Der stete Wandel von Wettbewerb, Kunden-Einstellungen und -Verhaltensweisen stellt die Marketing- und Kommunikations-Verantwortlichen in Unternehmen vor ständig neue und komplexe Herausforderungen, die allzu oft nicht mit Bauchentscheidungen oder Standardlösung zu bewältigen sind. Vielmehr braucht es strategische Weitsicht, konzeptionelle Arbeit und entsprechendes Kommunikations-Know-how. Dabei stehen den Unternehmen i.d.R. externe Spezialisten und Dienstleister zur Verfügung, die helfen diese Herausforderungen zu meistern. Das Briefing steht am Anfang jeder Zusammenarbeit und seine Qualität beeinflusst unmittelbar die zu erwartende Qualität der erarbeiteten Problemlösungen: Eine strategische oder kreative Konzeption kann immer nur so gut sein wie das Briefing, das ihr zugrunde liegt. Nichtsdestotrotz zeichnen sich nach wie vor viele Briefings durch Lücken, Unschärfen oder Missverständnisse aus und allzu oft kosten diese schlechten Briefings letztlich eine Menge Zeit, Geld und Nerven .
Die Seminararbeit beschäftigt sich intensiv mit dem professionellen Briefing an Kommunikations-Agenturen. Dabei wird das Briefing als Instrument mit seinen Inhalten und Formen genau so betrachtet wie der (Kommunikations-) Prozess des Briefings. Es wird herausgearbeitet, was das gute, professionelle Briefing auszeichnet, welchen Gesetzmäßigkeiten es folgt und wie es den optimalen Output im Interesse der beteiligten Parteien – besonders der Briefing-Geber generieren kann.
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
1.1 Einleitung
1.2 Zielsetzung
1.3 Vorgehensweise
2 Grundlagen und Rahmenbedingungen des Briefings
2.1 Begriffsabgrenzung Briefing
2.2 Beteiligten Parteien
2.3 Typologie der Briefings
3 Ziele des professionellen Briefings
4 Instrumente und Methoden des professionellen Briefings
4.1 Briefing als Kommunikations-Prozess
4.2 Vorbereitung des Briefings
4.3 Das schriftliche Briefing
4.3.1 Struktur des Briefings
4.3.2 Inhalte des Briefing
4.3.3 Form und Stil des Briefings
4.4 Das Briefing-Gespräch
4.5 Re-Briefing und Schulterblick
4.6 De-Briefing
5 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Seminararbeit verfolgt das Ziel, das professionelle Briefing an Kommunikations-Agenturen als Instrument mit seinen Inhalten und Formen detailliert zu analysieren und aufzuzeigen, was ein erfolgreiches Briefing auszeichnet, um den optimalen Output für die beteiligten Parteien zu gewährleisten.
- Grundlagen und Begriffsbestimmung des Briefings
- Die Rolle und Zusammenarbeit von Briefing-Geber und -Nehmer
- Struktur, inhaltliche Elemente und methodische Anforderungen
- Kommunikationsprozesse und Erfolgsfaktoren bei der Briefingerstellung
Auszug aus dem Buch
2.1 Begriffsabgrenzung Briefing
Der englische Begriff „Briefing“, abgeleitet von „brief“ (Engl. für „kurz“) und „to brief“ (Engl. für „instruieren“) stammt ursprünglich aus dem amerikanischen Militärjargon, wo er eine Einsatzbesprechung mit kurzer Lagebeschreibung und Erläuterung von Operationszielen beschreibt. Erstmals wurde er durch Rosser Reeves und David Ogilvy in den 1920er Jahren in die Sprache von Marketing und Werbung übernommen, seitdem aber in der Fachliteratur in unterschiedlicher Form abgegrenzt.
Im Rahmen dieser Seminararbeit soll folgende Begriffsabgrenzung zu Grunde gelegt werden: Das Briefing beschreibt kurz und präzise eine spezifische Kommunikations-Aufgabe an einen Dienstleister und beinhaltet in hoch verdichteter, gut strukturierter Form alle zum Verständnis der Aufgabe notwendigen Informationen über Produkt, Unternehmen, Markt, Zielgruppe, übergeordnete Strategien und Ziele. Das Briefing ist dabei die zentrale Plattform der Interaktion zwischen Unternehmen und Kommunikations-Agentur und fixiert zudem sowohl Zeit- und Budget-Rahmen als auch die Verantwortlichkeiten der Prozessbeteiligten. Auf der Grundlage des Briefing erarbeitet eine Kommunikations-Agentur ihre Problemlösung.
