Beschaffungscontrolling

von: Uwe Jehle und Frederik Spiess

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 3

2 Controlling  3

2.1 Aufgaben des Controlling  5

2.1.1 Informationsversorgung  5
2.1.2 Adaptionsaufgabe  6
2.1.3 Koordinationsaufgabe  6
2.1.4 Aufgabenverteilung strategisches und operatives Controlling 7

3 Beschaffung  8

3.1 Ziele der Beschaffung 8

3.1.1 Funktion der Beschaffung  9
3.1.2 Kostenanteile der Beschaffung  9

4 Beschaffungscontrolling  10

4.1 Einleitung.. 10
4.2 Funktionen des Beschaffungscontrolling  12

4.2.1 Strategische Funktionen  12

4.3 Operative Funktionen  14

4.3.1 Planungsfunktion 14
4.3.2 Die Analytische Funktion 14
4.3.3 Die Informations-Funktion 15
4.3.4 Die Koordinationsfunktion  15

4.4 Aufgabenbereiche des Beschaffungscontrolling  16

4.4.1 Kontrolle der Beschaffungsmarktumwelt  16
4.4.2 Kontrolle des spezifischen Beschaffungsmarktes  17
4.4.3 Kontrolle der unternehmensinternen Beschaffungspotentiale  18

4.5 Informationssysteme der Beschaffung  18

4.5.1 Ziele des Beschaffungsinformationssystems 18

4.6 Instrumente des Beschaffungscontrolling  20

4.6.1 Beschaffungsorientierte Früherkennungssysteme  20
4.6.2 Risikoanalysen  21
4.6.3 Portfolio-Analyse  22
4.6.4 ABC-Analyse und XYZ-Analyse 23

5 Fazit 24

Literaturverzeichnis  25

Abbildungsverzeichnis 25

1 Einleitung

Materialkosten und die damit verbunden Beschaffungskosten bilden den größten Kostenblock eines Industrieunternehmens. Diese Kosten durch den Einkauf zu senken, sind ein unverzichtbarer Beitrag zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Viel zu häufig werden die Beschaffungskosten und der Ergebnisbeitrag des Einkaufs nicht ausreichend gemessen und aktiv gesteuert. Dem Unternehmen fehlen somit wichtige Plandaten zur Steuerung seines Betriebsergebnisses und der Wirtschaftlichkeitsberechnung der verschiedenen Geschäftsbereiche. Ein gut funktionierendes Controlling hat entscheidenden Einfluss auf die Sicherung des Unternehmenserfolges. Insbesondere das Beschaffungscontrolling in seiner Funktion als betriebswirtschaftliches Steuerungs- und Koordinationsinstrument gewinnt immer mehr an Bedeutung. Ziel dieser Arbeit ist es Funktionen, Aufgaben und Instrumente des Beschaffungscontrollings zu erläutern. Im ersten Teil wird auf die grundsätzlichen Aufgaben des Controllings sowie der Beschaffung eingegangen, um später die genannten Bestandteile des Beschaffungscontrollings zu diskutieren.

2 Controlling

Eine moderne Unternehmensführung ist ohne der Zuhilfenahme eines geeigneten Informations- und Steuerungssystem, dem sogenannten Controlling nicht denkbar. Als Reaktion auf die durch die zunehmenden Umweltveränderungen notwendigen Anpassungsprobleme sowie durch die zunehmende Komplexität der Aufgabenstellung verstärkt auftretenden Koordinationsprobleme ist Controlling zwingend notwendig für eine erfolgreiche Unternehmensführung.¹ So ist das Ziel des Controlling vor allem die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Das heutige Controlling hat seinen Ursprung im Finanz- und Rechnungswesen, jedoch sind neue Elemente dazu gekommen wie zum Beispiel ein sehr detailliertes Berichts- und Informationswesen.

Definition:
Controlling ist ein funktionsübergreifendes Steuerungsinstrument, das den unternehmerischen Entscheidungs- und Steuerungsprozess durch zielgerichtete Informationserarbeitung und Informationsverarbeitung unterstützt. Der Controller sorgt dafür, dass ein wirtschaftliches Instrumentarium zur Verfügung steht, das durch systematische Planung und die damit verbundene Kontrolle hilft, die aufgestellten Unternehmensziele zu erreichen. Inhalt dieser Zielvorgaben können alle quantifizierbaren Werte des Zielsystems sein.² Die Schwerpunkte der Aufgaben des Controlling werden in der Literatur unterschiedlich gesehen, folgende Darstellung zeigt eine heute weit verbreitete

Abb.1: Rolle des Controlling³ [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

2.1 Aufgaben des Controlling

2.1.1 Informationsversorgung

Prognosen und zuverlässige Vorhersagen werden in der heutigen Zeit immer schwieriger oder gar unmöglich. Durch eine systematische und problemrelevante Interpretation von verfügbaren Daten und daraus folgenden präzisen Diagnosen wird dies verbessert. Diskontinuitäten treten somit zwar immer noch plötzlich aber nicht unbedingt unangekündigt auf. Meistens kündigen sie sich schon vorher an. Trotzdem muss versucht werden das Informationssystem noch gezielter einzusetzen, um präzisere Vorhersagen treffen zu können. Das Informationssystem ist das Kernstück eines Controllingsystem. Es signalisiert die tatsächliche Entwicklung und zeigt auf, welche Abweichungen entstanden sind. Die Entscheidungsträger erhalten hieraus ihre Impulse, die sie zur Steuerung auf die Ziele hin benötigen. Aufgabe des Controller ist es dafür zu sorgen, dass dem Entscheidungsträger die für die Steuerung erforderlichen Informationen

• Rechtzeitig
• In der notwendigen Verdichtung und
• Problemadäquat

zur Verfügung gestellt werden.⁴ Das für das Controlling notwendige Informationsmanagement wird folgendermaßen unterschieden:

• Informationsressourcen-Management: Entwicklung der Informationsfähigkeit innerhalb der Organisation und Informationsversorgung, d.h. Festlegung der Herkunft, Inhalte und Verwendungsbestimmungen von Informationen.
• Informationstechnologie-Management: Gestaltung und Implementierung der Informations-Infrastruktur, worunter man sämtliche Einrichtungen und Beschaffungscontrolling

Maßnahmen versteht, die die Voraussetzung für die Produktion von Information und Kommunikation in einer Organisation schaffen. Eine wesentliche Aufgabe des Controlling ist es die Führungskräfte auf allen Ebenen des Unternehmens mit Methoden und Informationen zu versorgen, die zur Lösung von Führungsaufgaben benötigt werden. Hierzu ist ein geeignetes Informations- und Kommunikationssystem erforderlich.

2.1.2 Adaptionsaufgabe

[...]

1 Vgl. Piontek 2004, S. 1

2 Vgl. Controlling Skript 2004 Prof. Bögelspacher, S. 10

3 Vgl. Controlling Skript 2004 Prof. Bögelspacher, S. 11

4 Vgl. Schröder 1989, S. 24