"Schiff ahoi - Frankfurt ufert aus!" Planspiel zur Durchführung eines kulturellen Projektes auf der Oder


Seminararbeit, 2001

48 Seiten, Note: 1,0


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Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung
I.1 Die Idee eines Kulturschiffes auf der Oder
I.2 Vorteile für Stadt und Region

II. Hauptteil
II.1 Programm
Freitag Lesung
Samstag Vortrag “Frankfurt (Oder) im Wandel der Zeiten” Tanz in die Nacht mit Feuerwerk
Sonntag Jazz-Frühstück
II.2 Projektabläufe - die fünf Säulen
1. Budgetplanung
2. Zeitplanung
3. Personalplanung
4. Qualitätsmanagement
5. Presseabteilung / Öffentlichkeitsarbeit
II.3 Exkurs: Simulation einer Konfliktsituation im Team
II.4 Exkurs: Rechtliche Schwierigkeiten und deren Lösung am Beispiel
(“Feuerwerk an der Oder um 24.00 Uhr”)

III. Checklisten

IV. Literatur

V. Anhang
V.1 Muster-Pressemitteilungen
V.2 Muster-Anschreiben für finanzielle Förderung
V.3 Schwierigkeiten bei der Projektplanung in der Vorlaufszeit

I. Einleitung

I.1 Die Idee eines Kulturschiffes auf der Oder

Im kommenden Frühjahr/Sommer soll es in Frankfurt eine ganz besondere kulturelle Veranstaltung geben. Drei Tage lang wird ein Kulturschiff auf der Oder in der Stadt anlegen, welches den Besuchern ein abwechslungsreiches Programm mit Lesung, Vortrag, Tanz, Musik und kulinarischen Leckerbissen bieten wird.

Diese Veranstaltung, auf dem Fluß als Bindeglied zwischen Frankfurt und Slubice gelegen, soll für Deutsche und Polen gleichermaßen ansprechend sein, mit einem deutsch-polnischen Rahmenprogramm und sowohl deutschen als auch polnischen Künstlern und Gästen.

Die Idee eines Kulturschiffes ist für Frankfurt einmalig und außergewöhnlich. Ein vergleichbares Unternehmen war der Besuch des Theaterschiffes aus Potsdam im vergangenen Jahr, der jedoch eine Seltenheit darstellte. Ansonsten ist der Fluß nur mangelhaft ins Stadtbild integriert und bisher nicht für kulturelle Projekte dieser Art genutzt worden.

Das Kulturschiff stellt eine Besonderheit gegenüber anderen Kulturstätten dar, da man sich während der Veranstaltung auf dem Wasser befindet, und nicht in einem Gebäude mit festem Untergrund. Das ist zwar logisch und folgerichtig und liegt in der Natur eines Schiffes. Doch ist es für die Atmosphäre der Veranstaltung von Bedeutung, weshalb es hier noch einmal ausdrücklich Erwähnung findet. Auf einem Schiff herrscht eine besondere Atmosphäre, die dem Ganzen einen besonderen Reiz gibt. Dies ist auch in der Promotions-Phase des Projektes deutlich herauszustellen. Das Kulturschiff soll eine besondere und spannende Abwechslung im sonstigen Kulturbetrieb darstellen.

Das Programm soll die einstige, historische Dimension des Wirtschaftsstandortes Frankfurt sichtbar machen. Frankfurt (Oder) war im Mittelalter und der frühen Neuzeit als Hansestadt, Messeort und Universitätsstadt ein Wirtschaftszentrum von überregionaler Bedeutung. Menschen, Waren und Gedanken aus dem westlichen und östlichen Europa trafen sich hier. Die Industrialisierung des 19. Jahrhunderts brachte vielfältige Einbrüche und Krisen. Die Kriege des 20. Jahrhunderts machten den alten Umschlagsplatz zum marginalisierten Grenzort. Das Kulturschiff ist somit Übersetzer – nicht nur von einem Ufer zum anderen, sondern auch von einer Zeit in die andere.

