Ziel der vorliegenden Arbeit ist der Entwurf einer solchen Richtlinie zum Vergaberecht im Facility Management für private und öffentliche Auftraggeber. Dazu werden die Vergabe von FM-Leistungen bei privaten und öffentlichen Auftraggebern untersucht und Handlungsempfehlungen für die Vergabe entwickelt. Der Autor ist Leiter einer Vergabestelle bei einem kommunalen öffentlichen Auftraggeber im Freistaat Sachsen. Die vorliegende Arbeit soll daher auch dazu dienen, Wissen für den Alltag der Vergabestelle zu bündeln und zu fixieren, damit Abläufe und Beschaffungen optimiert werden. Gegenstand dieser Arbeit sind ausschließlich die Vorbereitung und Durchführung der Vergabe, vergleichbar mit den Leistungsphasen 6 und 7 der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure. Ein ähnliches Leistungsbild beschreibt auch die Richtlinie GEFMA 100-2 in Nr. 2.300 für das Ausschreiben und Vergeben von Bauleistungen. Der Rechtsrahmen der vorliegenden Arbeit bezieht sich auf das in der Bundesrepublik Deutschland geltende Recht. Sofern Landesrecht einschlägig ist, wird beispielhaft das im Freistaat Sachsen geltende Recht erläutert.
Immer mehr private und öffentliche Auftraggeber lassen Facility Management Leistungen durch spezialisierte Dienstleister erbringen. Deren Leistungsspektrum reicht von der Bereitstellung eines Pförtners bis hin zum Bau und der Bewirtschaftung ganzer Gebäudekomplexe. Die externe Vergabe von FM-Leistungen kann zu einer Kostenreduzierung und der Entlastung des Stammpersonals führen. Wie der aktuelle fmbenchmarking- Bericht 2016 zeigt, wird die Qualität der externen Dienstleistungen allerdings oft nur als mittelmäßig eingeschätzt. Lediglich 11 Prozent der Befragten sind mit der Qualität externer FM-Leistungen voll zufrieden. Das Vergabeverfahren und die Kriterien für die Auswahl von Anbieter und Angebot können die Wirtschaftlichkeit und Qualität der Leistung sowie das Vertragsverhältnis wesentlich beeinflussen. Zur Durchführung einer wirtschaftlichen und rechtssicheren Vergabe von FM-Leistungen ist eine Richtlinie notwendig, die wichtige Aspekte zusammenfasst. Das in Abbildung 1 dargestellte Richtlinienwerk des Branchenverbandes German Facility Management Association beinhaltet bereits Standardleistungsverzeichnisse sowie Richtlinien für die Ausschreibung von Software und Systemdienstleistungen. Eine Richtline zum Vergaberecht im Facility Management ist in Planung.
Inhaltsverzeichnis
1 Facility Management
1.1 Begriff
1.2 Leistungsspektrum
2 Rechtsgrundlagen der Auftragsvergabe im Facility Management
2.1 Vertragstypen
2.2 Privatautonomie und ihre Grenzen
2.3 Vertragsanbahnung und Vertragsabschluss
2.4 Vergaberecht
2.4.1 Persönlicher Anwendungsbereich
2.4.2 Sachlicher Anwendungsbereich
2.4.3 Grundsätze
2.4.4 Struktur des Vergaberechts
2.4.5 Einordnung der Leistungen in die Vergabeordnungen
2.4.6 Ausnahmen von der Anwendung des Vergaberechts
2.4.7 Rechtsschutz
3 Leistungsbeschreibung
3.1 Arten und Anwendungsempfehlung
3.1.1 Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis
3.1.2 Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm
3.1.3 Leistungsbeschreibung mit B.I.L.D.
3.1.4 Kombination verschiedener Arten der Leistungsbeschreibung
3.2 Vorgabe der Abrechnungsmethode
3.3 Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung der Leistungsbeschreibung
3.3.1 Mengen- und Preisanpassungen
3.3.2 Rahmenvereinbarungen
3.3.3 Optionen oder Bedarfspositionen
3.3.4 Alternativpositionen
3.4 Nebenangebote
3.5 Losvergabe versus Gesamtvergabe
3.6 Produktneutralität
3.7 Hilfsmittel zur Erstellung der Leistungsbeschreibung
3.8 Unterstützung bei der Leistungsbeschreibung durch Projektanten
4 Vergabeverfahren
4.1 Verfahren im öffentlichen Vergaberecht
4.1.1 Öffentliche Ausschreibung und Offenes Verfahren
4.1.2 Beschränkte Ausschreibung und Nichtoffenes Verfahren
4.1.3 Freihändige Vergabe und Verhandlungsverfahren
4.1.4 Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft
4.1.5 Übersicht der Verfahren im Vergaberecht
4.2 Angebots- und Bindefristen
4.3 Form der Angebote
4.4 Korrektur, Aufhebung und Dokumentation des Verfahrens
4.5 Anwendungsempfehlungen für FM-Vergaben
5 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots
5.1 Ausschlusskriterien
5.1.1 Unternehmensbezogene Ausschlussgründe
5.1.2 Angebotsbezogene Ausschlussgründe
5.2 Eignung des Dienstleisters
5.2.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
5.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
5.2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
5.2.4 Ortsansässigkeit und Eigenleistungstiefe
5.3 Angemessenheit des Preises
5.4 Zuschlagskriterien
5.4.1 Preis
5.4.2 Lebenszykluskosten
5.4.3 Verfügbarkeit sowie Reaktions- und Ausführungsfristen
5.4.4 Leistungswerte als Qualitätsindikator
5.4.5 Ausführungskonzepte
5.4.6 Kriterien für Planung und Beratung
5.5 Wertungsverfahren
5.5.1 Preis- und Kostenmethode
5.5.2 Einfache und Erweiterte Richtwertmethode
5.5.3 Modifizierte UfAB-II-Methode
5.5.4 Divisionsverfahren mit Gewichtung
6 Zusammenfassung
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Master-Thesis ist der Entwurf einer Richtlinie zum Vergaberecht im Facility Management (FM), die sowohl für private als auch öffentliche Auftraggeber anwendbar ist. Die Arbeit untersucht die spezifischen Anforderungen bei der Vergabe von FM-Leistungen, um Beschaffungsprozesse zu optimieren und eine wirtschaftliche sowie rechtssichere Auftragsvergabe zu gewährleisten.
- Analyse der Rechtsgrundlagen und Vertragstypen im Facility Management
- Untersuchung verschiedener Methoden zur Leistungsbeschreibung
- Evaluierung von Vergabeverfahren und Fristgestaltungen
- Kriterien für die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots
- Praxisorientierte Anwendungsempfehlungen für Vergabeprozesse
Auszug aus dem Buch
3.1.3 Leistungsbeschreibung mit B.I.L.D.
Die B.I.L.D.-Methode (Betreuen, Inganghalten, Liefern, Dokumentieren) ist in den Vergabeordnungen nicht geregelt. Es handelt sich um eine Form der funktionalen Leistungsbeschreibung, die speziell entwickelt wurde, um integrierte FM-Leistungen zu vergeben. Dabei werden dem Dienstleister nicht nur Teilleistungen wie Wartung, Instandsetzung oder Reinigung übertragen. Gegenstand sind vielmehr komplette immobilienspezifische Prozesse (Gondring und Wagner 2012, S. 425). Der Dienstleister wird verpflichtet, funktionierende Arbeitsplätze oder ein funktionierendes Gebäude mit den vertraglich definierten Funktionen und Qualitäten bereitzustellen. Die Einhaltung der Qualität wird anhand von messbaren Kriterien im Rahmen der Auftragsausführung überprüft (Papenfuß 2014). Diese Art der Leistungsbeschreibung lässt dem Dienstleister viel Freiraum, seine Kreativität und Fachkompetenz einzusetzen (Gondring und Wagner 2012, S. 425). Die Besonderheit an der Leistungsbeschreibung mit der B.I.L.D.-Methode besteht darin, dass sie eine einheitliche Struktur zur Beschreibung aller Prozesse vorgibt, die sowohl für technische als auch für infrastrukturelle Leistungen anwendbar ist (Göcke 2013). Die vier Teilprozesse der B.I.L.D.-Methode und deren Inhalte zeigt Abbildung 5.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Facility Management: Dieses Kapitel führt in den Begriff Facility Management ein und erläutert dessen Leistungsspektrum sowie die Relevanz einer ganzheitlichen Betrachtung für die Vergabeentscheidung.
