Rechtliche, technische und organisatorische Aspekte zur Langzeitarchivierung von Daten


Diplomarbeit, 2009

117 Seiten, Note: 1


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Danksagung

Inhaltsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Executive Summary

1 Einleitung
1.1 Zielsetzung und Problemstellung
1.2 Gliederung

2 Begriffsbestimmung
2.1 Allgemeine Begriffe
2.2 Analoge und digitale Speicherung

3 Rechtliche Grundlagen
3.1 Archivierung in kultureller Hinsicht
3.1.1 Urheberrecht („Copyright“)
3.1.2 Patentrecht
3.1.3 Lizenzvereinbarungen
3.2 Archivierung in Verwaltungen
3.2.1 Aufbewahrung elektronischer Akten
3.2.2 Vernichtung elektronischer Akten
3.2.3 Aussonderung, Anbietung und Skartierung
3.2.4 Datenschutz
3.3 Archivierung in Unternehmen

4 Strategien zur Datenarchivierung
4.1 Metadaten als Voraussetzung
4.2 Standardformate
4.3 Migration
4.3.1 Migration durch Datenträgerwechsel - Refreshment und Replication
4.3.2 Migration durch Veränderung des Datenformates - Transformation
4.3.3 Migration durch Strukturveränderung des Archivpakets - Repackaging.
4.3.4 Zusammenfassung: Chancen und Risiken der Migration
4.4 Emulation
4.5 Hardware-Museum

5 Technische Normen und Standards
5.1 Datenträger
5.1.1 Mikrofilm (analoges Speichermedium)
5.1.2 Magnetische Datenträger
5.1.3 Optische Datenträger
5.1.4 Magneto-optische Datenträger
5.1.5 Flashspeicher
5.2 Dateiformate
5.2.1 Bildformate
5.2.2 Unstrukturierte Textdateien
5.2.3 Strukturierte Textdateien
5.2.4 Datenbanken
5.3 Abspielgeräte
5.4 Verweise
5.5 Software

6 Archivierung von Verwaltungsinformationen
6.1 Grundlagen
6.2 Referenzmodell:
6.2.1 Entstehung und Grundlagen des Modells
6.2.2 Informationsmodell des
6.2.3 Prozessmodell des
6.3 Technische Empfehlung
6.3.1 Speicherformate
6.3.2 Migration in der Verwaltung
6.3.3 Übermittlung von Akten
6.4 Prozessempfehlung
6.4.1 Klassifikation und Angebot durchführen (H1)
6.4.2 Archivgut abrufen (H2)
6.4.3 Archivwürdige Themen abstimmen (M1)

7 Zusammenfassung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Interviewverzeichnis

Rechtsquellenverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Dublin Core - Metadaten für digitale Bibliotheken

Tabelle 2: Standardformate verschiedener Datentypen

Tabelle 3: Auswahl an Magnetband-Technologien

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Ein Word-Dokument mit Formatierung und Links

Abbildung 2: Das selbe Dokument im TXT-Format ohne Formatierungen

Abbildung 3: Das Informationsmodell des OAIS-Referenzmodells

Abbildung 4: Bestandteile eines Information Package

Abbildung 5: Umgebung eines OAIS-Archivs

Abbildung 6: Das Prozessmodell des OAIS-Referenzmodells

Abbildung 7: Migrationspfad

Abbildung 8: EdiaktCreator

Abbildung 9: EDIAKT-Paket

Abbildung 10: EdiaktViewer

Abbildung 11: Hauptprozesse der digitalen Langzeitarchivierung

Abbildung 12: Prozess H1 - Klassifikation und Angebot durchführen

Abbildung 13: Hauptprozess H2 - Archivgut abrufen

Abbildung 14: Teilprozess "Anforderung prüfen"

Executive Summary

Datenarchivierung gibt es seit tausenden von Jahren. Einst wurde Wissen in Steintafeln gemeißelt, später wurde Papier verwendet, heute werden über 92% aller Informationen auf digitalen Datenträgern wie CDs, Festplatten und USB-Sticks gespeichert. Auf den ersten Blick scheint die moderne Welt alles richtig zu machen, denn digitale Daten in Form von Nullen und Einsen sind platzsparend und - scheinbar - sicher für die Zukunft aufbewahrt.

Diese Arbeit versucht die Frage zu klären, inwiefern digitale Daten wirklich „sicher“ sind und ob wir uns nicht vielleicht in einem digitalen Mittelalter befinden, in dem sich die Langzeitarchivierung von Daten als viel schwieriger erweist, als es vordergründig scheint. Tiefer eingegangen wird dabei auf die Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen. In weiterer Folge soll die Frage geklärt werden, worin die Ursachen des Problems der Langzeitarchivierung von Daten liegen.

Key Words:

Langzeit, Archivierung, Daten, digitales Dokument, Verwaltung

1 Einleitung

Bereits zu Beginn der Menschheit zeichneten Ureinwohner Bilder auf Höhlenwände und hinterließen so Geschichte für die „Ewigkeit“. Vor rund 5000 Jahren wurden Hieroglyphen in Steintafeln gemeißelt, die heute noch vereinzelt verstanden werden. Während verschiedener Epochen gab es in der Form von Stein, Papyrus, Ton, Rinde, Tierhaut, Papier usw. höchst unterschiedliche organische und anorganische Stoffe für die Wissensweitergabe.1

Zwar verschwanden über die Jahrtausende teils ganze Zivilisationen und Kulturen, ein Teil ihres Erbes blieb jedoch in Form von Informationen bis heute erhalten.2

In der heutigen modernen und digitalen Welt scheint auf den ersten Blick das Problem der Wissenserhaltung nicht mehr zu existieren, da wir Technologien entwickelt haben, die müheloses Speichern von Wissen und Informationen in digitaler Ausführung, platzsparend und auf den ersten Blick sicher ermöglichen.

Seit vor rund 30 Jahren das digitale Zeitalter eingeläutet wurde, entstand jedoch ein Problem, dem wir uns erst so langsam bewusst werden: das Problem der fragilen Information! Immer mehr wird digital erstellt, weiter bearbeitet, Daten an andere Menschen online versendet und irgendwo abgespeichert. Diese Dokumente unseres Seins, Denkens und Schaffens sind deshalb so fragil, da durch einen - möglicherweise unbeabsichtigten - Knopfdruck oder andere Einflüsse wichtige Information zerstört werden können.3

Digitale Dokumente sind analogen Dokumenten zwar in Bezug auf platzsparende Lagerung und Recherchierbarkeit überlegen, haben jedoch den großen Nachteil, dass sie ohne elektronische Geräte nicht ausgelesen werden können, während analoge Dokumente wie Bücher jederzeit lesbar sind. Tritt der Fall ein, dass ein digitaler Datenträger beschädigt ist, die Software nicht mehr verfügbar ist oder das Format nicht mehr unterstützt wird, können die Daten für immer verloren sein.4

Aufgrund der sich schnell ändernden Technologien ist diese digitale Fragilität äußerst schwer zu vermeiden, darum sprechen einige Autoren bereits von „digitalem Alzheimer“5 oder „digitalem Mittelalter“.6

1.1 Zielsetzung und Problemstellung

Diese Arbeit soll einen Abriss über die Problematik der digitalen Datenarchivierung sowohl aus rechtlicher, vor allem aber aus organisatorischer und technischer Sicht geben. Dabei wird verstärkt die Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen berücksichtigt, da im Bund ab 2011 die ersten elektronischen Akten aus dem ELAKSystem archiviert werden müssen.

