Een stappenplan voor communicatie
(Grote) projecten zijn binnen organisaties aan de orde van de dag en het fenomeen projectcommunicatieplan is daardoor ook bepaald niet nieuw. Toch is het aspect communicatie in de ‘projectpraktijk’ vaak een lastig onderwerp en vinden veel projectmanagers het moeilijk zelfstandig een communicatieplan ter ondersteuning van hun projectdoelstellingen te maken.
Vreemd eigenlijk, vooral als je bedenkt dat er maar weinig dingen ‘gewoner’ zijn dan communiceren met de wereld om je heen over zaken die jou en anderen bezighouden. De simpele vraag ‘wat zullen we eten vanavond?’, brengt al een communicatieproces op gang. Communiceren betekent in elk geval, in tegenstelling tot informeren, dat het een ‘tweeweg-proces’ is, oftewel er is sprake van zenden en ontvangen.
Effectief communiceren is doelgeoriënteerd en resultaatgericht; je neemt de moeite je te verdiepen in de wereld van de ander bij wie je een bepaald effect teweeg wilt brengen en je stemt je boodschap daar zo goed mogelijk op af. Een communicatieplan wil alleen maar zeggen dat je planmatig communiceert, oftewel dat je er van te voren over nadenkt, wat je wanneer en op welke manier tegen wie wilt zeggen om een gedefinieerd doel te bereiken. Dat is alles.
Dit document bevat een praktisch stappenplan voor het maken van een projectcommunicatieplan.
Doorlopen van alle stappen levert de projectmanager een communicatieplan op dat:
- inzicht verschaft in wat geplande communicatie wel/niet kan bijdragen aan de realisatie van het project
- een verantwoording en een planning is van de projectcommunicatie-activiteiten
Het projectcommunicatieplan schrijven komt in concreto neer op het per fase (of stap) beantwoorden van een set vragen om vast te stellen wie en wat er hoe met communicatie kan worden beïnvloed.
Stappenplan communicatie
Om voor je project de communicatiebehoefte te kunnen vaststellen, doorloop je een aantal stappen:
Stap 1: Doel project (eventueel per fase)
Wat is het doel van je project? Wat w il je organisatie met het project bereiken? Waar streeft het project naar en binnen welke tijd moet het gerealiseerd zijn?
Stap 2: Doelgroepen
Kijkend naar het doel wat je met het project beoogt, stel je vast wie je moet benaderen om je doel te
bereiken. Bedenk daarbij dat elke doelgroep anders is en dus een andere aanpak per doelgroep nodig kan zijn. Kijk naar de werksituatie:
- Is de doelgroep mobiel of juist niet?
- Wat is het opleidingsniveau van de doelgroep?
- Waar bevindt de doelgroep zich (locatie)
Stap 3: Communicatiedoelstelling
Vanuit het doel dat in stap 1 is vastgesteld kan nu de communicatiedoelstelling worden afgeleid.
Communicatiedoelstellingen stel je vast per doelgroep.
- Wat wil je bij de in stap 2 benoemde groepen eigenlijk bereiken?
- Wil je dat ze iets doen, of juist niet?
- Wil je dat ze meedenken of jouw mening onderschrijven?
- Wil je dat ze je niets in de weg leggen?
Stap 4: Communicatieboodschap
Nu in stap 3 per doelgroep de doelstellingen zijn vastgesteld, kun je overgaan tot het bepalen van de boodschap, oftewel de inhoud van de communicatie. Beantwoord daarvoor de volgende vragen:
- Wat wil de doelgroep weten?
- Wat heeft de doelgroep nodig?
- Is er een overkoepelende boodschap of een thema?
- Wil ik van weerstand naar acceptatie of wil ik van acceptatie naar gedragsverandering?
- Wat kan ik ze vertellen om ze over de streep te trekken?
- Welk voordeel levert het voor deze doelgroep op?
- Wat wil ik die doelgroepen nou precies vertellen?
- Hoe actueel is mijn boodschap?
- Is mijn boodschap consistent en betrouwbaar?
- Is de boodschap die ik vertel begrijpbaar gezien bijvoorbeeld de werksituatie?
