Bedeutung von Zeitmanagement zur Steigerung der Effizienz im Studien- und Berufsalltag


Hausarbeit, 2014

13 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen des Zeitmanagements
2.1 Selbstbestimmung vs. Fremdbestimmung
2.2 Das Prinzip der Schriftlichkeit
2.3 Zielsetzung
2.4 Prioritätensetzung

3 Methoden des Zeitmanagements
3.1 Das Pareto Prinzip
3.2 Die ABC-Analyse
3.3 Das Eisenhower-Prinzip
3.4 Die ALPEN-Methode

4 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Wertanalyse der Zeitverwendung (ABC-Analyse), vgl. Seiwert 2004, S. 46

Abbildung 2: Schnellanalyse nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, vgl. Seiwert 2004, S. 78

1 Einleitung

Eines der wertvollsten, nicht käuflichen Güter ist vermutlich die Zeit. Insbesondere bei wissenschaftlichen Arbeiten im Studienleben oder größeren Präsentationen im Berufsleben sind die zur Verfügung stehenden und aufgewendeten Zeiten oft entscheidende Einflussfaktoren für den Arbeitsdruck und die Qualität des jeweiligen Ergebnisses.

In dieser Hausarbeit soll das Thema Zeitmanagement im Studium und im Beruf behandelt werden. Die Inhalte dieser Arbeit sind jedoch universell auf alle Lebensbereiche anzuwenden, die maßgeblich von Terminen beeinflusst werden. Dabei spielt es also keine Rolle, ob es sich bei den betroffenen Personen um Führungskräfte, andere Berufstätige, Studenten, Schüler oder Eltern handelt.

Das Zeitmanagement umfasst verschiedene Methoden zur Lösung von Problemen, die bei begrenzt verfügbarer Zeit sowie einer Vielzahl von Terminen und Aufgaben entstehen. Entgegen des Begriffes Zeitmanagement wird jedoch nicht die Zeit selbst verwaltet, da diese unabhängig vom menschlichen Verhalten vergeht. Die Bezeichnung impliziert vielmehr eine Nutzungsoptimierung der zur Verfügung stehenden Zeit, indem sich schließlich jeder Mensch selbst managt.1 Ist diese Optimierung gelungen, steht wesentlich mehr Zeit zur Verfügung, die komplett frei genutzt werden kann, sei es für weitere Aufgaben, Hobbys oder die Familie und Freunde.2

Müsste die Quintessenz des Zeitmanagements in nur fünf Worten zusammengefasst werden, wären es wohl die Worte „Ziele“, „Übersicht“, „Prioritäten“, „Plan“ und „Motivation“, da diese Begriffe sowohl im Zusammenhang mit den Grundgedanken als auch mit den eigentlichen Methoden dieser Disziplin immer wieder auftreten.3 In der ersten Hälfte des Hauptteils dieser Arbeit werden einige wesentliche Denkansätze und Ziele des Zeitmanagements erläutert. Anschließend werden einige ausgewählte Methoden des Zeitmanagements beschrieben, die auf den zuvor dargelegten Grundlagen aufbauen. Im abschließenden Fazit erhält der Leser eine Zusammenfassung sowie eine kritische Reflexion im Hinblick auf die Aktualität der vorgestellten Inhalte.

2 Grundlagen des Zeitmanagements

2.1 Selbstbestimmung vs. Fremdbestimmung

Da das Zeitmanagement dem Selbstmanagement zugeordnet ist, dient das Ziel der größtmöglichen Selbstbestimmung auch als Grundlage dieser beiden Disziplinen. Mit der Selbstbestimmung wird dabei ein Zustand angestrebt, in dem bewusst und losgelöst von Fremdeinwirkung eigenständig entschieden und gehandelt wird.4

Selbstverständlich werden immer Orte und Institutionen existieren, die von umfassender Fremdbestimmung geprägt sind. Hierzu zählen zum Beispiel Unternehmen oder Hochschulen mit jeweils eigenen internen Regeln. Dennoch sollte im Rahmen einer späteren Zielsetzung individuell festgelegt werden, welcher Grad an Selbstbestimmung in welchen Bereichen und Situationen des Lebens erreicht werden soll.5