Ziel dieser Arbeit ist, die Frage zu kl ä ren, worin die Ursachen des Problems der Langzeitarchivierung von Daten liegen.

1.2 Gliederung

Zunächst werden in Kapitel 2 wichtige Begriffe dieser Arbeit näher erläutert. In Kapitel 3 wird zuerst ein Abriss über die generellen rechtlichen Rahmenbedingungen der Datenarchivierung gegeben, bevor näher auf die gesetzlichen Grundlagen für die Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen in Österreich eingegangen und die Revisionssicherheit bei Unternehmen beleuchtet wird. Kapitel 4 behandelt die Strategien zur Datenarchivierung, anschließend werden im 5. Teil die technischen Normen und Standards unter die Lupe genommen und Lösungsvorschläge präsentiert. Bevor im 7. Teil eine Zusammenfassung sowie ein Ausblick geboten werden, wird im 6. Abschnitt die Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen in Österreich näher erläutert. Schwerpunktmäßig wird dabei die Konvention „digLA 1.0.0“ analysiert, welche von Experten aus Bund, Ländern, Gemeinden, Staatsarchiv, Nationalbibliothek, Wissenschaft und Privatwirtschaft gemeinsam erarbeitet wurde. Diese Konvention gilt als generelle „Empfehlung“ für die Archivierung von Verwaltungsinformationen in Österreich.

2 Begriffsbestimmung

Um ein besseres Verständnis von der Langzeitarchivierung von Daten zu bekommen, werden nun die Begriffe „Langzeit“, „Archivierung“, „Daten“, „digitales Dokument“ und „Metadaten“ genauer erläutert. Im Anschluss wird auf die Aspekte analoger und digitaler Speicherung eingegangen.

2.1 Allgemeine Begriffe

Schwens und Liegemann definieren „ Langzeit “ wie folgt:

„Langzeit ist die Umschreibung eines nicht näher fixierten Zeitraums, währenddessen wesentliche nicht vorhersehbare technologische und soziokulturelle Veränderungen eintreten, die sowohl die Gestalt als auch die Nutzungssituation digitaler Ressourcen in rasanten Entwicklungszyklen vollständig umwälzen werden“.7

Unter „ Archivierung “ bzw. Archiv versteht man im Allgemeinen die Maßnahme, Schriftgut, Bild- und/oder Tonträger systematisch zu erfassen, ordnen, verwahren, verwalten und zu verwerten.8

Das Wissensportal „ITwissen.info“ bietet für den Begriff „ Daten “ folgende Erläuterung:

„Daten sind in erkennungsfähiger Form dargestellte Elemente einer Information, die in Systemen verarbeitet werden können. Man unterscheidet zwischen digitalen und analogen Daten; bei den digitalen zwischen numerischen und alphanumerischen. In diesem Zusammenhang hat man es vor allem mit Nachrichten zu tun, die nicht durch menschliche Sinne aufgenommen, sondern datenverarbeitenden Anlagen zur automatischen Verarbeitung zugeführt werden oder von diesen gesendet wurden. Daten sind Informationen, die in Dateien für die Verarbeitung durch den Computer gespeichert sind. Bei den Daten kann es sich um Buchstaben, Zahlen oder Symbole handeln. Daten werden als Arbeitsgrundlage für Anwendungsprogramme in den Computer eingegeben“.9

Zum besseren Verständnis müssen auch die Begriffe „ digitales Dokument “ und „ Metadaten “ näher erklärt werden.

„Ein digitales Dokument besteht aus dem digitalen Dokumentinhalt und den zum Dokument gehörigen Metadaten. Der digitale Dokumenteninhalt ist als Strom (Folge) von Zeichen eines endlichen Zeichensatzes A codiert. Zu den Metadaten gehört die Angabe des zur Codierung des Dokumenteninhalts verwendeten Zeichensatzes A sowie weitere Angaben (u. a. Autor, Titel).“ 10

Bei Metadaten muss man zwischen bibliographischen und technischen Metadaten unterscheiden. Die bibliographischen Metadaten beinhalten unter anderem Autor, Titel, Erscheinungsjahr, verschiedene Schlagwörter und den genauen Speicherort, wo man das Dokument findet.11

Die technischen Metadaten sind speziell für die elektronische Langzeitarchivierung bestimmt. Sie beinhalten Angaben zu:

Codierung und Datenformat (zum Lesen der Daten erforderlich)

Migrationsgeschichte bzw. Beschreibung der Originalumgebung

Copyright-Vermerken und Ähnlichem (Angaben über die legalen und sonstigen Konditionen des Dokuments)12

2.2 Analoge und digitale Speicherung

Analoge Datenspeicherung funktioniert nach dem Prinzip, das Signal „ähnlich“ („analog“) abzubilden.“13 Bei einem Magnetband einer Audiokassette werden beispielsweise die vom Mikrofon aufgenommenen Luftschwingungen in ein elektrisches Signal umgewandelt und dann abgespeichert. Beim Abspielen wird im Lautsprecher ein Köper in Schwingung versetzt, der im Großen und Ganzen die gleichen Luftschwingungen erzeugt, wie sie das Mikrofon aufgenommen hat.14

„Die Daten werden in einem analogen System nicht interpretiert. Ein rein analoges System kann aufgrund solcher Daten auch nicht Entscheidungen fällen oder feststellen, ob die Information bestimmten Regeln entspricht (z.B. eine bestimmte Struktur hat).“15 Deshalb kann bei den analogen Speichermedien eine verlustlose Speicherung von einem Datenträger auf einen anderen nicht garantiert werden. So ist bei VHS-Videokassetten beispielsweise bereits nach dem dritten oder vierten Kopieren ein nicht mehr zu akzeptierender Qualitätsverlust vorhanden. Auch beim Mikrofilm ist pro Kopiervorgang ein Qualitätsabfall von 10 % zu erwarten.16

Durch die physikalische Beschaffenheit analoger Datenträger ist der zu speichernden Information eine natürliche Grenze gesetzt - „auf dem Fotofilm wären das etwa die lichtempfindlichen Körnchen, am Magnetband die magnetisierbaren Partikel.“17 So besteht bei jeder Aufnahme der Umgebung eine Informationsverminderung - auch wenn diese meistens sehr gering ist.18

Im Gegensatz dazu wird bei der digitalen Speicherung die Information in eine Zahlendarstellung umgewandelt und in dieser Form gespeichert, beziehungsweise weiterverarbeitet.19

