Wissensmanagement. Grundlagen, Einführung und Optimierung


Hausarbeit, 2015

36 Seiten, Note: 1.0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Teil 1 - Theoretische Grundlagen
1.1 Einleitung
1.2 Wissen, Wissensträger und Wissensmanagement
1.3 Methoden und Strategien
1.3.1 Wissen identifizieren
1.3.2 Wissen erwerben
1.3.3 Wissen entwickeln
1.3.4 Wissen verteilen
1.3.4 Wissen nutzen
1.3.5 Wissen bewahren
1.4 Welche Informationen austauschen?
1.4.1 Informationen von Kunden
1.4.2 Informationen von Mitarbeitern und Abteilungen
1.4.3 Informationen vom strategischen Management
1.4.4 Informationen von der Unternehmensführung
1.5 Gründe für den schlechten Wissensaustausch
1.5.1 Organisationelle und technische Gründe
1.5.2 Soziale und psychologische Gründe

2. Teil 2 - Das Konzept
2.1 Einleitung
2.2 Konzept
2.2.1 Aufgaben der Unternehmensführung
2.2.2 Aufgaben des Chief Knowledge Officers
2.2.3 Aufgaben der Manager und Mitarbeiter
2.3 Projektplan

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Referenzdisziplinen des Wissensmanagements

Abbildung 2: Hauptaufgaben des Wissensmanagements

Abbildung 3: Wissenstopografie

Abbildung 4: Qualität des Wissens

Abbildung 5: Wissensbarrieren

Abbildung 6: Projektplan Teil 1

Abbildung 7: Projektplan Teil 2

Abbildung 8: Projektplan Teil 3

Abbildung 9: Projektplan Teil 4

Abbildung 10: Projektplan Teil 5

Abkürzungsverzeichnis

bzw. beziehungsweise

S. Seite(n)

z.B. zum Beispiel

1. Teil 1 - Theoretische Grundlagen

1.1 Einleitung

Dieses Kapitel befasst sich zum einen mit den zum Thema Wissensmanagement relevanten theoretischen Grundlagen. Dazu gehören allgemeine Grundlagen, Methoden und Strategien des Wissensmanagements. Zum anderen geht es um die Frage, welche Informationen zwischen den Mitarbeitern der Abteilung Marketing ausgetauscht werden sollten sowie um die Gründe für den schlechten Wissensaustausch im ganzen Unternehmen.

1.2 Wissen, Wissensträger und Wissensmanagement

Computer speichern Informationen. Wissen besteht aus Informationen, Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen. Ein Wissensträger ist in der Betrachtung dieses Themas eine Person, welche dieses Wissen gespeichert hat und die potenziell über wertvolles, kritisches Wissen verfügt, welches für eine Unternehmung von Bedeutung ist. Wissensmanagement bietet die operative und strategische Verwaltung, Kontrolle, Beschaffung und Entwicklung von Wissen, um Wissensträger bei ihrer Arbeit zu unterstützen und die Ressource Wissen im Unternehmen optimal zu nutzen.

Die folgende Grafik vom Autor Franz Lehner zeigt die Referenzdisziplinen des Wissensmanagements und visualisiert, mit welchen Wissenschaftsbereichen das Wissensmanagement verbunden ist und tagtäglich zu tun hat.

