Bewerbermanagementsysteme

Inhaltsverzeichnis:

1.  Einleitung  4

1.1.  Aktualität der Thematik  4

1.1.1.  Elektronische Unterstützung des Personalbereichs  4

1.1.2.  E-Recruiting als Teil des Personalmarketings  5

1.2.  Aufbau Ablauf der Diplomarbeit  6

2.  Ablauf des Bewerbungsprozesses  7

2.1.  Traditioneller klassischer Bewerbungsprozess  7

2.1.1.  Ablauf  8

2.1.1.1.  Feststellung des Personalbedarfs  8

2.1.1.2.  Recruiting-Mix  9

2.1.1.3.  Bewerbungseingänge  10

2.1.1.4.  Auswahlprozess  10

2.1.1.5.  Entscheidung  11

2.2.  Digitaler Bewerbungsprozess  12

2.2.1.  Ablauf  13

2.2.1.1.  Feststellung Personalbedarf  13

2.2.1.2.  Recruiting-Mix  13

2.2.1.3.  Bewerbungseingänge  15

2.2.1.4.  Auswahlprozess  16

2.2.1.5.  Entscheidung  16

2.2.1.6.  Controlling  16

2.3.  Vor und Nachteile  17

2.4.  Erfolgsfaktoren  18

2.5.  Kosten Rechenbeispiel  20

3.  Bewerbermanagementsysteme  23

3.1.  Arten von Bewerbermanagementsystemen  23

3.1.1.  Modulare Lösungen  23

3.1.2.  Gesamtlösungen  24

3.1.3.  Einzel Insellösungen  24

3.1.4.  Outsourcing ASP  25

3.2.  Marktüberblick und Marktführer  26

3.2.1  Accurat Applicants Management  27

3.2.2  ADP HR-Personalmanagement  28

3.2.3  AKDB Pimas  29

3.2.4  delphi d vinci  29

3.2.5  ELDICON WEST-System  30

3.2.6  F-MStudios HR Studio  31

3.2.7  GfOP Kommboss  32

3.2.8  Harald Gerstner Bewerberverwaltung  33

3.2.9  HR Management HR Personalmanager AMS  34

3.2.10  HR Solutions HRS-RMS  35

3.2.11  ibo Pegasus Genopersys  36

3.2.12  Meffert eRecruiter  36

3.2.13  Mr Ted TalentLink  37

  2  

3.2.14  P I LOGA-hrms  38

3.2.15  PEDAS PEPC Beschaffungsmanagement  39

3.2.16  Peoplesoft  40

3.2.17  perbit PerbitViews Bewerberverwaltung  41

3.2.18  Preget Bewerbungs-Manager  41

3.2.19  PROJEKT Persis BM  42

3.2.20  refline refline recruiting  43

3.2.21  s p PersonalBüro  44

3.2.22  SAP PA  45

3.2.23  Synus Bewerberverwaltung  45

3.2.24  Varial Software Views  46

3.2.25  Veda e-HR Manager  47

3.2.26  w r BewerbIS  48

3.3.  Das optimale System  49

3.4.  Datenschutz  50

4.  Schluss  53

4.1.  Zusammenfassung Überblick  53

4.2.  Ausblick in die Zukunft  53

  Anhang  

  Literaturverzeichnis  

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1. Einleitung

1.1. Aktualität der Thematik

Die Ressource Humankapital gilt als entscheidender Faktor, um langfristig Wettbewerbsvorteile zu erlangen oder zu stabilisieren. „Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von der Qualität seiner Mitarbeiter ab“ – so einfach könnte das Erfolgsrezept für Unternehmen lauten!

Leider ist es nicht einfach, den richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe zu finden. Obwohl bei einer Arbeitslosenquote von ca. 10 % ein scheinbares Überangebot an Arbeitskräften besteht, herrscht in einigen Wirtschaftsbereichen und Branchen ein Mangel an geeigneten Fachkräften. Und dies geschieht vor dem Hintergrund, dass die Arbeitssuchenden wesentlich flexibler sind und auch häufig bereit sind, größere Entfernungen zur Arbeitsstätte zu akzeptieren oder den Wohnsitz zu wechseln. Die Frage ist deshalb, wie kann ich die für mich relevante Zielgruppe am besten erreichen und ansprechen.