„Diese Zahlendarstellung kann als Eingabe für logische und interpretierende Prozesse dienen, und bei weiteren Kopierschritten kann die Korrektheit der Übertragung sichergestellt werden, indem die Zahlen der Kopie mit denen des Originals verglichen werden. Bei Übertragungsfehlern wird einfach so lange wiederholt kopiert, bis eine mit dem Original identische Kopie am anderen Ende ankommt.“20

Auch bei der digitalen Speicherung kommt es bei Aufnahmen der Umgebung zu einer Informationsreduktion. Die Schallwellen hörbarer Töne werden eben so gut wie möglich in Zahlen umgewandelt und bei PAL-Videoaufnahmen wird die Wirklichkeit mit 720x576 Pixeln (Bildpunkten) abgebildet - die Wirklichkeit ist natürlich wesentlich komplexer, als so dargestellt. Dennoch besteht bei der Technik der digitalen Speicherung ein entscheidender Vorteil durch das oben erwähnte jederzeitige verlustfreie Umkopieren von Daten. Auch ergeben sich durch die mathematische Umformung der Informationen im Vergleich zu den analogen Speichermethoden eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten im Hinblick auf Verarbeitungstechniken und die Verarbeitungsgeschwindigkeit - es eröffnen sich komplett neue Möglichkeiten der Bearbeitung.21

3 Rechtliche Grundlagen

Die Archivierung digitaler Information findet in Österreich unter engen rechtlichen Rahmenbedingungen statt. Einerseits unterliegen die Informationsstruktur und die Datenträger einer schnellen Alterung und andererseits geht ein Kopieren und Ändern digitaler Daten wesentlich einfacher vonstatten, als bei analogen Informationen, was Datenmissbrauch begünstigt bzw. erleichtert.22

Je nachdem, ob eine Langzeitarchivierung in kultureller Hinsicht gemeint ist, in Betrieben archivarisch verwaltungstechnischen Vorgaben ausgehen muss, sind verschiedene rechtliche Grundlagen zu betrachten.

3.1 Archivierung in kultureller Hinsicht

„In Frankfurt erläuterte Pat Manson, Leiterin der Abteilung „Cultural Heritage and Technology Enhanced Learning“ bei der Europäischen Kommission, die EU-Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung. Um den Wunsch der Fachwelt nach politischer Unterstützung Rechnung zu tragen, finanziert das 7. Forschungsrahmenprogramm (7 FP) im Zeitraum von 2007 bis 2013 eine Reihe von Projekten zur Langzeitarchivierung. Manson betonte, dass die Europäische Union für vier Jahre jeweils 25 Millionen Euro zur Verfügung stellt, um „schwarze Löcher in der Kultur Europas“ zu verhindern. Die Förderung soll sich positiv auf bereits vorhandene Strukturen in den einzelnen Mitgliedsstaaten auswirken. Im Einzelnen gilt es,

- die gesetzlichen Bedingungen (Urheberrechtsgesetz) zur Durchführung notwendiger Eingriffe in die Gestalt der elektronischen Ressourcen im Interesse der Langzeiterhaltung zu regeln,
- für Einschränkungen durch die Digital Rights Management Systeme (Kopierschutz) zu gemeinsamen Regelungen wie z.B. Rahmenverträgen zu kommen sowie
- Konditionen des Zugriffs auf die archivierten Ressourcen und deren Nutzung zu schaffen.

Die EU-Richtlinie zur Harmonisierung des Urheberrechts in Europa greift diese Fragestellungen bereits auf, die Umsetzung in nationales Recht muss aber in vielen Ländern noch erfolgen.“23

3.1.1 Urheberrecht („Copyright“)

Die Entwicklung neuer digitaler Medien führte im Urheberrecht zu einer ständigen Anpassung, welches heute komplexer ist denn je. In der Regel wird das Urheberrecht heute nicht von den Urhebern selbst überwacht, sondern von Firmen, wie Verlagen oder Agenturen, etc., die für ihre Arbeit am finanziellen Erlös mit partizipieren. Bestimmte Werke wie Filme, Musikaufnahmen, usw. sind wegen der Anzahl der beteiligten Personen so komplex, dass die Rechte nur gemeinsam vertreten werden können.24

Traditionell regelt das Urheberrecht vor allem die öffentliche Darbietung, die Veränderung, aber auch die Vervielfältigung der Werke. Die in Kapitel 4 vorgestellten Verfahren bauen jedoch genau hier auf, da die Daten zwecks Erhaltung regelmäßig umkopiert bzw. auch verändert werden müssen. Das Kopieren und Ändern sind jedoch genau jene Verfahren, die im Urheberrecht am strengsten geregelt sind und die Zustimmung des Urhebers verlangen.25

Laut § 42 (7) des Urheberrechtsgesetzes dürfen lediglich Archive und Bibliotheken unter bestimmten Voraussetzungen einige wenige Kopien auf Papier und ähnlichen Trägern erstellen.26

Durch das Aufkommen digitaler Kopierprogramme wurde die Gesetzeslage dahingehend geändert, dass der Einsatz von Software, welche die von den Herstellern entwickelten Kopierschutzmaßnahmen aushebelt, verboten ist und für Vergehen Geldstrafen bis hin zu Gefängnisstrafen vorsieht.27

3.1.2 Patentrecht

Patente sollen die Kreativität und die Entwicklung neuer Produkte forcieren. Gegen Zahlung einer Patentgebühr und Abgabe der detaillierten Beschreibung der Erfindung erhält der Patentinhaber das alleinige Verwertungsrecht an der kommerziellen Nutzung über einen beschränkten Zeitraum von meist 20 Jahren.28

Software ist grundsätzlich „nur“ über das Urheberrecht geschützt, jedoch gibt es einige Staaten (USA,…), die Patente auf Algorithmen vergeben. Das Urheberrecht schützt lediglich die Software, jedoch nicht den Algorithmus, auf dem sie basiert. Die Vergabe von Patenten auf Software/Algorithmen könnte die unabhängige Entwicklung von Migrations- und Konvertierungssoftware eventuell unmöglich machen, wenn die Interoperabilität nicht speziell von ihrer Wirkung ausgenommen ist. Die Emulation (siehe Kapitel 4.4) dürfte von Softwarepatenten eher nicht betroffen sein, jedoch würden Softwarepatente das Migrationsverfahren (siehe Kapitel 4.3) in Bezug auf die Langzeitverfügbarkeit beeinträchtigen und zum Teil sogar komplett aushebeln.29

3.1.3 Lizenzvereinbarungen

Manche Programme geben bei der Installation Lizenzvereinbarungen an, die bestätigt werden müssen, damit sie sich installieren lassen. Nach dem Willen der Hersteller kommt dadurch lediglich ein Nutzungsvertrag zustande, der bedeutet, dass die Software nur eingeschränkt benützt werden darf.30

Diese Vereinbarungen können Paragraphen enthalten, welche die Migration oder Emulation erschweren. Ein Beispiel hierfür wäre das gleichzeitige Ausführen der Software auf mehreren Computern. Bei der Emulation müsste man sicherstellen, dass die Software nur so häufig ausgeführt wird, wie Lizenzen vorhanden sind.31

3.2 Archivierung in Verwaltungen

Im Dezember 2006 wurde die Konvention „digLA 1.0.0“ zur digitalen Langzeitarchivierung von Verwaltungsinformationen vorgelegt. Sie „ist für die Anwendung in der gesamten Öffentlichen Verwaltung vorgesehen und deckt somit die Anforderungen von Kommunen und Landesverwaltungen genauso wie die Bundesebene ab.“32

3.2.1 Aufbewahrung elektronischer Akten

Die Büroordnung 2004 des Bundeskanzleramtes sieht zur Aufbewahrung elektronischer Akten folgenden Paragraphen vor:

„§ 25. (1) Akten, die keiner weiteren Bearbeitung bedürfen, sind elektronisch im ELAK-System zu archivieren (elektronische Ablage).

