Inwiefern lässt sich ein auf Microsoft Excel basierendes interaktives Dashboard entwickeln, dass relevante Kennzahlen für die Beschaffung visualisiert?
Das Ziel der Forschung ist ein funktionales Beschaffungsdashboard auf Basis von Microsoft Excel zu entwickeln. Die Erstellung des Dashboards speziell mit Excel soll dabei den Hauptteil bilden, da laut einer Studie von Warth & Klein und der Hochschule Ruhr West ~ 70 % der Unternehmen überwiegend Excel als genutztes Tool für ihr Reporting verwenden. Die Benutzer und Benutzerinnen sollen beim Betrachten des Dashboards möglichst einfach die relevanten Informationen bzw. Probleme aus der visualisierten Kennzahl erkennen und auf Grundlage dessen Entscheidungen treffen können bzw. Gegenmaßnahmen einleiten.
Das Dashboard soll dabei möglichst interaktiv sein, den Informationsbedarf des Beschaffungsmanagements decken und sich dynamisch durch Eingaben in Tabellen anpassen. Durch bestimmte festgelegte Parameter sollen zudem Warnsysteme etabliert werden, die dem Nutzer oder die Nutzerin signalisieren, dass Handlungsbedarf in einem bestimmten Bereich besteht.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
1.1 Problembeschreibung und Forschungsfrage
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau der Arbeit
2. Theoretische Grundlagen
2.1 Begriff Beschaffungsmanagement
2.2 Begriff Beschaffung
2.2.1 Operativer Einkauf
2.2.2 Strategischer Einkauf
2.2.3 Beschaffungsprozesse
2.3 Gängige Controlling Konzeptionen
2.3.1 Informationsversorgungsorientierter Ansatz nach Reichmann
2.3.2 Koordinationsorientierter Ansatz nach Horváth
2.3.3 Rationalitätssicherungsorientierter Ansatz nach Weber und Schäffer
2.4 Controllingbegriff
2.4.1 Funktionale Ebenen im Controlling
2.4.2 Begriff Beschaffungscontrolling
2.5 Kennzahlen
2.5.1 Begriff und Funktion einer Kennzahl
2.5.2 Kennzahlensysteme
2.5.3 Kennzahlensystem DuPont – Return on Invest (ROI)
2.6 Nachverfolgung von Kennzahlen
2.6.1 Begriff Reporting
2.6.2 Abgrenzung Report und Dashboard
2.6.3 Shop-Floor-Management
2.7 Digitalisierung im Controlling
2.7.1 Begriff Digitalisierung
2.7.2 Begriff Business Intelligence (BI)
2.7.3 Digitalisierungspotential in der Beschaffung
3. Methodisches Vorgehen
4. Vorgehensmodell zur Entwicklung eines Dashboards
4.1 Vorstellung des fiktiven Unternehmens Computer AG
4.2 Anforderungsanalyse und Konzeptphase
4.2.1 Visualisiertes Konzept
4.2.2 Zielgruppen und Informationsbedarf
4.2.3 Design Thinking: Relevante Kennzahlen erschließen
4.3 Design Phase I: Vorstellung des Tools Excel
4.3.1 Begriffsdefinition Excel
4.3.2 Formeln und Funktionen in Excel
4.3.3 Intelligente Tabellen und Pivot Tabellen
4.3.4 Bedingte Formatierung und Programmierung mit VBA
4.4 Design Phase II: Entwurf eines Dashboard Designs
4.4.1 Layoutstruktur und Rastergestaltung
4.4.2 White Space – Freiräume lassen
4.4.3 Festlegung der Farbpalette und Schrifttype
4.4.4 Reporting Design und Layout
4.4.5 Datenvisualisierung mit Diagrammen
4.5 Entwicklungsphase I: Kennzahlen berechnen und visualisieren
4.5.1 Einkaufsvolumen
4.5.2 Entwicklung der Einstandspreise
4.5.3 Warenbestandswert, Lagerbestand und Meldebestand
