Cloud Productivity. Aufbau einer Collaboration-Plattform mittels Microsoft SharePoint


Seminararbeit, 2020

23 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen Microsoft SharePoint
2.1 Architektur Microsoft SharePoint Online
2.2 Implementierung eines Microsoft SharePoint
2.3 Rechtemanagement, Sicherheit und Compliance

3 Analyse der Potentiale
3.1 Chancen und Nutzen einer Kollaborationsplattform
3.2 Risiken und Nachteile einer cloudbasierten Kollaborationsplattform

4 Schlussbetrachtung
4.1 Kritische Würdigung
4.2 Fazit und Ausblicke

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Hierarchischer Aufbau der Infrastruktur

Abbildung 2: Wasserfallmodell für den Projektablauf

Abbildung 3: Anforderungen an kollaboratives Arbeiten

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die Geschäftsführung der Mustermann GmbH stellt in Ihrem Unternehmen mittels des Jahresabschlussberichts des Controllings fest, dass sich Probleme aus mangelnde Zusam­menarbeit und fehlender Kommunikation entwickeln. Aus dieser Thematik heraus ent­stehen finanzielle Kosten, die Sie in Zukunft vermindern möchten. Als mögliche Maß­nahme wird die Implementierung eines Microsoft SharePoint in Erwägung gezogen, so­dass ein gemeinsamer, digitaler Arbeitsraum geschaffen werden kann, wo ein nahtloses Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter der Unternehmung möglich wird.

Dieser komplexe Sachverhalt stellt zunehmend mehr Firmen vor die Entscheidung, sich mit der eingesetzten Infrastruktur und den damit verbundenen Prozessen auseinander zu setzen, um die Effektivität und die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern.

Eine Möglichkeit diese Problematik anzugehen ist die Nutzung eines Microsoft SharePoint, eine Applikation, welche eine Vielzahl von Funktionen bietet. Von der Schaf­fung eines unternehmensweiten Intranets, der Gestaltung einer zentralisierten Anlauf­stelle für das Firmen Know-How bis hin zu der Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse in einer Unternehmung kann diese Anwendung viele Geschäftsbereiche verbessern.

Im Zeitalter der Digitalisierung und des mobilen Arbeitsplatzes wird es zunehmend wich­tiger, die Nutzdaten eines Unternehmens sinnvoll und strukturiert für die Mitarbeiter be­reit zu stellen, besonders vor der konstanten und rasanten Zunahme an Geschäftsdaten. Im Jahr 2018 liegen bereits 33 Zettabyte an Daten global vor, wobei diese Angabe bis 2025 auf 175 Zettabyte prognostiziert wird und sich damit mehr als verfünffacht.1

Aus diesem Grund ist die Nutzung einer einheitlichen Struktur bei stetigen Wachstum des Datenbestandes unerlässlich für die Unternehmen.

Die vorliegende Seminararbeit soll den Mehrnutzen von SharePoint, der Enterprise Con­tent Management Lösung der Firma Microsoft, näherbringen, vor allem in Bezug auf die elektronische Datenhaltung und der Verbesserung der Kollaboration innerhalb einer Un­ternehmung. Daraufhin werden Entwicklungsmöglichkeiten einer Kollaborationsplatt­form betrachtet. Dabei lautet die wesentliche Frage: Welche Potentiale lassen sich aus Microsofts SharePoint erschließen und welche Geschäftsprozesse können mit dieser An­wendung optimiert werden? Abschließend erfolgt eine Schlussbetrachtung in der eine kritische Würdigung, ein Fazit und die langfristigen Perspektiven der Nutzung von Microsofts SharePoint dargestellt werden.

2 Grundlagen Microsoft SharePoint

Das folgende Kapitel stellt die Grundlagen eines Microsoft SharePoint in Hinblick auf die SharePoint Architektur in der Online Version und die Implementierung des Produktes dar. Im Zuge der Implementierung werden die Konfiguration sowie Sicherheitsaspekte zusätzlich beleuchtet. Ferner werden die allgemeinen Anforderungen an eine Kollabora­tionsplattform beschrieben.

