Im Laufe eines Projektes werden unterschiedlichste Dokumente erzeugt, die den am Projekt Beteiligten, je nach ihren Aufgaben, in aktueller Form zugänglich sein müssen. Das ist für große Projekte nur computergestützt möglich. Diese Dokumente müssen hinsichtlich ihres Status klar gekennzeichnet sein.
Die sich teilweise dynamisch ändernden Dokumente werden nicht nur abgelegt, die betroffenen Teammitglieder müssen bei Änderungen verständigt werden. Dies soll vom System unterstützt werden.
Das System soll daher ein nachvollziehbares Kommunikationswerkzeug sein, das die Ergebnisse offizieller und inoffizieller Treffen auch verwaltet.
Diese Anforderungen sollen insbesondere hinsichtlich der Bedürfnisse des Projektleiters analysiert werden. Dazu fließen die Erfahrungen konkreter Projekte ein.
Daraus sollen schließlich Potentiale zur Verbesserung aufgezeigt werden.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Aufgabenstellung der Masterarbeit
1.2 Scope
2 Einführung in die Problemstellung
2.1 Projekt
2.2 Projektphasen
2.3 Die Phasen des Projektes und deren Dokumente
2.3.1 Projektidee
2.3.2 Dokumente der Phase Projektidee
2.3.3 Projektkonkretisierung, die Projektidee wird weiter verfolgt
2.3.4 Dokumente zu Projektkonkretisierung
2.3.5 Projektvorbereitung, Evaluierung
2.3.6 Dokumente der Projektvorbereitung
2.3.7 Die Entscheidung für das Projekt
2.3.8 Dokumente der Entscheidung
2.3.9 Projektstart
2.3.10 Dokumente des Projektstarts
2.3.11 Projektdurchführung
2.3.12 Dokumente der Projektdurchführung
2.3.13 Projektabschluss und Übernahme
2.3.14 Dokumente des Projektabschlusses und der Übernahme
2.3.15 Projektevaluierung
2.3.16 Dokumente der Projektevaluierung
2.3.17 Wartung und Betreuung
2.3.18 Dokumente der Wartung und Betreuung
2.4 Aufgaben des Projektmanagers
2.4.1 Kommunikation
2.4.2 Information
2.4.3 Informationsmanagement
2.4.4 Wissen
2.4.5 Termine
2.4.6 Meeting
2.4.7 Anforderungen
2.4.8 Planung
2.4.9 Kontrolle
2.4.10 Qualitätssicherung
2.5 Projektmanagement und Dokumentenmanagement
2.5.1 Benutzerrollen und -rechte, Zugriffsrechte
2.5.2 Sicherheit
2.5.3 Vertraulichkeit
2.5.4 Verfügbarkeit
2.5.5 Beständigkeit
2.5.6 Haltbarkeit und Permanenz
2.5.7 Versionierung
2.5.8 Protokollierung
2.5.9 Inhalt (semantische Anreicherung, Beschlagwortung)
2.5.10 Suche (semantische Informationen)
2.5.11 (Langzeit-)Archivierung
2.5.12 Vernichtung
2.5.13 Rechtliche Aspekte
2.5.14 Abgrenzung zu ECM und DMS
3 Projektkommunikation und Dokumente
3.1 Dimensionen der Kommunikation
3.1.1 Dimension Zeit
3.1.2 Dimension Raum
3.1.3 Dimension Zeit und Raum in Kombination
3.1.4 Dimension Kommunikationskanäle
3.1.5 Zeit und Raum in Kombination mit den Kommunikationskanälen
3.1.6 Dimension Anzahl Sender und Empfänger
3.1.7 Dimension des Formalismus
3.1.8 Dimensionen in der Projektarbeit
3.2 Klassifizierung der Kommunikation und deren Dokumente
3.3 Zusammenfassung: Projektphasen, Kommunikation und Dokumente
4 Nutzung von Microsoft SharePoint für Projekte
4.1 Anforderungsanalyse: Unterstützung des Projektmanagements durch SharePoint
4.1.1 Verfügbarkeit der Dokumentationen
4.1.2 Versionierung und Freigabe von Dokumenten
4.1.3 Langzeitarchivierung
4.1.4 Terminplanung und Terminsteuerung
4.1.5 Ressourcenplanung und -steuerung
4.1.6 Zugriff von Beteiligten auf das System
4.1.7 Nutzung alternativer Programme in der Zusammenarbeit
4.1.8 Berechtigungsvergabe
4.1.9 Benutzerverwaltung
4.1.10 Zugriffskontrolle
4.1.11 Protokollierung
4.1.12 Änderungen
