Die stetige Entwicklung von Technologien bewirkt eine Verbreitung immer komplex werdender IT-Produkte. Gleichzeitig steigt jedoch der Fachkräftemangel, während das Bildungsniveau in Industrienationen tendenziell sinkt. Ebenso besteht sowohl im privaten Sektor als auch bei viele Unternehmen keine Dringlichkeit für Schulungen von Softwareanwendung. Dieser Beitrag thematisiert die Herangehensweise zur strukturierten und nachhaltigen Erstellung effizienter Dokumentationen für Anwender im Rahmen eines Dokumentationsprozesses. Aufgrund der vielzähligen Möglichkeiten, den Begriff "Anwender" einzuordnen, umfasst dies ebenso die Unterscheidung der Zielgruppen und der dazugehörigen Dokumentationen.
Um der daraus entstehenden Diskrepanz entgegenzuwirken ist die Bereitstellung von qualitativ hochwertigen und effektiven Produktdokumentationen durch Unternehmen notwendig. Die Erstellung solcher Dokumentationen ist jedoch kostenintensiv. Daher belassen viele Unternehmen diese auf einem veralteten Stand oder erstellen einzelne Dokumente ohne direkten Bezug auf die jeweiligen IT-Prozesse. Für die Unternehmen bedeutet dies eine Notwendigkeit zur strukturierten und gezielten Planung, Kontrolle und Steuerung der Dokumentationsprozesse, damit ein deutlicher Mehrwert für das eigene Unternehmen und deren Anwender erzielt werden kann.
In die Thematik einleitend, erfolgt eine generelle Abgrenzung des Begriffs Dokumentation zur Softwaredokumentation. Dem anschließend werden die einzelne exemplarische Dokumentationsarten erörtert. Hierbei sollen sowohl ihre Vorteile als auch negative Auswirkungen und Risiken betrachtet werden. Im darauffolgenden Teil dieses Beitrages, wird die Erstellung effektiver Dokumentationen thematisiert. Dies umfasst sowohl häufige Problemfelder bei der Erstellung der Dokumente als auch mögliche gesetzliche Normen, die zu beachten sind. Zusätzlich wird die theoretische Vorgehensweise von nachhaltigen und wirksamen Dokumentationsprozessen beschrieben. Den Beitrag abschließend erfolgt eine kurze Zusammenfassung mit einem wertenden Fazit zum Dokumentationsprozess.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Theoretische Grundlagen
2.1. Thematische Abgrenzung des Begriffs Dokumentation
2.2. Kategorisierung von Softwaredokumentationen
2.2.1. Entwicklerdokumentation
2.2.2. Systemdokumentation
2.2.3. Betriebsdokumentation
2.2.4. Anwenderdokumentation
3. Gestaltung effizienter Dokumentationen
3.1. Häufiger Problemfelder
3.2. Gesetze, Richtlinien und Normen
3.2.1. Gesetzliche Anforderungen für Softwareprodukte
3.2.2. Inhaltliche und Formale Anforderungen
3.3. Vorgehensmodell zur Erstellung effizienter IT-Dokumentationen
4. Zusammenfassung und Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Herausforderungen bei der Erstellung von Softwaredokumentationen vor dem Hintergrund zunehmender IT-Komplexität und eines wachsenden Fachkräftemangels. Das primäre Ziel ist es, ein strukturiertes Vorgehensmodell aufzuzeigen, welches die effiziente Erstellung und nachhaltige Integration von Dokumentationsprozessen in die betrieblichen IT-Abläufe ermöglicht, um so einen messbaren Mehrwert für Unternehmen und Anwender zu generieren.
- Methodische Einordnung verschiedener Dokumentationsarten (Entwickler-, System-, Betriebs- und Anwenderdokumentation).
- Analyse typischer Problemfelder im Dokumentationsmanagement, wie mangelnde Prozesssteuerung und hohe Kostenbelastung.
- Untersuchung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie technischer Normen für Softwareprodukte.
- Entwicklung eines 3-Phasen-Vorgehensmodells zur Implementierung effizienter IT-Dokumentationsprozesse.
Auszug aus dem Buch
2.2.1. Entwicklerdokumentation
Eine Entwicklerdokumentationen richtet sich als unterstützendes Schriftstück an Entwickler einer Software zum Zweck der Weiterentwicklung. Je nach Art und Vertrieb der Software kann die Zielgruppe sowohl aus unternehmensinterner als auch -externer Sicht betrachtet und definiert werden. Das Dokument umfasst hierbei alle relevanten Informationen zur Erfüllung von Programmieraufgaben. Hierzu zählt vor allem die Beschreibung der Schnittstellen, Frameworks, Software Development Kits, technischen Standards und APIs.
Vorteile einer Entwicklerdokumentation
Aus interner Sichtweise dient eine solche Dokumentation vor allem der schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sowie des allgemeinen Wissenserhalts und -Transfers. Hierbei ist jedoch der kostenintensive Aufwand zur Erfassung von Informationen zu beachten, da die Niederschrift dem Unternehmen sowohl zeitliche als auch personelle Ressourcen kostet. Im Gegenzug zur internen Sichtweise, stellt eine solche Dokumentation mit externen Personen als Kunde und Zielgruppe eine Hilfestellung zur möglichen Weiterentwicklung dar. Die Software dient hierbei als Grundgerüst.
Negative Auswirkungen fehlender Dokumentation
Die negativen Auswirkungen einer fehlerhaften oder fehlenden Entwicklerdokumentation spiegeln sich neben dem fehlenden Wissenstransfer im zusätzlichen Aufwand zur Analyse und Behebung der entsprechenden Programmabschnitte bzw. Dokumentationspassagen wider. Hierdurch entsteht ein erhöhtes Risiko zur Fehlinterpretation von fachlichen oder technischen Inhalten, so dass diese möglicherweise falsch implementiert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Notwendigkeit hochwertiger Produktdokumentationen angesichts komplexer IT-Landschaften und Fachkräftemangels sowie die Problematik ihrer oft unstrukturierten Erstellung.
2. Theoretische Grundlagen: Dieses Kapitel definiert die Begriffe Dokumentation und Softwaredokumentation und differenziert zwischen Entwickler-, System-, Betriebs- und Anwenderdokumentation unter Betrachtung ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile.
3. Gestaltung effizienter Dokumentationen: Hier werden häufige Problemfelder bei der Dokumentationserstellung analysiert, gesetzliche und formale Anforderungen beleuchtet und ein Phasenmodell zur Prozessoptimierung vorgestellt.
4. Zusammenfassung und Fazit: Das Abschlusskapitel resümiert die Bedeutung strukturierter Dokumentationsprozesse zur Vermeidung von Insellösungen und benennt Grenzen der Untersuchung aufgrund limitierter Ressourcen.
Schlüsselwörter
Softwaredokumentation, IT-Dokumentation, Dokumentationsmanagement, Anwenderdokumentation, Entwicklerdokumentation, Systemdokumentation, Betriebsdokumentation, IT-Governance, Prozesssteuerung, Wissensmanagement, IT-Prozesse, Softwareentwicklung, IT-Betrieb, Dokumentationsnormen, Technische Dokumentation.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der strukturierten und effizienten Erstellung von IT-Dokumentationen innerhalb von Unternehmen, um dem Wissensverlust bei zunehmend komplexen IT-Produkten entgegenzuwirken.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den Kernbereichen zählen die Kategorisierung von Dokumentationsarten, die Analyse von Qualitätsproblemen, die Einhaltung relevanter Normen sowie die Implementierung nachhaltiger Dokumentationsprozesse.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Aufzeichnung einer methodischen Vorgehensweise, wie Unternehmen durch eine effiziente Dokumentationssteuerung einen Mehrwert erzielen und Dokumentationsprozesse in ihre betriebliche IT integrieren können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine theoretische Arbeit, die auf einer fundierten Literaturanalyse basiert, um Dokumentationsarten, Probleme und Lösungsmodelle systematisch zu erörtern.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Fundierung der Dokumentationsarten, die Identifikation von Störfaktoren in der Prozessgestaltung sowie die Präsentation eines 3-Phasen-Modells zur Einführung von Dokumentationsstandards.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Softwaredokumentation, IT-Governance, Wissensmanagement, Dokumentationsmanagement und Prozesssteuerung.
Wie unterscheidet sich die Entwicklerdokumentation von der Systemdokumentation?
Die Entwicklerdokumentation unterstützt Programmierer bei der Weiterentwicklung durch Informationen zu APIs und Frameworks, während die Systemdokumentation die Architektur und Interaktion der IT-Systemkomponenten für den Betrieb darstellt.
Warum wird die Dokumentationserstellung in vielen Unternehmen als Kostentreiber wahrgenommen?
Weil sie erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen bindet und oft ohne strategische Steuerung erfolgt, was häufig zur Auslagerung an wenig qualifizierte Mitarbeiter führt.
Welche Rolle spielt das vorgestellte 3-Phasen-Modell für die Dokumentationspraxis?
Es bietet einen strukturierten Pfad von der Analyse und Konzeption über die Pilotierung bis hin zur Implementierung und Schulung, um eine nachhaltige Dokumentationskultur zu etablieren.
- Arbeit zitieren
- Anonym (Autor:in), 2020, Anwenderbezogene Softwaredokumentation. Kategorisierung und Gestaltung effizienter Dokumentationen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1156529
