Diplomarbeit am Seminar für

Allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Controlling an der

Albertus-Magnus-Universität zu Köln

Thema: Controlling in öffentlichen Verwaltungen

Verfasser:
Robert Kosubek

 

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Inhaltsübersicht

Inhaltsübersicht I
Abbildungsverzeichnis III
Tabellenverzeichnis IV
Abkürzungsverzeichnis V
1 Einleitung 1
1.1 Gegenstand und Zielsetzung der Arbeit 1
1.2 Gang der Untersuchung 2
2 Öffentliche Verwaltungen als Untersuchungsobjekt 3
2.1 Öffentliche Verwaltungen im Sinne dieser Arbeit 3
2.2 Betriebliche Eigenschaften von öffentlichen Verwaltungen 4
2.2.1 Ziele und Handlungsmaxime 4
2.2.2 Beziehung zum Leistungsempfänger 5
2.2.3 Eigenschaften der Leistungserstellung 6
2.3 Bewertungsrahmen für Verwaltungshandeln 7
2.4 Neues Steuerungsmodell und Reformansätze 8
2.4.1 Dezentrale Ressourcen-, Fach- und Ergebnisverantwortung 10
2.4.2 Outputorientierung 10
2.4.3 Modernisierung von Steuerungskonzepten und Informationssystemen. 11
3 Neues Kommunales Finanzmanagement 12
3.1 Ziele des Neuen Kommunalen Finanzmanagements 12
3.2 Exkurs: Kameralistik und erweiterte Kameralistik 13
3.3 Komponenten des Neuen Kommunalen Finanzmanagements 14
3.3.1 Ergebnisrechnung 15
3.3.2 Finanzrechnung 16
3.3.3 Bilanz 17
3.3.3.1 Eigenkapital 18
3.3.3.2 Sonderposten 19
3.3.4 Ansatz-, Bewertungs- und Abschreibungsregeln 19
3.4 Haushaltsplan 22
4 Controlling als Managementunterstützungsfunktion 25
4.1 Controllingbegriff 25
4.2 Verwaltungscontrolling 26
5 Controllinginstrumente in öffentlichen Verwaltungen 27
5.1 Abgrenzung von operativen und strategischen Controllinginstrumenten 27

I

 

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5.2 Instrumente des operativen Controlling 28

