Events sind heutzutage aus keinem Bereich des Lebens mehr wegzudenken. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Freizeitgestaltung, aber auch im geschäftlichen bzw. beruflichen Bereich. Ich habe mich aufgrund meines persönlichen Interesses an Events und meiner eigenen Erfahrungen mit dem Organisieren von Events dazu entschieden, meine Zertifikatsarbeit über die Hintergründe und Organisation von Events zu verfassen. Seit 2018 organisiere, plane und veranstalte ich regelmäßig in meiner Nebentätigkeit als Tanzlehrerin kleine und große Tanzveranstaltungen.
Während dieser Zeit konnte ich viel zum Thema Events recherchieren, lernen und mich intensiv mit dem Thema beschäftigen sowie verschiedene Erfahrungen sammeln.
Aber was muss ich als Kita-Leitung bzw. als Veranstalterin eines Events alles bedenken und vorbereiten, damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird und alle Teilnehmer sowie das Organisationsteam zufrieden gestellt sind?
Eine große Herausforderung bei vielen Veranstaltungen ist das Hintergrundwissen, wie die Merkmale und Bedeutung von Events vor denen die Veranstalter stehen. Diese sind mit ausschlaggebend für eine erfolgreiche Planung.
Beim Veranstalten von Events handelt sich es um das klassische Problem der genauen Planung und Organisation. Deshalb steht an erster Stelle ein ausgeklügeltes und gut vorbereitetes Eventkonzept. Auf dieses Konzept gehe ich in Kapitel sieben sehr genau ein.
Durch diese Arbeit kann das Verständnis von der Planung eines Events mit seinen verschiedenen Phasen erweitert werden und zeigt einen genaueren Blick in den Aufbau von Events. Im Kapitel acht zeigt sich anhand eines Sommerfestes das Kindertagesstätten nur positiv von einer Veranstaltung profitieren können und zeigt die Wichtigkeit in der Gesellschaft. Folgend befasse ich mich mit dem Eventkonzept im Kindergarten. Abschließend definiere ich die Rolle der Kita-Leitung bei der Planung, Organisation und Durchführung eines Events.
Inhaltsverzeichnis
1. BEGRIFFSBESTIMMUNG „EVENT“
2. MERKMALE VON EVENTS
3. FUNKTIONEN VON EVENTS
4. BEDEUTUNG VON EVENTS
5. EVENTFORMATE
6. FEHLER UND RISIKEN BEI UNGENÜGENDER PLANUNG UND UMSETZUNG EINES EVENTS UND WIE DIESE VERMIEDEN WERDEN KÖNNEN
7. DIE 4 PHASEN EINES EVENTS
7.1 VORLAUF EINES EVENTS
7.1.1 IDEENFINDUNG
7.1.2 BRIEFING
7.1.3 KONZEPTERARBEITUNG
7.2 PLANUNG EINES EVENTS
7.3 DURCHFÜHRUNG EINES EVENTS
7.4 NACHBEREITUNG UND CONTROLLING EINES EVENTS
8. EVENTPLANUNG AM BEISPIEL SOMMERFEST & ROLLE DER KITA-LEITUNG
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, die grundlegenden Prozesse und Hintergründe der professionellen Eventplanung zu analysieren und diese Erkenntnisse gezielt auf die Organisation von Sommerfesten in Kindertagesstätten zu übertragen. Dabei soll insbesondere die Rolle der Kita-Leitung bei der Koordination und Umsetzung solcher Veranstaltungen beleuchtet werden, um eine strukturierte Vorgehensweise für erfolgreiche Events zu etablieren.
- Definition und Charakterisierung von Events sowie deren gesellschaftliche Bedeutung.
- Analyse typischer Fehlerquellen bei Eventplanung und Strategien zu deren Vermeidung.
- Detaillierte Darstellung der vier Phasen eines Events: Vorlauf, Planung, Durchführung und Nachbereitung.
- Praxisorientierte Anwendung der Planungsmethodik am Beispiel eines Kita-Sommerfestes.
- Herausarbeitung der spezifischen Verantwortlichkeiten der Kita-Leitung im Kontext der Veranstaltungsplanung.
Auszug aus dem Buch
Die Zielgruppe
Bevor ein Event geplant wird, sollte die Zielgruppe klar definiert werden. Je präziser die Kenntnis über die Zielgruppe ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Event zum Erfolg wird. Der Veranstalter sollte ermitteln, welche Zielgruppe für ihn relevant ist. Je nach Art sollte er das Alter, das Geschlecht, der Familienstand, die Berufsgruppe, das Bildungsniveau, die Nationalität, das Freizeitverhalten, die Bedürfnisse und Wünsche sowie die Motivation der Teilnehmer berücksichtigen und miteinbeziehen.
Normalerweise haben diese Zielgruppen ähnliche Interessen und Bedürfnisse. Der Veranstalter sollte ungefähr wissen wie viele Teilnehmer kommen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. BEGRIFFSBESTIMMUNG „EVENT“: In diesem Kapitel wird der Eventbegriff anhand verschiedener Definitionen, Synonyme und Abgrenzungskriterien theoretisch beleuchtet.
2. MERKMALE VON EVENTS: Hier werden die wesentlichen Merkmale dargestellt, die ein Event auszeichnen, wie etwa das inszenierte, interaktionsorientierte und emotionale Erleben.
3. FUNKTIONEN VON EVENTS: Dieses Kapitel erläutert den Nutzen von Events aus Sicht des Besuchers sowie die Ziele des Eventmarketings und verschiedene Eventkonzeptionen.
4. BEDEUTUNG VON EVENTS: Der Fokus liegt hier auf den verschiedenen Beweggründen für die Organisation von Events, wie etwa Imagepflege oder Absatzförderung.
5. EVENTFORMATE: Hier wird eine strukturierte Übersicht über verschiedene Anlassformen gegeben, wobei die Vielfalt der Eventtypen aufgezeigt wird.
6. FEHLER UND RISIKEN BEI UNGENÜGENDER PLANUNG UND UMSETZUNG EINES EVENTS UND WIE DIESE VERMIEDEN WERDEN KÖNNEN: Dieses Kapitel analysiert typische Planungsfehler wie unklare Zieldefinitionen oder fehlende Notfallpläne und zeigt Lösungsansätze auf.
7. DIE 4 PHASEN EINES EVENTS: Dieses Kapitel bietet einen umfassenden Leitfaden durch die Phasen Vorlauf, Planung, Durchführung sowie Nachbereitung und Controlling.
8. EVENTPLANUNG AM BEISPIEL SOMMERFEST & ROLLE DER KITA-LEITUNG: Hier wird die theoretische Planungsmethodik praxisnah auf ein Sommerfest in einer Kindertagesstätte übertragen und die Führungsrolle der Leitung definiert.
Schlüsselwörter
Eventplanung, Sommerfest, Kindertagesstätte, Veranstaltungsorganisation, Eventkonzept, Zielgruppenanalyse, Projektmanagement, Risikomanagement, Notfallplan, Eventmarketing, Kita-Leitung, Durchführung, Nachbereitung, Controlling, Teilnehmerorientierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit den theoretischen Hintergründen der Eventbranche und entwickelt einen praktischen Leitfaden für die Organisation von Veranstaltungen, spezialisiert auf das Umfeld von Kindertagesstätten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Themen umfassen die Definition von Eventmerkmalen, die Phasenstruktur der Planung, das Risikomanagement sowie die konkrete Anwendung dieser Inhalte auf ein Kita-Sommerfest.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Ziel ist es, professionelle Planungsmethoden auf den Kita-Alltag zu übertragen und die spezifische Leitungsfunktion bei solchen komplexen Projekten zu strukturieren.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es erfolgt eine fundierte literaturgestützte Analyse, die projektmanagementorientierte Grundlagen mit pädagogischen und organistorischen Aspekten der Eventplanung verknüpft.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Herleitung der Event-Grundlagen (Merkmale, Funktionen, Fehlerprävention) und die praktische Transferleistung auf die Eventplanung im Kindergarten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Besonders prägend sind Begriffe wie Eventplanung, Sommerfest, Kita-Leitung, Projektmanagement und Eventkonzept.
Warum ist das "Briefing" laut Autorin so essenziell?
Ein gutes Briefing ist die unverzichtbare Grundlage für jedes Konzept, da es hard- und softfaktische Kernpunkte zusammenführt, ohne die eine zielgerichtete Planung nicht möglich wäre.
Welche Rolle spielt die Kita-Leitung bei einem Sommerfest?
Die Kita-Leitung fungiert als zentrale Ansprechpartnerin im Spannungsfeld zwischen Eltern, Team und Kindern; sie trägt Verantwortung für Koordination, Aufsicht und die Einhaltung des Zeitplans.
Inwiefern beeinflusst ein Notfallplan den Eventerfolg?
Ein Notfallplan ist essenziell, um bei unvorhersehbaren Ereignissen wie technischen Ausfällen oder Wetterkapriolen sofort agieren zu können und eine Absage der Veranstaltung zu verhindern.
- Arbeit zitieren
- Lisa-Maria Drost (Autor:in), 2022, Hintergründe und Organisation von Events, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1245465