(2) Jeder Akt ist mit einer Aufbewahrungsfrist zu versehen und nach den Bestimmungen der Bundesarchivgutverordnung (vgl. BGBl. II Nr. 367/2002, § 3 Abs.1), spätestens bei der Ablage mit folgenden Vermerken zu kennzeichnen:

1. „ A “ oder „ archivw ü rdig “ ,

2. „ S “ oder „ zur Skartierung frei “ ,

3. „ D “ oder „ Datenschutz “ , oder

4. „ V “ oder „ unter Verschluss ins Archiv “ .

(3) Sofern nicht der besondere Inhalt des Aktes oder gesetzliche Bestimmungen eine längere Aufbewahrung angebracht erscheinen lassen, ist das Ende der Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des zehnten Kalenderjahres nach dem letzten Bearbeitungsvorgang festzusetzen.“

(4) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und vor einer Anbietung der Akten an das Österreichische Staatsarchiv ist vom Bundesministerium für eine dem Aktenplan (Materien- und Namensverzeichnis) entsprechende systematische Speicherung auf geeigneten, den allgemein anerkannten Regeln der Technik entsprechenden Datenträgern Sorge zu tragen. “33

Die Klassifizierung „ Datenschutz “ betrifft Schriftgut, dessen Daten unter das Datenschutzgesetz fallen. Sie unterliegen, wie auf den nächsten Seiten weiter erläutert, einer Schutzfrist bezüglich der Veröffentlichung (Anbietung) der Daten.34

Die Klassifizierung „ unter Verschluss ins Archiv “ wird in folgendem Fall angebracht, wie im Bundesarchivgesetz § 6 Abs. 3 dargestellt ist:

„(3) Das Schriftgut, das unmittelbar beim Bundespräsidenten, Bundeskanzler, Vizekanzler, bei einem Bundesminister oder Staatssekretär in Ausübung ihrer Funktion oder in deren Büros anfällt und nicht beim Nachfolger verbleiben soll, ist unverzüglich nach dem Ausscheiden aus der Funktion dem Österreichischen Staatsarchiv zu übergeben. Dieses Schriftgut ist vom Österreichischen Staatsarchiv bis zum Ablauf von 25 Jahren nach dem Ausscheiden aus der Funktion gesondert unter Verschluß und versiegelt aufzubewahren. In dieses Schriftgut darf, sofern bundesgesetzlich nichts anderes bestimmt ist, nur mit Zustimmung des seinerzeitigen Funktionsinhabers oder einer von ihm bestimmten Person Einsicht genommen werden. Ist keine Person bestimmt worden, so bedarf es im Falle des Ablebens des Funktionsinhabers der Zustimmung der unmittelbaren Nachkommen. Über jede Einsicht während dieser Frist sind genaue Aufzeichnungen zu führen.“35

Die Klassifizierung „ zur Skartierung frei “ betrifft Schriftgut, das nicht zwingend archiviert werden muss. Skartieren bedeutet nach der Definition des deutschen Universalwörterbuchs Duden folgendes: „ skartieren [ … ] = ( ö sterr. Amtssprache): alte Akten o. Ä . ausscheiden36

„Skartierungsfrist ist der vorgegebene Zeitraum der Aufbewahrung in der Dienststelle, gerechnet von der letzten Bearbeitung des Geschäftsvorganges, bis zur Aussonderung aus dem System der abgegebenen Dienststelle. Nach Ablauf der Skartierungsfrist werden Aufzeichnungen allenfalls archiviert oder aber vernichtet.“37

In der Praxis wird eine Skartierungsfrist von 10 Jahren von vielen Verwaltungsdienststellen als guter Zeitraum bestätigt.38

In der Konvention „digLA 1.0.0“ findet sich eine genaue Auflistung, welche Dokumente mit der Klassifizierung „archivwürdig“ oder „zur Skartierung frei“ zu versehen sind. An dieser Stelle wird lediglich zusammenfassend auf die Klassifizierung „archivwürdig“ eingegangen.

Die Klassifizierung „ archivw ü rdig “ beinhaltet unter anderem den Inhalt und die Metadaten von legislativem Schriftgut (Gesetzes-, Verordnungs- und Staatsentwürfe), Schriftgut, das im Nationalrat, Bundesrat und in Bundesversammlungen, in Ausschüssen, in den Büros der verschiedenen Regierungsmitglieder, des Bundespräsidenten, des Rechnungshofes, der Volksanwaltschaft und bei hohen Mitgliedern der öffentlichen Verwaltung anfällt, Personalakten von Personen, die in der Legislative und Judikative oder im öffentlichen Leben tätig sind, Verfahren vor internationalen gerichtlichen Instanzen (Verfassungsgerichtshof, Verwaltungsgerichtshof, etc.), Schriftgut betreffend die Beziehungen zu anderen Staaten und die Wahrnehmung von Funktionen in Organen in internationalen Organisationen und der EU.39

3.2.2 Vernichtung elektronischer Akten

Auch die Vorgehensweise nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von elektronischen Akten ist genau geregelt.

„§ 26. (1) Die elektronische Ablage ist jährlich auf die Erforderlichkeit der weiteren Aufbewahrung der Akten zu überprüfen.

(2) Vor einer beabsichtigten Vernichtung von Akten ist das Österreichische Staatsarchiv zu verständigen. Dem Österreichischen Staatsarchiv ist Gelegenheit zu geben, Akten, die vernichtet werden sollen, zu sichten und bei Bedarf zu übernehmen.

(3) Sofern ein elektronischer Akt als nicht archivwürdiges Schriftgut (vgl. die Verordnung der Bundesregierung BGBl. II Nr. 366/2002) gilt, kann von einer Verständigung gemäß Abs. 2 abgesehen werden.