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Stap 5: Uitgangspunten
Voor elk project (wellicht voor elke fase) gelden vaststaande communicatieve uitgangspunten en/of specifieke spelregels van het bedrijfsonderdeel of de afdeling
Uitgangspunten zijn:
- we brengen de boodschap van binnen naar buiten, d.w.z. eerst de projectleden en opdrachtgever en dan pas medewerkers;
- we brengen uitsluitend concrete boodschappen, d.w.z. pas als een boodschap iets voor iemand betekent of op korte termijn voor iemand TIP betekent;
- we proberen de communicatie zo persoonlijk mogelijk te houden (om project gaat papierstapels te voorkomen en zodat de impact en de mogelijkheid voor
- we maken zoveel mogelijk gebruik van bestaande communicatiemiddelen uitgangspunten gelden, (om overload te voorkomen en omdat de doelgroep bekend is met deze zoals bijvoorbeeld een middelen);
- we maken altijd gebruik van de huisstijl (standaardkleuren, logo, standaard lettertype, standaard brief-, memo- en faxopbouw/opmaak, standaard sheetpresentatie etc.) en de eventueel daarbinnen ontwikkelde tijdelijke projectstijl
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Stap 6: Middelen (keuze en inzet)
Je hebt nu helder wat je wilt bereiken bij welke mensen. En je uitgangspunten zijn bepaald. De volgende vraag is:
- Op welke manier bereik ik de vastgestelde doelgroepen het beste (HOE)?
- Welke bladen zijn er? Voor wie zijn deze bladen bedoeld?
- Welke overleggen bezoeken ze?
- Komt mijn boodschap in deze middelen tot zijn recht?
- Bestaat er al interesse voor mijn boodschap of moet ik extra aandacht vragen?
- Bereiken de bestaande communicatiemiddelen al mijn doelgroepen of moet ik een nieuw middel verzinnen?
- Past de keuze voor bepaalde middelen binnen het communicatiebudget? (denk hierbij ook aan indirecte kosten!)
TIP
Om een goed overzicht te krijgen welke doelgroep je met welk middel bereikt en om overzicht te krijgen of je inderdaad alle doelgroepen met de gekozen middelen bereikt, is een doelgroepen/middelenmatrix uitermate handig.
Stap 7: Planning
Twee zaken zijn belangrijk voor een reële en werkbare planning van de communicatieactiviteiten :
1. Timen van het moment van communiceren.
Communiceer pas als het direct iets voor de doelgroep betekent en de mensen ermee aan de slag kunnen.
- Is er besluitvorming van het MT voor nodig?
- Is er sprake van een medezeggenschapstraject?
- Is de inhoud van de boodschap gereed voor communicatie?
- Kunnen de medewerkers er mee aan de slag?
- Zijn de direct betrokkenen op de hoogte van de komende communicatie?
2. Realistische productietijden/-perioden
Hoeveel tijd kost het om een bepaald middel te realiseren? Organiseer je een bijeenkomst voor een grote groep mensen dan is het raadzaam deze minimaal 3 weken van te voren uit te nodigen. Ook het reserveren van een locatie kan kort van te voren tegenvallen. Productietijd van een brochure is al gauw twee maanden, als je al precies weet wat er in moet komen. Communiceren in de lijn via een elektronisch mailbericht bijvoorbeeld kan echter op hele korte termijn gebeuren.
Stap 8: Organisatie en uitvoering
Door stap 1 tot en met stap 7 te doorlopen is een volledig communicatieplan tot stand gekomen. Je weet op welk moment (wanneer) naar welke doelgroep (wie) via w elk middel (hoe) welke boodschap (wat) gecommuniceerd wordt. Nu nog de organisatie en de uitvoering daarvan.
- Wie is eindverantwoordelijk voor de projectcommunicatie?
- Wie beheert dat alle acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd?
- Wie houdt de planning in de gaten?
- Wie voert welke actie uit?
Bij het samenstellen van het projectteam moeten dus ook de communicatietaken worden meegenomen. Vanuit de uitgangspunten is de projectmanager in principe verantwoordelijk voor de communicatie van zijn eigen project. Voor projecten met een grote impact voor de organisatie kan een deel van de taken verschuiven naar anderen (zie paragraaf 2). Een handzaam instrument is het opstellen van een checklist. Hierin wordt opgenomen wie, wat, wanneer doet.
