Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1.Einleitung
2. Was ist ein Team?
3. Was bedeutet „virtuell“?
4. Was sind virtuelle Teams?
5. Warum virtuelle Teams?
6. Probleme virtueller Teams
7. Typen von virtuellen Teams
8. Verschiedene Arbeitsbedingungen
9. Interkulturelle Kommunikation
10. Medieneinsatz in virtuellen Teams
11. Fazit
Literaturverzeichnis
Monographien
Internetseiten
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Probleme in virtuellen Teams
1.Einleitung
Zu Zeiten der Globalisierung muss ein Unternehmen immer schneller auf die Anforderungen des Marktes reagieren können, um konkurrenzfähig zu bleiben. Dabei dürfen aber gewisse Rahmen nicht außer Acht gelassen werden. Wo können gute Arbeitskräfte, die das Unternehmen kennen und die nötigen Fähigkeiten mitbringen, schnell und kostengünstig gefunden werden? Wie wird es geschafft ausgebildete Angestellte ohne hohe Kosten für Reisen und Unterkunft zusammen zu bekommen? Kann es Angestellten zugemutet werden für jedes Projekt den Standort und gegebenenfalls das Land zu wechseln?
2. Was ist ein Team?
Ein Team ist ein Zusammenschluss von mehreren Personen mit dem gemeinsamen Ziel eine Aufgabe zu lösen oder ein Ergebnis zu erzielen.
Ein Team wird im Unternehmensumfeld oft als Arbeitsgruppe bezeichnet und besteht aus mehreren Mitarbeitern.
Nach Mybey und Caird1 gibt es mehrere Kriterien. Demnach besteht ein Team aus mindestens zwei Mitgliedern, die gegenseitig mit ihren Fähigkeiten und ihrem Wissen in Abhängigkeit stehen. Gemeinsam gibt es im Team jedoch ein Ziel, auf das zusammen hingearbeitet wird. Auch wenn sich die Persönlichkeiten der Individuen unterscheiden, sollte die Identität des Teams gleich sein.
Für Haug ist ein Team „… eine Gruppe von Mitarbeitern, die für einen ganzen, geschlossenen Arbeitsgang verantwortlich ist und die das Ergebnis ihrer Arbeit als Produkt oder Dienstleistung an einen internen oder externen Empfänger liefert. Je nach ihrer Funktion arbeiten die Mitglieder mehr oder weniger intensiv zusammen, um ihre Leistung zu verbessern, alltägliche Probleme zu lösen, ihre Arbeit zu planen und die Ergebnisse zu kontrollieren. Mit anderen Worten: Sie leisten nicht nur Arbeit, sondern organisieren sich auch selbst.“2
3. Was bedeutet „virtuell“?
Der Ausdruck „virtuell“ begegnet uns immer öfter. Nur ist die Bedeutung dieses Begriffs nicht jedem geläufig. Wie ist er also wirklich definiert?
„Virtuell“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet Tüchtigkeit. Im Berufsalltag wird das Wort mit „scheinbar“ oder „unwirklich“ übersetzt. Es wird ein Gegenstand beschrieben, der nicht real greifbar ist. 3
Oft wird der Begriff „virtuell“ in der Informatik benutzt. Hierfür gibt es viele Beispiele, wie virtueller Arbeitsspeicher, virtuelle Festplatte und virtuelle Welten. Alle Ausdrücke beschreiben eine von einem Computer geschaffene, künstliche Umgebung. Virtuelle Welten sind Fabelwelten, die komplett simuliert sind. Bei virtuellen Arbeitsspeichern oder Festplatten werden durch Verlagerung neue Kapazitäten erzeugt. 4
4. Was sind virtuelle Teams?
Virtuelle Teams sind Gruppen von Menschen, die sich zusammenfinden, um unabhängig von Zeit und bzw. oder Raum, eine gemeinsame Aufgabe zu lösen. 5
Die Kommunikation in virtuellen Teams erfolgt auf Basis elektronischer Medien, wie Email, Audio und Video-Konferenzen oder webbasierter Programme. Das Ergebnis dieser Gruppen muss mit dem Ergebnis einer herkömmlichen Gruppe übereinstimmen, obwohl die Personen von verschiedenen Einsatzorten kommunizieren.6
Die Mitglieder eines virtuellen Teams müssen nicht Angestellte eines Unternehmens sein. Häufig besteht es aus Kooperationen von verschiedenen Organisationen oder auch zusätzlich aus Beratern, Kunden oder Zulieferern. Die Fähigkeit eines virtuellen Teams, Menschen aus verschiedenen Kulturen und mit unterschiedlichen ethnischen Hintergründen zu vereinen, bringt dem Unternehmen Vorteile. So kann man durch virtuelle Teams die Bearbeitungszeit von Projekten ununterbrochen gestalten.