2.1 Architektur Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint ist initial im Jahr 2001 als SharePoint Portal Server vorgestellt wor­den und war als Dokumentenmanagementsystem im Produktportfolio von Microsoft an­gesiedelt worden. In darauf folgenden Versionen ist der Produktumfang stark angewach­sen, mit der Einführung der Business Productivity Online Suite erfolgte dann der Schritt in die cloudbasierte Arbeitsumgebung, sodass im Zuge von Office 365 der SharePoint Online Dienst 2012 der Öffentlichkeit zugänglich gemacht worden ist.2 Der Ansatz des Produktes bliebt jedoch über die Entwicklung hinweg der gleiche, der Nutzer und die gesuchte Information sollte an der richtigen Stelle zusammengeführt werden.

Microsoft SharePoint Online ist eine cloudbasierte Umgebung des bereits vorhandenen Produktes Microsoft SharePoint und ist lizenztechnisch an die Office 365 Infrastruktur angegliedert. Dieser Dienst ist bei Microsoft gehostet und stellt eine Option zur lokalen Installation von SharePoint dar. Microsoft SharePoint, im folgenden SharePoint genannt, ist eine Zusammenstellung von Websites, die sich mit einem großen Funktionsumfang gestalten lassen. Dieses System arbeitet mit Dokumentenbibliotheken, Datenbankanbin­dungen und weiteren Applikationen, von Microsoft als Webparts bezeichnet, um eine Zusammenarbeit auf Teambasis oder sogar unternehmensweit zu ermöglichen. Auch die Erstellung eigener Webparts ist für die Online Version dank eigenem Framework mög­lich. Hierzu Bedarf es Programmierfähigkeiten im Bereich der HTML und JavaScript Programmierung.3

Der Grundaufbau einer SharePoint Infrastruktur, unabhängig ob sie in der Cloud gehostet wird oder lokal auf einem Server installiert ist, lässt sich grob in drei Abschnitte gliedern. Auf der obersten Instanz findet man die Quelle der Infrastruktur, Sie stellt als Unterneh­mensseite den Einstieg, auch häufig aus Anwendersicht, in den SharePoint dar und bein­haltet neben einer Navigationsstruktur für die darunterliegenden Seiten auch oft einen Überblick über unternehmensweite Inhalte, wie den Unternehmensleitfaden oder bevor­stehende Events. Dadurch, dass man von dort aus in die darunterliegende Bereiche navi­gieren kann, handelt es sich hierbei um eine Websitesammlung. Dieser Begriff ist jedoch nicht nur dem Quellverzeichnis exklusiv vorbehalten, sondern kann immer dann verwen­det werden, wenn darunter mehrere Verzweigungen verfügbar sind. Dadurch stellt die Quellseite, auch Landingpage genannt, einen wichtigen Bestandteil einer SharePoint Inf­rastruktur dar.4

Auf der initialen Seite beruhend, kann man in tiefere Strukturen navigieren. Hierbei ist unternehmensspezifisch zu entscheiden, in welcher Form man seinen SharePoint gestal­ten möchte. Häufig wird das Unternehmensorganigramm genutzt um den tieferen Verlauf des Aufbaus der SharePoint Infrastruktur darzustellen. Neben den bereits beschriebenen Websitesammlungen gibt es die Teamwebseiten, sie stellen den Zusammenschluss inhalt­lich zusammengehörigen Informationen dar. Unter einer Unterwebseite können auch wei­tere Teamwebseiten erstellt werden, jedoch können hier auch einzelne Elemente zur Teamwebseite hinzugefügt werden. Diese Elemente werden von Microsoft als Webparts bezeichnet und sind vorgefertigte Baugruppen, die bestimmte Funktionalitäten zur Ver­fügung stellen. Die folgende Darstellung zeigt eine mögliche Strukturierung eines SharePoint und den Aufbau zwischen einer Websitesammlung und den darunter liegen­den Instanzen.

Abbildung 1: Hierarchischer Aufbau der Infrastruktur

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: In Anlehnung an Grasekamp, D., SharePoint Hierarchie, 2011, S. 18.

Einer der wichtigsten Webparts ist die Dokumentenbibliothek, eine Zusammenstellung von Dateien, die auf den verschiedenen Strukturtiefen eingesetzt werden kann. Der Auf­bau einer Dokumentenbibliothek ist mit dem eines klassischen Verzeichnisses zu verglei­chen und kann in einer globaleren Ansicht auch mit dem eines Fileservers verglichen werden. Dabei geht der Funktionsumfang einer Dokumentenbibliothek weit über den der klassischen Verzeichnisstruktur hinaus. Neben der Anpassbarkeit der Darstellung können auch, nicht zuletzt des cloudbasierten Hostings geschuldet, diverse Anwendungen mit angebunden werden. Dadurch können einzelne Dateien, beispielsweise die einer Projekt­planung, dort abgelegt werden und über den SharePoint dargestellt werden. Aus einer Dokumentenbibliothek heraus können Dateien auch unternehmensintern und -extern ge­teilt werden, sodass ein zeitgleiches Bearbeiten mehrerer Personen möglich ist. Hierbei sollte man das Limit von 99 Personen, die simultan ein Dokument bearbeiten können im Hinterkopf haben, ab einer Personenzahl von zehn Personen sind Performanz Rückgänge zu beobachten.5 Neben der Dokumentenbibliothek ist das Webpart Liste nennenswert. Dieses Webpart stellt einen anderen Ansatz zur Aufbereitung von Informationen dar, hierrüber kann man neben der Anbindung einer Datenbank beispielsweise auch eine ma­nuelle Datenerfassung betreiben. Durch das Einbinden einer externen Datenquelle sowie die Definierung zusätzlicher Metadaten können diese Inhalte den Usern angezeigt wer­den, ohne einen direkten Zugriff auf die eigentliche Datenquelle. Neben der Einbindung von externen Datenbanken können eine Reihe anderer Anwendungen in den SharePoint integriert werden. Beispiele hierfür kommen aus dem Bereich der Business Intelligence, des Customer Relationship Managements oder der vorhandenen Enterprise Resource Planning Software.6

Für die Lizensierung von SharePoint Online sieht Microsoft zwei unterschiedliche Pläne vor, die sowohl einzeln buchbar sind, sprich ohne weitere Applikationen, oder im Ver­bund mit anderen Anwendungen. Ein Beispiel für letzteres sind die Business Premium oder Enterprise Lizenzen, die den SharePoint Online Plan 1 oder SharePoint Online Plan 2 enthalten. Die Nutzung des SharePoint Online Plan 1 ermöglicht es nahezu alle Funk­tionen von SharePoint Online zu nutzen, der Unterschied zu Plan 2 liegt primär in der unternehmensweiten Suchfunktion sowie der Data Loss Prevention.7 Beide Funktionen werden in den darauffolgenden Kapitel genauer beschrieben.

2.2 Implementierung eines Microsoft SharePoint

Der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Implementierung ist die Analyse des gewünsch­ten Einsatzgebietes sowie eine entsprechende Planung, die die Ziele und Anforderungen hinreichend beleuchtet.

Bei der Einführung eines Microsoft SharePoint kann man auf bewährte Vorgehensmo­delle aus dem Projektmanagement zurück greifen. Das Wasserfallmodell bietet sich hier an, da ist im Grundgedanken eine sequenzielle Abfolge einzelner Tätigkeitsschritte be­schreibt, denen eine Validation folgt. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird zum nächsten Handlungsschritt übergegangen, sodass ein reibungsloser Übergang zum nächsten Pro­jektschritt gewährleistet ist.8 Die folgende Darstellung zeigt einen möglichen Verlauf für die Umsetzung eines SharePoint Projektes.

