„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau. Die Fähigkeit, Informationen jeglicher Art zu verwalten, unabhängig davon, wo und in welcher Form sie gelagert sind, ist eines der Hauptziele von Dokumentenmanagementsystemen (im weiteren „DMS"). Mit dem folgenden Werk soll ein Überblick über die Funktionsweise und den Nutzen von DMS Systemen gegeben werden. Darüber hinaus werden neben Vorteilen und Kosten auch der derzeitige DMS Markt sowie zu beachtende Normen bei der Einführung eines DMS Systems betrachtet.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Dokumentenmanagement Systeme (DMS)
2.1 Definition
2.2 Begriffsabgrenzung
3 Begrifflichkeiten
3.1 Das Dokument
3.2 Workflow
3.3 Die Digitale Signatur
4 Warum DMS?
5 Anforderungen an ein DMS System
6 Technologie
6.1 Bestandteile eines DMS
6.2 Archiv
6.3 Retrieval und Recherche
6.4 Dokumentenerfassung
6.5 Indizierung der Dokumente
6.6 Viewer
6.7 Export von Dokumenten
6.8 Benutzer- und Zugriffsmanagement
6.9 Workflow Management
7 Einführung von DMS – Probleme und Chancen
7.1 Risikobetrachtung
7.2 Betriebswirtschaftliche Betrachtung von DMS
7.3 Preise eines DMS
7.4 Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen
8 Marktüberblick
9 Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist es, einen fundierten Überblick über die Funktionsweise, den Nutzen sowie die technologischen Grundlagen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) zu geben, um deren Rolle bei der Optimierung betrieblicher Workflows zu verdeutlichen.
- Definition und Abgrenzung von DMS im Kontext moderner Informationssysteme
- Analyse der technologischen Kernkomponenten eines DMS
- Untersuchung der Anforderungen und Risiken bei der Implementierung in Unternehmen
- Betriebswirtschaftliche Betrachtung und rechtliche Rahmenbedingungen
- Marktüberblick und Einschätzung zukünftiger Entwicklungen
Auszug aus dem Buch
6.1 Bestandteile eines DMS
Ein DMS System im heutigen Sinn ist nicht als ein einzelnes Programm zu verstehen, sondern als Integration verschiedener Komponenten, die verschiedene Anwendungsfunktionen erfüllen sollen. DMS Systeme sind aufgrund besserer Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit modular und schnittstellenbasiert aufgebaut. Dies wird insbesondere durch objektorientierte, plattformübergreifende Programmiersprachen erreicht, die speziell auf Internetapplikationen ausgelegt sind wie z.B. .Net von Microsoft oder Java von Sun Microsystems. DMS Systeme bestehen im Wesentlichen aus den Teilbereichen Eingabe, Ausgabe, Archivierung, Verwaltung und Workflow. Die Bestandteile (Module) der einzelnen Teilbereiche werden im Folgenden beschrieben.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in das Thema DMS ein, unterstreicht die Bedeutung der Informationsverwaltung in der heutigen Gesellschaft und skizziert den Aufbau der Arbeit.
2 Dokumentenmanagement Systeme (DMS): In diesem Kapitel werden verschiedene Definitionen sowie die begriffliche Abgrenzung von DMS gegenüber anderen Informationssystemen diskutiert.
3 Begrifflichkeiten: Hier werden zentrale Begriffe wie Dokument, Workflow und die digitale Signatur definiert, um das Verständnis für die technischen Aspekte zu schärfen.
4 Warum DMS?: Dieses Kapitel beleuchtet den unternehmerischen Nutzen von DMS, insbesondere im Hinblick auf Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung und den direkten Zugriff auf Informationen.
5 Anforderungen an ein DMS System: Hier werden die funktionalen Anforderungen an ein DMS als Grundlage für unternehmensindividuelle Auswahlprozesse aufgeführt.
6 Technologie: Dieses Kapitel widmet sich den technischen Komponenten eines DMS, wie Archivierung, Retrieval, Erfassung, Indizierung, Benutzerverwaltung und Workflow-Steuerung.
7 Einführung von DMS – Probleme und Chancen: Hier werden die Risiken bei der Implementierung, die betriebswirtschaftliche Kosten-Nutzen-Analyse sowie rechtliche Rahmenbedingungen betrachtet.
8 Marktüberblick: Dieses Kapitel gibt einen Einblick in den aktuellen DMS-Markt, die Anbieterstruktur und die Konsolidierungstendenzen hin zu integrierten Lösungen.
9 Fazit und Ausblick: Das Fazit fasst die Bedeutung der Integration in bestehende IT-Strukturen zusammen und gibt einen Ausblick auf die Zukunft, insbesondere in Richtung Web-basierter Lösungen und Open Source Entwicklungen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, DMS, Workflow, Archivierung, Retrieval, Informationsmanagement, Enterprise Content Management, Digitale Signatur, Prozessoptimierung, IT-Infrastruktur, Datensicherheit, Indizierung, Dokumentenerfassung, Geschäftsprozesse
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) als Werkzeug zur effizienten Verwaltung von Informationen und zur Optimierung von Dokumenten-Workflows in Unternehmen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die technologische Definition, die funktionalen Anforderungen, der Nutzen bei der Implementierung, die ökonomischen Aspekte und die aktuelle Marktsituation.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, dem Leser ein grundlegendes Verständnis für DMS zu vermitteln, um die technologische Funktionsweise und den ökonomischen Mehrwert für betriebliche Prozesse einschätzen zu können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt eine literaturbasierte Analyse und Strukturierung von Definitionen, technologischen Standards und Marktbeobachtungen, ergänzt durch die Auswertung von Umfrageergebnissen (z. B. VOI-Umfrage).
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil behandelt die Definition, die technologischen Module (Archiv, Retrieval, Workflow), die Anforderungen an die Implementierung sowie die betriebswirtschaftliche und rechtliche Analyse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
DMS, Workflow-Management, Informationstechnologie, Archivierung, Prozessoptimierung und Enterprise Content Management bilden den Kern der terminologischen Basis.
Wie unterscheidet der Autor zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow?
Der Autor definiert einen Geschäftsprozess als übergreifende Abfolge von Aufgaben, während ein Workflow als die technisch präzise Definition der auszuführenden Arbeitsschritte innerhalb dieses Prozesses verstanden wird.
Warum spielt die Digitale Signatur eine zunehmende Rolle für DMS?
Die Digitale Signatur ermöglicht die rechtliche Gleichstellung elektronischer Dokumente mit Papierdokumenten, wodurch die Notwendigkeit zur physischen Archivierung entfällt und digitale Prozesse vollständig rechtssicher abgebildet werden können.
Welchen Einfluss haben Open Source Projekte auf den DMS-Markt?
Der Autor prognostiziert, dass Open Source DMS-Systeme an Bedeutung gewinnen werden, da sie ähnlich wie im CMS-Markt eine ernstzunehmende Konkurrenz zu kommerziellen Produkten darstellen könnten.
- Quote paper
- Arne Linnemüller (Author), 2005, Dokumentenmanagementsysteme. Optimierung von Dokumenten und Workflows, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/45569
