Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Homeoffice
2.1 Definition von Homeoffice
2.2 Vor- und Nachteile von Homeoffice
2.3 Aktuelle Studie zur Homeoffice-Nutzung und die Einordnung in den gesellschaftlichen Kontext
3 Interne Kommunikation
3.1 Einordnung und Definition von interner Kommunikation
3.2 Instrumente der internen Kommunikation
4 Veränderungen von interner Kommunikation im Homeoffice
5 Fazit
Literaturverzeichnis
1 Einleitung
Arbeiten von zu Hause? Dies war bis vor ein paar Jahren kaum ein Thema. In Zeiten der Digitalisierung und der aktuellen Corona-Situation wurde und wird das Thema Homeoffice jedoch immer präsenter. Es ist spürbar, dass die Arbeit im Homeoffice seit der Corona-Pandemie immer wichtiger und interessanter wird. Auch die Verfasserin dieser Arbeit hat Veränderungen festgestellt, die nun mithilfe wissenschaftlicher Erkenntnisse untersucht werden sollen.
Bei einem Wechsel von Präsenz zum Homeoffice ergeben sich für ein Unternehmen einige Veränderungen. Hierunter fällt auch die Anpassung und Veränderung der internen Kommunikation eines Unternehmens, sowohl aus betrieblicher Sicht als auch innerhalb der Teams. Diese Anpassungen sind für den unternehmerischen Erfolg von großer Bedeutung und daher essenziell notwendig.
Die interne Kommunikation eines Unternehmens ist ein wichtiger Bestandteil und verlief bis vor einigen Jahren überwiegend vor Ort und von Angesicht zu Angesicht. Seit dem Frühjahr 2020 findet diese aufgrund der erhöhten Homeoffice-Nutzung, ausgelöst durch die Corona Pandemie und die damit schnell voranschreitende Digitalisierung, vermehrt über digitale Kommunikationskanäle statt. Auch wenn es bereits vorher schon vereinzelt die Möglichkeit gab im Homeoffice zu arbeiten, war dies beim Großteil der Unternehmen nicht erwünscht. Aufgrund der Erkenntnis des Wandels, dass die Arbeit im Homeoffice immer mehr genutzt und akzeptiert wird, wurde folgende Forschungsfrage formuliert:
F: Wie hat die Homeoffice-Situation die interne Kommunikation eines Unternehmens verändert?
Die vorliegende Studienarbeit ist in fünf Kapitel aufgeteilt. Das erste Kapitel beinhaltet die Relevanz des Themas sowie die Forschungsfrage, die im Verlauf der Arbeit untersucht werden soll. Für eine erste Einordnung der Begrifflichkeit und für ein besseres Verständnis behandelt das zweite Kapitel zunächst die Definition des Homeoffice und geht im Folgenden auf die Vor- und Nachteile dieser Arbeitsform ein. Weitergehend wird die Veränderung der Homeoffice-Nutzung anhand einer Studie über mehrere Monate analysiert und ausgewertet. In diesem Zuge wird die Veränderung in den gesellschaftlichen Kontext eingeordnet, indem die Ursachen erforscht und mögliche Auswirkungen kurz beleuchtet werden. Das dritte Kapitel geht vorerst auf die Definition der internen Kommunikation ein und ordnet diese in den unternehmerischen Zusammenhang ein. Ebenfalls werden die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation und ihre Kommunikationskanäle vorgestellt. Um das Ziel der Arbeit und die Forschungsfrage beantworten zu können, wird im vierten Kapitel untersucht, wie sich die interne Kommunikation in den Unternehmen durch die Arbeit im Homeoffice verändert hat. Das Fazit im fünften und letzten Kapitel fasst die gewonnenen Erkenntnisse zusammen und gibt einen Ausblick zu den Auswirkungen auf andere Bereiche des Unternehmens, wie beispielsweise das Betriebsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit1.
2 Homeoffice
Die sogenannte Heimarbeit war besonders in der Textilverarbeitung bereits in den 1850er Jahren üblich. Seit den 1970er Jahren ist die Heimarbeit auch für Mitarbeiter möglich, die im Büro tätig sind. Die ersten Diskussionen und Anwendungen für die moderne Form der Heimarbeit, die Telearbeit, gab es in den 1980er Jahren. Ein wirklicher Fortschritt ergab sich jedoch erst zu Beginn der 1990er Jahre, als Betriebsvereinbarungen bezüglich der Arbeit von zu Hause verabschiedet wurden (vgl. Kunze, Hampel & Zimmermann 2021: S. 23ff.). Aus der Telearbeit entwickelten sich weitere Formen des Arbeitens von zu Hause wie das Homeoffice und das mobile Arbeiten. Bis vor einigen Jahren gab es noch keine rechtlich geltende Definition vom Homeoffice. Sie wurde jedoch schon immer als eine Form des mobilen Arbeitens bezeichnet. Im folgenden Kapitel wird die Begrifflichkeit des Homeoffice abgegrenzt und nach der Arbeitsschutzregel definiert. Es werden die Vor- und Nachteile vom Arbeiten im Homeoffice aufgezeigt sowie das Verhalten in Bezug auf die Nutzung von Homeoffice analysiert und in einen gesellschaftlichen Kontext gebracht.