I.2 Vorteile für Stadt und Region

Frankfurt ist eine "grüne Stadt am Fluß". Wie selbstverständlich gehört der Grenzfluß zum Stadtbild und zur umliegenden Region. Aber welche anderen Funktionen erfüllte und erfüllt der Fluß? Wie tritt er im Allgemeinen in Erscheinung? Kommt die Oder im Stadtbild ausreichend zur Geltung?

Das Kulturschiff bietet, als Mittler zwischen Wasser und Stadt, die Möglichkeit, Frankfurt und die Oder als Einheit, sowie auch als "Stadt am Fluß" niveauvoll zu präsentieren, und den Bewohnern den Fluß wieder mehr ins Bewußtsein zu rücken.

Aufgrund städtebaulicher Gegebenheiten bleibt der Fluß leider oft unbeachtet, da er nicht in das Stadtzentrum eingebunden ist, sondern parallel zur Haupteinkaufsstraße, der Magistrale, verläuft. Das Kulturschiff bietet die Möglichkeit, den Fluß neu zu entdecken und in einem anderen Kontext zu sehen. Nicht zuletzt aufgrund seines außergewöhnlichen Schauplatzes wird das Kulturschiff zahlreiche Neugierige aus Frankfurt, der umliegenden Region und Slubice anziehen und „an Bord holen“.

Andere Veranstaltungsorte liegen sowohl im Zentrum der Stadt, als auch in direkter Fluß und Grenznähe. Ungewöhnlich und reizvoller hingegen ist nach Ansicht der Autoren eine Veranstaltung direkt auf dem Fluß. Ein attraktiver Veranstaltungsort auf dem Wasser hebt sich nicht nur von üblichen Kulturstätten ab, sondern verdeutlicht zugleich die "fließende" Verbindung zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Polen. Die Anlegestelle ist zentral gelegen und in nur wenigen Minuten vom Frankfurter Zentrum und von Slubice aus erreichbar.

Frankfurt verfügt über eine sehr gute Straßen-, Autobahnund Bahnanbindung in das Land Brandenburg und nach Berlin. Die Stadt ist Ziel bzw. Zwischenstation vieler Menschen aus der Region Brandenburg, welche in Polen ihre Freizeit verbringen oder günstig einkaufen möchten. Das Kulturschiff bietet, unter anderem durch seine unmittelbare Präsenz auf der Oder in Sichtweite zum Grenzübergang, die Möglichkeit, die Anund Durchreisenden neugierig zu machen und somit einen Gang nach Polen mit einem außergewöhnlichen kulturellen Abend in Frankfurt zu verbinden. Die Neugier auf den Fluß, auf Frankfurt und auf Slubice soll geweckt werden, denn die Region hat mehr zu bieten als „Tax-Free-Shopping“!

Als eine der größten brandenburgischen Städte an der Grenze zu Polen und als regionales Oberzentrum hat Frankfurt eine Sonderposition inne, die bisher leider nicht ausreichend hervorgehoben bzw. genutzt wurde. Zu sehr lastet auf Frankfurt noch der Geist der Kasernenund Beamtenstadt, die Frankfurt zu Zeiten der DDR einmal gewesen ist. Doch wäre es an sich ein leichtes, Interessenten aus dem Umland für kulturelle Highlights nach Frankfurt zu ziehen. Dies beweist die Messeund Veranstaltungs GmbH immer wieder mit Veranstaltungen auf dem Messegelände oder im KleistForum.

Auf dem Weg zur Oder, und somit zum Kulturschiff, muß der Interessent aus der Region durch Frankfurt hindurch, er lernt somit mehr von der Stadt und ihren schönen Seiten kennen. Somit bildet nicht nur die Oder eine Brücke zu Polen, sondern ebenfalls das Kulturschiff eine Brücke von der Peripherie ins Zentrum, einen Weg nicht an Frankfurt vorbei, sondern ins Herz der Stadt.

II. Hauptteil

II.1 Ausführliches Programm der Initiative „Kulturschiff auf der Oder”

Mit dem Slogan „SCHIFF AHOI - Frankfurt ufert aus!” sind interessierte Bürger aus Frankfurt, Slubice und Umgebung zu einer dreitägigen Veranstaltungsreihe auf das, extra zu diesem Zweck eingerichteten, „Kulturschiff” eingeladen. Geplant ist die Veranstaltung für den 24., 25. und 26. Mai kommenden Jahres 2002.