5.2.1 Kosten- und Leistungsrechnung 28

5.2.1.1 Leistungsrechnung 28

5.2.1.2 Quantitative Leistungserfassung und -planung 29

5.2.1.3 Qualitätserfassung und Wirkungsrechnung 29

5.2.1.4 Kostenrechnung 31

5.2.1.4.1 Messung und Planung der Inputmengen 31

5.2.1.4.2 Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung 32

5.2.1.5 Traditionelle Kostenrechnungssysteme 33

5.2.1.5.1 Grenzplankostenrechnung 33

5.2.1.5.2 Starre und flexible Plankostenrechnung 35

5.2.1.6 Weiterentwicklungen von Kostenrechnungssystemen 35

5.2.1.6.1 Relative Einzelkostenrechnung 36

5.2.1.6.2 Prozesskostenrechnung 37

5.2.2 Benchmarking 40

5.2.2.1 Benchmarking als Informationsinstrument 40

5.2.2.2 Cost Benchmarking in öffentlichen Verwaltungen 41

5.2.2.3 Ergänzungen um Performance-Vergleiche 43

5.2.3 Budgetierung 43

5.2.3.1 Funktionen einer Budgetierung 44

5.2.3.2 Besonderheiten durch Kosteninformationen 45

5.2.4 Kennzahlensysteme 47

5.3 Instrumente des strategischen Controlling 48

5.3.1 Balanced Scorecard 48

5.3.1.1 Idee der Balanced Scorecard 48

5.3.1.2 Balanced Scorecard in öffentlichen Verwaltungen 50

5.3.2 Investitionsrechnung 52

5.3.2.1 Methodik der Kapitalwertentscheidung 52

5.3.2.2 Kapitalwertmethode in öffentlichen Verwaltungen 53

5.3.3 Lebenszykluskostenrechnung 54

5.3.3.1 Grundlagen der Lebenszykluskostenrechnung 54

5.3.3.2 Lebenszykluskostenrechnung als Instrument in öffentlichen Verwaltungen 55

5.3.4 Target Costing 57

5.3.4.1 Vorgehensweise des Target Costing 57

5.3.4.2 Public Target Costing 59

6 Resümee 62

Anhang 64

Literaturverzeichnis 74

Gesetzes- und Rechtsnormenverzeichnis 83

II

 

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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Vierebenenkonzept 7
Abbildung 2: Kommunale Bilanz 18
Abbildung 3: Kosten und Finanzmittelzuweisungen 45
Abbildung 4: Balanced Scorecard 49
Abbildung 5: Balanced Scorecard in öffentlichen Verwaltungen 52
Abbildung 6: Zielkostenkontrolldiagramm 58

III

 

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Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Ergebnisrechnung 15

Tabelle 2: Finanzrechnung. 17

Tabelle 3: Kontenklassen des NKF. 20

Tabelle 4: Beispielhafte Darstellung von Zielen und Kennzahlen in den

Produktbereichen im Haushaltsplan. 23

Tabelle 5: Kostenrechnungssysteme im Vergleich 40

Tabelle 6: Interkommunales Benchmarking 41

Tabelle 7: Zielkostenindizes für Tätigkeiten des Produktes ,Gewährung von Sozialhilfe′ 60

IV

 

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Abkürzungsverzeichnis

Abb. - Abbildung
AC - Allowable Costs
AfA - Abschreibungen für Anlagevermögen
Art. - Artikel
BSC - Balanced Scorecard
bspw. - beispielsweise
bzw. - beziehungsweise
CAPM - Capital Asset Pricing Model
CVA - Cash Value Added
DC - Drifting Costs
DEA - Data Envelopment Analyse
DMU - Decision Making Unit
EDV - Elektronische Datenverarbeitung
etc. - et cetera
Eur - Euro
flex. - flexibel/le
GemHVO - Gemeindehaushaltsverordnung
GO - Gemeindeordnung
GPKR - Grenzplankostenrechnung
HGB - Handelsgesetzbuch
HGrG - Haushaltsgrundsätzegesetz
Kfz - Kraftfahrzeug
KGSt - Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung
KLR - Kosten- und Leistungsrechnung

V

 

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kurzfrist. - kurzfristige

langfrist. - langfristige

lmi - leistungsmengeninduziert

lmn - leistungsmengenneutral

LZKR - Lebenszykluskostenrechnung

ME - Mengeneinheit

Min. - Minuten

n. e. - nicht ermittelt

NKF -Neues Kommunales Finanzmanagement

NKFEG - Neues Kommunales Finanzmanagementeinführungsgesetz

NPM - New Public Management

NRW - Nordrhein-Westfalen

NSM - Neues Steuerungsmodell

o. ä. - oder ähnliche

PC - Personal Computer

PKR - Prozesskostenrechnung

PM - Public Management

RER - Relative Einzelkostenrechnung

ROI - Return on Investment

Std. - Stunden

trad. - traditionell/e

u. ä. - und ähnliche/s

USA - United States of America (Vereinigte Staaten von Amerika)

vgl. - vergleiche

VI

 

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1 Einleitung
1.1 Gegenstand und Zielsetzung der Arbeit

