Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Bürokaufmann / -frau)

1.

1.1

In dem staatlich anerkannten Ausbildungsberuf ,,Bürokaufmann / Bürokauffrau" wird der Auszubil-

dende Max Mustermann in der Firma ,, Musterius" derzeit ausgebildet und soll heute zu dem Teil

des Ausbildungsberufsbildes ,,Personalverwaltung“, 6.2 (§3 Nr.6.2), e) ) ,,Vorgänge der Personalver-

waltung bearbeiten, insbesondere Personalunterlagen bearbeiten, bei der Personalaktenführung

mitwirken und Bescheinigungen erstellen" laut Ausbildungsrahmenplan vom 13.02.1991 eine Unter- weisung von seiner Ausbilderin Frau Micaela Bazdar zum Thema : ,, Anlegen einer Personalakte“ erhal- ten.

1.2

Die Unterweisung findet im Büro des Personalleiters im Ausbildungsbetrieb ,,Musterius“ statt und

sollte die vorgeschriebene Dauer von 15 Minuten nicht unter- bzw. überschreiten.

1.3

Für die Unterweisung benötigte Arbeitsmaterialien sind:

- 2 leere Personalakten ( blau, aus Karton ) 2 leere Reiter
- einige Registerblätter für die Personalakten ( inklusive 1 Deckblatt in einer Klarsichthülle für die Beschriftung der einzelnen Register von 1-12 )
- 1 Locher
- Schreibmaterial (2 Kugelschreiber und 1 linierten DIN A4 Schreibblock )
- verschiedene Unterlagen des neuen Mitarbeiters

(Bewerbungsschreiben, Personalbogen, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Lohnsteuerkarte,

Bankverbindung, Einverständniserklärung des Mitarbeiters zum Verwenden seiner Daten für

Ausbildungszwecke, Führerscheinkopie, Ausweis der Sozialversicherung )

1.4

Der Auszubildende Max Mustermann ist 18 Jahre alt und hat nach einem sehr guten Realschulabschluss die Ausbildung zum ,,Bürokaufmann" in der Firma ,,Musterius" begonnen.

Er befindet sich nun im 2. Ausbildungsjahr und hat grundlegende Kenntnisse im Ausbildungsbetrieb

erworben.

Der Auszubildende zeigt sich während der Ausbildung engagiert, fleißig, wissbegierig und ordentlich.

Er erledigt ihm gestellte Aufgaben sehr gewissenhaft und pflichtbewusst.

Er ist in der Lage, selbständig zu arbeiten, integriert sich aber auch in kleine und große Gruppen

sehr motiviert. Anderen Auszubildenden, den Arbeitskollegen/ - innen und der Ausbilderin begegnet

er höflich und zuvorkommend.

Max Mustermann wird als audio-visueller Lerntyp eingeschätzt. Es sind keine körperlichen oder

geistigen Behinderungen, Lernschwächen und Lernschwierigkeiten bekannt.

Seine Leistungen in der Berufsschule und im Ausbildungsbetrieb sind bisher als gut zu beschreiben.

1.5

In einer bereits durchgeführten Unterweisung ist Herrn Mustermann das Bundesdatenschutzgesetz

unter §5 durch einen Datenschutzbeauftragten des Betriebes ausführlich erläutert worden.

Daher verfügt der Auszubildende über die Kenntnisse, mit vertraulichen Daten umzugehen.

Die Ausbildung am Lernort Personalabteilung ist laut Ausbildungsrahmenplan vorgesehen, wo ihm

Grundkenntnisse der Personalverwaltung vermittelt werden sollen.

Die Unterweisung: ,, Anlegen einer Personalakte“ findet im 2. Lehrjahr, im 6. Monat statt.

Bereits im 1. Lehrjahr sind dem Auszubildenden die Themen: ,, Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Energieverwendung“ laut §3 Nr. 1.3 des Ausbildungsrahmenplanes vermittelt worden.

Damit sind die Voraussetzungen für die Beachtung der Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften,

Hygienerichtlinien und Mülltrennungsvorschriften während der Unterweisung gegeben.

2.