Abbildung 1: Referenzdisziplinen des Wissensmanagements

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Lehner, S. 121

Warum Wissensmanagement

Warum Wissensmanagement nötig ist, machen die Autoren Probst, Raub und Romhardt in ihrem Buch „Wissen managen" deutlich: „Manuelle Tätigkeiten treten immer stärker in den Hintergrund. Denken steht in Wissenschaft, Erziehung und im Management hoch im Kurs."1 „Die Struktur der Wissensumwelt, in der Unternehmen heute agieren müssen, ist ungleich komplexer als noch vor einigen Jahrzehnten [durch] explosionsartige Vermehrung, weitgehende Fragmentierung sowie zunehmende Globalisierung des Wissens. [...] Nach Erfindung der Druckerpresse dauerte es mehr als 300 Jahre, bis sich das weltweite Volumen der verfügbaren Informationsmedien zum ersten Mal verdoppelte. Inzwischen erfolgt eine solche Verdopplung nahezu alle fünf Jahre."2 Zum einen ist Information ein Risikofaktor. Und Informationsflut kann langwierige Entscheidungsfindungsprozesse zur Folge haben und dazu führen, dass falsche Entscheidungen getroffen werden. Zum anderen ist Information ein kritischer Erfolgsfaktor. Immer mehr Informationen werden benötigt, um ein Unternehmen erfolgreich führen und tägliche Aufgaben durchführen zu können. „Produkte und Prozesse werden wissensintensiver."3 Doch „spezifische Fähigkeiten von Mitarbeitern [werden] nicht in Anspruch genommen beziehungsweise nicht ausreichend weiterentwickelt, oder spezifische organisationale Kompetenzen, wie zum Beispiel die Beherrschung hochentwickelter Technologien, nicht in entsprechende Wettbewerbsvorteile umgesetzt."4 In Unternehmen intern vorhandenes Wissen wird oft nicht genutzt. Externes Wissen wird oft nicht lokalisiert oder erworben und nur unzureichend genutzt.

Ob Grundfunktionen wie Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Lagerhaltung, Produktion, Vertrieb, Versand oder Kundendienst, ob Querschnittsfunktionen wie Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen oder Facilitymanagement, ob Mitarbeiter oder Manager, ob operative Ebene, taktische Ebene oder Unternehmensführung, Wissensmanagement ist eine horizontal und vertikal integrative Querschnittsfunktion, die alle Bereiche und Mitglieder eines Unternehmens einbezieht, zur Mitarbeit verpflichtet und bei der Arbeit unterstützt. Wissensmanagement bietet verschiedene Instrumente und Methoden, um das ansteigende Wissen zu erkennen, zu kontrollieren, zu nutzen und richtig einzusetzen und immer wissensintensivere Produkte und Prozesse mit dem benötigten Wissen zu versorgen.5 Wissen und Wissensmanagement sind für den Erfolg eines Unternehmens von hoher Bedeutung. Wissensmanagement vermittelt der Unternehmensführung, den Managern und Mitarbeitern diese Bedeutung. Wissen managen, das ist das Entscheidende.

1.3 Methoden und Strategien

Der Aufgabenbereich von Wissensmanagement kann mit sechs Hauptaufgaben beschrieben werden. Wissen identifizieren, erwerben, entwickeln, verteilen, nutzen und bewahren.

Abbildung 2: Hauptaufgaben des Wissensmanagements

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Abbildung

1.3.1 Wissen identifizieren

Um Wissen erwerben zu können, muss dieses erstmal ausgemacht werden. Dazu muss ein Unternehmen wissen, welche Informationen, Kenntnisse und Fähigkeiten es besitzt und welche es benötigt. Hierzu übersetzt die Unternehmensführung die Unternehmensziele in Wissensziele und -bedarfe und findet heraus, welches Wissen das Unternehmen benötigt. Dann analysiert das Wissensmanagement intern vorhandenes Wissen sowie das Wissen im Umfeld des Unternehmens und auch weit außerhalb der Unternehmung, um die Wissens- bedarfe durch den Erwerb von identifiziertem Wissen decken zu können, wenn möglich. Wissen kann nach internem und externem Wissen unterschieden werden. Zu dessen Identifizierung gibt es daher verschiedene Methoden.

- Interne Bedarfe an Wissen im Unternehmen identifizieren.
- Internes, relevantes und nützliches Wissen im Unternehmen aufspüren und erkennen.
- Externes Wissen recherchieren und lokalisieren.
- Lokalisiertes und vorhandenes Wissen mit internen Bedarfen an Wissen abgleichen.

Die tatsächlichen Bestände und Bedarfe an Wissen werden so herauskristallisiert.

Welche internen und externen Informationsquellen gibt es?

- Wissensträger in der Unternehmung
- Bewerber, Konkurrenten, Experten, Berater, Lieferanten, Partner, Kunden
- Bücher, Dokumente, Datenbanken, Software, Festplatten und andere Speicher
- und der globale Markt

Das meiste Wissen ist nach wie vor in den Köpfen der Menschen gespeichert. Diese Wissensträger sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens.

