Inhaltsverzeichnis

  Inhaltsverzeichnis  2

1  Charakteristik der Verwaltungssprache  3

2  Textsorten der Verwaltungssprache  4

2.1  Das Formular  7

2.2  Der Bescheid  9

3  Untersuchung des Wortbestandes  11

3.1  Das Substantiv  11

3.2  Das Verb  12

3.3  Das Adjektiv  13

3.4  Fremdwörter  14

3.5  Formeln  15

4  Bürgernahe Verwaltungssprache  17

4.1  Texte gliedern  17

4.2  Verständlich  17

4.3  Freundlich und Persönlich  19

4.4  Service  19

5  Literaturverzeichnis  20

Verwaltungssprache 3 Charakteristik der Verwaltungssprache

1 Charakteristik der Verwaltungssprache

Die Verwaltungssprache ist eine Fachsprache, die als Mittel der Kommunikation innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Bürger wirkt. Im soziologischen Sinn meint die Verwaltung (engl. administration) die überwachende, disponierende Arbeit im Umgang mit Gütern, Tätigkeiten und Leistungen die nach bestimmten Regeln ablaufen. Sie wird von Beamten und Verwaltungsangestellten zur Erfüllung staatlicher Aufgaben gebraucht. Aber auch zum sprachlichen Leben eines jeden einzelnen gehört die Verwaltungssprache, sei es durch amtliche Hinweisschilder, Strafzettel, Bekanntmachungen oder Vordrucke. Die Sprache der staatlichen Organe beschränkt sich also nicht nur auf den Anwendungsbereich einer Berufsgruppe, sondern wirkt durch die ständige Kommunikation zwischen Ämtern und Bürgern auf die Allgemeinsprache. Auch in nichtstaatlichen Bereichen, wie z.B. im Produktions-, Handels- und Dienstleistungssektor, findet man Verwaltungen. Ich beziehe mich allerdings in meiner Arbeit auf die staatliche Verwaltungssprache, weil hier die Verwaltungsprinzipien am deutlichsten ausgeprägt sind.

Neben der Legislative und Judikative stellen öffentliche Verwaltungen die Exekutive als 3. Gewalt des Staates dar. Die Verwaltungssprache steht neben der Rechtssprache, mit der sie substitutionell und sachlich begründete Gemeinsamkeiten hat, und orientiert sich an der Juristensprache. Das Handeln der Verwaltung ist also an Gesetzte gebunden. Die enge Bindung staatlicher Verwaltung an das Rechtswesen zeigt sich in der Ähnlichkeit der sprachlichen Termini, was die Verständlichkeit der Texte für den Bürger erschwert.

Seit 1956 müssen Verwaltungsakten auf gesetzlichen Grundlagen beruhen. Dieses Verhältnis von Bürger und Staat wirkt sich unmittelbar auf das Verwaltungshandeln aus. Mit der Klagemöglichkeit gegen Verwaltungsakte ist die Verwaltung gezwungen, den gesamten Hintergrund nachvollziehbar zu gestalten.

Alle gesetzlichen Grundlagen des Handelns müssen angegeben sein, damit eine rechtliche Überprüfung durch den Bürger oder das Gericht gegeben ist.

Verwaltungssprache 4 Textsorten der Verwaltungssprache

2 Textsorten der Verwaltungssprache

Die bisherigen Versuche einer Unterscheidung nach Textsorten sind meist gescheitert. Die wenigsten Wissenschaftler haben nicht mehr als eine rudimentäre Auflistung unterschiedlicher Textvorkommen aufgestellt. Eine genauere Bestimmung und Klassifizierung der Textsorten der

Verwaltungssprache ist daher eine noch ungelöste Aufgabe.

Der Sprachgebrauch der Verwaltungssprache gewinnt zunächst in der außerwissenschaftlichen Sprachkritik öffentliche Aufmerksamkeit (BENCKISER 1961). Texte aus diesem Bereich werden in dieser Zeit als Sprache der „verwaltenden Welt“ angesehen. Ihr Charakter gilt als „fortschreitende Entpersönlichung“ (Verteilung des Menschen in viele anonyme Funktionen) ¹ . Dieser Sehweise werden alle Verwaltungstexte zugeteilt. Eine Differenzierbarkeit nach Textsorten ist daher nicht notwendig.

Die Beschäftigung mit Verwaltungstexten aus linguistischer Sichtweise stellt eine neue Dimension dar. Eine wichtige Rolle spielt nun die funktionale Beschreibung der Texte, für die die folgende Unterscheidung von Textvorkommen zugrunde gelegt wird:

o Verwaltungsvorschriften. Hiermit sind alle normsetzenden Texte, in denen Weisungen für den Aufbau, für Handlungen und Entscheidungen der Verwaltung und den Ablauf des Verwaltungsgeschehens erteilt werden, gemeint. (Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen, Erlasse, Durchführungsbestimmungen)

o Verwaltungsakten. Das sind Texte deren Tatbestand unter eine Norm subsumiert wird.

o Allgemeinbehördlicher Schriftverkehr. Sie dienen der Kommunikation einzelner Institutionen untereinander und mit dem Bürger. (Anfragen, Antworten, Mitteilungen, Entwürfe)

o Informative Schreiben. Diese Verwaltungstexte sind Texte mit aufklärender und belehrender Funktion (intern und extern). (Merkblätter, Bekanntmachungen, Hausmitteilungen, Bürgerbriefe)

¹ Roland Poser: HSK Band 13, S. 628

Verwaltungssprache 5 Textsorten der Verwaltungssprache

Wie schon erwähnt stellt die Verwaltung ein ausführendes Organ der Legislative dar. Die Verwaltungssprache bedient sich der juristische Fachsprache, sowie Elementen der Alltagssprache. Diese Anteile an juristischer und allgemeiner Sprache werden nach fachsprachlichen Intensitätsgraden durch ein gestaffeltes Stufenmodell abgebildet.

(1) Gesetzessprache

(2) Urteils- und Bescheidssprache (3) Wissenschafts- und Gutachtersprache (4) Sprache des behördlichen Schriftverkehrs (5) Verwaltungsjargon 2

Bis auf die (1) Ebene beziehen sich alle auf schriftliche Verwaltungstexte. Aus solchen Unterscheidungen wird erkennbar, dass man sich immer am jeweiligen Text und dessen Zweck orientiert. Andere Gesichtspunkte werden nur nachrangig einbezogen.

Sprachwissenschaftliche Arbeiten zur Verständlichkeit von Verwaltungstexten haben zusammenfassend folgende Gruppen von Textvorkommen unterschieden:

(1) - Steuererklärung

(2) - Widerspruchsbescheid

Bis auf das Zeugnis und das Urteil gehören alle Textsorten zum Bereich der Verwaltung. Gruppe (1) verbindet das Kennzeichen des Anliegens und Gruppe (2) das des Verwaltungsaktes.

Aus diesen Versuchen die Verwaltungssprache in Textsorten einzuteilen, wird deutlich, welche unterschiedlichen Vorstellungen zur Sortenspezifik der Verwaltungstexte anzutreffen ist.

² Roland Poser: HSK Band 13, S. 629

³ Ebda.

Verwaltungssprache 6 Textsorten der Verwaltungssprache

Ein weiterer Ausgangspunkt zur Identifizierung der Textsorten ist der Versuch, aus den Aufgaben der Verwaltung eine erste Systematisierung herzuleiten. Das Merkmal, welche alle Textsorten der Verwaltungen vereint, ist die Hauptaufgabe

- nämlich das Bearbeiten von Wissen und Information. Für diese verschiedenen Bearbeitungstechniken der Wissensbearbeitung steht je eine Textsorte zur Verfügung.

Es lassen sich folgende Textsorten mit einzelnen Funktionen herausfiltern:

o Texte mit regulierender Funktion: Hierbei handelt es sich um alle normsetzenden Texte, die das Verwaltungshandeln nach Form und Inhalt vorab festlegen: z.B. Dienstanweisungen, Vorschriften, Gesetze, Geschäftsanordnungen, Erlasse

„Sie bilden den vorgegebenen Handlungs- und Wissensrahmen“ 4

o Texte mit wissensvermittelnder Funktion:

Das sind die Texte, die die Institutionen von den Klienten erhalten: z.B. Anträge, Vermerke, Widersprüche, Anfragen, Austauschersuche

o Texte mit wissensbearbeitender Funktion: Dazu gehören die bei einem Bearbeitungsprozess auffallenden schriftlichen Äußerungen. Sie dienen der verwaltungsinternen Bearbeitung: z.B. Verwaltungsakte

Bei der Bearbeitung der Verwaltungsakte werden die Wissensbereiche der Klienten und Agenten zusammen gefügt. Wesentlicher Bestandteil der Akte ist das Formular (siehe 2a)

o Texte mit handlungsschließender Funktion: Texte, die die Ergebnisse des Verwaltungshandels mitteilen: z.B. Bescheide (hoheitliche Verwaltungsakte) à Steuerbescheid, Nutzungserlaubnis

o Texte mit informativer Funktion:

Verwaltung hat häufig den Anlass zu aufklärender und belehrender Information: z.B. Merkblätter, Bekanntmachungen, Hausmitteilungen, Bürgerbriefe 5

Bestimmte Schreiben vereinigen mehrere Texte mit unterschiedlichen Funktionen und dienen somit als zentrales Arbeitsmittel der Verwaltung. Ein Beispiel hierfür

⁴ Roland Poser: HSK Band 13, S. 634

⁵ Ebda.