Abbildung 2: Wasserfallmodell für den Projektablauf

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Ruf, W., Fittkau, T., Ganzheitliches IT-Projektmanagement, 2008, S. 31

Zu Beginn eines SharePoint Projektes empfiehlt es sich, die Ist-Situation, mit Schwer­punkt auf den bestehenden Schwachstellen, zu beschreiben und die Spezifikationen, die an die Anwendung gestellt werden, festzuhalten und zu analysieren. Häufig sind bereits Softwarelösungen oder Prozessabläufe im Einsatz, vor diesem Hintergrund muss geklärt werden, ob eine Migration möglich ist. Sobald die Anforderungen an den SharePoint an klar definiert sind, kann ein Entwurf der fertigen Infrastruktur erstellt werden. Während dieser Tätigkeit finden häufig Änderungen an den beschriebenen Spezifikationen statt, da der Entwurf Probleme hervorbringt, die oftmals in der Spezifikation nicht berücksichtigt worden sind. Mit der Validierung des Entwurfes können die Arbeiten der Implementie­rungsphase beginnen. Dieser Abschnitt nimmt zeitlich gesehen den größten Baustein des Projektes ein. Hier kann zusätzlich zwischen der Einrichtung als solches und der Para­metrisierung unterschieden werden. Zum einen gilt es den SharePoint aufzubauen, die Nutzerberechtigungen zu definieren, Sicherheitsmechanismen zu konfigurieren oder die Schnittstellen zu angrenzender Unternehmenssoftware zu implementieren. Das Rechtemanagement und die Sicherheitsaspekte werden im folgenden Kapitel genauer be­schrieben. Auf der anderen Seite finden graphische Arbeiten am SharePoint statt, wo bei­spielsweise das Corporate Design des Unternehmens in den SharePoint einfließen kann. Bevor man die Infrastruktur unternehmensweit ausrollen kann, findet in der Integrations­phase ein Testbetrieb durch eine Auswahl an Key Usern statt, sodass Nachbesserungen und Optimierungen am System durchgeführt werden können. Dadurch kann die Benut­zerakzeptanz nachhaltig gesteigert werden. Ist auch dieser Schritt abgeschlossen muss erwogen werden, ob die Gesamtzahl oder Teilgruppen der Nutzer Training im Umgang mit der neuen Infrastruktur benötigt. Gerade die späteren Administratoren und Seitenad­ministratoren sollten unterwiesen werden, sodass Problematiken mit dem Umgang, dem Rechtemanagement oder der allgemeinen Nutzung reduziert werden können.9 Mit dem offiziellen Rollout ist die Einführungsphase nicht beendet, denn erst nach einem umfas­senden Produkttest aller Nutzergruppen kann ein Abschluss der Einführung eines SharePoint Projektes stattfinden. Jedoch ist ein nachhaltiger Support und eine stetige Op­timierung des SharePoint nötig. Durch Microsoft werden konstant Updates, die den Nut­zungsumfang erweitern, Sicherheitsfeatures und allgemeine Änderungen an SharePoint Online vorgenommen.

2.3 Rechtemanagement, Sicherheit und Compliance

Ein wesentlicher Bestandteil bei der Umsetzung eines SharePoint Projektes ist die Pla­nung des Rechtemanagements, da fehlerhafte oder unüberlegte Konfiguration oft erst spä­ter auffällt und eine Änderung im Nachgang mit einem größeren Administrationsaufwand einhergeht.