(4) Akten, die gemäß Abs. 2 nicht vom Österreichischen Staatsarchiv übernommen werden, und Akten gemäß Abs. 3 sind vom Bundesministerium aus dem ELAK-System auszusondern und zu vernichten (skartieren).“40

3.2.3 Aussonderung, Anbietung und Skartierung

Das Bundesarchivgesetz schreibt für die Ermittlung und Übernahme des Archivgutes des Bundes Folgendes vor:

„§ 5. (1) Die Bundesdienststellen, die gemäß § 3 Abs. 2 kein eigenes Archiv führen, haben, soweit völkerrechtliche Verpflichtungen dem nicht entgegenstehen, das gesamte Schriftgut, das bei der Erfüllung ihrer Aufgaben oder der ihrer Rechtsvorgänger angefallen ist und zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt wird, auszusondern und dem Österreichischen Staatsarchiv grundsätzlich zusammen mit den für die Benützung notwendigen Behelfen (z B. Register) zur Übernahme anzubieten.

(2) Das Schriftgut, das keine dem § 1 Abs. 3 des Datenschutzgesetzes unterliegenden Daten enthält, ist spätestens 30 Jahre nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung anzubieten, wenn nicht der besondere Inhalt des Schriftgutes oder gesetzliche Regelungen eine längere Aufbewahrung bei der betreffenden Stelle erfordern. Ist das Schriftgut aktenmäßig zusammengefaßt, so bestimmt sich dieser Zeitraum nach dem Datum des jüngsten Schriftstückes der Akte. Das Datum der inhaltlich letzten Bearbeitung ist gleichzeitig der Beginn der Schutzfristen gemäß § 8.

(3) Schriftgut, das Daten enthält, die gemäß § 1 Abs. 3 des Datenschutzgesetzes zu löschen wären, weil sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, nicht mehr erforderlich sind, ist vor seiner Löschung bzw. Vernichtung auf seine Eigenschaft als Archivgut zu überprüfen. Wird diese Eigenschaft festgestellt, ist das Schriftgut unter Verschluß dem Österreichischen Staatsarchiv zu übergeben, wobei das Datum des Ablaufs der Schutzfrist anzugeben ist.

(4) Die Bundesregierung ist ermächtigt, durch Verordnung festzulegen, welchen Arten von Schriftgut die Eigenschaft eines Archivgutes offenkundig nicht zukommt oder zukommen wird. Bei Schriftgut auf elektronischen Datenträgern kann in der Verordnung geregelt werden, in welchen Fällen aus Gründen der technischen Möglichkeit oder der wirtschaftlichen Vertretbarkeit von der Verpflichtung gemäß Abs. 2 oder 3 abgesehen werden darf.

(5) Schriftgut ist grundsätzlich im Original, Schriftgut auf elektronischen Informationsträgern, in einer Form zur Übernahme anzubieten, die zum Zeitpunkt des Anbietens den allgemein anerkannten Regeln der Technik entspricht.

(6) Der Bundesminister für Justiz hat mit Verordnung für Schriftgut von gerichtlichen Verfahren die näheren Vorschriften über die Aussonderung, die Anbietung sowie die Skartierung zu erlassen. In dieser Verordnung ist im Einvernehmen mit dem Bundeskanzler vorzusehen, welches Schriftgut zunächst dem Österreichischen Staatsarchiv anzubieten ist. Für derartiges Schriftgut und für Schriftgut, das beim Verfassungsgerichtshof, beim Verwaltungsgerichtshof oder beim Obersten Gerichtshof anfällt, beträgt die Anbietungsfrist 50 Jahre.

(7) Schriftgut, das im Zuge des Anbietens vom Österreichischen Staatsarchiv nicht als Archivgut gewertet wird, ist zu skartieren; Schriftgut auf elektronischen Informationsträgern ist zu löschen. Ausgenommen davon ist das Schriftgut gemäß Abs. 6, sofern es nicht unter Abs. 3 fällt.

(8) Archivgut in Form von Bild-, Film-, Video- und Tonmaterial ist spätestens 30 Jahre nach der Herstellung anzubieten; es kann anstelle des Originals in Form einer Kopie angeboten werden.

(9) Vor Skartierung gemäß Abs. 7 ist das Schriftgut, das bei Dienststellen des Bundes in den Ländern angefallen ist, dem zuständigen Landesarchiv zur Übernahme anzubieten, sofern nicht datenschutzrechtliche Bestimmungen dem entgegenstehen.“41

3.2.4 Datenschutz

Das im Jahre 2000 in Kraft getretene Datenschutzgesetz gibt vor, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist.

„§ 1. (1) Jedermann hat, insbesondere auch im Hinblick auf die Achtung seines Privat- und Familienlebens, Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit ein schutzwürdiges Interesse daran besteht. Das Bestehen eines solchen Interesses ist ausgeschlossen, wenn Daten infolge ihrer allgemeinen Verfügbarkeit oder wegen ihrer mangelnden Rückführbarkeit auf den Betroffenen einem Geheimhaltungsanspruch nicht zugänglich sind.

(2) Soweit die Verwendung von personenbezogenen Daten nicht im lebenswichtigen Interesse des Betroffenen oder mit seiner Zustimmung erfolgt, sind Beschränkungen des Anspruchs auf Geheimhaltung nur zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen eines anderen zulässig, und zwar bei Eingriffen einer staatlichen Behörde nur auf Grund von Gesetzen, die aus den in Art. 8 Abs. 2 der Europäischen BGBl. I - Ausgegeben am 17. August 1999 - Nr. 165 1279 Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EMRK), BGBl. Nr. 210/1958, genannten Gründen notwendig sind. Derartige Gesetze dürfen die Verwendung von Daten, die ihrer Art nach besonders schutzwürdig sind, nur zur Wahrung wichtiger öffentlicher Interessen vorsehen und müssen gleichzeitig angemessene Garantien für den Schutz der Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen festlegen. Auch im Falle zulässiger Beschränkungen darf der Eingriff in das Grundrecht jeweils nur in der gelindesten, zum Ziel führenden Art vorgenommen werden.

(3) Jedermann hat, soweit ihn betreffende personenbezogene Daten zur automationsunterstützten Verarbeitung oder zur Verarbeitung in manuell, dh. ohne Automationsunterstützung geführten Dateien bestimmt sind, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen

1. das Recht auf Auskunft darüber, wer welche Daten über ihn verarbeitet, woher die Daten stammen, und wozu sie verwendet werden, insbesondere auch, an wen sie übermittelt werden;

2. das Recht auf Richtigstellung unrichtiger Daten und das Recht auf Löschung unzulässigerweise verarbeiteter Daten.“42

Wie in Kapitel 3.2.3 genannt, müssen Daten, die unter das Datenschutzgesetz fallen und die Eigenschaften als Archivgut erfüllen, unter Verschluss dem Österreichischen Staatsarchiv angeboten werden, wo sie bis Ablauf der vorgegebenen Schutzfrist unter Verschluss gehalten werden müssen, wobei laut des Bundesarchivgesetzes § 8 Abs. 3 in diesem Fall eine Schutzfrist von 50 Jahren einzuhalten ist.43