Kriterien für die Auswahl von Informationen aus Informationsquellen

- Relevanz: Die Informationen sollten für das Unternehmen von Interesse sein.
- Aktualität: Die Informationen sollten aktuell und zeitbezogen gültig sein.
- Korrektheit: Die Informationen sollten fehlerfrei sein.
- Verfügbarkeit: Die Informationen sollten verfügbar oder mit angemessenem Aufwand oder akzeptablen Kosten verfügbar gemacht werden können.
- Benutzbarkeit: Die Informationen sollten, wenn möglich, strukturiert, übersichtlich und verständlich sein.

Welches Wissen und welche Fähigkeiten könnte ein Wissensträger besitzen?

- (theoretische) Kenntnisse, Kompetenzen, (kritische) Fähigkeiten
- (praktische) Erfahrungen, Lessons learned (Dies sind vergangene Erfahrungen, Erfolge sowie Misserfolge.6 )
- erweiterte, komplementäre Fähigkeiten und Leistungspotenziale bei Gruppenarbeit
- intellektuelles und kreatives Potenzial, Intuitionen
- Leistungserbringung auch bei Stromausfall möglich
- persönlicher Kontakt und Wissensaustausch mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden der Unternehmung
- Beziehungen zu externen Wissensträgern (Personen und Unternehmen)
- Erfahrungen in Arbeitsbereichen, Abteilungen, Unternehmen und Regionen

Wissensträger identifizieren

Ein Unternehmen könnte das Management und die Mitarbeiter bei der Arbeit, bei der Suche und beim Erkennen von Wissen durch IT-Infrastruktur und Berater unterstützen. Um Wissensträger und Experten im Unternehmen für spezielle Aufgaben zu identifizieren, können Unternehmen eine Vorarbeit leisten und Personalhandbücher, Wissensbestandskarten und Wissenstopografien erstellen.

Personalhandbücher können Auskunft über die Kontaktdaten und weitere Informationen, wie z.B. Sprachkenntnisse, Ausbildung und zusätzliche Qualifikationen geben.7 Wissensbestandskarten können als Erweiterung dessen gesehen werden und z.B. Auskunft darüber geben, wo Informationen vorliegen und wie sie gespeichert sind. Das Wo wären Räume, Abteilungen und Gebäude. Das Wie kann elektronisch auf einem Computer, ein externer Datenträger, papierbasiert oder der Hinweis auf einen Wissensträger oder Experten sein.8 9

Sogenannte Wissenstopografien erhöhen die Wissenstransparenz, indem sie dabei helfen, z.B. bei der Personaleinsatzplanung, für bestimmte Aufgaben und benötigte Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen die passenden Mitarbeiter auszumachen und auszuwählen. Werden diese Topografien erstellt und aktuell gehalten, ist es ganz einfach, in kurzer Zeit den gesuchten Wissensträger oder Experten zu finden. Die folgende Abbildung zeigt eine Möglichkeit, wie Wissenstopografien gestaltet werden können. So werden beispielsweise Namen der Mitarbeiter mit Arbeitserfahrungen und Wissen aus verschiedenen Abteilungen in Verbindung gebracht. Zudem wird dargestellt, ob die jeweilige Erfahrung schwächer oder intensiver ausgeprägt ist.

Abbildung 3: Wissenstopografie

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Probst, S. 70

Anstelle von Abteilungen ist auch eine Zuordnung der Mitarbeiter zu Produkten, Fachbereichen, Märkten und Regionen denkbar.

Interne und externe Netzwerke, vernetzte Wissensträger, Personalhandbücher, Wissensbestandskarten und Wissenstopografien ermöglichen eine schnelle Identifikation von Informationen und Wissensträgern.

1.3.2 Wissen erwerben

„Unternehmen importieren einen erheblichen Teil ihres Wissensbedarfs aus externen Quellen und kaufen sich damit Know-how ein, das sie aus eigener Kraft nicht entwickeln können."10 Um den Bestand an unternehmensinternem Wissen zu erhöhen, Wissenslücken zu schließen und interne Bedarfe zu decken, ist es nötig, Wissen von außerhalb der Unternehmung zu beschaffen und zu importieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten der Erschließung und Erwerbung von Wissen auf unterschiedlichen Märkten.

