Enterprise Content Management


Seminararbeit, 2005

33 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Abstract

2 Was ist ECM (Enterprise Content Management)?

3 Die Komponenten von Enterprise Content Management
3.1 Erfassung (Capture)
3.1.1 Human created Input
3.1.2 Recognition
3.1.3 Application created Input
3.2 Verwaltung (Manage)
3.2.1 Dokumentenmanagement
3.2.2 Collaboration (Groupware)
3.2.3 Web Content Management
3.2.4 Records Management
3.2.5 Workflow/ Business Process Management
3.3 Speicherung (Store)
3.4 Bewahrung (Preserve)
3.5 Ausgabe (Deliver)

4 Synergien einer alles umfassenden Gesamtlösung im Sinne von ECM

5 Wohin geht die Reise?

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Abstract

Noch vor kurzer Zeit war es CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) oder EAI (Enterprise Application Integration). Heute ist ECM (Enterprise Content Management) eines der Schlagworte in der IT-Branche.

In der Liste der meist benutzten IT-Begriffe dürfte ECM dieses Jahr an der Spitze stehen. Viele Anbieter klassischer Dokumenten Management Systeme integrieren diesen neuen Trendbegriff in ihr Marketingvokabular und versuchen damit die Aufmerksamkeit auf einen vielleicht gar nicht notwendigen Bedarf an neuer Software zu lenken.

Doch was steckt hinter Enterprise Content Management?

Ist ECM ein neues Produkt oder nur eine neue Bezeichnung für schon längst existierende Produkte?

Woher kommt der Begriff ECM, welche Komponenten umfasst diese „neue“ Enterprise Content Management Lösung und wie arbeiten diese zusammen?

Macht es überhaupt Sinn, einzelne Komponenten zu einer einheitlichen Lösung zusammenzufassen um dann eine wunderbar integrierte, jedoch auch sehr teure Gesamtlösung zu bekommen?

Dies soll anhand praktischer Beispiele aufgezeigt werden. Es werden verschiedene Szenarien dargestellt und nach Nutzenpotentialen einer einheitlichen Enterprise Content Management Lösung gesucht. Wo ergeben sich beispielsweise Synergien bei einer Zusammenführung von klassischem Dokumentenmanagement und neuem Web Content Management?

2 Was ist ECM (Enterprise Content Management)?

Die Mitarbeiter jedes Unternehmens sind täglich mit einer Flut von Informationen konfrontiert, die in irgendeiner Form be- und verarbeitet werden müssen. Ein großer Teil dieser Informationen liegt in unstrukturierter Form vor. Dies können E-Mails, Textdokumente, Tabellen, Präsentationen oder HTML-Seiten sein.

Die Informationstechnologie nimmt in den Unternehmen zwar zu, deren Nutzen zeigt jedoch laut Sieber & Partners Studie starke Defizite: Als großes Problem sehen 80% der Manager den erschwerten Zugang zu Informationen. Es wird auch darüber geklagt, dass oft die falschen Informationen erhalten werden.

Wissensarbeiter wenden im Durchschnitt knapp 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche und Beschaffung von Information auf.

Die wichtigste Frage in einer zunehmend informations- und wissensbasierten Wirtschaft lautet deshalb: Ist es möglich, dass die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Zugriff auf die richtigen Daten und Informationen haben? Enterprise Content Management soll Antworten auf diese Frage bieten.[1]

Der Begriff Enterprise Content Management wurde von der Enterprise Content Management Association (AIIM) wie folgt definiert:

„ The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve information to support business processes.”[2]

Die AIIM (The Association for Information and Image Management) wurde 1943 als die National Microfilm Association gegründet.

Seit über 60 Jahren ist die AIIM die führende internationale Organisation mit dem Fokus, Benutzern zu helfen die Herausforderungen in Verbindung mit Dokumentenverwaltung, Content und Geschäftsprozessen zu verstehen.[3]

Die Aufgabe von ECM ist also, die für die Mitarbeiter relevanten Informationen im Sinne eines unternehmensweiten Informationsmanagements zur Verfügung zu stellen. An die Technologie ist dies eine Herausforderung, da die benötigten Informationen aus unterschiedlichen Quellen (Archiv, Datenbank, Internet, E-Mail, ERP-System oder Papierdokumenten etc.) heraus zusammengeführt werden müssen. Eine Schwierigkeit besteht vor allem in der Verwaltung von unstrukturierten Daten wie zum Beispiel Bildern, Faksimiles, Briefen, etc., während strukturierte geschäftliche Informationen wie sie z. B. in einem ERP-System vorgehalten werden eher leichter zu verwalten sind. Da im Zuge einer Informationsgesellschaft das Volumen geschäftsrelevanter Informationen sowie die Zahl der genutzten Medien stark ansteigt, wird eine allumfassende IT-Lösung für die Unternehmen immer wichtiger.

Das Ziel von Enterprise Content Management ist also, den Anwendern alle in einem Unternehmen anfallenden Informationen durch eine einheitliche Plattform zur Verfügung zu stellen.[4]

Doch werfen wir zuerst einen genaueren Blick auf den Begriff „Content“:

Content (engl. Inhalt) ist Information, die den Nutzern in elektronischen Systemen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form zur Verfügung gestellt wird.