Grundsätzlich ist die Rechtevergabe, dank Vererbung auf die darunterliegenden Websei­ten, einfach zu gestalten. Häufig sieht die Praxis jedoch anders aus, so müssen Nutzer oder Nutzergruppen auf Elemente zugreifen, die in einer anderen Bibliothek liegen, dadurch wird die Vererbungslinie unterbrochen und sie muss manuell gepflegt werden. Dadurch empfiehlt es sich, das Berechtigungskonzept auf Webseitenbasis zu konzipieren um den Verwaltungsapparat möglichst kosteneffizient zu gestalten. Hierbei gilt es vier Berechtigungsstufen zu unterscheiden. Angefangen mit der geringsten Berechtigung, dem Leserecht, was dem Nutzer ein Lesen auf dem SharePoint ermöglicht, zusätzlich kann er die Datei auch herunterladen und bearbeiten, ein erneutes hochladen ist daraufhin jedoch nicht mehr möglich. Soll dies möglich sein, ist die Berechtigungsstufe „Mitwir­ken“ zu wählen. Sollen darüber hinaus auch tiefergehende Berechtigungen vorhanden sein, wie das Ändern von Listen oder das Anpassen von Metadaten, befindet man sich in der Berechtigungsstruktur „Entwerfen“. Die oberste Berechtigungsstufe ist der Vollzu­griff auf die Daten, ein Recht, das dem Webseitenadministrator vorbehalten ist. Dadurch ist es auch möglich, visuelle Änderungen an der jeweiligen Seite vorzunehmen.10 Ein SharePoint ist auf eine aktuelle Datenhaltung angewiesen, daher sollten die Berechtigun­gen administrativer Natur im Bereich der IT-Verantwortlichen liegen, jedoch sollten die Rechte für die Erstellung von Inhalten an die Mitarbeiter und Abteilungsleiter übergeben werden. Ein Berechtigungskonzept sollte auf Gruppen aufbauen, dadurch ist eine Orga­nisation der Zugriffsrechte überschaubar abzubilden.

[...]


1 Vgl. https://www.iwd.de/artikel/datenmenge-explodiert-431851/, Zugriff am 01.02.2020.

2 Vgl. https://www.ismnet.com/sharepoints-progression-creating-perfect-balance-in-the-world/, Zugriff 14.02.2020.

3 Vgl. https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/spfx/sharepoint-framework-overview, Zugriff 02.02.2020.

4 Vgl. https://support.office.com/de-de/article/anpassen-der-navigation-auf-ihrer-sharepoint-website- 3cd61ae7-a9ed-4e1e-bf6d-4655f0bf25ca, Zugriff 02.02.2020.

5 Vgl. https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-descrip- tion/sharepoint-online-limits, Zugriff am 02.02.2020.

6 Vgl. https://support.office.com/en-us/article/introduction-to-external-data-676e60e7-d99f-463f-a173- 65e9d63538c0#__toc353550780, Zugriff 19.02.2020.

7 Vgl. https://products.office.com/de-de/sharepoint/compare-sharepoint-plans, Zugriff 16.02.2020.

8 Vgl. Ruf, W., Fittkau, T., IT-Projektmanagement, 2008, S. 31 ff.

9 Vgl. https://www.scnsoft.com/blog/sharepoint-implementation-guide, Zugriff 02.02.2020.

10 Vgl. https://sharepoint360.de/grundlagen-sharepoint-berechtigungen-7-%C3%9Cberblick- %C3%BCber-einsatzzweck-mglichkeiten-und-beschrnkungen/, Zugriff 12.02.2020.

Ende der Leseprobe aus 23 Seiten

Details

Titel
Cloud Productivity. Aufbau einer Collaboration-Plattform mittels Microsoft SharePoint
Hochschule
FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Düsseldorf früher Fachhochschule
Note
1,3
Autor
Jahr
2020
Seiten
23
Katalognummer
V541536
ISBN (eBook)
9783346179456
ISBN (Buch)
9783346179463
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Cloud Productivity, Cloud, SharePoint, Microsoft, Productivity, Home Office, Collaboration, Kollaboration
Arbeit zitieren
Fabian Erkens (Autor), 2020, Cloud Productivity. Aufbau einer Collaboration-Plattform mittels Microsoft SharePoint, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/541536

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Cloud Productivity. Aufbau einer Collaboration-Plattform mittels Microsoft SharePoint



Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden