1. Ausgangssituation
1.1 Charakterisierung und Ausbildungsstand der Auszubildenden / Vorkenntnisse zum Unterweisungsthema
1.2 Unterweisungsthema
1.3 Ort der Unterweisung / Arbeitsplatz
1.4 benötigte Arbeitsmittel
2. Lernziele und -bereiche der Unterweisung
2.1 Richtlernziel
2.2 Groblernziel
2.3 Feinlernziel
2.4 Lernbereiche
3. Ablauf der praktische Durchführung der Unterweisung
3.1 Vorbereitung
3.2 Erläuterung des Arbeitsvorganges
3.3 Ausführung durch die Auszubildende
4. Lernerfolgskontrolle
5. Verabschiedung
Inhaltsverzeichnis
1. Ausgangssituation
1.1 Charakterisierung und Ausbildungsstand der Auszubildenden / Vorkenntnisse zum Unterweisungsthema
1.2 Unterweisungsthema
1.3 Ort der Unterweisung / Arbeitsplatz
1.4 benötigte Arbeitsmittel
2. Lernziele und -bereiche der Unterweisung
2.1 Richtlernziel
2.2 Groblernziel
2.3 Feinlernziel
2.4 Lernbereiche
3. Ablauf der praktische Durchführung der Unterweisung
3.1 Vorbereitung
3.2 Erläuterung des Arbeitsvorganges
3.3 Ausführung durch die Auszubildende
4. Lernerfolgskontrolle
5. Verabschiedung
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Unterweisung besteht darin, der Auszubildenden die fachgerechte und selbstständige Erstellung von Personalakten innerhalb der Personalverwaltung zu vermitteln, wobei insbesondere der Datenschutz und firmeninterne Kriterien im Fokus stehen.
- Grundlagen der Personalverwaltung und Aktenführung
- Anwendung des Datenschutzes bei personenbezogenen Daten
- Methodik des Lehrgesprächs und Moderation im Ausbildungskontext
- Praktische Handhabung von Büromaterial und Dokumentenmanagement
- Förderung der aktiven Mitarbeit und Selbstständigkeit der Auszubildenden
Auszug aus dem Buch
3.2 Erläuterung des Arbeitsvorganges
Zuerst soll durch die Auszubildende den Aufbau ihrer eigenen Akte erkennen und erläutern. Zwischendurch werden Fragen nach dem Inhalt der Personalakte und dem Sinn und Zweck der Unterteilungen gestellt. Zum näheren Kennenlernen legt die Ausbilderin Karten mit der Beschriftung entsprechend der Register nebeneinander an der oberen Kante des Schreibtisches. Die Auszubildende wird nun aufgefordert, zu jeder Registerkarte Beispiele für Dokumente zu nennen, die durch ebenfalls je einer weiteren Karte unterhalb der Registerkarten auf den Tisch gelegt werden. Durch dieses selbständige Ausarbeiten wird die Auszubildende gefordert, aktiv mitzuarbeiten. Für die Beiträge wird sie gelobt.
In dieser Unterweisung werden sowohl das Lehrgespräch mittels der fragend-entwickelnde Methode als auch die Moderation durch Karten verwendet. Somit werden die aktive Mitarbeit und die Veranschaulichung gefördert.
Im Anschluss hieran werden die vorhandenen Personalunterlagen eines fiktiven und als solches auch benannten Mitarbeiters durch die Auszubildende einsortiert, wobei auf das Lochen und Einheften hier verzichtet wird. Während der Ausführung soll sie erklären, wo und warum sie die Dokumente an die jeweiligen Orte einsortiert. Dadurch soll eine dauerhafte Vermittlung des Wissens gewährleistet werden. Während der Unterweisung wird die Auszubildende aufgefordert, sich über den Tätigkeitsablauf Notizen zu machen und gleichzeitig auf eventuelle Fehler hingewiesen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Ausgangssituation: Es wird die Ausgangslage der Auszubildenden sowie der Rahmen der Unterweisung inklusive benötigter Arbeitsmittel dargelegt.
2. Lernziele und -bereiche der Unterweisung: Dieses Kapitel definiert die Richt-, Grob- und Feinlernziele sowie die kognitiven, affektiven und psychomotorischen Lernbereiche.
3. Ablauf der praktische Durchführung der Unterweisung: Hier werden die methodischen Schritte der Unterweisung von der Vorbereitung über die Erläuterung bis hin zur praktischen Ausführung durch die Auszubildende beschrieben.
4. Lernerfolgskontrolle: Dieser Abschnitt beschreibt die gemeinsame Überprüfung des Arbeitsergebnisses und die Reflexion über das Gelernte.
5. Verabschiedung: Die Unterweisung schließt mit einem Feedback, einer organisatorischen Anweisung für den Ausbildungsnachweis und dem Ausblick auf die nächste Lerneinheit.
Schlüsselwörter
Personalakte, Personalverwaltung, Auszubildende, Unterweisung, Datenschutz, Ausbildereignung, Büromanagement, Lehrgespräch, Arbeitsvorgang, Ausbildungsrahmenplan, Dokumentenablage, Personalsachbearbeitung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung im Kern?
Die Unterweisung vermittelt einer angehenden Kauffrau für Büromanagement das fachgerechte und sichere Anlegen von neuen Personalakten.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die Schwerpunkte liegen auf der praktischen Aktenverwaltung, dem korrekten Umgang mit vertraulichen Daten und der Einhaltung firmeninterner Standards.
Was ist das primäre Ziel der Unterweisung?
Die Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein, Personalakten neuer Mitarbeiter selbstständig und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben anzulegen.
Welche Lehrmethoden kommen zur Anwendung?
Zum Einsatz kommen das Lehrgespräch mittels der fragend-entwickelnden Methode sowie die Moderation durch den Einsatz von Beschriftungskarten.
Was umfasst der praktische Hauptteil?
Der Hauptteil gliedert sich in eine erläuternde Phase, in der der Aufbau einer Akte durch die Auszubildende erarbeitet wird, gefolgt von einer praktischen Einsortierung von Musterunterlagen.
Welche Schlüsselwörter beschreiben die Arbeit am besten?
Die Arbeit lässt sich durch die Begriffe Personalverwaltung, Ausbildungsberuf, Datenschutz, Lehrmethodik und praktische Kompetenzentwicklung charakterisieren.
Warum ist das Thema Datenschutz für diese Unterweisung so relevant?
Da in Personalakten hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die Auszubildende von Anfang an für die Einhaltung des Datenschutzes und die Stillschweigepflicht sensibilisiert werden.
Wie wird der Lernerfolg am Ende der Einheit sichergestellt?
Die Ausbilderin und die Auszubildende gehen gemeinsam das Arbeitsergebnis durch, besprechen eventuelle Fehler und führen eine abschließende Reflexion durch, bevor die Auszubildende den Nachweis in ihr Berichtsheft einträgt.
- Arbeit zitieren
- Kerstin Runge (Autor:in), 2015, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/-frau für Büromanagement), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/306970