Das „Kulturschiff”-Event auf der Oder wurde mit dem Ziel initiiert und gestaltet, die Menschen der benachbarten Länder Deutschland und Polen freundschaftlich zusammenkommen zu lassen, und dem Fluß selber mehr Geltung im Stadtraum zu verleihen.

Programmablauf

Freitag, 24.Mai: Einlaß 18.30 Uhr - Ende 22.30 Uhr

Das Programm beginnt am Freitag um 19.00 Uhr mit einer etwa fünfbis zehnminütigen Eröffnungsbzw. Begrüßungsrede der Vorsitzenden der Initiative Heidrun Janz und einem Sekt-Empfang auf dem Sonnendeck des “Kulturschiffes”. Es ist auch vorgesehen, daß sich gegebenenfalls ein/e Vertreter/in der Stadt Frankfurt (Oder) und der Viadrina zu der Initiative “Kulturschiff auf der Oder” mit ein paar Worten äußern.

Nach diesem Stehempfang können sich die Gäste in den Salon unter Deck zu der um 19.30 Uhr beginnenden Lesung begeben. Felix Ackermann, ein literarisch talentierter Student der Viadrina, und Dr. Malgorzata Trebisz, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Lehrstuhl für osteuropäische Literaturen, lesen eigene Texte in deutscher und polnischer Sprache. Mit dieser deutsch-polnischen Lesung wollen wir die Absicht des “Kulturschiffes” unterstreichen, interessierte Bürger aus Frankfurt und Slubice zusammenzubringen.

Im Anschluß daran (ab ca. 20.30 Uhr) ist die Möglichkeit geboten, Fragen im Rahmen einer Diskussion an die jungen Autoren zu richten.

Samstag, 25. Mai: Einlaß 19.30 Uhr - Ende 02 Uhr

Den Auftakt am Samstag um 20 Uhr bildet der ca. einstündige Vortrag “Frankfurt (Oder) im Wandel der Zeiten”, über die wechselvolle Geschichte der Stadt und seines Flusses. Es spricht Prof. Dr. Dr. Ulrich Knefelkamp, Inhaber des Lehrstuhls für Mittelalterliche Geschichte Mitteleuropas der Fakultät für Kulturwissenschaften an der Europa- Universität Viadrina, im Salon unter Deck.

Das musikalische Highlight des Abends ist der “Tanz in die Nacht” im Salon und auf dem Sonnendeck ab 22 Uhr. Für Spaß und Unterhaltung wird „die Oldie-Band“ aus Frankfurt sorgen, und auch die Schiffs-Bar ist wieder geöffnet.

Zur Überraschung der Gäste gibt es um 24 Uhr ein Feuerwerk, außerhalb des Schiffes, am Ufer in sicherer Distanz. Danach soll die Veranstaltung langsam bis 02 Uhr zum Ende kommen, je nach Lust und Laune der Gäste.

Sonntag, 26.Mai: Einlaß 10 Uhr - Ende 15 Uhr

Für den Sonntag ist ab 10 Uhr morgens ein Jazz-Brunch als Ausklang der Veranstaltungsreihe vorgesehen. Das heißt, es wird bis zum frühen Nachmittag ein Frühstücksbüfett mit kulinarischen Leckerbissen im Salon geben. Die Jazz-Band

„monk’s holiday“ des Viadrina-Studenten Damian Arikas sorgt, ebenfalls unter Deck, für angenehme Klänge im Hintergrund. Die Gäste haben auch die Möglichkeit bei schönem Wetter, auf dem Sonndeck sitzend den Brunch einzunehmen.

II.2 Projektabläufe

II.2.1 Budgetplanung

Im folgenden versuchen wir, eine kurze Übersicht über die finanziellen Grundlagen zu geben, auf denen diese Arbeit aufbaut. Die Angaben in Euro sind von vier Nachkommastellen ausgehend gerundet, jedoch nur nachrichtlich aufgeführt.

Da das Schiff nur eine Kapazität von maximal 80 Personen faßt, ist dies sogleich die Zahl anhand derer wir versuchen, die Kosten zu kalkulieren. Nach Rücksprache mit örtlichen Veranstaltern ist es problemlos möglich, diese Zahl bei entsprechender Öffentlichkeitsarbeit zu erreichen.