2.1 Definition von Homeoffice
Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Telearbeit? All diese Begriffe haben die Gemeinsamkeit, dass die Arbeit außerhalb des Unternehmens ausgeführt wird. Im folgenden Abschnitt werden diese drei Begriffe voneinander abgegrenzt und das Homeoffice näher definiert.
Während die Telearbeit vorschreibt, dass der Arbeitgeber einen fest eingerichteten Arbeitsplatz in den privaten Räumlichkeiten des Mitarbeiters einrichten muss, kann beim mobilen Arbeiten auch eine dritte Räumlichkeit genutzt werden, die weder das Büro noch den privaten Haushalt umfasst. Homeoffice beschreibt ebenfalls die Arbeit in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers, weshalb die Telearbeit sinngemäß im Homeoffice stattfinden muss (vgl. Kunze, Hampel & Zimmermann 2021: S. 22f.).
Nach der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel wird Homeoffice nun folgendermaßen definiert: „Homeoffice ist eine Form des mobilen Arbeitens. Sie ermöglicht es Beschäftigten, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich, zum Beispiel unter Nutzung tragbarer IT-Systeme (zum Beispiel Notebooks) oder Datenträger, für den Arbeitgeber tätig zu sein.“ (vgl. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin 2021: S. 5). Für den weiteren Verlauf der Studienarbeit wird für die Vereinfachung der Begriff des Homeoffice verwendet, der zugleich auch die Begrifflichkeiten der Telearbeit und des mobilen Arbeitens miteinschließt.
2.2 Vor- und Nachteile von Homeoffice
Die Möglichkeit des Homeoffice bietet sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer einige Vorteile. Doch auch hier verbergen sich Nachteile, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. In diesem Kapitel werden die positiven und negative Aspekte des Homeoffice gegenübergestellt, die sowohl aus der Sicht des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers untersucht und erforscht worden sind.
Einer der größten Vorzüge ist die erhöhte Flexibilität und die damit einhergehende Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Gerade während der Zeiten der Pandemie hatten Arbeitnehmer Probleme bei der Kinderbetreuung, da Kindergärten und Schule geschlossen wurden. Durch die variablen Arbeitszeiten und die Verlagerung des Arbeitsplatzes in die privaten Wohnräume konnte diese Betreuung wieder gewährleistet werden. Jedoch ist dieser Vorteil auch gleichzeitig ein Nachteil. Die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verringert sich, wodurch es aufgrund privater Konflikte zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern kommt. (vgl. Behrens & Bellmann 2020).
Als weiteren Vorteil sehen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die Fahrzeitersparnis und die damit wegfallenden Kosten. Die Mitarbeiter verzeichnen eine höhere Produktivität und sind mithilfe der Mobilität auch auf beispielsweise Dienstreisen weiterhin erreichbar. Ebenfalls wird die Arbeitgeberattraktivität durch die Möglichkeit des Arbeitens im Homeoffice gesteigert.
Seit der Nutzung vom Homeoffice verzeichnen die Unternehmen geringere Fehlzeiten der Mitarbeiter und diese sehen zusätzlich als positiven Effekt des Homeoffice eine bessere Ausübung der Tätigkeit ihrer Mitarbeiter. Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Tätigkeit von zu Hause ausgeführt werden kann.
Zudem fehlt vielen Arbeitnehmern der persönliche Kontakt zu den Kollegen. Kurzfristige Absprachen im Team sind (fast) nicht möglich, wodurch die Zusammenarbeit erschwert wird (vgl. Grunau et. al. 2019, S. 5 ff.). Ein weiterer Nachteil bei der Arbeit im Homeoffice ist, dass häufig keine geeignete Unterstützung oder Überwachung bei neu eingestellten oder leistungsschwächeren Mitarbeitern gewährleistet werden kann (vgl. Wieland & Groenewald 2021: S. 22). Dies führt dazu, dass die Fehlerquote bzw. die generelle Qualität der Arbeit abnimmt und Mitarbeiter sich nicht gut betreut fühlen, was die Unzufriedenheit fördert.
Doch nicht nur die Fehlzeiten haben sich positiv verändert. Ein weiterer Vorteil vom Homeoffice aus Sicht des Arbeitgebers ist, dass es eine größere Auswahl an möglichen Arbeitskräften gibt, weil diese nun von überall arbeiten können (vgl. Wieland & Gronewald 2021: S. 21). Weiterhin können dadurch auch international arbeitende Mitarbeiter und Kunden besser persönlich betreut werden (vgl. Wieland & Gronewald 2021: S. 21).
