-amerikanischen Börsenmarkt notiert sind und nach US-GAAP bilanzieren müssen. Die US-GAAP sind nationale Normen, die allerdings auf Grund der Bedeutung des US-amerikanischen Kapitalmarktes international anerkannt sind.

Die Fristen legen die zeitliche Höchstgrenze fest, innerhalb deren ein Jahresabschluss zu erstellen ist. Der Fast Close-Ansatz beschäftigt sich mit einer Verkürzung des Abschlussprozesses innerhalb der Frist. Somit bleiben die gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der Zeitfrist solange erfüllt^[8], wie den aktuellen Entwicklungen weiterer möglicher Verkürzungen gefolgt wird.

[...]

^[1]Zu Kosteneinsparungspotentialen schreibt ausführlichDüsterwald, R.(2002), S. 804.

^[2]SieheInstitut der Wirtschaftsprüfer e.V.(2002a), S. 192.

^[3]Genau hierzu schreibenFourie, D./Müller-Arnold, M./Uden, B.(2001a), S. 1738 ff. und (2001b), S. 1817 ff.

^[4]Zu finden beiBalling, J./Gössi, M.(2002), S. 71.

^[5]§ 242 HGB: Pflicht zur Aufstellung.

^[6]Einen Vergleich der internationalen Fristen bietenEggemann, G./Petry, M.(2002), S. 1636.

^[7]Die SEC verlangt die Einreichung von Zwischenberichten nach Form Q-10.

^[8]Vgl. Hüttche, T.(2000), S. 2035.