Dokumentenmanagement bei Krankenkassen am Beispiel der elektronischen Arbeitgeberakte

Inhaltsverzeichnis

I Abkürzungsverzeichnis

II Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements
2.1 Definition
2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements
2.3 Umfeld des Dokumentenmanagements
2.4 Anwendungsgebiete des Dokumentenmanagements

3 Übertragung von Dokumentenmanagement auf
gesetzliche Krankenkassen
3.1 Anforderungen von Krankenkassen an ein
Dokumentenmanagementsystem
3.1.1 Wirtschaftliche Anforderungen
3.1.2 Technische Anforderungen
3.1.2.1 Einbindung in das EDV-Umfeld
3.1.2.2 Speichermedien
3.1.2.3 Internationale Standards und Formate
3.1.3 Rechtliche Anforderungen
3.1.4 Anforderungen an die Unternehmenskultur
3.2 Betriebliche Auswirkungen von Dokumentenmanagementsystemen
bei Krankenkassen
3.2.1 Chancen
3.2.2 Risiken

4 Die elektronische Arbeitgeberakte bei der XY-BKK
4.1 Projektplanung
4.2 Nutzenbetrachtung
4.3 Spezifische Anforderungen an die Technik
4.4 Folgeprojekte zur weiteren Implementierung des ..Dokumentenmanagements

5 Fazit

6 Literaturverzeichnis.

I Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

II Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1:

Abbildung 2:

Abbildung 3:

Abbildung 4:

Lebenszyklus eines Dokumentes im Dokumentenmanagement

Mögliche Auswirkungen eines Dokumentenmanagements

bei einer Krankenkasse

Qualitative Nutzenmerkmale der elektronischen Arbeitgeberakte für die XY-BKK

Oberfläche der Software „e4/ELA“ von Comline

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Das Umfeld von Unternehmen und Organisationen ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Davon blieben auch die Krankenkassen im Bereich der öffentlichen Verwaltung nicht verschont. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Krankenkassen ihre Strukturen und Strategien den heutigen dynamischen Marktbedingungen und Umweltverhältnissen anpassen. Hier kommt insbesondere der Informationsverarbeitung eine zentrale Bedeutung zu, da die Menge an Informationen unaufhaltsam ansteigt, deren gezielte Verfügbarkeit jedoch abnimmt. Es gilt also der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden.

Die Möglichkeit schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren wird daher im Hinblick auf Kundenbindung und Kostenmanagement zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor für Kranken-kassen. Zur Erreichung dieses Ziels bietet sich die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems an, welche hier am Beispiel einer elek-tronischen Arbeitgeberakte begleitet wird.

Fraglich ist jedoch, ob sich die dafür erforderlichen technischen und wirtschaftlichen Aspekte im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen bei einer Krankenkasse auf einer produktiven Grundlage vereinen lassen. Auf dem Weg zum viel zitierten „papierarmen Büro“ müssen bei den Entscheidungsträgern in den Krankenkassen nämlich auch andere Gesichtspunkte, wie die gesellschaftlichen Auswirkungen der Dokumenten-Technologien, beachtet werden. Die Heimtücke steckt hier in der Verzahnung von strategischen, organisatorischen, technischen und humanen Aspekten. Verändert man nur eine Kenngröße, hat dies unweigerlich Auswirkungen auf andere Komponenten.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Die vorliegende Arbeit soll dem Leser einen aktuellen Überblick zum Thema Dokumentenmanagement geben und die Anforderungen und Einsatz-möglichkeiten dieser Technologie bei einer Krankenkasse aufzeigen. Dabei werden Kosten und Nutzen entsprechender Systeme gegeneinander aufgerechnet. Die Auszüge aus der aktuellsten Literatur im Bereich des Dokumentenmanagements werden ergänzt um Inhalte aus dem Internet, da sich die gesamte Branche im Umbruch, die Technologien im Wandel befinden und die Autoren neuere Literatur nur zeitlich verzögert zur Verfügung stellen können. Nachdem im Kapitel zwei die unverzichtbaren Grundlagen des Dokumentenmanagements aufgezeigt werden, übertragt das Kapitel drei die Problemstellung auf den Bereich der Krankenkassen.

Als Anknüpfungspunkt zur betrieblichen Praxis dient im Kapitel vier die „elektronische Arbeitgeberakte“, die zurzeit bei der XY-BKK, dem Arbeitgeber des Verfassers, eingeführt wird. Neben dem Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des Dokumentenmanagements werden die gewonnenen Erkenntnisse und Aussagen unter Punkt fünf im Fazit der Arbeit zusammengefasst.

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements

2.1 Definition

Die verschiedenen Systeme im Bereich des Dokumentenmanagements betrachten die Informationsverarbeitung aus dem Blickwinkel des Dokuments. Dies bedeutet, dass Zugriff, Verwaltung und Darstellung auf Basis von Dokumentenmerkmalen erfolgen. Den verschiedenen Systemen gemeinsam ist dabei, dass unterschiedliche Dokumente von einer Datenbank gestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet und verarbeitet werden.^[1] In diesem Zusammenhang werden unter dem Begriff Dokument nicht nur die herkömmlichen Papierdokumente verstanden, die überwiegend als Dokumente im engeren Sinne bezeichnet werden. Daneben kann ein Dokument jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster Herkunft mit unterschiedlichsten Verbindungen und Referenzen beinhalten^[2], welche dann als Dokumente im weiteren Sinne verstanden werden^[3].

