„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau. Die Fähigkeit, Informationen jeglicher Art zu verwalten, unabhängig davon, wo und in welcher Form sie gelagert sind, ist eines der Hauptziele von Dokumentenmanagementsystemen (im weiteren „DMS"). Mit dem folgenden Werk soll ein Überblick über die Funktionsweise und den Nutzen von DMS Systemen gegeben werden. Darüber hinaus werden neben Vorteilen und Kosten auch der derzeitige DMS Markt sowie zu beachtende Normen bei der Einführung eines DMS Systems betrachtet.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Dokumentenmanagement Systeme (DMS)
- Definition
- Begriffsabgrenzung
- Begrifflichkeiten
- Das Dokument
- Workflow
- Die Digitale Signatur
- Warum DMS?
- Anforderungen an ein DMS System
- Technologie
- Bestandteile eines DMS
- Archiv
- Retrieval und Recherche
- Dokumentenerfassung
- Indizierung der Dokumente
- Viewer
- Export von Dokumenten
- Benutzer- und Zugriffsmanagement
- Workflow Management
- Einführung von DMS - Probleme und Chancen
- Risikobetrachtung
- Betriebswirtschaftliche Betrachtung von DMS
- Preise eines DMS
- Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen
- Marktüberblick
- Fazit und Ausblick
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Hausarbeit verfolgt das Ziel, einen umfassenden Überblick über die Funktionsweise und den Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) zu geben. Dabei werden neben den Vorteilen und Kosten auch der aktuelle DMS-Markt sowie die zu beachtenden Normen bei der Einführung eines DMS-Systems betrachtet.
- Definition und Abgrenzung des Begriffs "DMS"
- Funktionsweise und Bestandteile eines DMS-Systems
- Vorteile und Herausforderungen bei der Einführung von DMS
- Der DMS-Markt und die relevanten Normen
- Aktuelle Trends und die Zukunft von DMS
Zusammenfassung der Kapitel
- Einleitung: Die Einleitung stellt das Thema der Hausarbeit, die Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen in der heutigen Informationsgesellschaft und die Ziele der Arbeit vor.
- Dokumentenmanagement Systeme (DMS): Dieses Kapitel definiert den Begriff "DMS" und grenzt ihn von anderen verwandten Begriffen ab. Es beleuchtet die Entwicklung des DMS und analysiert die verschiedenen Definitionen, die im Laufe der Zeit entstanden sind.
- Begrifflichkeiten: Dieses Kapitel erläutert wichtige Begrifflichkeiten im Zusammenhang mit DMS, wie das Dokument selbst, Workflow und die digitale Signatur.
- Warum DMS?: In diesem Kapitel werden die Vorteile der Verwendung von DMS-Systemen für Unternehmen und Organisationen aufgezeigt, darunter die Verbesserung der Effizienz, der Zugriff auf Informationen und die Sicherstellung der Compliance.
- Anforderungen an ein DMS System: Hier werden die wichtigsten Anforderungen an ein DMS-System definiert, wie beispielsweise Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende IT-Systeme.
- Technologie: Dieses Kapitel beschreibt die technischen Bestandteile eines DMS-Systems, darunter die Archivierung, Retrieval und Recherche, Dokumentenerfassung, Indizierung, Viewer, Export von Dokumenten, Benutzer- und Zugriffsmanagement und Workflow Management.
- Einführung von DMS - Probleme und Chancen: Hier werden die Herausforderungen und Chancen bei der Einführung von DMS-Systemen in Unternehmen und Organisationen betrachtet, einschließlich der Risikobetrachtung, betriebswirtschaftlichen Aspekte, Preisgestaltung und rechtlichen Rahmenbedingungen.
- Marktüberblick: Dieses Kapitel gibt einen Überblick über den aktuellen DMS-Markt, einschließlich der wichtigsten Anbieter und Technologien.
Schlüsselwörter
Die vorliegende Hausarbeit behandelt das Thema Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Im Fokus stehen die Definition und Abgrenzung des Begriffs, die Funktionsweise und die Vorteile von DMS. Wichtige Schlüsselbegriffe sind: Dokumentenmanagement, Workflow, Digitalisierung, Archivierung, Retrieval, Recherche, Integration, IT-Infrastruktur, Kosten-Nutzen-Analyse, Marktüberblick und rechtliche Rahmenbedingungen.
- Quote paper
- Arne Linnemüller (Author), 2005, Dokumentenmanagementsysteme. Optimierung von Dokumenten und Workflows, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/45569