Da sich aufgrund der hohen Sachkosten, die sich hauptsächlich durch die Bereitstellung des Schiffes ergeben (trotz eines speziell ausgehandelten Preises), die Veranstaltung nicht aus eigenen Mitteln trägt, liegen dem Finanzierungsplan Zuschüsse von Förderern und Sponsoren zugrunde, die nach Rücksprache mit den jeweiligen Zuwendungsgebern realistische Größen darstellen. Das Projektteam hat nur geringe Portound Telefonkosten angesetzt, im Bewußtsein und mit dem Willen darüber hinaus gehende Summen aus der eigenen Tasche zu finanzieren, um die eigene Idee Wirklichkeit werden zu lassen.

Ausgehend von 80 Besuchern pro Veranstaltung ergibt sich folgende Aufstellung:

AUSGABEN: 13382,60 DM (6842,42 €)

Sachkosten: 9650.- DM

Schiff: 8000.- DM (pauschal, inkl. Technik/Ausstattung) Kosten für Feuerwerk: 1500.- DM

Porto / Telefon: 150.- DM

Getränke (ohne Pfand) und Buffet: 1712,60 DM

Heißgetränke (Kaffee, Tee, Kakao) gehen auf Rechnung der Schiffsbetreiber.

Alle Getränke werden vom Händler auf Kommission erworben, Bier stellt die Oderland- Brauerei kostenlos zur Verfügung.

Getränke Freitag: 90.- DM (15 Flaschen Sekt à DM 6.-)

Getränke Samstag: 53,40 DM 48.- DM (6 Flaschen O-Saft à DM 8,90)

(8 Flaschen Sekt à DM 6.-) 50.- DM 50.- DM (10 Flaschen Rotwein à DM 5.-) (10 Flaschen Weißwein à DM 5.-) 25.- DM (5 Flaschen Rosé à DM 5.-) 135.- DM 25.- DM (10 Kästen Cola / Fanta / Sprite à DM 13,50) (5 Kästen Mineralwasser à DM 5.-)

Getränke Sonntag: 35,60 DM 90.- DM (4 Kästen versch. Säfte à DM 8,90) (15 Flaschen Sekt à DM 6.-) 35,60 DM 25.- DM (4 Kästen versch. Säfte à DM 8,90) (5 Kästen Mineralwasser à DM 5.-)

Speisen Sonntag: 960.- DM (Brunch DM 12.- pro Person) 2020.- DM 180.- DM (Täglich 4 Reinigungskräfte, 5h/Tag = DM 60) 840.- DM (Bedienpersonal, Stundensatz DM 10.-, Freitag 4 x 4h, Samstag 6 x 8h, Sonntag 4 x 5h) 400.- DM 600.- DM

(Einlaß/Security, pauschal 200.- DM/Tag) (Jazz-Band 2,5h) EINNAHMEN: 13460.- DM (6881,99 €) Eintritt Freitag: 80 x 7 DM = 560.- DM Eintritt Samstag: 80 x 30 DM = 2400.- DM Eintritt Sonntag: 80 x 25 DM = 2000.- DM AStA der EUV: 2000.- DM (freie Projektmittel der Studierendenschaft) Sponsoring: 4000.- DM (Deutsche Bank 24) 2500.- DM (Oderland Brauerei)

ERGEBNIS: + 77,40 DM (39,57 €) AUSGABEN: 13382,60 DM (6842,42 €) Es bleibt also, gemäß Finanzierungsplan, ein Überschuß von 77,40 DM.

II.2.2 Zeitplanung

Die Zeitplanung ist ein notwendiger Bestandteil des Eventmanagements. Sie betrifft den Zeitraum zwischen Durchführungsbeginn und konkretem Veranstaltungstermin. Innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens sind die organisatorischen Dinge, in Vorbereitung auf das Event, systematisch abzuarbeiten. Für die im Mai 2002 geplante, dreitägige Veranstaltung auf dem “Kulturschiff” bedarf es einer Vorbereitungsbzw. Vorlaufzeit von einem halben bis dreiviertel Jahr.