2.2 Das Prinzip der Schriftlichkeit

Um die Zeit optimal im Sinne der persönlichen und beruflichen Ziele zu gestalten, ist eine entsprechende Zeitplanung sehr hilfreich. Im Zeitmanagement wird diese Planung als Vorbereitung zum Erreichen von Zielen angesehen.6 Eine schriftliche Zeitplanung dient vor allem dazu, den Überblick zu behalten und die Zahl der unvorhergesehenen Ereignisse und Aufgaben zu minimieren. Darüber hinaus dienen schriftliche Zeitpläne und Zielsetzungen der Selbstmotivation, sorgen für eine Arbeitsentlastung des Gedächtnisses und schaffen somit zusätzliche Kapazitäten für eine Fülle von weiteren Aktivitäten.7 Auch eine Langzeitstudie der Harvard Universität hat bereits gezeigt, dass Menschen, die ihre Ziele schriftlich festhalten, deutlich erfolgreicher sind.8

Aus der Praxis verschiedener Unternehmen ist hervorgegangen, dass der Mehraufwand für eine sorgfältige, schriftliche Planung die benötigte Zeit für die Erledigung einer Aufgabe so sehr verkürzt, dass insgesamt Zeit gespart wird. Beispielsweise kann eine achtminütige Vorbereitungszeit auf den Arbeitstag bereits zu einem Zeitgewinn von einer Stunde führen.9

2.3 Zielsetzung

Viele Menschen erhoffen sich durch ein gutes Zeitmanagement mehr Erfolg auf beruflicher oder akademischer Ebene. Doch ist Erfolg nichts anderes als das Erreichen eines angestrebten Zieles. Selbstverständlich geht einer Zielerreichung auch immer eine Zielsetzung voraus.10

Wie beim Management von Unternehmen bedarf auch das erfolgreiche Selbstmanagement einer klaren Zielsetzung sowie Kontrollen der Zielerreichung. Ziele fordern oft alle Beteiligten heraus und verursachen gleichzeitig Handlungen. In vielen Fällen geht akademischer wie beruflicher Erfolg mit dem Setzen möglichst konkreter Ziele einher. Ziele tragen nicht zuletzt auch dazu bei, die eigenen Fähigkeiten fokussierter einzusetzen sowie ein hohes Maß an Selbstmotivation und Selbstdisziplin zu entwickeln.11

Wie in dieser Arbeit später noch erklärt wird, ist das Setzen von Prioritäten einer der wichtigsten Grundgedanken der Zeitmanagement-Methoden. Eine entsprechende Priorisierung setzt jedoch voraus, dass zunächst alle Ziele formuliert sind, die in einer bestimmten Zeit erreicht werden sollen.12

Die Formulierung jedes einzelnen Zieles sollte bereits die Höhe der Priorität implizieren, um die Methoden des Zeitmanagements optimal anwenden zu können.13 Die Priorisierung sollte dabei grundsätzlich nie anhand von nur einem Kriterium erfolgen und die Vergleichskriterien sollten möglichst konstant bleiben.14

Wie bei vielen anderen Zielsetzungen, müssen auch die Ziele, die mithilfe der täglichen Aufgaben erreicht werden sollen, „SMART“ formuliert sein. Ist die Zielformulierung spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert, so ist auch eine entsprechende Klarheit und Erfolgskontrolle gegeben.

2.4 Prioritätensetzung

Einer der Hauptgründe für Ineffizienz ist der andauernde Versuch, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Dies kann schnell dazu führen, dass der Überblick vollständig verloren geht und willkürlich ausgewählte Tätigkeiten unstrukturiert bearbeitet werden. Oftmals sind dann am Ende eines Tages viele wichtige Aufgaben unerledigt oder gar unbearbeitet.15

Effektives Arbeiten zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass während einer bestimmten Zeit lediglich eine spezifische Aufgabe bearbeitet wird. Diese Vorgehensweise führt zu einer hohen Konsequenz und Zielbewusstheit und ist möglich durch das Festlegen von eindeutigen Prioritäten.16