4.5.4 Durchschnittliche Bestelldurchlaufzeit
4.5.5 Liefertermintreue in Prozent
4.5.6 Reklamationsquote
4.5.7 Kennzahlensystem Return on Invest (ROI)
4.5.8 ABC-Analyse und optimale Bestellmenge
4.6 Entwicklungsphase II: VBA-Programmierung und SFM-Digital
4.6.1 Makro: Lieferung anfordern bei Meldebestand
4.6.2 Makro: Benutzermodus und Entwicklermodus
4.6.3 Makro: One-Click-Lösungen zur Navigation
4.6.4 SFM-Digital
4.7 Implementierungs- und Testphase
4.8 Kritische Betrachtung zu Microsoft Excel
4.9 Prozessablaufdiagramme Dashboard und Usecase
5. Zukunftstrend Business Intelligence
5.1 Big Data
5.2 Visual Business Intelligence
5.3 Microsoft Power BI
5.3.1 Beschaffungsdashboard mit Power BI
5.3.2 Power BI vs. Excel
6. Fazit und Ausblick
7. Handlungsempfehlung
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Das Hauptziel dieser Arbeit ist die Entwicklung eines funktionalen Beschaffungsdashboards auf Basis von Microsoft Excel, welches das Beschaffungsmanagement bei der Identifizierung von Problemen sowie bei der Entscheidungsfindung unterstützt. Die Forschungsfrage untersucht hierbei, inwiefern ein solches interaktives Dashboard zur Visualisierung relevanter Beschaffungskennzahlen realisiert werden kann.
- Entwicklung eines Vorgehensmodells für Excel-basierte Dashboards
- Anforderungsanalyse und Ableitung relevanter Beschaffungs-KPIs
- Design und technische Umsetzung mittels VBA und bedingter Formatierung
- Vergleich der Eignung von Excel gegenüber Business Intelligence-Lösungen
Auszug aus dem Buch
4.5.1 Einkaufsvolumen
Für eine quantitative Einkaufsanalyse bietet sich das Einkaufsvolumen als absolute Kennzahl an. Das Einkaufsvolumen umfasst alle Waren und Dienstleistungen, das ein Unternehmen innerhalb eines Geschäftsjahres beschafft und lässt sich aus der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens ableiten (Höhne 2013, S. 71). Als Formel könnte dies in Anlehnung an Höhne wie folgt aussehen (Höhne 2013, S. 71):
Anzahl der Bestellungen x Bestellwert ST in €
Da in dieser Arbeit mit fiktiven Werten gerechnet wird, sollen daher manuell eingetragene Monatswerte das Einkaufsvolumen abbilden. In der Anlage 3 wurde somit ein Einkaufsvolumen von 1.645.000 € ermittelt. Visualisiert ist der Monatsverlauf durch ein Flächendiagramm, dass den Einkäufern und Einkäuferinnen dabei helfen soll, einen Überblick zu erhalten, wie hoch die Einkäufe in den jeweiligen Monaten sind, um daraus auch Prognosen ableiten zu können.
Hinsichtlich der Interpretation der Ergebnisse sind in den Wintermonaten die Einkäufe im Vergleich zu den Sommermonaten um einiges höher. Dies hängt wohlmöglich damit zusammen, dass die Nachfrage nach Computer und Hardware bei kaltem Wetter höher ist als bei heißem Wetter, wo man die Zeit in erster Linie draußen verbringt. Hinzu käme das Weihnachtsgeschäft als weiterer möglicher Grund.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Vorstellung der wirtschaftlichen Herausforderungen im Jahr 2022 und Definition der Forschungsfrage zur Dashboard-Erstellung.
2. Theoretische Grundlagen: Erläuterung der Konzepte Beschaffungsmanagement, Controlling-Ansätze sowie wesentliche Grundlagen zu Kennzahlen und Reporting.
3. Methodisches Vorgehen: Beschreibung der deduktiven Methodik, der Literaturrecherche und des gewählten Vorgehensmodells mittels Wasserfallmodell.
4. Vorgehensmodell zur Entwicklung eines Dashboards: Detaillierte Darstellung der Phasen von der Anforderungsanalyse und Konzeptentwicklung bis zur technischen Implementierung mit Excel und VBA.
5. Zukunftstrend Business Intelligence: Untersuchung von Big Data und Visual Business Intelligence sowie ein Vergleich der Funktionalitäten zwischen Microsoft Excel und Power BI.
6. Fazit und Ausblick: Zusammenfassung der Ergebnisse zum Dashboard-Prototyp und Diskussion der zukünftigen strategischen Entwicklung hin zu professionellen BI-Lösungen.
7. Handlungsempfehlung: Empfehlungen für Unternehmen zur Etablierung eines funktionalen, kennzahlenbasierten Reportings und der strategischen Systemwahl.
Schlüsselwörter
Beschaffungscontrolling, Excel, Dashboard, KPI, Lieferantenmanagement, Bestandsmanagement, Business Intelligence, Reporting, Datenvisualisierung, VBA, Prozesssteuerung, Digitalisierung, Kennzahlensysteme, ROI, Shop-Floor-Management
Häufig gestellte Fragen
Was ist das grundsätzliche Anliegen dieser Arbeit?
Die Arbeit fokussiert sich auf die Erstellung eines interaktiven Dashboards mittels Microsoft Excel, um Beschaffungskennzahlen zu visualisieren und Entscheidungsprozesse in der Beschaffung zu unterstützen.
Welche zentralen Themenfelder behandelt die Arbeit?
Die Arbeit beleuchtet das Beschaffungsmanagement, Kennzahlen zur Performance-Messung, Reporting-Design und Automatisierungstechniken (VBA) innerhalb von Excel.
Was ist das primäre Ziel oder die Kernforschungsfrage?
Das Ziel ist es zu erarbeiten, inwiefern sich ein interaktives Dashboard auf Excel-Basis entwickeln lässt, das relevante Kennzahlen für die Beschaffung zielgruppengerecht visualisiert.
Welche wissenschaftliche Methodik wird angewandt?
Es wird eine deduktive Vorgehensweise gewählt, kombiniert mit einer qualitativen Inhaltsanalyse und einem phasenbasierten Wasserfallmodell zur strukturierten Entwicklung des Dashboards.
Was umfasst der Hauptteil der Arbeit?
Der Hauptteil widmet sich dem praktischen Vorgehensmodell zur Dashboard-Entwicklung inklusive Datenaufbereitung, Design-Phase, Berechnung von KPIs sowie der Implementierung von Makros und Navigationselementen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Werk?
Die Arbeit ist zentral durch Begriffe wie Beschaffungscontrolling, KPI-Dashboards, Excel-Automatisierung und Performance-Messung in der Beschaffung geprägt.
Wie unterscheidet sich der Ansatz der Arbeit von BI-Lösungen?
Die Arbeit stellt Excel als verbreitetes, kostengünstiges und flexibles Tool dar, das sich gut für individuelle Reports eignet, während Business Intelligence-Lösungen wie Power BI Stärken bei großen Datenmengen und Echtzeit-Analysen aufweisen.
Welchen konkreten Nutzen bietet der beschriebene Usecase für das Meldebestandsmanagement?
Der Usecase automatisiert die Identifikation kritischer Bestände via Ampelsystem und ermöglicht durch ein VBA-Makro die sofortige Erstellung von E-Mails zur Nachbestellung bei den Lieferanten.
- Arbeit zitieren
- Mike Fennen (Autor:in), 2022, Beschaffungscontrolling. Erstellung eines prototypischen KPI-Dashboards im Bereich der Beschaffung auf Basis von Microsoft Excel, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1284579