Durch ein großes Netzwerk innerhalb des Teams, aus Mitgliedern verschiedener Unternehmen, Kulturen und unterschiedlichstem Wissens, partizipieren das komplette Team und das Projekt. Das Ergebnis kann im Vergleich zu einem herkömmlichen Team, durch den Ausbau der Flexibilität der Kommunikation, ein anderes Level von Produktivität und Kreativität erreichen.
5. Warum virtuelle Teams?
In der heutigen Zeit arbeiten viele Menschen aus Europa, Nord-Amerika, Asien oder Australien mit Kollegen aus anderen Ländern mittels virtuellen Medien, wie Telefon, Fax oder Email. Nach der Implementierung anderer virtuellen Medien, der so genannten Kommunikationsanwendungen, könnte diese Arbeit ein neues Level von Qualität erhalten. Die Arbeit würde nicht mehr nur individuell oder in herkömmlichen Teams von statten gehen, sondern würde auf dynamische, weltweit verteilte Teams aufgesplittet werden, die mit Hilfen neuester Medien kommunizieren. Dadurch kann mit Wissen aus mehreren Standorten und Ländern professioneller auf die Anforderungen der heutigen Zeit reagiertwerden. Wenn Mitglieder aus verschiedenen Ländern innerhalb eines Projektes arbeiten, kann die Arbeitszeit von den normalen acht Stunden pro Tag, auf bis zu 24 Stunden hoch gesetzt werden.
Durch virtuelle Teams kann jede menschliche Ressource so effektiv eingesetzt werden, wie es die jeweilige persönliche Grenze erlaubt. Durch den Umgang mit Mitgliedern aus anderen Ländern werden Fähigkeiten ausgebaut oder neu hinzugelernt. Zudem muss nicht im regionalen Bereich nach geeigneten Personen für spezielle Aufgaben gesucht werden; der Fokus kann weltweit erweitert werden. Dieses gibt dem Unternehmen Flexibilität in der Akkreditierung von geeignetem Personal und im Einsatz dieser Personen. Auch für die Mitarbeiter sind virtuelle Teams sinnvoll, da sie nicht zu ihren Projekten reisen müssen, sondern von ihrem Standort aus an diesen arbeiten können. Dadurch fallen unproduktive Reisezeiten weg, die dem Unternehmen zusätzlich Geld kosten. Somit können mehr Mitarbeiter in eine Gruppe integriert werden, da außer dem Stundenlohn keine weiteren Kosten entstehen.7
Virtuelle Arbeitsteams erleichtern außerdem auch das Einbeziehen von gehandicapten Personen, für die es schwer wäre in Meetingräume zu gelangen oder eine Reise zu einem Projektstandort zu bewältigen.
6. Probleme virtueller Teams
Abbildung 1: Probleme in virtuellen Teams8
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
In virtuellen Teams kann es aber auch zu Problemen kommen. So entstehen Konflikte durch mangelnde oder falsch verstandene Kommunikation.9 Diese Konflikte zu lösen ist nicht sehr einfach, da eine klärende Aussprache nicht untereinander, sondern ebenfalls nur über Medieneinsatz geführt werden kann.
Zudem ist die Erreichbarkeit der anderen Mitglieder schwierig.
Die Arbeitszeiten überschneiden sich nur um wenige Stunden und somit sind Nachfragen zu Unklarheiten erst am nächsten Tag möglich. Dadurch kann es zu Verzögerungen innerhalb des Projektes kommen.
„Das Überschreiten der Grenzen von Raum, Zeit und Organisation macht die ohnehin bereits komplexe Kommunikation noch komplizierter. Der bereits in sich unübersichtliche Prozess, der darin besteht, in den frühen Stadien des Teamlebens einen kohärenten, produktiven und dauerhaften Zweck zu formulieren, ist bei einem virtuellen Team noch unübersichtlicher und erfordert häufige und regelmäßige Kommunikation.“10
Das Aufbauen von Vertrauen zwischen den Mitgliedern ist eine zusätzliche Herausforderung. In herkömmlichen Teams wird durch Kick-Off-Meetings oft eine Vertrauensbasis entwickelt, die während der ganzen Projektzeit von Nutzen ist. In virtuellen Teams ist dieses schwer möglich, da ein persönlicher Kontakt nicht zustande kommt.