Ein entscheidender Faktor, den besten Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden, ist die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels. Gerade dieser Bereich befindet sich durch die Vernetzung der gesamten Welt via Internet im Umbruch. Dies belegen auch folgende Zahlen: Im März 2004 nutzten über 55% der Deutschen das Internet, das entspricht ca. 35 Mio. Menschen. 1 Aber auch innerhalb der Unternehmen entwickelte sich die Informations- und Kommunikationstechnologie ständig weiter. Intranet, Extranet und elektronische Mailprogramme haben diese Bereiche von Grund auf verändert.

1.1.1. Elektronische Unterstützung des Personalbereichs

Seit den 70er Jahren haben sich Computer in Unternehmen als immer wertvollerer Helfer unentbehrlich gemacht. Durch sie wurden viele Entwicklungen erst ermöglicht. Der Personalbereich wurde von der elektronischen Euphorie früh erfasst. Anfänglich benutzte man die „Maschinen“ meist nur zur Entgeltabrechnung. Heute erfassen wir

1 Vgl. Internetstudie von http://www.atfacts.de

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darüber hinaus die Arbeitszeiten und Urlaubstage der Mitarbeiter, melden online die Lohnsteuer an das Finanzamt, verwalten in Datenbanken eine Vielzahl von Mitarbeiter- und Stellendaten und nutzen die EDV-Systeme auch für das Verwalten und die Auswahl von Bewerbern (Bewerbermanagement).

1.1.2. E-Recruiting als Teil des Personalmarketings

„Unter Personalmarketing i.w.S. werden alle Aktivitäten verstanden, die auf Planung, Gestaltung und Kontrolle der Attraktivität eines Unternehmens auf dem internen und externen Arbeitsmarkt abzielen.“ 2 Die Aktivitäten richten sich sowohl auf die vorhandenen als auch auf potentielle, zukünftige Mitarbeiter.

Deshalb wird zwischen internem und externem Personalmarketing unterschieden. Internes Personalmarketing zielt auf Maßnahmen ab, die der Erhaltung oder Steigerung der Attraktivität des Unternehmens gegenüber den vorhandenen Mitarbeitern dient. Sie sollen langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Durch folgende Maßnahmen kann dies unter anderem erreicht werden:

- Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

- Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen

- Entwicklungs- und Karrierechancen

- Materielle und immaterielle Anreize Im Idealfall tragen all diese Maßnahmen zu einem guten Betriebsklima, und somit zu höchster Motivation, bei. 3 Das externe Personalmarketing zielt auf das Unternehmensumfeld ab, d.h. das eigene Unternehmen soll nach außen so attraktiv wie möglich wirken – und natürlich auch sein! Zu einem positiven Unternehmensimage können folgende Faktoren führen:

- Konditionen (Entgelt, Sozialleistungen)

- Arbeitsplatz (Arbeitsinhalte, Arbeitszeit, Karriere, Aufstiegschancen)

- Infrastruktur (Lage, Standort, Betriebsgröße)

- Kommunikation (Personalwerbung, Einstellungsgespräche)

2 Anja Görlitz (Personalmarketing im Internet), S.5

3 Vgl. Jörg Bolender (Personalmarketing im Internet), S.17

5

Die Inhalte des externen Personalmarketings können auf vielfältige Weise kommuniziert werden, wie z.B. durch Personalimagekampagnen, Zeitungsannoncen, Vergabe von Praktika und Diplomarbeiten, Absolventenmessen, Hochschulmarketing, Unternehmenshomepage, Mund-zu-Mund-Propaganda, usw.

Im Bereich Personalmarketing ist auch der Recruitingprozess angesiedelt, der sich mit der eigentlichen Beschaffung von Personal beschäftigt. Neben den Printmedien und dem direkten Bewerberkontakt auf Rekrutierungsveranstaltungen spielt das Internet eine zunehmen wichtigere Rolle. Aufgrund seiner Interaktivität besitzt es großes Potential, die Suche nach hochqualifizierten und passenden Mitarbeitern, ohne geografische Grenzen, schneller und effektiver zu gestalten. Aus dieser neueren Form des Rekrutierens hat sich der Begriff E-Recruiting entwickelt, d.h. Rekrutierung mit elektronischer Unterstützung. Diese Form der Abwicklung wird sich in Zukunft verstärken und steht im Mittelpunkt dieser Diplomarbeit.