- Strukturierter Content: Daten, die in einem standardisierten Layout aus Datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z. B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank).
- Schwach strukturierter Content: Dokumente und Informationen, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z. B. Textverarbeitungsdateien).
- Unstrukturierter Content: Beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die keine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIFs, Video, Sprache, Faksimiles etc.).[5]

Content besteht immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen, welche für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein müssen. Meta-Informationen sind erforderlich, um eine elektronische Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts möglich zu machen. Ein wichtiger Bestandteil von Content Management Systemen ist darum die Trennung des eigentlichen Inhalts von dessen Layout- und Strukturinformationen. Die universelle Beschreibungssprache XML, eXtensible Markup Language, gewinnt in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung für Schnittstellen und Dokumentenformaten.[6]

Enterprise Content Management soll Daten- und Dokumentenredundanz vermeiden, den Zugriff auf Informationen einheitlich regeln und unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und diese als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stellen.[7]

In diesem Zusammenhang ist auch häufig von DRT, Document Related Technologies, die Rede. Dieser Begriff wurde von Dr. Ulrich Kampffmeyer der Firma Project Consult aus Hamburg geprägt und stellt einen Sammelbegriff für die Branche, die Dokumententechnologien für Capturing, Content Management, Document Management, Knowledge Management, Archivierung, elektronische Signaturen, Portale etc. anbietet, dar.[8]

Zusammenfassend kann man sagen, dass Enterprise Content Management kein neues Produkt an sich, sondern eine zusammenfassende Gruppenbezeichnung für verschiedene Technologien/ Produktbezeichnungen ist.

3 Die Komponenten von Enterprise Content Management

In der folgenden Abbildung sind die von der AIIM identifizierten Komponenten von Enterprise Content Management und deren Interaktion zu erkennen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: AIIM Modell für Enterprise Content Management[9]

In diesem Kapitel werden die Funktionsweisen dieser Komponenten und deren Zusammenspiel genauer erläutert.

3.1 Erfassung (Capture)

Project Consult teilt die Phase der Datenerfassung in drei Hauptkategorien ein: Human created, Recognition und Application created:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Kategorien des Capture-Prozesses[10]

Die erfassten Daten, so unterschiedlich sie auch in ihrer Struktur sind, müssen indexiert, kategorisiert und eventuell in ein bestimmtes Format gebracht werden.

3.1.1 Human created Input

Unter diese Kategorie fallen Office Dokumente, Formulare, Rich Media sowie Mikrofilm.

Office Dokumente können z. B. Textdokumente oder Daten aus einer Anwendung für Tabellenkalkulation sein. Formulardaten entstehen durch Benutzereingaben z. B. im Rahmen einer Knowledge-Management Anwendung. Rich Media ist ein audiovisuelles Medium, das Texte, Grafiken, Animationen, Audio und Video vereint. Mikrofilm ist ein scanfähiger Langzeitspeicher mit einer Lebensdauer von mehreren hundert Jahren.[11]

3.1.2 Recognition

Recognition beinhaltet verschiedene Erkennungstechnologien zur Be- und Verarbeitung bereits erfasster Informationen.

- OCR: Optical Character Recognition. Hierbei wird Text einer gedruckten Vorlage automatisch erkannt und in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt.
- HCR: Handprint Character Recognition. Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufrieden stellende Ergebnisse liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten (zum Beispiel bei der Erkennung von mit Handschrift ausgefüllten Formularen) ist diese Methode doch bereits sehr sicher.
- ICR: Intelligent Character Recognition. ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüftabellen verbessert.[12]
- OMR Optical Mark Recognition. OMR liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragebögen und anderen Vordrucken bewährt.[13]
- Barcode: Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.[14]

3.1.3 Application created Input

Application created Input bezeichnet Informationen, die direkt von Anwendungsprogrammen generiert werden. Zum Beispiel kann ein ERP System Bestelldaten generieren, wenn es den Lagerbestand automatisch über eine Schnittstelle prüft und einen unterschrittenen Mindestbestand eines Bauteils „entdeckt“.

3.2 Verwaltung (Manage)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Manage-Komponente von ECM[15]

Die Anwendungsfelder Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow/ Business Process Management bilden die Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.[16]

[...]


[1] Vgl. Sieber & Partners AG: ECM Studie, 2003, S. 4

[2] Internetquelle: www.aiim.org

[3] Vgl. Internetquelle: www.aiim.org

[4] Vgl. BIT: Enterprise Content Management, Ausgabe 6, 2003, S. 34

[5] Vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien, 2003, S. 88 + S. 89

[6] Vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien, 2003, S. 89

[7] Vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien, 2003, S. 94

[8] Vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien, 2003, S. 345

[9] Internetquelle: www.aiim.org

[10] Internetquelle: www.project-consult.com

[11] Vgl. Kampffmeyer, U. und Rogalla, J.: Grundsätze der elektronischen Archivierung, 1997, S. 3 ff.

[12] Vgl. Berndt, O.: Dokumentenmanagementsysteme, 1994, S. 137-139

[13] Vgl. Internetquelle: www.interact.ch/Terms/Begriffe.html

[14] Vgl. Berndt, O.: Dokumentenmanagementsysteme, 1994, S. 133+134

[15] Internetquelle: www.project-consult.com

[16] Vgl. Internetquelle: www.project-consult.com

Ende der Leseprobe aus 33 Seiten

Details

Titel
Enterprise Content Management
Hochschule
Hochschule Pforzheim
Veranstaltung
Groupware
Note
1,3
Autor
Jahr
2005
Seiten
33
Katalognummer
V37737
ISBN (eBook)
9783638370028
ISBN (Buch)
9783638644631
Dateigröße
1241 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Enterprise, Content, Management, Groupware
Arbeit zitieren
Dipl.Betriebswirt; MBA Sascha Noack (Autor), 2005, Enterprise Content Management, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/37737

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Enterprise Content Management



Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden