Diese Arbeit befasst sich mit Dokumentenmanagement-Systemen, welche innerhalb einer virtuellen Umgebung eingeführt werden sollen. Es gilt also herauszufinden, wie ein Unternehmen mit entsprechend passender IT-Infrastruktur seine Papierberge minimieren kann.
Erklärt werden soll dies am Beispiel eines kleinen mittelständischen Unternehmens im Handelsbereich mit zehn Mitarbeitern, das bereits über eine rudimentäre elektronische Dokumentenverwaltung verfügt. Es soll nun entschieden werden inwieweit dieses System aktualisiert und in seiner Nutzung ausgeweitet werden kann. Bisher dient es ausschließlich zur Speicherung von statischen Daten wie zum Beispiel Katalogen.
Die Geschwindigkeit, in dem ein Unternehmen in der Lage ist zu arbeiten, bestimmt heutzutage einen Großteil seines Erfolges. Deshalb ist es der Wille vieler Unternehmer, die Geschwindigkeit der Prozesse seiner Unternehmung zu beschleunigen. Vor allem die hohe Zahl an Dokumenten und der damit verbundene Aufwand der Verwaltung sowie der Aufbewahrung bremsen den Unternehmenserfolg, was nach aktuellem Stand der Technik nicht mehr nötig ist.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
2 AUSGANGSSITUATION
2.1 AKTUELLER STAND
2.1.1 TECHNISCH
2.1.2 PROZESSE
2.2 BEWERTUNG
3 METHODEN/ LÖSUNGEN
4 REALISIERUNG
4.1 TECHNISCH
4.2 PROZESSE
5 EVALUATION
6 AUSBLICK
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Optimierung und Modernisierung eines bestehenden Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem mittelständischen Handelsunternehmen, um die Effizienz der Kernprozesse zu steigern und technische Veralterungen zu kompensieren.
- Analyse des Ist-Zustands der IT-Infrastruktur und der Dokumentenprozesse
- Bewertung von Aktualisierungsstrategien gegenüber Systemwechseln
- Prüfung von Cloud-basierten Ansätzen im Vergleich zu On-Premise-Lösungen
- Technische Implementierung von Software-Upgrades und Workflow-Automatisierung
- Evaluation des Modernisierungserfolgs und Anforderungen an zukünftige ECM-Systeme
Auszug aus dem Buch
Methoden/ Lösungen
Eine Aktualisierung der Hardware innerhalb der bestehenden Infrastruktur des gesamten Netzwerkes alleine sorgt für einen erheblichen Performanceschub. So leistet beispielsweise die Erweiterung des Arbeitsspeichers einen enormen Beitrag dazu. Eine Erneuerung des Betriebssystems verbessert die Kompatibilität mit dem bestehenden Hyper-V-kontrollierenden OS.
Auch kann sich mehr „Luft nach oben“ positiv auf die Prozesse außerhalb des DMS auswirken. Durch ein schnelleres System kann der Mitarbeiter folglich schneller auf entsprechende Dokumente zurückgreifen. Neue Funktionen unterstützen diesen hierbei. Auch lassen sich so Vorgänge wie zum Beispiel Genehmigungen komplett in das DMS implementieren und dort ausführen. Nur so lässt sich ein Dokumentenmanagement mit aktuellen Features auch sinnvoll und produktiv nutzen. Damit einher geht ein erhöhter Aufwand, der unabhängig davon entsteht, ob die Software gewechselt oder nur aktualisiert wird.
Viel schwieriger zu lösen ist jedoch die Frage, ob das bestehende DMS aktualisiert oder ein neues eingeführt werden soll. Der Markt der Dokumentenmanagementsysteme ist stark umkämpft. Anbieter von spezieller Software zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten müssen sich mit aufwändigen Enterprise Content Management Systemen und den in ERP-Systemen inkludierten Lösungen messen. „Moderne DMS-Suiten decken ein wesentlich größeres Spektrum an Anwendungen ab, als dies bei früheren Systemen der Fall war.“ Als Beispiel für zusätzliche Funktionen ist unter Anderem das Verwalten und Abbilden von Gruppen und Workflows zu nennen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Die Einleitung beleuchtet die Notwendigkeit beschleunigter Informationsbeschaffung und stellt die Fragestellung zur Modernisierung eines redundanten Dokumentenmanagementsystems dar.
2 AUSGANGSSITUATION: Dieses Kapitel beschreibt den technischen Stand der IT-Infrastruktur im Jahr 2015 sowie die Dokumentenflüsse innerhalb der bestehenden Kernprozesse.
3 METHODEN/ LÖSUNGEN: Hier werden Wege zur Performance-Steigerung durch Hardware-Upgrades sowie die Vor- und Nachteile von Cloud-Innovationen und DMS-Aktualisierungen diskutiert.
4 REALISIERUNG: Dieser Abschnitt beschreibt die konkrete technische Umsetzung des Versionswechsels sowie die Einführung eines Workflow-Managers zur Prozessoptimierung.
5 EVALUATION: Die Evaluation zieht Bilanz über den Erfolg des Software-Updates und die Auswirkungen des verzichteten Cloud-Einsatzes auf das Unternehmen.
6 AUSBLICK: Der Ausblick thematisiert zukünftige Trends, wie die Einführung des ZUGFeRD-Standards und den Übergang zu umfassenden Enterprise Content Management Systemen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, Workflow, IT-Infrastruktur, Digitalisierung, DMS, Enterprise Content Management, ECM, Cloud, Server, Datenbank, Prozessoptimierung, ZUGFeRD, Archivierung, Windows Server, Hyper-V
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Modernisierung eines Dokumentenmanagementsystems in einem mittelständischen Handelsunternehmen, das technisch an seine Grenzen gestoßen ist.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Zentrale Themen sind die Performance-Verbesserung der IT-Infrastruktur, die Digitalisierung von Kernprozessen und der Abgleich zwischen in-house Lösungen und Cloud-Ansätzen.
Was ist die Forschungsfrage der Arbeit?
Die zentrale Frage ist, inwieweit ein veraltetes System durch Aktualisierungen zukunftsfähig gemacht werden kann oder ob ein Systemwechsel notwendig ist.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Fallstudie eines mittelständischen Unternehmens inklusive technischer Bedarfsanalyse und Ist-Zustands-Evaluation.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Status-Quo-Analyse, die Ausarbeitung von Lösungsstrategien, die praktische Realisierung des Updates sowie die abschließende Evaluation.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Dokumentenmanagement (DMS), Workflow-Optimierung, IT-Infrastruktur, Cloud-Computing und Enterprise Content Management (ECM).
Warum wurde gegen eine komplette Cloud-Umstellung entschieden?
Aufgrund der Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung und der Sorge bezüglich Datenschutz und Datensicherheit wurde der Cloud-Einsatz zum Zeitpunkt der Arbeit als zu kritisch bewertet.
Was ist der Zweck des in der Arbeit beschriebenen Workflow-Managers?
Der Workflow-Manager soll manuelle Prozesse grafisch abbilden, automatisieren und die Eskalationsstufen innerhalb des Unternehmens effizienter und transparenter gestalten.
- Arbeit zitieren
- Philipp Euker (Autor:in), 2015, Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems innerhalb einer virtuellen Umgebung. Ausgangssituation und Realisierung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1393960