2 Rechtsgrundlagen der Auftragsvergabe im Facility Management: Hier werden die zivilrechtlichen Grundlagen von FM-Verträgen untersucht sowie das Vergaberecht der öffentlichen Hand mit seinen Grundsätzen und Strukturen vorgestellt.
3 Leistungsbeschreibung: Das Kapitel behandelt die zentrale Bedeutung der Leistungsbeschreibung als Bestandteil des FM-Vertrages und stellt verschiedene Methoden wie Leistungsverzeichnis, Leistungsprogramm und B.I.L.D. detailliert vor.
4 Vergabeverfahren: Dieses Kapitel widmet sich der Auswahl und Ausgestaltung der eigentlichen Vergabeverfahren sowie den notwendigen Fristen für eine rechtssichere Auftragsvergabe.
5 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots: Hier werden Kriterien für die Eignung von Dienstleistern sowie Methoden zur Angebotswertung diskutiert, um eine wirtschaftliche Auftragsvergabe sicherzustellen.
6 Zusammenfassung: Die Zusammenfassung fasst die Ergebnisse der Arbeit zusammen und betont die Notwendigkeit einer fachlich fundierten Ausgestaltung der Vergabeprozesse.
Schlüsselwörter
Facility Management, FM-Leistungen, Vergaberecht, Leistungsbeschreibung, Auftragsvergabe, Wirtschaftlichkeit, Vertragsgestaltung, Ausschreibung, Dienstleister, Lebenszykluskosten, B.I.L.D.-Methode, Angebotswertung, Vergabeverfahren, Rechtssicherheit, Prozessoptimierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung des Beschaffungsprozesses von Facility-Management-Leistungen durch den Entwurf einer praxisorientierten Richtlinie für private und öffentliche Auftraggeber.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Themen umfassen die rechtlichen Grundlagen von FM-Verträgen, Methoden der Leistungsbeschreibung, die Durchführung von Vergabeverfahren sowie Kriterien zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das primäre Ziel ist es, Wissen für den Alltag der Vergabestelle zu bündeln und eine Richtlinie zu entwickeln, die eine wirtschaftliche und rechtssichere Vergabe von FM-Leistungen ermöglicht.
Welche wissenschaftliche Methode wird in dieser Arbeit angewendet?
Der Autor stützt sich auf eine Analyse einschlägiger Literatur und Rechtsprechung sowie auf eine eigene Umfrage unter 100 Auftraggebern zur Vergabe von FM-Leistungen.
Welche Inhalte werden im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil behandelt die Einordnung von FM-Leistungen, die vertraglichen Rahmenbedingungen, die verschiedenen Arten der Leistungsbeschreibung, die Durchführung von Vergabeverfahren sowie fortgeschrittene Verfahren zur Angebotswertung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen zählen Facility Management, Vergaberecht, Leistungsbeschreibung, Lebenszykluskosten und die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots.
Inwieweit sind die Ergebnisse für die Praxis relevant?
Die Arbeit liefert durch den erstellten Entwurf einer Richtlinie (Anhang D) konkrete Leitlinien und Anwendungsempfehlungen für Praktiker, um FM-Beschaffungen rechtssicher und effizient zu gestalten.
Warum ist die B.I.L.D.-Methode für FM-Leistungen besonders interessant?
Die B.I.L.D.-Methode ist speziell auf integrierte FM-Prozesse zugeschnitten und ermöglicht es, Leistungen prozessorientiert anstatt rein über Einzeltätigkeiten zu vergeben, was dem ganzheitlichen FM-Ansatz entspricht.
Was ist der sogenannte "Flipping-Effekt" bei der Angebotswertung?
Der Flipping-Effekt beschreibt bei bestimmten Wertungsmethoden das Phänomen, dass sich die Rangfolge der Bieter aufgrund einer Preisänderung bei einem einzelnen Bieter verschieben kann, was als Wertverzerrung problematisch ist.
- Arbeit zitieren
- Karsten Henze (Autor:in), 2016, Das Vergaberecht im Facility Management mit dem Ziel der Beschaffungsoptimierung bei privaten und öffentlichen Auftraggebern. Entwurf einer Richtlinie, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/375807