Einen weiteren positiven Aspekt des Homeoffice sehen die Mitarbeiter in der Verteilung der Arbeitszeit über den ganzen Tag (vgl. Wieland & Gronewald 2021: S. 22). Die Beschäftigten können somit ihre Termine besser koordinieren, sowohl in privater als auch beruflicher Hinsicht.
2.3 Aktuelle Studie zur Homeoffice-Nutzung und die Einordnung in den gesellschaftlichen Kontext
Die Arbeit im Homeoffice gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dies ist dem Report des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) aus dem Jahr 2022 zu entnehmen. Mithilfe dieser und weiteren Studien und Untersuchungen soll in diesem Kapitel untersucht und analysiert werden, wie sich die Homeoffice-Nutzung verändert hat. Anschließend wird sie in den gesellschaftlichen Kontext eingeordnet.
Das Arbeiten im Homeoffice wird nicht erst seit der Corona Pandemie genutzt. Schon zuvor gaben 51% der Unternehmen an, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten (vgl. Demmelhuber et. al. 2020: S. 3). Während im Juni 2019 24% der Befragten im Homeoffice tätig waren, wurden fast ein Jahr später, im Juli 2020, bereits 36% erfasst. Ein weiteres knappes Jahr danach, also im März 2021, stieg die Zahl erneut weiter an auf 45%. Seit dem Juli 2021 verringern sich die Zahlen wieder. So sind es im Juli 2021 42% und im September 2021 nur noch 38% (vgl. Flüter-Hoffmann & Stettes 2022: S. 14). Diese Veränderung der Nutzung ist auch in der folgenden Tabelle noch einmal dargestellt.
Tabelle 1: Verbreitung Homeoffice in Deutschland “IZA” 2019, 2020, 2021 (. Flüter-Hoffmann & Stettes 2022: S. 13).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Doch auch wenn die Zahl der Beschäftigten im Homeoffice tendenziell wieder gesunken ist, wünscht oder erwartet mindestens die Hälfte der Mitarbeiter, die im Homeoffice gearbeitet haben, auch in Zukunft zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten zu können (vgl. Flüter-Hoffmann & Stettes 2022: S. 16 f.). Ebenfalls geben auch 67% der Unternehmen an, dass sie das Arbeiten im Homeoffice langfristig anbieten möchten, auch wenn die Corona-Ära beendet ist (vgl. Demmelhuber et. al. 2020: S. 4).
Zurückzuführen sind die Veränderungen und der Anstieg der Homeoffice-Nutzung auf die Corona-Pandemie und der damit stark voranschreitenden Digitalisierung. Wie bereits erwähnt, gab es in 51% der Unternehmen Mitarbeiter, die vor der Corona Pandemie im Homeoffice arbeiteten. Im November 2020, also während der Corona-Pandemie stieg die Zahl auf 76%. Ebenfalls ist die Anzahl der Beschäftigten im Homeoffice auch abhängig von der Größe des Unternehmens. In großen Unternehmen (74%) ist es alltäglicher, dass die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten als in kleineren (42%) (vgl. Demmelhuber et. al. 2020: S. 3).
Aus der gesellschaftlichen Perspektive im Hinblick auf Corona hat das Homeoffice bewiesen, dass es „[…] ein wirksames Mittel ist, um Kontakte zu reduzieren und damit den Infektionsschutz zu fördern. Positive Covid-19-Infektionen können durch einen Verzicht auf Präsenzmeetings und andere soziale Interaktionen am Arbeitsplatz deutlich reduziert werden.“ (vgl. Kunze, Hampel & Zimmermann 2021: S. 155).
Ebenfalls in Tabelle 1 erkennbar ist, dass Beschäftigte mit einem höheren Bildungsabschluss, wie beispielsweise dem Abitur, häufiger auf die Arbeit im Homeoffice zurückgreifen (über 50%) als Mitarbeiter mit einem z. B. Realschulabschluss (vgl. Flüter-Hoffmann & Stettes 2022: S. 14).Zudem arbeiten prozentual mehr Frauen im Homeoffice als Männer, auch schon vor der Corona Pandemie. Während zuvor bereits 12% der Frauen und 10% der Männer im Homeoffice tätig waren, betrug die Anzahl im Jahr 2020 30% der Frauen und 26% der Männer (vgl. Kunze, Hampel & Zimmermann 2021: S. 1). Es ist also nicht nur erkennbar, dass Frauen häufiger im Homeoffice arbeiten als Männer, sondern auch, dass der Anteil der Frauen stärker angestiegen ist als der der Männer.
[...]
1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung aller personalisierten Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für jedes Geschlecht.