4.1.13 Änderungen verfolgen
4.1.14 Änderungen des Inhaltes
4.1.15 Änderungen verfolgen durch Benachrichtigungen
4.1.16 Änderungen freigeben
4.1.17 Qualitätssicherung
4.1.18 Projekterfahrung sichern
4.2 Microsoft Office SharePoint Server Produktmatrix
4.3 Das Microsoft Office SharePoint Server 2007 Objektmodell
4.4 SharePoint Websitebibliotheken und Listen
4.4.1 Dokumentbibliothek
4.4.2 Formularbibliothek
4.4.3 Wiki-Seitenbibliothek
4.4.4 Bildbibliothek
4.4.5 Ankündigungen
4.4.6 Kontakte
4.4.7 Diskussionsrunde
4.4.8 Hyperlinks
4.4.9 Kalender
4.4.10 Aufgaben
4.4.11 Projektaufgaben
4.4.12 Problemverfolgung
4.4.13 Umfrage
4.4.14 Benutzerdefinierte Liste
4.4.15 Standardseite
4.4.16 Webpartseite
4.4.17 Websites und Arbeitsbereiche
4.5 Gegenüberstellung Anforderungen - Standard Lösungen
5 Erkenntnisse
5.1 Erfahrungen mit SharePoint
5.1.1 Allgemeines zur Installation einer SharePoint Umgebung
5.1.2 Allgemeines zum Arbeiten mit SharePoint
5.1.3 SharePoint und Dokumentenverwaltung
5.1.4 SharePoint und WIKI-Seitenbibliotheken
5.1.5 SharePoint und Terminverwaltung
5.1.6 SharePoint und Anlage von Sub-Strukturen
5.1.7 SharePoint Benachrichtigungen
5.1.8 SharePoint Dokumente als HTML oder PDF veröffentlichen
5.2 Anforderungen an Erweiterungen der Standardlösung
5.3 Zusammenfassung der Ergebnisse und Vorschläge für weitere Untersuchungen
5.3.1 Arbeiten mit Dokumenten
5.3.2 Arbeiten mit automatischen Benachrichtigungen
5.3.3 Arbeiten mit Aufgaben und Projektaufgaben
5.3.4 Lizenzfrage bei Integration externer Partner
5.3.5 Integration externer Partner
5.4 Die wichtigsten Vorteile
5.5 Ausblick auf zukünftige Arbeiten
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht, inwieweit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Projektmanager bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen kann. Dabei liegt der Fokus auf der Analyse der Projektphasen, der Anforderungen an Dokumentenmanagement und der Kommunikation innerhalb von IT-Projekten, um das Potenzial von SharePoint als kollaborative Plattform zur Verbesserung der Projektabwicklung zu bewerten.
- Analyse von Projektphasen und deren Dokumentationsbedarf
- Evaluierung der SharePoint-Standardfunktionen für Projektmanagement-Aufgaben
- Untersuchung von Kommunikationsanforderungen in IT-Projekten
- Identifikation von Potenzialen zur Prozessoptimierung durch IT-Systeme
- Erstellung eines Anforderungskatalogs für Erweiterungen der SharePoint-Standardlösung
Auszug aus dem Buch
2.3.1 Projektidee
Ein Mitarbeiter, ein Abteilungsleiter, ein Kunde oder eine Person der Geschäftsführung hat eine Idee um einen Geschäftsprozess zu verbessern oder erstmals in ein IT System zu implementieren. Diese Person wird in der Literatur als Initiator (engl. initiator) bezeichnet.
Identifying the initiator: as your first task, determine who had the original idea that led to your project. Project success requires that, at a minimum, you meet this person’s needs and expectations. {Portny 2007 #62: 26}
Falls die Idee aus der Geschäftsführung kommt ist die Zusicherung von Ressourcen, um diese weiter zu verfolgen, meist direkt gegeben. In den anderen Fällen wird der Initiator versuchen, einen Sponsor für das Projekt zu interessieren. Dieser Sponsor muss im Unternehmen in einer Position sein, in der er Kostenverantwortung für das Projekt übernehmen kann. Die Suche nach einem geeigneten Sponsor hängt von der Größe des Projektes ab, von der Anzahl der Beteiligten und von den zu erwartenden Kosten.
