Dokumentenmanagement bei Krankenkassen am Beispiel
der elektronischen Arbeitgeberakte

von: Christian Hagedorn

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung  1

1.1 Problemstellung  1
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit  2

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements  3

2.1 Definition 3
2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements 5
2.3 Umfeld des Dokumentenmanagements  6
2.4 Anwendungsgebiete des Dokumentenmanagements 8

3 Übertragung von Dokumentenmanagement auf gesetzliche Krankenkassen  11

3.1 Anforderungen von Krankenkassen an ein Dokumentenmanagementsystem  11

3.1.1 Wirtschaftliche Anforderungen  11
3.1.2 Technische Anforderungen 14

3.1.2.1 Einbindung in das EDV-Umfeld  14
3.1.2.2 Speichermedien  15
3.1.2.3 Internationale Standards und Formate 17

3.1.3 Rechtliche Anforderungen 19
3.1.4 Anforderungen an die Unternehmenskultur  21

3.2 Betriebliche Auswirkungen von Dokumentenmanagementsystemen bei Krankenkassen 23

3.2.1 Chancen  23
3.2.2 Risiken  24

4 Die elektronische Arbeitgeberakte bei der XY-BKK 26

4.1 Projektplanung 26
4.2 Nutzenbetrachtung 27
4.3 Spezifische Anforderungen an die Technik 28
4.4 Folgeprojekte zur weiteren Implementierung des Dokumentenmanagements 30

5 Fazit 31

6 Literaturverzeichnis  34
 

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Das Umfeld von Unternehmen und Organisationen ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Davon blieben auch die Krankenkassen im Bereich der öffentlichen Verwaltung nicht verschont. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Krankenkassen ihre Strukturen und Strategien den heutigen dynamischen Marktbedingungen und Umweltverhältnissen anpassen. Hier kommt insbesondere der Informationsverarbeitung eine zentrale Bedeutung zu, da die Menge an Informationen unaufhaltsam ansteigt, deren gezielte Verfügbarkeit jedoch abnimmt. Es gilt also der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden.

Die Möglichkeit schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren wird daher im Hinblick auf Kundenbindung und Kostenmanagement zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor für Krankenkassen. Zur Erreichung dieses Ziels bietet sich die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems an, welche hier am Beispiel einer elektronischen Arbeitgeberakte begleitet wird.

Fraglich ist jedoch, ob sich die dafür erforderlichen technischen und wirtschaftlichen Aspekte im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen bei einer Krankenkasse auf einer produktiven Grundlage vereinen lassen. Auf dem Weg zum viel zitierten „papierarmen Büro“ müssen bei den Entscheidungsträgern in den Krankenkassen nämlich auch andere Gesichtspunkte, wie die gesellschaftlichen Auswirkungen der Dokumenten- Technologien, beachtet werden. Die Heimtücke steckt hier in der Verzahnung von strategischen, organisatorischen, technischen und humanen Aspekten. Verändert man nur eine Kenngröße, hat dies unweigerlich Auswirkungen auf andere Komponenten.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Die vorliegende Arbeit soll dem Leser einen aktuellen Überblick zum Thema Dokumentenmanagement geben und die Anforderungen und Einsatzmöglichkeiten dieser Technologie bei einer Krankenkasse aufzeigen. Dabei werden Kosten und Nutzen entsprechender Systeme gegeneinander aufgerechnet. Die Auszüge aus der aktuellsten Literatur im Bereich des Dokumentenmanagements werden ergänzt um Inhalte aus dem Internet, da sich die gesamte Branche im Umbruch, die Technologien im Wandel befinden und die Autoren neuere Literatur nur zeitlich verzögert zur Verfügung stellen können. Nachdem im Kapitel zwei die unverzichtbaren Grundlagen des Dokumentenmanagements aufgezeigt werden, übertragt das Kapitel drei die Problemstellung auf den Bereich der Krankenkassen. Als Anknüpfungspunkt zur betrieblichen Praxis dient im Kapitel vier die „elektronische Arbeitgeberakte“, die zurzeit bei der XY-BKK, dem Arbeitgeber des Verfassers, eingeführt wird. Neben dem Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des Dokumentenmanagements werden die gewonnenen Erkenntnisse und Aussagen unter Punkt fünf im Fazit der Arbeit zusammengefasst.

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements

2.1 Definition

Die verschiedenen Systeme im Bereich des Dokumentenmanagements betrachten die Informationsverarbeitung aus dem Blickwinkel des Dokuments. Dies bedeutet, dass Zugriff, Verwaltung und Darstellung auf Basis von Dokumentenmerkmalen erfolgen. Den verschiedenen Systemen gemeinsam ist dabei, dass unterschiedliche Dokumente von einer Datenbank gestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet und verarbeitet werden.¹ In diesem Zusammenhang werden unter dem Begriff Dokument nicht nur die herkömmlichen Papierdokumente verstanden, die überwiegend als Dokumente im engeren Sinne bezeichnet werden. Daneben kann ein Dokument jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster Herkunft mit unterschiedlichsten Verbindungen und Referenzen beinhalten², welche dann als Dokumente im weiteren Sinne verstanden werden³.

Die Leistung des Dokumentenmanagements besteht primär aus Verwaltungsfunktionen und weniger aus der inhaltlichen Konzeption und Erstellung der Dokumente. Es umfasst dabei alle Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Insbesondere folgende Aspekte stehen dabei im Vordergrund:

• Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten,
• Verteilung und Umlauf von Dokumenten,
• Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten,
• Suche nach Dokumenten,
• Ablage und Archivierung von Dokumenten,
• Vernichtung von Dokumenten,
• Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung von Dokumenten.⁴

[...]

1 Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 51.

2 Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 51.

3 Vgl. Götzer, K., Dokumentenmanagement, 2004, S. 2.

4 Ebd.