Bei personenbezogenen Daten wird im Datenschutzgesetz (DSG) zwischen sensiblen und nicht sensiblen Daten unterschieden. Laut § 4 Z 2 DSG sind Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gesundheit und Sexualleben sensible Daten. Sie dürfen ausschließlich dann verwendet werden, wenn die Zustimmung des Betroffenen, die Wahrung lebenswichtiger Interessen einer Person oder die gesetzliche Ermächtigung gegeben ist, wie zum Beispiel „die Verwendung durch Auftraggeber des öffentlichen Bereichs in Erfüllung ihrer Verpflichtung zur Amtshilfe“44, wie im § 9 DSG verankert ist.45

Wer Auftraggeber des öffentlichen Bereiches sind, wird im § 5 Abs. 2 DSG dargestellt: „(2) Auftraggeber des öffentlichen Bereichs sind alle Auftraggeber,

1. die in Formen des öffentlichen Rechts eingerichtet sind, insbesondere auch als Organ einer Gebietskörperschaft, oder

2. soweit sie trotz ihrer Einrichtung in Formen des Privatrechts in Vollziehung der Gesetze tätig sind.“46

3.3 Archivierung in Unternehmen

Im Folgenden wird lediglich auf die gesetzlichen Vorgaben zur Erfüllung der Revisionssicherheit eingegangen, da sich diese Arbeit vorrangig auf die Langzeitarchivierung in Verwaltungen konzentriert.

Die Gesetzeslage zur buchhalterischen Erfassung von Geschäftsvorgängen bezieht sich mittlerweile auch auf eine elektronische Archivierung und deren besonderen Anforderungen. Im Sinne einer revisionssicheren Archivierung ist folgendes vorgeschrieben:

㤠190 Abs. 5 UGB

(5) Der Unternehmer kann zur ordnungsmäßigen Buchführung und zur Aufbewahrung seiner Geschäftsbriefe (§ 212 Abs. 1) Datenträger benützen. Hierbei muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in § 212 Abs. 1 genannten Schriftstücke auch die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit gewährleistet sein. Werden solche Schriftstücke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein. Soweit die Schriftstücke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.47

§ 131 Abs. 3 BAO

(3) Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muß, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.“48

4 Strategien zur Datenarchivierung

Bevor in Kapitel 5 die technischen Normen und Standards erläutert werden, werden nun verschiedene Strategien zur Langzeitdatenarchivierung vorgestellt. Am ausführlichsten wird dabei auf das „Migrationsverfahren“ eingegangen, da dieses wesentlich wirkungsvoller ist, als das „Emulationsverfahren“ bzw. die Einrichtung eines „Hardware-Museums“.

Um die langfristige Verfügbarkeit von digitalen Daten zu sichern, werden im nestor Handbuch, einem Leitfaden zur digitalen Langzeitarchivierung der Bundesrepublik Deutschland, folgende Verfahren vorgeschlagen:

1. Redundante Datenerhaltung: Um die Daten vor äußeren Einflüssen zu schützen, müssen die Daten zunächst in mehrfacher Kopie und weiters in räumlich getrennter Aufbewahrung vorliegen.

2. Diversit ä t eingesetzter Speichermedien: Um das Risiko eines Datenverlustes durch Veralterung der eingesetzten Techniken zu vermindern, wird geraten, die jeweiligen Kopien auf unterschiedlichen Speichertechniken durchzuführen.

3. Standards: Es wird empfohlen, sich an Formate zu halten, die auf internationalen Standards basieren.

4. Regelm äß ige Migration: Das Speichermedium bzw. das Format soll regelmäßig durch neuere ersetzt werden.49

Auf die Berücksichtigung der Standards sowie eine regelmäßige Migration wird des Weiteren ausführlich eingegangen.

4.1 Metadaten als Voraussetzung

In der Begriffsdefinition wurden die Grundzüge der Metadaten bereits genannt, nun werden diese nochmals genauer erläutert.

„Langzeitarchivierungsmetadaten sind - vereinfacht ausgedrückt - strukturierte Informationen über digitale Objekte, ihre Kontexte, ihre Beziehungen und Verknüpfungen, welche Prozesse der digitalen Langzeitarchivierung ermöglichen, unterstützen oder dokumentieren.“50

Um die gewünschte Information auffinden zu können, haben bereits im Mittelalter Bibliotheken Listen und Kataloge über ihre Bücher geführt und sie in eine standardisierte, nach dem Alphabet geordnete Form gebracht.51

Diese Daten, die die archivierten Objekte und deren Beziehung zueinander genauer beschreiben, werden Metadaten genannt. Sie sind die Grundlage jeder systematischen Archivierung.52

Bei der elektronischen Datenverarbeitung existieren viele Ansätze zur Speicherung von Metadaten. In fast allen Computersystemen kann man Dateien in Verzeichnissen und Unterverzeichnissen speichern. Der Typ der Datei wird durch eine Dateinamenerweiterung (z.B. „.doc“) angegeben. Bei geeigneter Standardisierung kann so innerhalb einer Organisation eine gewisse Systematik aufgebaut werden, beispielsweise:53 „daten/<Jahr>/<Autor/In>/<Titel>.<Typ>“54

Diese Art des Speicherns ist für private Zwecke meist ausreichend, den Anforderungen von Bibliotheken, Archiven oder größeren Firmen allerdings nicht gewachsen und zu ungenau. So gibt es eine große Anzahl von verschiedenen Datenmodellen und Formaten für Metadaten, die versuchen, den verschiedenen Anforderungen unterschiedlichen Archivmaterials gerecht zu werden.55

Um auf größerer Ebene agieren zu können, bedarf es einer umfassenden und internationalen Standardisierung. Dazu hat es in den letzen Jahren eine Vielzahl von Initiativen gegeben. Das bekannteste Datenmodell ist das „Dublin Core Metadata Element Set“, von Informatikern, Wissenschaftlern und Bibliothekaren mit dem Ziel entwickelt, die Informationssuche zu verbessern. Es besteht gegenwärtig aus 15 Elementen zur Ressourcenbeschreibung und ist in der Handhabung bewusst einfach gehalten, wie in der nachfolgenden Tabelle ersichtlich ist, in der die wichtigsten Dublin Core Metadaten zusammengefasst sind.56

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Dublin Core - Metadaten für digitale Bibliotheken57

4.2 Standardformate

Nicht nur bei den Metadaten bedarf es einer Standardisierung. Auch die Wahl des geeigneten Formats ist von entscheidender Wichtigkeit, wobei beachtet werden sollte, dass folgende Kriterien erfüllt sind:

Transparenz: Das Format sollte wenn möglich öffentlich sein (d.h. die Formatspezifikationen sind frei zugänglich), um nicht von einem Unternehmen abhängig zu sein.

Bekanntheit: Je mehr Nachfrage, desto größer der Markt! Je bekannter und verbreiteter ein Format ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es über einen längeren Zeitraum eingesetzt bzw. weiterentwickelt wird.

Geb ü hrenfrei: Das Format sollte patent- und lizenzgebührenfrei sein. Es kann vorkommen, dass patentierte Formate zunächst gebührenfrei sind, nach einer allgemeinen Verbreitung aber dann plötzlich doch Lizenzgebühren eingehoben werden.