2.1

Laut der Verordnung vom 13.02.1991 der Ausbildungsordnung bezieht sich das gewählte Thema

für die Unterweisung : ,,Anlegen einer Personalakte“ auf die Ausbildungssituation, die im Ausbildungs-

rahmenplan: ,, Ausbildungsrahmenplan und sachliche/ zeitliche Gliederung für die Berufsausbildung

zum Bürokaufmann/ zur Bürokauffrau“ gemäß § 3 Nr. 6.2 ,,Personalverwaltung“, e) ,, Vorgänge der

Personalverwaltung bearbeiten, insbesondere Personalunter lagen bearbeiten, bei der Personalakten-

führung mitwirken und Bescheinigungen erstellen“ beschrieben und ebenso im betrieblichen Ausbil-

dungsplan der Firma ,,Musterius“ vorgesehen ist. Dabei soll der Auszubildende durch selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren die berufliche Handelskompetenz erwerben.

Dieser Teil des Ausbildungsberufsbildes ist vorgeschrieben und stellt für den weiteren Verlauf der Ausbildung und für den späteren Berufsalltag eine wichtige Basis. Die Aufgaben einer Bürokauffrau /

eines Bürokaufmannes sind u.a.: Personalakten zu führen und zu verwalten (z.B.: Arbeits- und Fehlzeiten zu erfassen, u.v.m. )

Die gewählte Unterweisung gilt als berufstypische Ausbildungssituation.

Eine vorgeschriebene Zeit von 15 Minuten ist für dieses Unterweisungsthema ausreichend, ohne die

Dauer zu über- oder unterschreiten.

2.2

Derzeit bilde ich 8 junge Frauen und 6 junge Männer aus, die zu dem jetzigen Zeitpunkt alle zwischen

18 und 19 Jahre alt sind.

Zum Anfang der Ausbildung waren große Spannungen im Familien- und Freundschaftskreis auszumachen, sowohl auf emotionaler, finanzieller und körperlicher Ebene.

Aufgrund meiner Fähigkeit als Ausbilderin, aufmerksam zu sein, Vertrauen zu vermitteln, Verständnis zu

zeigen, offen für Kritik zu sein, Geduld zu haben, zu motivieren, optimistisch und kreativ zu sein, ist es mir gelungen, den Auszubildenden Selbstbewusstsein, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Verantwortungs-

bewusstsein, Teamfähigkeit und das Interesse am Lernen und am Ausbildungsberuf selbst zu vermitteln.

Anzeichen von Lernschwächen oder Behinderungen gab es und gibt es in dieser Gruppe nicht.

Meine Auszubildenden befinden sich zwar noch im Jugendalter ( bis zum 21. Lebensjahr ), haben jedoch

langsam ein körperliches und seelisches Gleichgewicht gefunden und die anfänglichen familiären und fi-

nanziellen Herausforderungen haben sich mit unseren Jugendberatern im Betrieb durch Vermittlung von

wichtigen Kontaktstellen lösen können.

Den Auszubildenden sind sich nun schon ihrer sozialen Verantwortung bewusst, haben ein stabiles

Selbstwertgefühl und ein ausgeprägtes Streben nach Leistung entwickelt. Sie zeigen jetzt wirklich Inte-

resse am Beruf. Zum jetzigen Zeitpunkt ist das Ausbildungsziel bei keinem / keiner der Auszubildenden

gefährdet.

Auch der Auszubildende Max Mustermann hat meinen kooperativen Führungsstil sehr gut angenommen.

Geduld und Verständnis meinerseits lassen ihn eventuelle Fehler schnell erkennen und gegebenfalls be-

richtigen. Aufgaben- und Problemstellungen konnte er während der bisherigen Ausbildungszeit stets in

jeder Hinsicht und in bester Weise lösen. Im Berufsschulunterricht und im Ausbildungsbetrieb sind

schwerwiegende Verhaltensauffälligkeiten nicht bekannt.

Die heutige Unterweisung findet um 10.30 Uhr nach der 1. Pause statt, um eine hohe Konzentrations-

fähigkeit und Aufnahmebereitschaft des Auszubildenden erwarten zu können.

Ich bin sehr zuversichtlich, dass auch der Auszubildende Max Mustermann diese Ausbildungseinheit

gut oder sogar sehr gut abschließen wird.

3.

3.1

Festlegung des Ausbildungsinhaltes ( Was? ) :

Der Auszubildende soll unter Einhaltung aller Ordnungsmerkmale sowie der betrieblichen Vorgaben und

datenschutzrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen eine Personalakte selbständig, verantwortungs-

bewusst, zukunftsorientiert und fehlerfrei in vorgegebener Zeit anlegen können.

Festlegung der Lernmethode ( Wie? ) :

Die Unterweisung erfolgt mithilfe der Vier- Stufen- Methode.

Dazu zählen : das Vorbereiten, das Vormachen und Erklären der Inhalte ( durch den Ausbilder/ die Aus-

bilderin ), das Nachmachen und das Üben ( des / der Auszubildenden ).

