Grundvoraussetzung für die Trägerzulassung von einer fachkundigen Stelle ist das System zur Sicherung der Qualität. Das vorliegende Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch) ist der Inbegriff aller Führungs- und Steuerungsaufgaben zur Qualitätssicherung und -verbesserung der Firma Max Mustermann. Es umfasst sowohl die Entwicklung als auch die Fortschreibung von Qualitätsstandards und beschreibt die individuellen Prozesse und zugehörigen Geltungsbereiche des Systems zur Sicherung der Qualität im Kontext der jeweiligen zu dokumentierenden Verfahren. Es gilt für alle Tätigkeiten in der Firma Max Mustermann und ist für alle Mitarbeiter*innen der Einrichtung verbindliche Arbeitsgrundlage.
Die wichtigsten Aufgaben unseres QM-Systems sind
- auf neue Anforderungen im Bildungsbereich und dem Bereich der Arbeitsförderung zeitnah zu reagieren
- die Bedingungen zur Förderung der Aus- und Weiterbildung sowie der Arbeitsförderung durch die Bundesagentur für Arbeit, dem Jobcenter und anderen Auftraggebern (Landes- und Bundesbehörden) zu erfüllen (Einhaltung und Förderung des bundesgesetzlichen Auftrags der Bildung und des Lebenslangen Lernens u.a.)
- Ausbau unseres Wettbewerbsvorteils
- Qualitätssicherung unserer Leistungsangebote durch Optimierung der internen und externen Abläufe
Inhaltsverzeichnis
1. Inbetriebnahme
2. Die Firma Max Mustermann
2.1 Basisdaten
2.2 Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Darstellung des Trägers
2.2.1 Eigenerklärung der „Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit“ der Geschäftsführung
2.3 Aufbauorganisation
2.3.1. Erhebungsbögen für eine Maßnahme bei einem Arbeitgeber
2.3.2 Praktikumsmappe
2.3.2.1 Vertrag über eine betriebliche Lernphase
2.3.2.1.1 Vorstellung der theoretischen Kenntnisse
2.3.2.1.2 Anwesenheitsnachweis Praktikumseinsatz
2.3.2.2 Teilnehmerfragebogen für Betriebe „Beurteilung des Teilnehmers durch den Betrieb“
2.3.2.3 Teilnehmerfragebogen für Betriebe „Ermittlung der Zufriedenheit der Betriebe in Kooperation mit der Firma Max Mustermann“
2.3.2.3.1 Fragebogen für Teilnehmer*innen „Ermittlung der Zufriedenheit der Teilnehmer*innen in der betrieblichen Lernphase (in den Betrieben)“
2.3.2.4 Praktikumsauftrag
2.3.2.5 Orientierungspraktikum
2.3.2.5.1 Anwesenheit Orientierungspraktikum
2.3.2.5.2 Praktikumsreflexion (Beurteilung der betrieblichen Lernphase)
2.4 Übersicht Maßnahmenangebot
2.4.1 Gesetzliche Grundlagen und mitgeltende Richtlinien und Normen
3. Qualitätsmanagement und Dokumentation
3.1 Aufbau der Dokumentation
3.2 Prozesslandschaft
3.3 Dokumente und Aufzeichnungen
3.3.1 Dokumentationen zum Qualitätsmanagement und zur Erfüllung der Anforderungen des SGB III
3.4 Steuerung von Aufzeichnungen
3.4.1 Auftragsbezogene Aufzeichnungen
3.4.1.1 Schulungsvertrag
3.4.1.2 Teilnehmerkartei
3.4.1.3 Einwilligungserklärung Datenschutz
3.4.1.3.1 Schulungsvertrag für Selbstzahler
3.4.1.4 Datenschutzerklärung Mitarbeiter*innen
3.4.1.5 Protokoll Nichtantritt, Austritt durch Teilnehmer*innen (Fehlzeitenkonzept)
3.4.1.5.1 Protokoll Abbruch der Maßnahme durch die Firma Max Mustermann
3.4.1.6 Zielvereinbarung/Lernfortschritt
3.4.2 Qualitätsbezogene Auszeichnungen
3.4.2.1 Qualitätsziele
3.4.2.2 Erfolgsbilanz
3.4.2.3 Zusammenarbeit mit Dritten
3.4.2.4 Klassenbuch
3.4.2.5 Anwesenheitsliste
3.4.2.6 Teilnehmerliste mit persönlichen Daten (vertraulich)
3.5 Datensicherung
3.6 Datenschutz
4. Verantwortung der Leitung
4.1 Kundenorientierung
4.2 Leitbild
4.3 Unternehmens- und Qualitätsziele
4.4 Aufrechterhaltung der Zulassungsvoraussetzungen
5. Qualifizierung und Fortbildung der Mitarbeiter*innen
5.1 Qualifikation und Kompetenzentwicklung des Personals
5.2 Erfassen der Kompetenzen und Qualifikationen
5.2.1 Übersicht Personal
5.2.1.1 Geschäftsführung
5.2.1.2 Stellvertretende Geschäftsführung
5.2.1.3 Angestellte Mitarbeiter*innen
5.2.1.3.1 Bewerbungsbogen/Checkliste Neueinstellung/Personalfragebogen
5.2.1.3.2 Arbeitsvertrag angestellte Mitarbeiter*innen
5.2.1.4 Honorarkräfte
5.2.1.4.1 Rahmenvertrag und Honorareinzelverträge Modul 1,2,3
5.3 Fortbildungen auf eigenen Wunsch
5.4 Qualifikationsbedarf
6. Dienstleistungsspektrum (Kernprozess)
6.1 Maßnahmen konzipieren, durchführen und evaluieren
6.2 Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen
6.3 Beratung und Lernziele
6.3.1 Beratung zu den vertraglichen Leistungen
6.3.2 Eignungsfeststellung
6.3.3 Lernziele
6.4 Schulung der Teilnehmer*innen
6.4.1 Methoden der Wissensvermittlung
6.4.2 Rückmeldung vom Lehrpersonal
6.5 Integration in den Arbeitsmarkt
6.6 Zusammenarbeit mit Dritten
7. Prozesswerkzeuge
7.1 Allgemeines
7.2 Unternehmensbewertung
7.3 Zertifizierungsaudit
7.3.1 Internes Audit
7.4 Datenanalyse
7.5 Kundenzufriedenheit/Evaluierung
7.5.1 Rückmeldungsbogen Teilnehmer*innen anonym
7.6 Beschwerdemanagement
7.6.1 Beschwerdeaufnahme
7.6.2 Beschwerdemanagement und Bearbeitung einer Beschwerde
7.7 Schulungsplanung und -bewertung durch eigenes Personal
7.7.1 Schulungsplanung und -bewertung durch die Geschäftsführung
7.8 Erfolgsbeobachtungen
7.8.1 Erfolgsbeobachtung/Erfolgsbilanz
7.9 Evaluierung der Maßnahmen mittels anerkannter Methoden
7.9.1 Rückmeldung vom Lehrpersonal
7.9.2 Bewertung von Unternehmen
7.9.2.1 Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
7.9.3 Controlling von Prozessen
8. Evaluation des Informationskreislaufs
8.1 Allgemeines
8.2 Ständige Steuerung
8.3 Steuerung von Fehlern/Korrekturmaßnahmen
8.4 Vorbeugungsmaßnahmen
9. Externer Ordner
9.1 Ordnerstruktur gemäß §5 Abs. 1 AZAV Fachbereiche 1 und 4
Zielsetzung & Themen
Dieses Qualitätsmanagementhandbuch dient als zentrales Führungsinstrument für die Firma Max Mustermann, um die Trägerzulassung gemäß AZAV sicherzustellen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ziel ist die Gewährleistung hoher Standards in der Aus- und Weiterbildung, die systematische Prozessoptimierung zur Steigerung der Kundenzufriedenheit sowie die erfolgreiche Integration der Teilnehmer in den Arbeitsmarkt unter Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen.
- Strukturierung und Dokumentation aller betrieblichen Kern- und Nebenprozesse
- Sicherung der Qualität in der Ausbildung von Betreuungskräften gemäß SGB XI
- Etablierung eines effektiven Beschwerde- und Fehlermanagementsystems
- Kontinuierliche Evaluation und Anpassung an arbeitsmarktliche Entwicklungen
- Gewährleistung von Datenschutz und rechtlicher Konformität bei der Datenverarbeitung
Auszug aus dem Buch
1. Inbetriebnahme
Das vorliegende Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch) ist der Inbegriff aller Führungs- und Steuerungsaufgaben zur Qualitätssicherung und -verbesserung der Firma Max Mustermann.
Es stellt das lückenlose Ineinandergreifen aller Prozessbeteiligten dar und umfasst sowohl die Entwicklung als auch die Fortschreibung unserer Qualitätsstandards. Es beschreibt die individuellen Prozesse und zugehörigen Geltungsbereiche des Systems zur Sicherung der Qualität im Kontext der jeweiligen zu dokumentierenden Verfahren.
Es gilt für alle Tätigkeiten in der Firma Max Mustermann und ist für alle Mitarbeiter*innen der Einrichtung verbindliche Arbeitsgrundlage (Verfahrensanweisung).
Die wichtigsten Aufgaben unseres QM-Systems sind
→ Qualitätssicherung unseres Leistungsspektrums durch Optimierung der internen und externen Abläufe
→ die Bedingungen zur Förderung der Aus- und Weiterbildung sowie der Arbeitsförderung durch die Bundesagentur für Arbeit, dem Jobcenter und anderen Auftraggebern (z.B. Landes- und Bundesbehörden) zu erfüllen unter Einhaltung und Förderung des bundesgesetzlichen Auftrags der Bildung und des lebenslangen Lernens u.a.)
→ auf neue Anforderungen im Bildungsbereich und dem Bereich der Arbeitsförderung zeitnah zu reagieren, mit dem obersten Ziel Kundenzufriedenheit im Kontext der arbeitsmarktlichen Erfordernisse, was letztlich im Ausbau unseres Wettbewerbsvorteils gipfelt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Inbetriebnahme: Dieses Kapitel definiert den Zweck und den verbindlichen Charakter des QM-Handbuchs innerhalb der Firma Max Mustermann.
2. Die Firma Max Mustermann: Hier werden grundlegende Unternehmensdaten, die Organisationsstruktur und spezifische vertragliche Regelungen für betriebliche Lernphasen erläutert.
3. Qualitätsmanagement und Dokumentation: Dieses Kapitel erläutert den Aufbau der Prozesslandschaft sowie die systematische Steuerung und Dokumentation von Aufzeichnungen.
4. Verantwortung der Leitung: Dieses Kapitel beschreibt die kundenorientierte Ausrichtung, das Leitbild sowie die Festlegung und Überprüfung von Unternehmenszielen.
5. Qualifizierung und Fortbildung der Mitarbeiter*innen: Hier werden die Prozesse zur Kompetenzerfassung, Qualifizierung und kontinuierlichen Fortbildung des Personals dargelegt.
6. Dienstleistungsspektrum (Kernprozess): Dieses Kapitel beschreibt den PDCA-gestützten Prozess zur Planung, Durchführung und Evaluation von Bildungsmaßnahmen.
7. Prozesswerkzeuge: Hier werden Instrumente wie Unternehmensbewertung, interne Audits und das Beschwerdemanagement zur Prozesssteuerung vorgestellt.
8. Evaluation des Informationskreislaufs: Dieses Kapitel befasst sich mit der stetigen Steuerung, der Fehleranalyse und der Implementierung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.
9. Externer Ordner: Hier wird die Struktur der externen Dokumentenablage gemäß den Anforderungen der AZAV definiert.
Schlüsselwörter
Qualitätsmanagement, AZAV, Trägerzulassung, Bildungsmaßnahme, Prozesslandschaft, Kundenzufriedenheit, Dokumentation, Datenschutz, Fehlerkultur, Arbeitsmarktintegration, Lernziele, Personalqualifizierung, Evaluierung, Beschwerdemanagement, SGB XI
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in diesem Handbuch grundsätzlich?
Das Handbuch dient als systematisches Regelwerk zur Qualitätssicherung und -verbesserung für die Bildungseinrichtung Firma Max Mustermann, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen der AZAV.
Welche zentralen Themenfelder deckt das Dokument ab?
Die zentralen Felder umfassen die Aufbauorganisation, die Dokumentensteuerung, das Personalmanagement, die Durchführung von Bildungsdienstleistungen sowie das Beschwerde- und Fehlermanagement.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage des QM-Systems?
Das primäre Ziel ist die Sicherstellung einer hohen Bildungsqualität, die Erfüllung der Anforderungen von Auftraggebern wie der Bundesagentur für Arbeit und die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsmarktintegration der Teilnehmer.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Prozesssteuerung verwendet?
Zur kontinuierlichen Verbesserung nutzt die Firma den PDCA-Kreislauf (Plan-Do-Check-Act), um Kernprozesse zu steuern und aus Ergebnissen zu lernen.
Was wird im Hauptteil des Dokuments behandelt?
Der Hauptteil beschreibt detailliert die operative Umsetzung: von der Eignungsfeststellung der Teilnehmer über die Gestaltung der Lernphasen bis hin zur Steuerung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich maßgeblich über Begriffe wie AZAV, Qualitätsmanagement, Bildungsmaßnahme, Prozesslandschaft und Kundenzufriedenheit definieren.
Wie geht das Handbuch mit Fehlzeiten von Teilnehmern um?
Das Handbuch definiert ein spezifisches Fehlzeitenkonzept mit klaren Interventionsmöglichkeiten, abgestuft nach Fehlzeitenanteil und Art der Krankmeldung, um den Lernerfolg zu sichern.
Welche Rolle spielt die Geschäftsführung bei der Prozesssteuerung?
Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung, gibt Auditpläne frei, bewertet das QM-System regelmäßig und entscheidet über Fortbildungsmaßnahmen für das Personal.
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- Sabine Schmidt (Autor:in), 2022, AZAV Trägerzulassung gemäß §2 AZAV. Fachbereich 1 und 4, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1181097