Standardisierung: Das Format sollte von internationalen

Standardisierunginstitutionen58 anerkannt sein, damit auf Veränderungen effektiver reagiert werden kann.59

Zu letzterem Punkt ist zu bemerken, dass zum Beispiel das verbreitete Format PDF60 nicht offiziell standardisiert ist, es sich dennoch zu einem gängigen Austauschformat für druck- und anzeigbare Dokumente entwickelt hat. Standardisierung ist also kein unbedingtes Kriterium, sorgt aber für einen gewissen Grundkonsens, den Produkte einhalten müssen.

Welches Format schlussendlich gewählt wird, hängt jedoch nicht nur von den genannten Kriterien ab, sondern auch von den Zielen und Inhalten eines Archives, also von den verschiedenen Arten der elektronischen Dokumente.61

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Standardformate verschiedener Datentypen62

Bárány gibt die Empfehlung ab, Bildformate und Rasterbilder wegen ihrer großen Verbreitung in PNG und TIFF zu archivieren, und Vektordateien in PDF oder als EPS bzw. SVG zu speichern, da für diese Formate Open-Source Software verfügbar ist.63 In der Verwaltung wird dem Format PDF/A die größte Chance eingeräumt, sich als Langzeitarchivformat durchzusetzen. Näheres dazu in Kapitel 6 (Archivierung von Verwaltungsinformationen.)

4.3 Migration

Eine der Methoden, Daten über längere Sicht zu „konservieren“, stellt die Migration („Wechsel“) dar. Digitale Dokumente werden so modifiziert, dass sie trotz veränderter Umgebung ohne inhaltlichen oder strukturellen Informationsverlust weiterhin verwendet werden können.64

„Migration ist der periodische Transfer digitalen Materials von einer Hard- bzw. Softwarekonfiguration zu einer anderen Konfiguration, von einer Generation der Computertechnologie zur nachfolgenden Generation. Das Ziel der Migration ist es, die Integrität von digitalen Objekten zu erhalten. Auf Anwenderseite soll stets gewährleistet sein, dass Daten trotz sich ständig ändernder Technologien empfangen, angezeigt oder anders genutzt werden können“.65

Zu beachten ist, dass Migration vom technologischen Fortschritt abhängig ist und daher nicht nur einmalig, sondern „regelmäßig“ durchgeführt werden muss.66

Durch die Verwendung weit verbreiteter Standardformate sollte zukünftig die Komplexität der Migrationsvorgänge verringert werden, da einerseits weniger unterschiedliche Dateiformate vorhanden sind und andererseits eine gewisse Softwareund Plattformunabhängigkeit geschaffen wird.67

Das „ Open Archival Information System Reference Model “ (internationales ISOzertifiziertes Referenzmodell zur Datenarchivierung; siehe Kapitel 6.2) sieht vier Arten der Migration vor:

Refreshment

Replication

Transformation Repackaging68

4.3.1 Migration durch Datenträgerwechsel - Refreshment und Replication

Elektronische Daten müssen, je nach Haltbarkeit der verwendeten Speichermedien (siehe Kapitel 5.1), in regelmäßigen Abständen umkopiert werden, da ihre Haltbarkeit im Vergleich zu Papier oder Mikrofilm relativ kurz ist. Weiters kann davon ausgegangen werden, dass veraltete Datenträgertechnologien nur über einen begrenzten Zeitraum so erhalten bleiben bzw. verwendet werden können. Viele Institutionen und auch Privathaushalte mussten schon die Erfahrung machen, wie mühsam und aufwändig es ist, Datenbestände von nicht mehr unterstützten Systemen wieder nutzbar zu machen. Das Wechseln des Datenträgers stellt in der Regel ein kostengünstiges Verfahren dar, das allerdings durch Probleme bei der Übernahme von komplexen Strukturen, Sicherheitsmechanismen und Echtheitsmerkmalen zu Datenverlusten führen kann.69

Migration auf nichtdigitale Medien:

Zum einen ist eine Migration auf nichtdigitale Medien wie Papier und Mikrofilme möglich, wobei vor allem der Mikrofilm mit langer Haltbarkeit punktet. Auch ist keine teure Hard- und Software nötig, um sowohl eine Datenspeicherung, als auch eine Rückgewinnung der Information vornehmen zu können, da letzere meist direkt mit dem Auge oder mit Hilfe einer Lupe möglich ist. Bei einfachen Texten und unstrukturierten Dokumenten bietet diese Art von Datenspeicherung einige Vorteile. Bei komplexen Daten und strukturierten Dokumenten verhält es sich allerdings schon problematischer, da es nicht ohne weiteres möglich ist, diese adäquat abzubilden. So können beispielsweise Formeln, die hinter den Daten einer Tabelle stehen, Sicherheitsprotokolle und Authentisierungsverfahren, sowie digitale Wasserzeichen nicht auf Papier oder Mikrofilm gespeichert werden.70

Auffrischung digitaler Medien (Refreshment):

Eine weitere Möglichkeit bietet die einfache Auffrischung digitaler Medien. Informationen werden von einem Medium zu einem anderen Medium desselben Typs kopiert, ohne dabei das Datenformat zu verändern. Dadurch will man verhindern, dass Daten durch Alterung oder falsche Lagerung verloren gehen. Es werden weder an den Daten, noch an der Speicherinfrastruktur Änderungen vorgenommen. Der neue Datenträger nimmt im Archiv anschließend an den Platz des alten Trägers ein.71

Migration auf andere digitale Medien (Replication):

Oft werden die Informationen auf ein Medium eines anderen Medientyps kopiert, das meist aktueller ist, also einen Technologiewechsel darstellt. „Erforderliche Technologiewechsel können sehr unterschiedlich ausfallen. Sie können von einer Magnetbandgeneration zur nächsten reichen oder einen vollständigen Wechsel z.B. von Magnetbändern zu optischen Medien bedeuten.“72 Hier sind aber in der Regel Anpassungen in der Speicherinfrastruktur nötig.73

„Bei dem Übergang von Magnetbändern auf optische Datenträger wird die logische Struktur der Daten zwar weitestgehend beibehalten, aber die unterschiedlichen Zugriffsformen und Strukturen der Daten (sequenzieller Zugriff auf Byte-Ströme mit Endemarkierung bei Magnetbändern, blockorientierter Direktzugriff auf die Blöcke und Sektoren optischer Datenträger) erfordern erhebliche Anpassungen der Anwendungssoftware.“74

4.3.2 Migration durch Veränderung des Datenformates - Transformation

Der Begriff der Transformation des Datenformates bezieht sich auf eine Reihe weiterer Migrationsstrategien. Dabei werden Datenformate in andere, momentan als Standard definierte Formate umgewandelt, damit sie mit aktuellen Anwendungsprogrammen weiterhin betrachtet und verarbeitet werden können. Da sich der Softwaremarkt einem stetigen Wandel unterzieht, ist eine Migration regelmäßig durchzuführen. Viele Programme enthalten bereits die Möglichkeit, Daten früherer Softwareversionen zu übertragen. Diese Migrationsverfahren werden mitunter auch zur Kostenreduzierung eingesetzt. Die Daten werden in aktuellere bzw. komprimierte Formate kopiert, die weniger Platz brauchen oder leichter zu verarbeiten sind. Dabei muss natürlich für eine verlustfreie Dekomprimierung gesorgt werden - also die Dekomprimierungsprogramme selbst auch migrieren oder die Daten rechtzeitig wieder dekomprimieren!75

[...]