1.2. Aufbau / Ablauf der Diplomarbeit

Nachdem im vorangegangenen Kapitel grundlegende Begriffe, Zusammenhänge und die Aktualität der Thematik erläutert wurden, zielt der zweite Abschnitt auf die zwei grundlegenden Arten des Bewerbungsprozesses ab. Im dritten Kapitel werden verschiedene Gruppen von Bewerbermanagementsystemen vorgestellt und anschließend ein Marktüberblick gegeben. Danach soll auf das optimale System – sofern dieses existiert – eingegangen werden. Abschließend wird ergänzend das wichtige Thema Datenschutz bei Bewerbermanagementsystemen behandelt, bevor im letzten Kapitel ein Resümee erfolgen wird.

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2. Ablauf des Bewerbungsprozesses

Hinter einer Bewerbung verbirgt sich stets eine lange Prozesskette. Vor dem eigentlichen Kernprozess „Bewerbung“ stehen Personalmarketingaktivitäten, die nach dem AIDA- Prinzip ablaufen:

Hauptziel aller Aktivitäten ist es, das Unternehmen für potentielle neue Mitarbeiter interessant zu machen. Die verschiedenen Möglichkeiten, dieses Ziel zu erreichen, wurden bereits unter dem Punkt „Personalmarketing“ beschrieben.

Der betriebliche Ausgangspunkt jedes Bewerbungsprozesses ist ein festgestellter Personalbedarf, den das Unternehmen nicht aus eigenen Ressourcen decken kann. Anhand eines Stellenprofils werden die Qualifikationen und Spezifikationen der zu besetzenden Stelle analysiert und anschließend ausgeschrieben. Der eigentliche Bewerbungsprozess beginnt.

Grundsätzlich können dabei zwei Arten unterschieden werden: Zum einen den traditionellen, klassischen Bewerbungsprozess und zum anderen den moderneren, digitalen Bewerbungsprozess.

2.1. Traditioneller / klassischer Bewerbungsprozess

Dreht man die Uhr um mindestens 10 Jahre zurück, stößt man auf den Bewerbungsprozess, der als traditioneller oder auch als klassischer Bewerbungsprozess bezeichnet wird. Diese Form ist auch heute noch vor allem in kleinen Unternehmen anzutreffen, die weder eine große Bewerberanzahl, noch eine Vielzahl an Stellenbesetzungen zu bewältigen haben. Kennzeichnend für diesen Prozess ist, dass alle Abläufe in Papierform stattfanden bzw. stattfinden. Die Kommunikation zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen läuft, wie die anschließende unternehmensinterne Kommunikation, in schriftlicher Form ab.

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Dieser Ablauf lässt sich mit Hilfe des folgenden Schaubildes verdeutlichen:

2.1.1. Ablauf

2.1.1.1. Feststellung des Personalbedarfs

Grundsätzlich wird zwischen qualitativem und quantitativem Personalbedarf unterschieden. Qualitativer Bedarf kann entweder anhand von Personalentwicklungsmaßnahmen, z.B. Mitarbeiterschulungen, gedeckt werden oder durch den Einkauf von Know-how durch Einstellen von neuen Mitarbeitern mit entsprechender Qualifikation.

Ein quantitativer Personalbedarf entsteht, wenn der Ist-Bestand den Soll-Bestand unterschreitet, d.h. es geht hierbei um die zahlenmäßige Unterdeckung. Dieses Defizit kann entstehen durch:

- Schaffen einer neuen Planstelle: dies kann einerseits durch das Wachstum des Unternehmens geschehen, andererseits durch Umstrukturierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit neuen Unternehmensstrategien.

- Wiederbesetzen einer Stelle: eine Stelle muss besetzt werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder der Stelleninhaber eine andere Aufgabe innerhalb des Unternehmens übernimmt. Gründe hierfür können beispielsweise Ruhestand, Kündigung, Mutterschutz oder Versetzung sein.

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Der Nettobedarf errechnet sich auf folgende Weise: 4 Bruttopersonalbedarf

- Personalbestand + Personalabgänge

- Personalzugänge = Nettobedarf

Dieser Personalbedarf kann auf 2 Arten gedeckt werden:

- Beschaffung von internem Personal durch die Übernahme von Auszubildenden

- Beschaffung von externem Personal

2.1.1.2. Recruiting-Mix Das Personalmarketing verfolgt das langfristige Ziel, durch verschiedene Maßnahmen ein positives Bild des Unternehmens zu vermitteln, um für Arbeitssuchende attraktiv zu sein. Zu den kurzfristigen Maßnahmen, Interesse zu wecken, gehören die Stellenanzeigen der Unternehmen. Diese werden in lokalen, regionalen oder überregionalen Tages- und Wochenzeitungen, Fachzeitschriften oder anderer geeigneter Medien veröffentlicht. Grundsätzlich ist bei der Zusammenstellung der Personalbeschaffungsmaßnahmen (Recruiting-Mix) darauf zu achten, dass eine homogene Mischung – zugeschnitten auf das Profil der Stelle – auswählt wird.

Eine Stellenanzeige, mit der man eine Teamassistentin sucht, findet beispielsweise in einer Fachzeitschrift weniger Interessenten als in einer Tageszeitung. Im Gegensatz dazu werden potenzielle Geschäftsführer eher durch Fachzeitungen oder per Headhunter angesprochen, als durch Anzeigen in lokalen und regionalen Zeitungen. Anhand dieser beiden Beispiele ist ersichtlich, dass eine Stellenausschreibung individuell geplant werden muss. Die hier zu beachtenden Parameter sind:

- Medienkanal (Tageszeitung, TV-Spot, Radio, Fachzeitschriften, Aushang, usw.)

- Form der Ausschreibung

- Reichweite

- Unternehmensphilosophie

4 vgl. Günther Schanz (Personalwirtschaftslehre), Seite 319

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- Inhalt und Gestaltung der Stellenanzeige (Anforderungsprofil)

- usw.

2.1.1.3. Bewerbungseingänge

Der Auslöser für eine Bewerbung aus Sicht des Interessenten kann entweder eine ausgeschriebene Stelle oder eine Initiativbewerbung ohne Bezug auf eine bestimmte Stelle sein. Anhand der Anzahl der eingehenden Bewerbungen hat der Personalbereich erste Informationen, ob die richtige Zusammensetzung des Recruiting-Mixes gewählt wurde. Sind zu wenige Bewerbungen eingegangen, hat man die gewünschten Zielpersonen nur zum Teil erreicht. Unter Umständen muss dann der Ausschreibungsprozess wiederholt werden. Gehen zu viele Bewerbungen ein, war die Stellenausschreibung wahrscheinlich zu allgemein oder man hat die eigentliche Zielgruppe verfehlt. Die Bewerbungen werden dann meist bis zu einem festgelegten Stichtag gesammelt. Eine Vorauswahl findet bereits beim Eingang der Dokumente anhand bestimmter Kriterien statt, wie z. B.

- Form und Sauberkeit der Bewerbungen

- Vollständigkeit

- Rechtschreibfehler

- K.O.-Kriterien, wie geforderter Schulabschluss, Hochschulabschluss, bestimmte Schlüsselqualifikationen, Berufserfahrung, usw.

2.1.1.4. Auswahlprozess

Im Rahmen der Personalauswahl sind die Bewerber darauf zu prüfen, ob sie die Grundbedingungen für das Aufgabengebiet und das Arbeitsumfeld (Mitarbeiter-Team) erfüllen.

Ob ein Bewerber tatsächlich geeignet ist oder nicht, kann anhand weiterer Verfahren getestet werden. Folgende Grafik beschreibt die verschiedenen Selektionsverfahren und deren Effektivität:

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Das Bewerbungsgespräch ist nach dem Ergebnis dieser empirischen Untersuchung das wichtigste und effektivste Hilfsmittel bei der Personalauswahl. Es dient dem gegenseitigen Kennlernen, Kenntnisse und weitere wichtige Facetten können direkt abgefragt werden. An zweiter Stelle folgt das Assessment Center, das mit größerem (finanziellen) Aufwand detaillierte Informationen über die Eigenschaften der Bewerber liefern kann. Die Anzahl der Kandidaten nimmt im Auswahlverfahren stufenweise ab, wobei die Selektionsverfahren und deren Reihenfolge individuell von dem jeweiligen Unternehmen entsprechendend gestaltet werden können. Am Ende sollten nur wenige potentielle Mitarbeiter in die engere Auswahl kommen.

2.1.1.5. Entscheidung

Aufgrund der vorliegenden Bewerbungsunterlagen, den Vorstellungsgesprächen, sowie der gegebenenfalls vorhandenen Ergebnisse von Tests, wird die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber getroffen. Anschließend ist die Abstimmung mit der Personalvertretung vorzunehmen, denn die Einstellung eines neuen Mitarbeiters obliegt gemäß § 99 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrates.

5 Sammelwerk, (Recruiting Trends 2003 – empirische Untersuchung), S.4

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Nach Zustimmung wird dem neuen Arbeitnehmer der Arbeitsvertrag zugesandt und weitere vorbereitende Maßnahmen initiiert (z.B. Untersuchung beim Betriebsarzt, Erstellen der Eintrittsformalitäten, usw.).

