Die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Fallbeispiele Onlineshop und Ladengeschäft


Projektarbeit, 2016

27 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhalt

1. Einleitung

2 Anforderungen und Pflichten der Buchführung
2.1 Handelsrechtliche Buchführungspflichten
2.2 Steuerrechtliche Buchführungspflichten
2.3 Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung

3 Kassenbuchführung
3.1 Allgemeines
3.2 Kassenarten
3.2.1 Offene Ladenkassen
3.2.2 Elektronische Kassen
3.3 Nicht ordnungsgemäße Kassenführung
3.4 Folgen

4 Verpflichtung zur Führung von Kassenbüchern

5 Notwendigkeit einer Kassenführung am vergleichendem Beispiel
5.1 Allgemeine Angaben zu den Unternehmen
5.2 Kriterien zur Abgrenzung
5.3 Ergebnisse der Abgrenzung

6 Zusammenfassung / Fazit

Anlagenverzeichnis

Anlagen

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

„Es gibt keine ordnungsgemäßen Kassenbücher, die den Anforderungen des Finanzamtes genügen!“ - diesen oder ähnliche Sätze bekommt man meistens sehr schnell zu hören, sobald das Thema der Kassenbuchführung in Unternehmen oder Vereinen aufgegriffen wird. Die Anforderungen des Gesetzgebers sind hoch und meist nicht alle bekannt, ebenso besteht auch keine Kenntnis darüber, welche Erleichterung zum Beispiel die erste und zweite Kassenrichtlinie des Finanzamts bringen kann. Darüber hinaus stellt die Buchführung der jeweiligen Unternehmen die Grundlage jedes zukünftigen betriebswirtschaftlichen Handelns dar, da sämtliche bereits getätigten Geschäftsvorfälle analysiert werden können, solange diese auch ordentlich dokumentiert wurden. Was nun die Fragen aufwirft, ob eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung sinnvoll ist, ob der Unternehmer überhaupt eine Kasse führen möchte und vor allem ob der Unternehmer eine Kasse führen muss.

Die vorliegende Projektarbeit soll zumindest die objektiven Fragen über die Notwendigkeit der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung klären. Dabei werden anfangs die grundlegenden Buchführungspflichten im Zusammenhang mit den genaueren Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erläutert. Im weiteren Verlauf werden Möglichkeiten zur Kassenführung in Verbindung mit deren Vorteilen und Nachteilen aufgezeigt, um dann entstehende Fehler und Mängel zu erläutern sowie die daraus entstehenden Konsequenzen aufzuzeigen. Im weiteren Verlauf wird dann erläutert, wer tatsächlich zu einer Kassenbuchführung verpflichtet ist. Abschließend wird an einem vergleichendem Beispiel eines Onlineshops und eines Ladengeschäfts die Abgrenzung der Verpflichtung zur Kassenführung anhand von Kriterien erläutert, damit diese besser vorgenommen werden kann und der Sinn dahinter verstanden wird.

Ziel der Arbeit soll es sein, ein Grundverständnis dafür zu schaffen, welcher Unternehmer eine Kasse führen muss, wie diese aussehen kann und welche grundlegenden Dinge dabei zu beachten sind. Bei einer eventuell bestehenden Wahlmöglichkeit zur Kassenbuchführung, sollte abschätzbar werden, ob eine Kassenbuchführung sinnvoll für ein Unternehmen ist oder nicht.

Aufgrund des begrenzten Umfangs der Arbeit behandelt diese überwiegend die Gesichtspunkte zu einer generellen Kassenführung ohne elektronische Hilfsmittel, weshalb elektronische Kassen aus Gründen der Vollständigkeit zwar mit angeführt werden, aber eine genauere Prüfung der umfangreichen Kassenarten nicht möglich ist. Die erarbeiteten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung schlagen sich aber dennoch auch auf elektronische Kassen im Allgemeinen nieder. Weiterhin wird meistens nur die Rede von Buchführungspflichten und selten von Aufzeichnungspflichten sein. Die Aufzeichnungspflichten sind zwar eng miteinander verknüpft, jedoch für die tatsächliche Verpflichtung zur Buchführung, speziell des Kassenbuches irrelevant.