Stap 9: Evaluatie
Per fase zal de noodzaak tot evalueren verschillend zijn. In het begin van het project ben je met een kleine groep bezig en komt het vooral aan op goede communicatie onderling. Hoe verder je in het project komt, hoe meer mensen je wilt/moet bereiken. Belangrijk is het dan om te weten of jouw projectcommunicatie het beoogde effect heeft, m.a.w. of de opgestelde communicatiedoelstellingen zijn behaald. De evaluatie kan een grondig onderzoek zijn, maar is vaak niet nodig of gezien de tijd en energie niet mogelijk ? sta open voor signalen:
- test bijvoorbeeld een presentatie bij een kleine afgeleide groep mensen van de gehele doelgroep;
- vraag wat mensen van een presentatie of een artikel vonden;
- pak de telefoon om aan een kleine groep mensen een paar vragen te stellen;
- open een discussie of plaats een reactieformulier op de eigen site (intranet) van de organisatie.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van dit stappenplan voor communicatie?
Dit document biedt een praktisch stappenplan voor het maken van een projectcommunicatieplan, waardoor projectmanagers inzicht krijgen in de bijdrage van geplande communicatie aan projectrealisatie en een verantwoording en planning van projectcommunicatie-activiteiten kunnen opstellen.
Waarom is een projectcommunicatieplan belangrijk?
Een projectcommunicatieplan zorgt voor planmatige communicatie, waarbij van tevoren wordt nagedacht over wat, wanneer en op welke manier tegen wie gezegd moet worden om een gedefinieerd doel te bereiken.
Wat zijn de stappen in het communicatieplan?
De stappen omvatten:
- Het doel van het project definiëren.
- De doelgroepen identificeren.
- Communicatiedoelstellingen formuleren per doelgroep.
- De communicatieboodschap bepalen.
- Communicatieve uitgangspunten vaststellen.
- Communicatiemiddelen kiezen en inzetten.
- Een planning maken voor communicatieactiviteiten.
- De organisatie en uitvoering regelen.
- De communicatie evalueren.
Hoe bepaal ik mijn doelgroepen?
Kijk naar het doel van je project en stel vast wie je moet benaderen om dit doel te bereiken. Houd rekening met de verschillen tussen doelgroepen, zoals mobiliteit, opleidingsniveau en locatie.
Hoe formuleer ik communicatiedoelstellingen?
Stel per doelgroep vast wat je wilt bereiken. Wil je dat ze iets doen, meedenken, je mening onderschrijven of je niets in de weg leggen?
Hoe bepaal ik de communicatieboodschap?
Beantwoord vragen zoals: Wat wil de doelgroep weten? Wat heeft de doelgroep nodig? Is er een overkoepelende boodschap of een thema? Wat kan ik ze vertellen om ze over de streep te trekken?
Wat zijn belangrijke uitgangspunten voor communicatie?
Voorbeelden van uitgangspunten zijn: communiceren van binnen naar buiten, uitsluitend concrete boodschappen brengen, communicatie zo persoonlijk mogelijk houden en zoveel mogelijk gebruikmaken van bestaande communicatiemiddelen en de huisstijl.
Hoe kies ik de juiste communicatiemiddelen?
Bepaal op welke manier je de vastgestelde doelgroepen het beste bereikt. Welke bladen lezen ze? Welke overleggen bezoeken ze? Past de keuze binnen het communicatiebudget?
Wat is belangrijk bij het plannen van communicatieactiviteiten?
Twee zaken zijn belangrijk: het timen van het moment van communiceren (communiceer pas als het direct iets voor de doelgroep betekent) en realistische productietijden/-perioden.
Wie is verantwoordelijk voor de projectcommunicatie?
In principe is de projectmanager verantwoordelijk voor de communicatie van zijn eigen project. Voor projecten met een grote impact kan een deel van de taken verschuiven naar anderen.
Hoe evalueer ik de effectiviteit van mijn communicatie?
Sta open voor signalen. Test bijvoorbeeld een presentatie bij een kleine afgeleide groep, vraag wat mensen van een presentatie vonden, pak de telefoon om vragen te stellen of open een discussie op de site.
Waarom is nazorg belangrijk bij de afronding van het project?
Bedank medewerkers die een directe bijdrage hebben geleverd. Dit kan door middel van een etentje, een cadeautje of een brief met een bedankje.
- Quote paper
- Fred Kadett (Author), 2001, Kommunikation - Schrittenplan, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/103917