Zur Zeitplanung zählt aber auch der eigentliche Programmablauf sowie ein Terminabgleich. Bei dem zuletzt genannten handelt es sich um ein Ausschließen von Terminen, die der eigenen Veranstaltung entgegenstehen könnten. Dieses vorherige Ausschließen ist wichtig, um nicht in Konkurrenzsituationen mit anderen Ereignissen oder Veranstaltungen zu geraten.

Die Checklisten sind ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Abarbeitung der einzelnen organisatorischen Punkte in der Vorlaufzeit, auch um notwendige Zwischenkontrolle durchführen zu können. Auf Formblättern wurden wesentliche Termine notiert, um einen besseren Überblick über die bereits erledigten Programmpunkte, und noch anstehende zu gewährleisten. Schließlich hat man bei einer systematischen organisatorischen Planung auch eine bessere Übersicht über noch vorhandene Zeitressourcen.

Vor Durchführungsbeginn zu klären sind:

II.2.2.1 ie Terminabstimmung

Die Terminabstimmung wurde zu Beginn der zeitlichen Planung mit Hilfe von Checklisten durchgeführt. Dies ist wichtig, um gegebenenfalls eine Verschiebung des Veranstaltungstermins rechtzeitig vornehmen zu können (siehe Checkliste 1). Was den genauen Veranstaltungstermin betrifft, so haben wir das Wochenende vom 24. bis 26. Mai 2002 bestimmt. Die Wahl fiel auf dieses Wochenende unter Berücksichtigung von Feiertagen (eine Woche vorher ist Pfingsten) und anderen, bereits feststehenden Veranstaltungen in Frankfurt, wie zum Beispiel das Sommerfest der Viadrina im Juni. Das Wochenende im Mai schien uns auch vom Wetter her günstig zu sein.

II.2.2.2 ie Raumsuche

Auch der vorgesehene Veranstaltungsort, in unserem Falle ein Schiff, muß vor Beginn der Vorlaufplanung ausfindig gemacht und rechtzeitig vertraglich gesichert werden. Dazu haben wir mehrere Angebote aus dem Bereich der umliegenden regionalen Fahrgastschiffahrt eingeholt und verglichen. Die Wahl fiel auf das Salonschiff “Bad Saarow” mit einer Anzahl von 162 Plätzen, verteilt auf einen Salon unter Deck und ein Sonnendeck mit 83 Stühlen. Entscheidende Auswahlkriterien waren die Größe bzw. Personenaufnahmekapazität des Schiffes, also auch die Bestuhlung und der Mietpreis pro Stunde bzw. die Möglichkeit eines Pauschalangebotes. In diesem Zusammenhang ist auch zu überprüfen, ob es einer rechtlichen Genehmigung von Stadt und/oder Bundesgrenzschutz bedarf, wenn das Schiff drei Tage am Ufer der Oder in Frankfurt anlegt. Schließlich muß die Anlegestelle auch für das geplante Wochenende reserviert werden. (Siehe Checkliste 2)

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Details

Titel
"Schiff ahoi - Frankfurt ufert aus!" Planspiel zur Durchführung eines kulturellen Projektes auf der Oder
Hochschule
Europa-Universität Viadrina Frankfurt (Oder)
Veranstaltung
Kultur- und Veranstaltungsmanagement für Stadt und Region
Note
1,0
Autor
Jahr
2001
Seiten
48
Katalognummer
V105674
Dateigröße
567 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Diese Arbeit ist ein Planspiel und gibt am konkreten Beispiel, der Organisation eines Events, Einblick in Prozesse der Proj! ektorganisation und des Total Quality Managements. Budgetplanung, Zeitplanung, PR und praktische Muster-Anschreiben und -Pressemitteilungen sind in der Arbeit enthalten.
Schlagworte
Schiff, Frankfurt, Planspiel, Durchführung, Projektes, Oder, Kultur-, Veranstaltungsmanagement, Stadt, Region
Arbeit zitieren
Christoph Zeidler (Autor), 2001, "Schiff ahoi - Frankfurt ufert aus!" Planspiel zur Durchführung eines kulturellen Projektes auf der Oder, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/105674

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