Die Leistung des Dokumentenmanagements besteht primär aus Verwaltungsfunktionen und weniger aus der inhaltlichen Konzeption und Erstellung der Dokumente. Es umfasst dabei alle Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Insbesondere folgende Aspekte stehen dabei im Vordergrund:

- Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten,
- Verteilung und Umlauf von Dokumenten,
- Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten,
- Suche nach Dokumenten,
- Ablage und Archivierung von Dokumenten,
- Vernichtung von Dokumenten,
- Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung von Dokumenten.^[4]

Eine der wenigen konkreten Definition findet sich bei Kampffmeyer, der das Dokumentenmanagement als „Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit“ auffasst, jedoch „unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.“^[5] Das Dokumentenmanagement unterstützt weiterhin alle Phasen des gesamten Dokumentlebenszyklus^[6], wie die folgende Grafik verdeutlicht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Lebenszyklus eins Dokumentes im Dokumentenmanagement - eigene Darstellung in Anlehnung an Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien, 2003, S. 57.

Von Seiten der Anbieter von Dokumentenmanagement-Produkten wurde in der letzten Zeit eine Vielzahl von verschiedenen Begriffen zur Abgrenzung vom jeweiligen Wettbewerber eingeführt. Unter einem Dokumentenmanagement-System werden jedoch auch die damit in Verbindung stehenden Produkt-kategorien wie Document Imaging, elektronische Archivierung, elektronische Formularverarbeitung, Groupware und Workflow verstanden.^[7] Für den gesamten Markt setzt sich mehr und mehr die Bezeichnung Document Related Technologies (DRT) oder Dokumenten-Technologien durch.^[8]

2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements

Nachdem in den 80er Jahren im Rahmen von Lean Production und Lean Management das Augenmerk in den Unternehmen auf die Hauptprozesse gelegt wurde, widmete man sich im Verlauf der 90er Jahre der Effizienz-verbesserung in den Hilfs- und Nebenprozessen. Die Neukonzeption der alltäglichen Verwaltungsprozesse sollte das „papierlose Büro“ zum Ziel haben^[9]. Den Begriff des Elektronischen Dokumentenmanagements gibt es seit ca. 25 Jahren, weshalb heutige Marketing-Strategen immer neue Bezeich-nungen für ein letztlich identisches System auf den Markt bringen.^[10] Bei den frühen Systemen handelte es sich jedoch überwiegend um monolithische Anwendungen, die als in sich geschlossene Lösungen mit speziellen Clienten für die jeweilige Applikation genutzt wurden. Damals wurde der Integra-tionsaspekt weitgehend nicht berücksichtigt^[11].

So produzierten die Hersteller anfangs nur Systeme zur revisionssicheren optischen Archivierung, wie das COLD^[12] -System zur Massendatenarchi-vierung oder die Speicherung der Dokumente auf unveränderbaren Medien. Durch geänderte Kundenanforderungen setzte sich dann der Integrations-gedanke durch und die Systeme wurden um Wiedervorlagefunktionen und ein Versionsmanagement erweitert^[13]. Diese Entwicklung führte zu meist technik-verliebten Lösungen, deren Projektvolumina in Bereich von mehreren Millionen Euro lagen. Ende der 90er Jahre wurde die Wirtschaftlichkeit von Lösungen dann jedoch wieder hinterfragt und man orientierte sich häufiger am tatsächlichen wirtschaftlichen Nutzen.^[14]

Nun war das Ziel das „papierarme Büro“. Mit der verschärften wirtschaftlichen Situation seit dem Jahr 2001 stehen jetzt überschaubare, ganzheitliche und flexible Lösungen im Vordergrund, die gezielt kostenrelevante Prozesse effizient unterstützen. Heute reicht die Lösungsvielfalt von einfachen elektronischen Archiven für körperliche Papierablagen bis zu digitalen Archiven, auf die durch eine Vielzahl von Nutzern standortunabhängig Zugriff genommen werden kann.^[15] Zu einem solchen System zählt auch die im Kapitel vier beschriebene elektronische Arbeitgeberakte der XY-BKK.

2.3 Umfeld des Dokumentenmanagements

Aufgrund der verschiedenen Erscheinungsformen von Dokumenten, stellt sich das Umfeld des Dokumentenmanagements als sehr komplex und vielfältig dar. Es fällt daher schwer ein Dokumentenmanagementsystem isoliert und ohne den Kontext zu anderen Anwendungen und Systemen zu sehen. Grundsätzlich stellt ein Dokumentenmanagementsystem im Sinne einer Client-/Server-Architektur einen Service für die Administration von Dokumenten zur Verfügung.^[16] So nutzen auch die im Umfeld des Dokumentenmanagements angesiedelten Systeme, wie das Content-Management und das Knowledge-Management die gleiche Grundsystematik, um Dokumente zu suchen, abzulegen, zu verwalten und zu organisieren. In der Literatur werden diese Systeme teils den Dokumentenmanagementsystemen hinzugerechnet (Götzer)^[17], teils aber auch davon abgegrenzt (Kampffmeyer)^[18]. Daher werden beide Systeme im Folgenden kurz vorgestellt.

[...]

^[1] Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 51.

^[2] Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 51.

^[3] Vgl. Götzer, K., Dokumentenmanagement, 2004, S. 2.

^[4] Ebd.

^[5] Kampffmeyer, U., Dokumenten-Management, 1999, S. 284.

^[6] Vgl. Klingelhöller, H., Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 15.

^[7] Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 51.

^[8] Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S.

16/17.

^[9] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 7.

^[10] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S.

11.

^[11] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, 1999, S. 35.

^[12] COLD= Computer output to laser disc

^[13] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 7.

^[14] Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 6.

^[15] Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 7.

^[16] Vgl. Götzer, K., Dokumentenmanagement, 2004, S. 63.

^[17] Vgl. Götzer, K., Dokumentenmanagement, 2004, S. 90/95.

^[18] Vgl. Kampffmeyer, U., Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003, S. 72/88.