Wissen direkt erwerben

- Informationsquellen im Internet, in Datenbanken und Bibliotheken
- Akquisition von Unternehmen
- Kauf von Lizenzen, Patenten, Konstruktionsplänen, Software, Büchern und Dokumenten
- Analyse und Nachahmung von Produkten, Prozessen und Strategien der Konkurrenz
- Anfragen bei Kollegen, Vorgesetzten, Partnern und Kunden. Die Befragung der Außendienstmitarbeiter ist im Besonderen ratsam, da diese viele Erfahrungen mit Kunden und Informationen über Kunden gesammelt haben.
- Umfragen und Feedbacks von Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden
- Betriebliches Vorschlagswesen. Eine zentrale Anlaufstelle für Feedbacks, Ideen und Vorschläge schaffen.
- Verbindungen aufbauen und pflegen zu Beratern und Experten in Netzwerken, Jobportalen, Hochschulen, Universitäten und Forschungsinstituten

Wissensträger beschäftigen

- Beschäftigung von externen Experten und Unternehmensberatern11
- (feste) Einstellung von Wissensträgern12 aus dem Arbeitsmarkt
- Abwerben von Wissensträgern aus anderen Unternehmen. Hiervon wird immer wieder durch die Presse bekannt, wenn Mitarbeiter abgeworben werden, sogar CEOs, auch wenn das nicht immer erfolgreich und zielführend war.
- Es kann versucht werden, ehemalige, aufgrund falscher Entscheidungen entlassene Mitarbeiter und wichtige Wissensträger zurück ins Unternehmen zu holen.

Die Personalabteilung könnte dafür sorgen, dass für das Wissensmanagement notwendige Pflichten der Mitarbeiter in die Arbeitsverträge von zukünftigen und bestehenden Arbeitsverhältnissen aufgenommen werden. Und die notwendigen Eigenschaften der Mitarbeiter könnten in die Beschreibungen und Anforderungen von offenen Stellen in den Stellenausschreibungen aufgenommen werden.

Eine Stellenbeschreibung könnte dann die folgenden Formulierungen enthalten.

- Bereitschaft zur eigenen Weiterentwicklung und zu regelmäßigem, lebenslangem Lernen durch
- Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen o eigene Neugier, Wissen zu sammeln o eigenes Bestreben, seinen Erfahrungsschatz zu erweitern
- Bereitschaft zur engen Kommunikation und Zusammenarbeit
- durch vorbehaltloses Teilen des eigenen Wissens mit dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern
- durch Helfen, Wissen an die entsprechenden Stellen zu verteilen o durch ein hohes Maß an Hilfsbereitschaft

1.3.3 Wissen entwickeln

Hierbei geht es um die Aneignung von Informationen, Kenntnissen und Fähigkeiten durch eigene Forschung, Entwicklung und Weiterentwicklung im eigenen Haus. Um Wissen zu entwickeln, gibt es zahlreiche und verschiedenste Methoden.

- Forschung und Entwicklung, Experimente im eigenen Labor
- Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen, wie z.B. Job Enlargement, Job Enrichment, Job Rotation13, Traineeprogramme, Seminare, Übungen und E-Learning. Regelmäßige Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen sind wichtig und bedeuten lebenslanges Lernen. Die Mitarbeiter sollen das Lernen nicht verlernen.
- Brainstorming in (wechselnden) Teams aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen.14 Durch Wissensaustausch und auch durch vermehrte Zusammenarbeit in Gruppen können Mitarbeiter zu Experten weiter entwickelt werden.
- Ein Unternehmen könnte eine eigene Denkfabrik als Abteilung oder Tochtergesellschaft schaffen. Wenn Mitarbeiter dieser Denkfabrik nur die Aufgabe haben, zu denken und sich Verbesserungen für Geschäftsprozesse oder neue Produkte auszudenken, kann dabei eine neue und unternehmensinterne Quelle für die Beschaffung von Wissen entstehen.
- Anstelle dessen ist auch eine dezentrale Umsetzung einer Denkfabrik möglich, indem die Mitarbeiter eines Unternehmens z.B. eine halbe Stunde ihrer täglichen Arbeitszeit ausschließlich für dieses Denken und Entwickeln von Ideen zur Verfügung hätten und verwenden könnten. Gibt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern regelmäßig Zeit und Freiräume zum Denken und für Ideen, können sie ihre Kreativität anregen und sowohl individuell als auch in Gruppen neues Wissen entwickeln.15
- Durch Joint Ventures (strategische Allianzen) können Unternehmen nicht nur Wissensaustausch untereinander betreiben sondern auch neues Wissen und neue Kompetenzen gemeinsam entwickeln.
- „Wissen wird nicht nur bewusst entwickelt, [...] es entsteht [...] auch als Nebenprodukt im täglichen Organisationsgeschehen."16 Jeder Mitarbeiter im gesamten Unternehmen sollte versuchen, wertvolles Wissen bei der Entstehung oder Entwicklung zu protokollieren und zu speichern, damit das Wissen weiter gegeben und auch von anderen Mitarbeitern genutzt werden kann.