2 Anforderungen und Pflichten der Buchführung

In den Vorschriften der Paragrafen 238, 239 und 257 des Handelsgesetzbuches sowie dem Paragrafen 146 der Abgabenordnung ist geregelt, dass in einer ordnungsgemäßen Buchhaltung alle für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden müssen.

Die Finanzverwaltung hat in einem Schreiben vom 14.11.20141 die bisherigen Schreiben und Auffassungen zu den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB) und „zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie alle darin enthaltenen Regelungen zusammengefasst und aktualisiert. Damit wurden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geschaffen, welche ab dem 01.01.2015 angewandt werden müssen.

In diesem BMF-Schreiben werden unter anderem Themen zur allgemeinen Buchführungspflicht und Aufbewahrungspflicht sowie allgemeine Anforderungen behandelt. Zu den allgemeinen Anforderungen gehören beispielsweise die der Wahrheit, der Klarheit und der vollständigen Aufzeichnungen, die an das Belegwesen, die der Aufbewahrung und Erfassung von Papierdokumenten sowie die der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die so genannte Verfahrensdokumentation.

2.1 Handelsrechtliche Buchführungspflichten

Alle Kaufmänner sind nach Paragraf 238 des Handelsgesetzbuches dazu verpflichtet Bücher zu führen. Der Begriff Bücher schlägt sich dabei nicht auf die äußere Gestalt - also ob es sich um eine lose Ansammlung von Blättern, ein gebundenes Buch oder um einen elektronischen Datenträger handelt - nieder, sondern auf die funktionelle handelsrechtliche Bedeutung dieser.2

Folglich verbindet das Handelsgesetzbuch die Verpflichtung zur Buchführung mit der Kaufmannseigenschaft. In den Paragrafen 1 bis 6 des Handelsgesetzbuches werden genau drei Arten von Kaufmännern unterschieden und die Voraussetzungen dieser genannt.

Der Paragraf 1 des Handelsgesetzbuches nennt den sogenannten „Istkaufmann“, welcher ein Handelsgewerbe betreiben muss. Damit ist jeder Gewerbebetrieb gemeint, der einen „… in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb … erfordert.“3.

Die Paragrafen 2 und 3 des Handelsgesetzbuches beschreiben den „Kannkaufmann“, welcher ebenfalls einen Gewerbebetrieb führt, der jedoch die vorgenannte Bedingung nicht erfüllt, aber trotzdem kraft Eintragung im Handelsregister als Kaufmann behandelt werden möchte.4 Gleiches gilt für Betriebe der Landwirtschaft und Forstwirtschaft, welche die Bedingung des Paragrafen 1 des Handelsgesetzbuches, mit Ausnahme der Bedingung zur Führung eines Handelsgewerbes, erfüllen und ebenfalls als Kaufleute behandelt werden wollen.5

Abschließend ist der Paragraf 6 des Handelsgesetzbuches für die sogenannten „Formkaufmänner“ zu nennen, welcher allen Handelsgesellschaften, so zum Beispiel einer Kommanditgesellschaft als Personengesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung als Kapitalgesellschaft, kraft Rechtsform die Kaufmanneigenschaft auferlegt.6

Als Entlastung für kleinere Kaufleute beziehungsweise für Existenzgründer wurde vom Bundesministerium für Finanzen am 25.05.2009 das Bilanzmodernisierungsgesetz erlassen, welches eine Aussetzung der Buchführungspflicht aller Kaufleute, welche ihre gewerbliche Tätigkeit nach dem 31.12.2007 begonnen haben, ermöglicht. Der damit verbundene Paragraf 241a des Handelsgesetzbuches wurde am 17.07.2015 mit Wirkung ab dem 01.01.2016 geändert und sieht aktuell vor, dass besonders „Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen,… die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden (brauchen).7 Im Falle der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.“8 Dadurch wird auch den Einzelkaufleuten die Möglichkeit eingeräumt, ihren Gewinn nur durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung9 zu ermitteln, welche vergleichend zu einer Bilanz wesentlich aufwandsarmer erstellt werden kann.

Grundsätzlich sind damit alle „Nichtkaufmänner“ von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit. Jedoch ist gerade diese Abgrenzung äußerst schwierig und im Gesetz nicht ausreichend und klar definiert. Anhaltspunkte für einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb sind unter anderem ein hoher Umsatz, eine hohe Mitarbeiterzahl, vielfältige Geschäftskontakte sowie ein umfangreiches Warenangebot.

2.2 Steuerrechtliche Buchführungspflichten

Die handelsrechtlichen Buchführungspflichten schlagen sich nach Paragraf 140 der Abgabenordnung auch auf die steuerrechtlichen Buchführungspflichten nieder. Dabei handelt es sich um die so genannte derivative beziehungsweise abgeleitete Buchführungspflicht. Um jedoch dem Grundsatz einer gleichmäßigen Besteuerung gerecht zu werden, definiert der Paragraf 141 der Abgabenordnung noch genauer, als das Handelsgesetzbuch wer buchführungspflichtig ist: gewerbliche Unternehmer sowie Forstwirte und Landwirte, welche erstens mehr Umsätze als 600.000 € im Kalenderjahr (ausgenommen der Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes)10, oder zweitens eine selbstbewirtschaftete landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Fläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 €11, oder drittens mehr als 60.000 € Gewinn aus einem Gewerbebetrieb in dessen Wirtschaftsjahr sowie ebenfalls 60.000 € Gewinn aus einem landwirtschaftlichem und fortwirtschaftlichem Betrieb im Kalenderjahr12, haben. Es handelt sich hierbei um die originäre Buchführungspflicht.

Ein Gewerbebetrieb liegt im Sinne des Paragrafen 15 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes dann vor, wenn die Merkmale der Selbstständigkeit und Nachhaltigkeit vorliegen sowie eine Gewinnerzielungsabsicht und eine Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr nicht ausgeschlossen werden können und der Betrieb weder eine Landwirtschaft und Forstwirtschaft ist, noch eine freie Berufstätigkeit oder eine selbstständige Arbeit.13

2.3 Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung

Die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit sind von all denen zu erfüllen, die nach den vorgenannten gesetzlichen Maßgaben zur Führung von Büchern verpflichtet sind. Im Handelsgesetzbuch ist festgelegt, dass die geforderten Belegführungen „…vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden“14 müssen. Besonders hohe Anforderungen werden dem Steuerpflichtigen bei Bargeldgeschäften seitens des Finanzamts auferlegt, denn nur mit einer ausreichenden Dokumentation der Geschäftsvorfälle kann der Steuerpflichtige die sachliche Richtigkeit seines Kassenbuches nachweisen und die erforderliche Transparenz gewährleisten. Mit der Richtigkeit ist die korrekte Erfassung eines Geschäftsvorfalles mittels einer Buchung gemeint. Dabei sollte man vor allem die Nutzung von eindeutigen Symbolen beachten und das Benutzen von doppeldeutigen Abkürzungen vermeiden.15

Jeder Buchhalter kennt den „Leitsatz“: „Keine Buchung ohne Beleg!“, welcher konform mit dem so genannten Belegprinzip der Finanzverwaltung einhergeht. Damit soll sichergestellt werden, dass sämtliche Geschäftsvorfälle mittels Beleg auch nachgewiesen werden können. Wodurch bei einer Prüfung des Kassenbuchs das buchmäßige Ergebnis einer Kasse mittels Aufzeichnungen plausibel erscheint.16 Das heißt, dass vor allem auch Stornierungen sowie Privateinlagen und Privatentnahmen nachvollziehbar mittels Beleg dokumentiert werden müssen.