Das Kontrollieren der Performance des virtuellen Teams ist gerade für den Projektmanager nicht einfach. Daneben kann er Mitarbeiter nicht in persönlichen Gesprächen motivieren oder zur Seite stehen. Die Arbeitszeiten eines Projektleiters steigen enorm an, wenn er mit Mitgliedern aus anderen Ländern länger kommunizieren muss. Jeder Mitarbeiter eines virtuellen Teams sollte mit den genutzten Medien vertraut sein. Gerade in größeren virtuellen Teams kann der Umfang der Medien eine große Anzahl haben. Daher sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Techniken genutzt werden und bei welchen Mitgliedern noch Erklärungsbedarf herrscht.
7. Typen von virtuellen Teams
Es sollte klar sein, dass virtuelle Teams durch ihre verschiedenen Kulturen und Arbeitsorte komplexer sind als herkömmliche Teams. Sie können aber auch erfolgreicher arbeiten, wenn sie es schaffen, ihre unterschiedlichen Fähigkeiten zu vereinen. Die nachführende Unterscheidung der Typen kann es einem Unternehmen einfacher machen, die virtuellen Teams zusammen zu stellen und dabei auf den Charakter der Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
7.1. Projektteams
Projektteams kommen für eine festgelegte Zeit zusammen, um einen Auftrag zu bearbeiten, der nicht von einem Teammitglied selbst stammen muss. Die Mitglieder einer Projektgruppe können während der Projektzeit auf die Fähigkeiten anderer Arbeitskräfte in deren Unternehmen zurückgreifen, ohne diese jedoch in die Projektgruppe integrieren zu müssen. Innerhalb der Gruppen trifft man sich in regelmäßigen Abständen zu formalen Meetings, in denen die Aufgaben jedes Einzelnen festlegt werden. Danach arbeiten die Mitglieder individuell oder in kleineren Untergruppen an den einzelnen Teilaufgaben. Mit virtuellen Teams als Projektteams ist es möglich das Wissen der Gruppe auf den gewünschten Stand zu erweitern. Es können leichter Mitglieder gefunden werden, die die notwendigen Erfahrungen und Wissensbereiche mitbringen. In solchen Teams ist es genauso möglich das Ergebnis zu beurteilen, wie in herkömmlichen Teams.11
7.2. Serviceteams
Serviceteams sind oft eine Ressource, die per Telefon erreichbar ist, dabei unabhängig vom Standort oder der Rufnummer. Die Aufgabe eines Serviceteams ist im Normalfall die Lösung eines Problems oder eine Auskunft. Ein typisches Beispiel dafür ist das IT-Support-Team. Dieses Team hat nur eine Funktion und diese ist der Support Service. Die Arbeit eines Serviceteams ist nicht auf ein Unternehmen oder einen Ort zugeschnitten, sondern kann für mehrere Firmen, Abteilungen und Länder stehen. Wenn dabei verschiedene Nationen betreut werden müssen, ergeben sich für die Mitglieder in dieser Gruppe sehr hohe Anforderungen an die Arbeitszeit.
Die Mitglieder müssen nicht direkt zusammen arbeiten, da sich die die Arbeit auf die Probleme der Menschen außerhalb dieses Teams fokussiert. Jedes Teammitglied ist darauf geschult, virtuell zu arbeiten und dabei die Technik, die ihm bereitgestellt wird, zu nutzen um das Problem mit anderen zu lösen. Wenn andere Mitglieder dieses Teams am selben Standort beschäftigt sind, kann man dieses auch im „Face-to-Face“-Gespräch lösen.
[...]
1 Mabey C./ Caird S.: “Building Team Effectiveness”, 1999, Seite 7 ff.
2 Haug C.: „Erfolgreich im Team“, 1984, Seite 15 .
3 Vgl. Krystek, U.: „Grundzüge virtueller Organisationen“, 1997, Seite 3 ff.
4 Ebd.
5 Vgl. http://managementhelp.org/grp_skll/virtual/defntion.pdf , Aufruf vom: 01.12.2009
6 Vgl. Boos, J./ Sassenberg, K.: „Computervermittelte Kommunikation in Organisationen“, 2000
7 Vgl. DeMarie, S.: „Using Virtual Teams to Manage Complex Projects”, 2000, Seite 11.
8 Eigene Darstellung
9 Vgl. Herrmann, D., Hüneke, K. und Rohrberg, A., „Führung auf Distanz – mit virtuellen Teams zum Erfolg“, 2006
10 Lipnack, J./ Stamps, J.: “Virtuelle Teams – Projekte ohne Grenzen”, 1997, Seite 97/98
11 Vgl. Angermeier, G.: , „Virtuelles Projektteam“, http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0623.html, Abruf am 12.12.2009