Kollektives Wissen

„Kollektives Wissen ist [...] Wissen, über das [...] Mitglieder einer Organisation oder Gruppe verfügen, oder auf das sie gemeinsam zugreifen."17 Bei fast allen der obigen Methoden und Strategien geht es darum, Wissen nicht allein sondern in Teamarbeit und in Gruppen zu entwickeln. Menschen können bei Zusammenarbeit nicht nur ihr Wissen und ihre individuellen Erfahrungen einbringen, teilen, weitergeben und additiv vermehren, sondern auch ihre Fähigkeiten komplementär ergänzen. So entsteht kollektives Wissen, das durch kollektives Lernen weiterentwickelt wird. „Einmal erarbeitetes kollektives Wissen kann von Wettbewerbern nur begrenzt aufgeholt werden. Zeitliche Vorsprünge bei der Entwicklung organisationaler Fähigkeiten können von der Konkurrenz durch erhöhte Investitionen nur in begrenztem Maße aufgeholt werden. Kompetenzaufbau braucht Zeit."18 Ein Unternehmen sollte daher seine Mitarbeiter zu vermehrter und regelmäßiger Gruppenarbeit anregen.

1.3.4 Wissen verteilen

Beim Verteilen von Wissen geht es darum, relevante Informationen am benötigten Ort bereitzustellen und somit nutzbar zu machen. Damit das von einem Unternehmen benötigte Wissen dorthin gelangt, wo es gebraucht wird und wo es hin darf, muss Wissen den Bedürfnissen und Rechten der Mitarbeiter und Abteilungen entsprechend verteilt werden. Wer braucht wo bestimmtes Wissen? Welche Informationen sollten für welche Mitarbeiter, Partner und Kunden verfügbar gemacht werden? Wer bekommt vollständigen und wer erhält eingeschränkten Zugang zum unternehmensinternen Wissen? Um diese Fragen zu beantworten, muss ein Unternehmen die Wissensbedarfe kennen oder aufspüren sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen definieren. Unabhängig davon gibt es verschiedene Methoden, Strategien, Kommunikationspartner und allgemeine Formen der Kommunikation, um Wissen im Unternehmen und außerhalb zu verteilen.

[...]


1 Probst, S. 265

2 Probst, S. 6

3 Probst, S. 11

4 Probst, S. 5

5 Probst, S. 11

6 Langenhan, S. 51

7 Langenhan, S. 38

8 Probst, S. 69-70

9 Probst, S. 70

10 Langenhan, S. 27

11 Probst, S. 31

12 Franken, S. 70

13 Franken, S. 172

14 Probst, S. 175

15 Probst, S. 120-121

16 Probst, S. 142

17 Lehner, S. 65

18 Probst, S. 22

Ende der Leseprobe aus 36 Seiten

Details

Titel
Wissensmanagement. Grundlagen, Einführung und Optimierung
Hochschule
Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Note
1.0
Autor
Jahr
2015
Seiten
36
Katalognummer
V1007317
ISBN (eBook)
9783346392732
ISBN (Buch)
9783346392749
Sprache
Deutsch
Schlagworte
wissensmanagement, projektplan, Wissenstopografie, Wissensbarrieren, Wissensaustausch, Wissensträger, Wissensumwelt, Wissensbestandskarten, Wissenstransparenz, kollektives Wissen, internes Wissen, externes Wissen, Informationsflut, Wissensdatenbanken, Wissensnetzwerke, Chief Knowledge Officer, Wissensziele
Arbeit zitieren
Michael Stetter (Autor), 2015, Wissensmanagement. Grundlagen, Einführung und Optimierung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1007317

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