Grundsätzlich soll das vorhergehend Genannte einem sachverständigen Dritten die Möglichkeit geben, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens und die einzelnen Geschäftsvorfälle zu erhalten. Damit wird den geforderten Grundsätzen des Paragrafen 148 Absatz 1 der Abgabenordnung und dem Paragrafen 238 Absatz 1 Satz 2 und 3 des Handelsgesetzbuches zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Genüge getan.17

Ergänzend dazu müssen die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnungen laut dem Paragrafen 146 Absatz 1 der Abgabenordnung angeführt und eingehalten werden.

Im Einzelnen erklärt, ist das der Grundsatz der Vollständigkeit, welcher eine vollzählige und lückenlose Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle fordert und im Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aufgeht. Gefordert werden also einzelne Aufzeichnungen über jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe sowie jeder Entnahme und Einlage, die einer Überprüfung des Inhalts, der Grundlage sowie der Bedeutung für den Betrieb standhalten.18

Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit fordert, einfach gesagt, eine ehrliche Buchführung in Konformität mit den gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen, was nichts anderes heißt, als das die Buchführungen den realen Tatsachen entsprechen muss und notwendige Schätzungen seitens des Unternehmers anhand realistischer Annahmen getroffen werden müssen.19 Zeitgerechtigkeit und Geordnetheit als weitere Grundsätze spielen vor allem für die Führung eines Kassenbuches eine gewichtige Rolle, da jeder Geschäftsvorfall zeitnah, daher möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung buchhalterisch zu erfassen ist. Explizit Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach dem Paragrafen 146 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung täglich festgehalten werden. Durch diese systematische Erfassung wird eine übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchhaltung gewährleistet.20

Abschließend wird als letzter Grundsatz der, der Unveränderbarkeit genannt, welcher dafür Sorge trägt, dass der ursprüngliche Inhalt eines Kassenbuchs, beziehungsweise generell der gesamt Inhalt einer Buchhaltung, feststellbar bleibt. Weshalb alle Korrekturen klar ersichtlich sein müssen und keinen Zweifel darüber offen lassen dürfen, ob es sich dabei um Korrekturen handelt und gegebenenfalls warum diese erforderlich waren. Somit müssen gerade Stornierungen extra verbucht und dokumentiert werden, weshalb nicht einfach der Umsatz, welcher später erstattet wurde, aus der gesamten Buchhaltung entfernt werden darf .21

[...]


1 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090

2 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 14

3 § 1 HGB

4 § 2 HGB

5 § 3 HGB

6 § 6 HGB

7 § 241a HGB

8 Bürokratieentlastungsgesetz vom 28.07.2015 BGBl. S. 1400

9 § 4 (3) EStG

10 § 141 (1) Nr. 1 AO

11 § 141 (1) Nr. 3 AO

12 § 141 (1) Nr. 4 und 5 AO

13 § 15 (2) EStG

14 § 239 (2) HGB

15 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 149

16 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 30

17 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 32

18 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 36/37

19 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 44

20 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 45 und 48

21 BMF-Schreiben Nr. 2014/0353090 Absatz 58

Ende der Leseprobe aus 27 Seiten

Details

Titel
Die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Fallbeispiele Onlineshop und Ladengeschäft
Hochschule
Berufsakademie Sachsen in Dresden  (Studiengang: Steuern, Rechnungswesen, Consulting)
Veranstaltung
betriebswirtschaftliche Beratung
Note
1,3
Autor
Jahr
2016
Seiten
27
Katalognummer
V335538
ISBN (eBook)
9783668254527
ISBN (Buch)
9783668254534
Dateigröße
1790 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Kassenbuch, Buchführung, Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, Kasse, Bank, Kassenführung, Steuern, Bilanzierung, Bilanz, Rechnungswesen, Beratung, Onlineshop, Ladengeschäft, Kassenrichtlinie, Geschäftsvorfälle, Buchführungspflicht
Arbeit zitieren
Sven Häntzschel (Autor), 2016, Die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Fallbeispiele Onlineshop und Ladengeschäft, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/335538

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