In Zeiten angespannter öffentlicher Haushaltslagen und sinkender Steuereinnahmen rücken Reformen von öffentlichen Verwaltungen verstärkt in den Mittelpunkt der Öffentlichkeit. Erhebliche Veränderungen im Umfeld von Verwaltungen führen dazu, dass sie sich zunehmend als moderne Dienstleistungsunternehmen begreifen müssen.1 Öffentliche Verwaltungen werden jedoch eher mit Bürgerferne bei der Leistungserbringung und mangelnder Flexibilität verbunden.2 Seit mehreren Jahren werden deswegen in Deutschland neue Führungs- und Steuerungskonzepte (Neues Steuerungsmodell) erprobt, die das alte Bürokratiemodell ablösen sollen.3 Leitbilder der Reformen sind die Outputorientierung sowie die dezentrale Ressourcenverantwortung.4 Damit rückt die betriebswirtschaftlichere Führung von öffentlichen Verwaltungen zunehmend in den Fokus der Betrachtung. Im Zuge dieser Entwicklungen wird in Nordrhein-Westfalen unter dem Begriff ,Neues Kommunales Finanzmanagement′ das öffentliche Rechnungs- und Haushaltswesen reformiert, um das Fundament für eine qualitativ hochwertigere, betriebswirtschaftliche Steuerung von öffentlichen Verwaltungen zu legen.5

Ziel dieser Arbeit ist es zu zeigen, welche Einsatzmöglichkeiten dabei ausgewählte Controllinginstrumente innerhalb von öffentlichen Verwaltungen besitzen. Dazu wird auf die notwendigen Modifikationen eingegangen, denn die betrieblichen Eigenschaften von öffentlichen Verwaltungen erlauben keine unmittelbare Übertragung aus der privatwirtschaftlichen Anwendung.

Eingebettet werden diese Überlegungen vor dem Hintergrund der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in Nordrhein Westfalen. Damit wird in Nordrhein Westfalen nicht nur das öffentliche Rechnungswesen reformiert, es verankert auch betriebswirtschaftliche Elemente innerhalb von Kommunalverwaltungen.

^{1 Vgl. Mundhenke (2003), S.2; Hieber (1999), S.25.
2 Vgl. Damkowski/Precht (1994), S.33.
3 Vgl. Mundhenke (2003), S.2.
4 Vgl. Siems (2005), S.41ff; Maaß (2002), S.140ff.
5 Vgl. Neues Kommunales Finanzmanagement (2002), S.27.}

1

 

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1.2 Gang der Untersuchung

Nachdem das erste Kapitel in die Thematik einführt, beschäftigt sich das zweite Kapitel zunächst mit der Abgrenzung des Begriffs der öffentlichen Verwaltung. Darauf folgend wird auf die betrieblichen Eigenschaften von öffentlichen Verwaltungen eingegangen. Hier werden vor allem die Unterschiede zu privatwirtschaftlichen Betrieben aufgegriffen. Neben den betriebswirtschaftlichen Eigenschaften wird ebenfalls auf die wichtigsten Ziele der Verwaltungsreformen eingegangen.

Das dritte Kapitels ist geprägt durch eine umfassende Betrachtung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in Nordrhein Westfalen. Neben der Darstellung der einzelnen Elemente wird ebenfalls auf wesentliche Unterschiede zu privatwirtschaftlichen Rechnungswesen eingegangen.

Das vierte Kapitel legt dar, welches konzeptionelle Controllingverständnis in dieser Arbeit verwendetet wird. Ausgehend davon werden die Aufgaben eines Verwaltungscontrolling hergeleitet.

Im fünfte Kapitel werden dann ausgewählte Controllinginstrumente bezüglich einer Nutzung in öffentlichen Verwaltungen untersucht. Dazu wird eine Unterteilung in eine operative und strategische Sichtweise vorgenommen. Dieser Einteilung folgend wird auf notwendige Modifikationen, Einschränkungen als auch Möglichkeiten der ausgewählten Controllinginstrumente eingegangen.

Ein kurzer Ausblick auf die Perspektiven von Controlling in öffentlichen Verwaltungen bildet den Abschluss und das sechste Kapitel.

2

 

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