Prioritätensetzung ist die Entscheidung darüber, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig, drittrangig etc. und welche Aufgaben nachrangig sind. Aufgaben, die höchste Priorität haben, müssen zuerst erledigt werden. Bei Beachtung dieser Vorgehensweise wird nur an wichtigen sowie tatsächlich notwendigen Aufgaben gearbeitet. Die Konzentration auf eine Aufgabe führt außerdem dazu, dass die Vorgaben und gesetzten Ziele unter den vorgegebenen Umständen mit einem Höchstmaß an Effizienz erreicht werden.17

3 Methoden des Zeitmanagements

3.1 Das Pareto Prinzip

Ausgangspunkt für viele weitere Methoden des Zeitmanagements ist das vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto im 19. Jahrhundert geprägte Pareto-Prinzip. Mithilfe von statistischen Erhebungen stellte er fest, dass ca. 20 % der Bevölkerung etwa 80 % des gesamten Volksvermögens besitzen.18 Das Phänomen dieser Verteilung konnte anschließend in vielen anderen Bereichen des Lebens festgestellt werden. In einigen Unternehmensbereichen konnte nachgewiesen werden, dass 20 % der zielgerichtet eingesetzten Zeit für 80 % des Ergebnisses verantwortlich ist. Beispielsweise können 20 % der Kunden zu 80 % des Umsatzes führen.19

Für ein erfolgreiches Zeitmanagement hat dies zur Folge, dass zunächst die erfolgsentscheidenden Tätigkeiten identifiziert werden müssen und anschließend gemäß dem „80:20-Prinzip“ mit der höchsten Priorität versehen werden sollen.20

3.2 Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse dient zum Erfassen des Wertes der aufgewendeten Zeit. Je nach der Bedeutung für die Zielerreichung werden alle Aufgaben den drei Kategorien A, B oder C zugeordnet. A steht hierbei für sehr wichtige, B für wichtige und C für weniger wichtige Aufgaben. Wie viele andere Methoden des Zeitmanagements basiert auch die ABC-Analyse auf der Setzung von Prioritäten.21

[...]


1 vgl. Uni Marburg, S. 1, 17.11.2011

2 vgl. Schilling und Dittmar 2011, S. 11

3 vgl. Uni Marburg, S. 1, 17.11.2011

4 vgl. Schilling und Dittmar 2011, S. 10

5 vgl. Schilling und Dittmar 2011, S. 10

6 vgl. Seiwert 2004, S. 30

7 vgl. Seiwert 2004, S. 33

8 vgl. Knoblauch und Wöltje 2006, S. 14

9 vgl. Seiwert 2004, S. 30

10 vgl. Schilling und Dittmar 2011, S. 9

11 vgl. Seiwert 2004, S. 24

12 vgl. Handbuch Soft Skills 2004, S. 8

13 vgl. Schnell 2011, S. 127

14 vgl. Schnell 2011, S. 128–129

15 vgl. Seiwert 2004, S. 43

16 vgl. Seiwert 2004, S. 43

17 vgl. Seiwert 2004, S. 45

18 vgl. Seiwert 2004, S. 25

19 vgl. Schnell 2011, S. 129

20 vgl. Seiwert 2004, S. 25

21 vgl. Erichsen 2011, S. 10

Ende der Leseprobe aus 13 Seiten

Details

Titel
Bedeutung von Zeitmanagement zur Steigerung der Effizienz im Studien- und Berufsalltag
Hochschule
International School Of Management, Standort Frankfurt
Note
1,3
Autor
Jahr
2014
Seiten
13
Katalognummer
V288017
ISBN (eBook)
9783656882329
ISBN (Buch)
9783656882336
Dateigröße
616 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Zeitmanagement, ABC-Analyse, Pareto-Prinzip, Eisenhower-Prinzip, ALPEN-Methode, Lerntechniken
Arbeit zitieren
Marcel Funke (Autor), 2014, Bedeutung von Zeitmanagement zur Steigerung der Effizienz im Studien- und Berufsalltag, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/288017

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