2.2. Digitaler Bewerbungsprozess

Der digitale Bewerbungsprozess wird durch den Einsatz von Computern charakterisiert. Er umschließt den traditionellen Prozess, was bedeutet, dass man sich nicht zwischen den beiden Methoden entscheiden muss. Die digitale Personalbeschaffung kann den bisherigen, traditionellen Prozess ergänzen.

Kernelement dieses Systems ist eine zentrale Bewerberdatenbank, auf die alle berechtigten Personen Zugriff erhalten.

Folgendes Schaubild gibt einen Überblick über den Ablauf der digitalen Bewerbung:

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2.2.1. Ablauf

2.2.1.1. Feststellung Personalbedarf

Der Personalbedarf wird, analog zum traditionellen Modell, aus der Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand ermittelt. Das Unternehmen kann auf zusätzliche Daten aus der (Bewerber-) Datenbank zugreifen, um den qualitativen und quantitativen Bedarf genauer zu analysieren und zu bestimmen.

2.2.1.2. Recruiting-Mix

Der Recruiting-Mix entspricht dem des traditionellen Prozesses, jedoch bieten sich im digitalen Zeitalter deutlich mehr Möglichkeiten, wie beispielsweise

- Präsenz in Online-Jobbörsen: Hier gilt der Grundsatz „Finden und gefunden werden“. Es ist natürlich gut, wenn ein Unternehmen seine offenen Stellen in der eigenen Homepage veröffentlicht – nur müssen das die Stellensuchenden wissen. Eine Möglichkeit, dies zu publizieren, ist die Schaltung von Anzeigen in Jobbörsen. Idealerweise wird bei der Veröffentlichung ein Link auf das eigene Unternehmen, oder direkt auf das Online-Bewerbungsformular, gesetzt. Online-Jobbörsen dienen somit als Verzeichnisdienst für Unternehmen, die offene Stellen anbieten. Zusätzlich sind sie ein virtueller Marktplatz, an dem sich Angebot und Nachfrage gebündelt treffen und damit maximalen Nutzen für alle Beteiligte bringt.

- Unternehmenshomepage (Karriereseiten): Erfolgreiches E-Recruitment hängt stark von der Qualität der eigenen Homepage ab. Sie dient als zentrale Basis des E- Recruitment. Man kann durch eine gut gestaltete, attraktive Homepage bei Interessenten an Ansehen – und somit Attraktivität – gewinnen oder auch verlieren. Erfolgsfaktoren hierbei zum Beispiel: 6 o Visuell attraktive Seiten (Design/Layout) o Aktualität der Informationen und Stellenangebote o Funktionalität (kurze Ladezeiten für den User) o Benutzerfreundlichkeit (Menüführung)

6 vgl. Lars Hünninghausen (Die besten gehen ins Netz), Seite 196

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Die Unternehmens-Homepage kann zusätzlich für weitere Funktionen genutzt werden, wie das Ergebnis folgender empirischen Studie zeigt: 7

- Interaktive Spiele: Anhand von interaktiven Spielen ist es möglich, die Aufmerksamkeit auf das eigene Unternehmen zu lenken. So hat die Siemens AG im Sommer 2000 das Spiel „Challenge Unlimited“ gestartet und dadurch 13.000 Bewerbungen akquirieren können. Durch diese Kampagne konnte Siemens auch Personen erreichen, die sich normalerweise nicht dort beworben hätten. Des Weiteren können sie auf diesen sehr großen Bewerberpool bei künftigen Stellenausschreibungen zurückgreifen.

- Suche in Internetdatenbanken: Bewerber können in diesen Datenbanken ihre Daten mit ihren Bewerbungsunterlagen hinterlegen. Interessierte Unternehmen haben die Möglichkeit, sich vom Betreiber der Datenbank diese Daten gegen eine Gebühr anzeigen zu lassen. Die Initiative geht hierbei (im Gegensatz zur Unternehmenshomepage und den Jobbörsen) vom Bewerber aus.

- Virtuelle Jobmessen: Bewerber und Unternehmen treffen sich auf einer virtuellen Jobmesse in einem virtuellen Raum im Internet. Man kann sich hierbei in Chat- Rooms näher kennen lernen, erste Kontakte knüpfen und sich außerdem ein paar Tipps und Tricks für Bewerbungen abholen.

7 Sammelwerk (Recruiting Trends 2003, eine empirische Untersuchung),S.5

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