1 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. V.

2 Vgl. Ziehl, S.: (2007), S. 1.

3 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 7.

4 Vgl. Ziehl, S.: (2007), S. 1.

5 Sietmann, R.: (2002), S. 52f.

6 Emberton, D.: The digital dark age. http://www.bodine.phila.k12.pa.us/kaufman/writingopinion/digitaldarkage.html (2002), (15.01.2009).

7 Schwens, U./Liegemann, H.: (2004), S. 567.

8 Vgl. Meyers Lexikon.: Meyers Lexikon Online 2.0. http://lexikon.meyers.de/meyers/Archiv (o.J.), (26.10.2008).

9 ITWissen.: Das große Online-Lexikon für Informationstechnologie. http://www.itwissen.info/definition/lexikon/Daten-data.html (o.J.), (26.10.2008).

10 Borghoff, et al.: (2003), S. 11.

11 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. 10.

12 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. 10 ; Schwens, et al.: (2004), S. 4.

13 Bárány, B.: (2006), S. 24.

14 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 24.

15 Bárány, B.: (2006), S. 24.

16 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 24.

17 Bárány, B.: (2006), S. 25.

18 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 24f.

19 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 25.

20 Bárány, B.: (2006), S. 25.

21 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 25f.

22 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 119f.

23 Nestor: Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung.
http://www.langzeitarchivierung.de/modules.php?op=modload&name=PagEd&file=index&page_id=

24 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 120.

25 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 120.

26 Vgl. § 42 Abs. 7 Urheberrechtsgesetz.

27 Vgl. § 91 Urheberrechtsgesetz.

28 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 122.

29 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 122f.

30 Vgl. Mielke, K.: Lizenzgestrüpp. http://www.heise.de/kiosk/archiv/ct/04/22/210_Lizenzgestruepp (2004), (16.07.2009), S. 217.

31 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 124.

32 Freitter, M./Wagner-Leimbach, H.: Konvention digLA 1.0.0. http://reference.e- government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0-0_20061115_05.pdf (2007), (17.07.2009), S. 3.

33 § 25 Büroordnung des Bundeskanzleramts.

34 Vgl. Freitter, M./Wagner-Leimbach, H.: Konvention digLA 1.0.0. http://reference.e- government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0-0_20061115_05.pdf (2007), (17.07.2009), S. 28.

35 § 6 Abs. 3 Bundesarchivgesetz.

36 Bibliographisches Institut.: DUDEN. http://www.duden.de/definition/skartieren (o.J.), (28.07.2009).

37 Freitter, M./Wagner-Leimbach, H.: Konvention digLA 1.0.0. http://reference.e- government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0-0_20061115_05.pdf (2007), (17.07.2009), S. 28.

38 Vgl. Freitter, M./Wagner-Leimbach, H.: Konvention digLA 1.0.0. http://reference.e- government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0-0_20061115_05.pdf (2007), (17.07.2009), S. 28.

39 Vgl. Freitter, M./Wagner-Leimbach, H.: Konvention digLA 1.0.0. http://reference.e- government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0-0_20061115_05.pdf (2007), (17.07.2009), S. 26f.

40 § 26 Büroordnung des Bundeskanzleramts.

41 § 5 Bundesarchivgesetz.

42 § 1 Datenschutzgesetz.

43 Vgl. § 8 Abs. 3 Bundesarchivgesetz.

44 § 9 Z. 4 Datenschutzgesetz.

45 Vgl. § 4 Datenschutzgesetz ; § 9 Datenschutzgesetz.

46 § 27 Abs. 2 Datenschutzgesetz.

47 § 190 Abs. 5 Unternehmensgesetzbuch.

48 § 131 Abs. 3 Unternehmensgesetzbuch.

49 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 3.

50 Brandt, O.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 10, S. 9.

51 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 99.

52 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 99.

53 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 99.

54 Bárány, B.: (2006), S. 99.

55 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 100.

56 Vgl. Universität Göttingen: Einführung in Metadaten. http://www2.sub.uni- goettingen.de/intrometa.html (2001), (17.05.2009).

57 Quelle: gekürzte Fassung aus Krcmar (2005), S. 73.

58 Dazu zählen bspw. ISO (International Organisation of Standardization), ANSI (American National Standard for Information Sciences), W3C (World Wide Web Consortium).

59 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. 42.

60 Im Gegensatz dazu wurde PDF/A als ISO-Standard definiert!

61 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. 42 ; Ziehl, S.: (2007), S. 59.

62 Quelle: Ziehl, S.: (2007), S. 59 ; Hendley, T.: Comparison of Methods & Costs of Digital Preservation. http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/tavistock/hendley/hendley.html (1998), (28.11.2008).

63 Vgl. Bárány, B.: (2006), S. 90f.

64 Vgl. Ziehl, S.: (2007), S. 52.

65 Task Force on Archiving of Digital Information.: Report of the Task Force on Archiving of Digital Information. http://www.digitalpreservation.gov/pdf/waters_garrett_final-report.pdf (1998), (05.11.2008), S. 6.

66 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S. 38f.

67 Vgl. Ziehl, S. (2007) S. 54.

68 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 3 ; Borghoff, et al.: (2003), S. 44.

69 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 5.

70 Vgl. Borghoff, et al.,(2003), S. 46f.

71 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 8.

72 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 8.

73 Vgl. Ullrich, D.: (2009), in: Neuroth, et al. (Hrsg.), Kap. 8, S. 5f ; Borghoff, et al., (2003), S. 45f ; Deegan, et al., (2006), S. 117f.

74 Borghoff, et al.: (2003), S. 45.

75 Vgl. Borghoff, et al.: (2003), S.47-50.

Ende der Leseprobe aus 117 Seiten

Details

Titel
Rechtliche, technische und organisatorische Aspekte zur Langzeitarchivierung von Daten
Hochschule
Leopold-Franzens-Universität Innsbruck  (Institut für Strategisches Management, Marketing und Tourismus)
Note
1
Autor
Jahr
2009
Seiten
117
Katalognummer
V143138
ISBN (eBook)
9783668692169
Dateigröße
1651 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Langzeit, Archivierung, Daten, digitales Dokument, Verwaltung, Langzeitarchivierung, ELAK, Langzeitspeicherung, Storage, Verwaltung in Österreich, e-government, Digitale Archivierung, Digitale Langzeitarchivierung
Arbeit zitieren
Patrick Maier (Autor), 2009, Rechtliche, technische und organisatorische Aspekte zur Langzeitarchivierung von Daten, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/143138

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