Eine Lernerfolgskontrolle wird das Thema abschließen.

Diese Lernmethode wird auch als ausbilderzentriert bezeichnet. Dabei werden einzelne Arbeitsschritte

vom Ausbilder bzw. von der Ausbilderin exakt geplant und müssen genauso von dem / der Auszubilden-

den nachgemacht werden. Eventuelle Fragen des / der Auszubildenden können somit gut eingeplant

und eine objektive Bewertung gewährleistet werden.

Festlegung der Lernziele ( Wohin? Warum? ) :

Richtlernziel : Als Richtlernziel für die geplante Unterweisung ist laut Ausbildungsrahmenplan

vom 13. Februar 1991 für die Berufsausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau

nach § 3 Nr. 6.2 die ,,Personalverwaltung“ zu nennen. In dieser Ausbildungseinheit

sollen den Auszubildenden Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden, Grund-

kenntnisse des Personalwesens berufsspezifisch und zukunftsorientiert anwen-

den zu können.

Groblernziel : Das Groblernziel wird für diese Unterweisung nach § 3 Nr. 6.2 , e ) des Ausbildungs-

rahmenplanes : ,, Vorgänge der Personalverwaltung bearbeiten, insbesondere

Personalunterlagen bearbeiten, bei der Personalaktenführung mitwirken und

und Bescheinigungen erstellen“ festgelegt.

Im betrieblichen Ausbildungsplan der Firma ,,Musterius“ ist diese Festlegung

mit § 4 Nr. 7.2 b ) als : ,, Bearbeitung der Vorgänge in der Personalverwaltung,

hauptsächlich bei der Erstellung ,Führung und Verwaltung von Personalunter-

lagen und der Erstellung und Archivierung von Bescheinigungen“ angegeben.

Feinlernziel : Nach der Unterweisung hat der Auszubildende alle notwendigen Kenntnisse

und Fertigkeiten erlangt, um eine Personalakte nach den betrieblichen Vor-

gaben und unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes selbständig, ver-

antwortungsbewußt, zukunftsorientiert und fehlerfrei in vorgegebener Zeit

anlegen zu können.

Bei der Vermittlung des Feinlernzieles sollen folgende Lernbereiche angesprochen werden :

Kognitiver

Lernbereich : Der Auszubildende kennt die Bestandteile bzw. Inhalte und die Unterteilung einer

Personalakte. Dem Auszubildenden sind die betrieblichen Bestimmungen und die

datenschutzrechtlichen Richtlinien für den Umgang mit Personalakten bekannt.

Nach der Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage, das Erlernte selbständig

und eigenverantwortlich anzuwenden.

Affektiver

Lernbereich : Der Auszubildende hat nach der Unterweisung seine inneren Einstellungen, Interes-

sen und Wertehaltungen verändert. Dem Auszubildenden ist dann der sorgfältige,

gewissenhafte, vertrauliche, verantwortungsvolle und notwendige Umgang mit

Personalakten vermittelt worden.

Psycho-moto-

rischer Lern-

bereich : Der Auszubildende hat nach der Unterweisung die manuellen Fertigkeiten erlernt,

die für einen fachgerechten Umgang mit Personalakten notwendig sind.

Von erfolgreichem Lernen sprechen wir, wenn sich positive Veränderungen in einem oder mehreren dieser Lernbereiche in gewünschter Form einstellen. Daher ist es für die Berufsausbildung sinnvoll, alle drei Bereiche anzusprechen und zu fördern.

Operationali-

siertes Lernziel : Das Lernziel hat der Auszubildende erreicht, wenn er in vorgeschriebener Zeit und

unter den in der Unterweisung erlernten Vorgaben, Richtlinien und Bedingungen

eine Personalakte selbständig anlegen kann, wobei er die gesetzlichen und recht-

lichen Bestimmungen sowie den Inhalt einer Personalakte zu 80% eigenständig wie-

dergeben kann, den Nutzen der Personalakte erkennt, die Ordnungsmerkmale auf

zukünftige berufliche und private Arbeiten übertragen kann und die Unfallverhü-

tungs- und Mülltrennungsvorschriften und Hygienerichtlinien beachtet.

3.2

Schlüsselqualifikationen ermöglichen den Auszubildenden, sich an die ständig verändernden beruf-

lichen und sozialen Anforderungen anpassen zu können. Gleichzeitig sollen Schlüsselqualifikationen

die Auszubildenden in die Lage versetzen, sich berufliches Wissen bei Bedarf schneller aneignen zu

können.

[...]