Diese Begriffsabgrenzung verdeutlicht bereits das essentielle Prinzip des Briefings, das zugleich auch die größte Herausforderung im Rahmen eines professionellen Briefings darstellt: Sich kurz und eindeutig auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig gründlich und umfassend zu informieren. Auch die strukturelle Bedeutung des Briefings als Informationsschnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird deutlich: Im Briefing treten Organisationen und Organisationsteile mit verschiedenen Codes, Kulturen und vor allem Wissensständen in Interaktion. Das Briefing als Informationsschnittstelle stellt dabei einen kalkulierten Engpass dar, der in kurzer, klarer Form sowohl die eigentliche Aufgabe als auch einen möglichst umfassenden Aus- und Abgleich der verschiedenen Codes und Wissensständen verlangt. Dies kann nur gelingen, versteht man das Briefing als Startpunkt einer konstruktiven Kooperation anstatt als instruierende Einwegkommunikation, wie es der militärische Begriffsursprung vermuten lassen könnte.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Allgemeines: Einführung in die Problematik des Hyperwettbewerbs und Festlegung des Ziels sowie der Vorgehensweise der Arbeit.
2 Grundlagen und Rahmenbedingungen des Briefings: Theoretische Herleitung des Briefing-Begriffs, der involvierten Akteure und eine Typologie der verschiedenen Briefing-Arten.
3 Ziele des professionellen Briefings: Darstellung der Kernziele, wie der Übermittlung von Aufgabenstellungen und dem Ausgleich von Wissensständen zwischen den Partnern.
4 Instrumente und Methoden des professionellen Briefings: Umfassende Behandlung des Briefing-Prozesses von der schriftlichen Fixierung über das Gespräch bis hin zu Re- und De-Briefing.
5 Fazit: Zusammenfassende Bewertung, dass ein systematisches, professionelles Briefing die Informationsqualität optimiert und als kritische Weichenstellung für den Projekterfolg dient.
Schlüsselwörter
Briefing, Kommunikations-Agentur, Unternehmenskommunikation, Strategisches Briefing, Marketingstrategie, Aufgabenstellung, Briefing-Geber, Briefing-Nehmer, Kommunikationsprozess, Informationsschnittstelle, Zielgruppen, Projektmanagement, Erfolgskontrolle, Konzeption, Kooperation.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt das professionelle Briefing als zentrales Instrument der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kommunikations-Agenturen.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Das Spektrum reicht von der Begriffsdefinition über die Typologie bis hin zu den inhaltlichen und methodischen Anforderungen an die Briefing-Erstellung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, herauszuarbeiten, was ein professionelles Briefing auszeichnet, welchen Gesetzmäßigkeiten es folgt und wie es optimalen Output generiert.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Auswertung der aktuellen Fachliteratur zum Thema Kommunikations- und Marketingmanagement.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil analysiert detailliert die Vorbereitung, den schriftlichen Prozess, die Struktur der Briefing-Inhalte, das Briefing-Gespräch sowie Re- und De-Briefing-Phasen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Briefing-Geber, Briefing-Nehmer, Informationsschnittstelle, Kommunikationsstrategie, Aufgabenstellung und Projektmanagement.
Warum ist die Unterscheidung der Briefing-Typen in Kapitel 2.3 so wichtig?
Sie ist notwendig, um je nach Komplexität (strategisch, kreativ oder operativ) den richtigen Aufbau und die entsprechende Detailtiefe des Briefings zu wählen.
Welche Rolle spielt das Re-Briefing im professionellen Kontext?
Das Re-Briefing dient als Qualitätssicherung, bei der der Dienstleister das Aufgabenverständnis spiegelt, um Missverständnisse frühzeitig auszuschließen.
Was unterscheidet das De-Briefing von den anderen Phasen?
Es fungiert als abschließende Nachbesprechung, bei der Erfolge und Pannen reflektiert werden, um daraus Lerneffekte für zukünftige Projekte abzuleiten.
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- Dirk Otto (Author), 2010, Das professionelle Briefing, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/148421