If you are in a position to choose your sponsor, your goal should be to achieve just the right balance between authority and accessibility. While it is generally helpful to have as senior a sponsor as possible, you also need someone for whom the project is significant enough to command their active interest. A sponsor who keeps up to date with your progress and is aware of potential or actual issues will be well placed to make decisions or help you overcome any opposition or obstacle to the project without the need for extensive briefing. You need to be able to consult your sponsor quickly when things go wrong and feel comfortable that you are more than just one commitment among many. {Hobbs 2009 #19: 14}
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung definiert den Aufbau der Arbeit, die Projektphasen und deren Dokumentation sowie die Zielsetzung der Evaluierung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 als Unterstützungsplattform für Projektmanager.
2 Einführung in die Problemstellung: Dieses Kapitel erläutert die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements, unterteilt Projekte in verschiedene Phasen und beschreibt detailliert die zugehörigen Dokumentationsanforderungen und Aufgaben eines Projektmanagers.
3 Projektkommunikation und Dokumente: Hier werden die verschiedenen Dimensionen der Kommunikation, wie Zeit, Raum und Formalismus, analysiert und in den Kontext der Projektarbeit gesetzt, um eine Basis für die Dokumentationsklassifizierung zu schaffen.
4 Nutzung von Microsoft SharePoint für Projekte: Dieser Abschnitt evaluiert die Anwendbarkeit von SharePoint-Standardlösungen für die identifizierten Anforderungen der einzelnen Projektphasen, wobei verschiedene Module wie Bibliotheken und Listen im Detail betrachtet werden.
5 Erkenntnisse: Die Kapitel fasst die praktischen Erfahrungen mit SharePoint zusammen, zeigt Vor- und Nachteile sowie Integrationsmöglichkeiten auf und gibt einen Ausblick auf zukünftige Optimierungen des Systems.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, SharePoint, Dokumentenmanagement, Projektphasen, Kommunikation, IT-Projekte, Informationsmanagement, Zusammenarbeit, Risikomanagement, Prozessoptimierung, Versionierung, Metadaten, Anforderungsanalyse, Projektdokumentation, Kollaboration
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Masterarbeit?
Die Arbeit untersucht die Unterstützungsmöglichkeiten von Microsoft Office SharePoint Server 2007 für Projektleiter, insbesondere im Bereich der IT-Projekte und der Nicht-Standard-Software-Einführung.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Arbeit fokussiert sich auf Projektphasen, Dokumentenmanagement, Projektkommunikation, IT-Portfolio-Management und die Nutzung kollaborativer IT-Systeme.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist zu evaluieren, ob und wie die Standardfunktionen von Microsoft SharePoint den Projektmanager bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen können und wo Erweiterungsbedarf besteht.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine deskriptive und evaluierende Arbeit, die auf Literaturrecherche, der Analyse von DIN-Normen und praktischen Erfahrungen in der Testinstallation basiert.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Fundierung des Projektmanagements, die Analyse der Kommunikation und deren Dimensionen sowie die praxisnahe Untersuchung der SharePoint-Funktionen zur Dokumentenverwaltung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Projektmanagement, SharePoint, Dokumentenmanagement, Kommunikation, Risikomanagement und Projektdokumentation.
Warum wird der Fokus speziell auf "Nicht-Standard-Software" gelegt?
Die Einschränkung wurde gewählt, um die Projektphasen und die resultierenden Dokumente in einem Rahmen zu halten, der einerseits anspruchsvoll und differenziert ist, andererseits aber überschaubar bleibt.
Wie bewertet der Autor die Eignung von SharePoint für die Terminplanung?
Der Autor stellt fest, dass SharePoint für die Terminplanung und -steuerung nicht optimal geeignet ist, da die Integration in Outlook mangelhaft ist und bei Synchronisationen häufig Metadaten verloren gehen.
- Arbeit zitieren
- Dipl.-Ing. Andreas Zunzer (Autor:in), 2009, Sharepoint für Projektmanager, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/142100
