Auswirkungen des Home-Office auf die Zusammenarbeit im Team

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Fragestellung

2. Arbeiten im Home-Office
2.1. Auswirkungen auf Meetings
2.2. Auswirkungen auf Arbeitsergebnisse
2.3. Auswirkungen auf soziale Beziehungen
2.4. Möglichkeiten zur Vermeidung negativer Auswirkungen

3. Fazit
3.1. Limitationen
3.2. Implikationen

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Umfrage zur Nutzung von Home-Office in Deutschland

Abbildung 2: Der Wunsch nach Home-Office wegen COVID-19

Abbildung 3: Gefühlslage zur Rückkehr an den Arbeitsplatz

1. Einleitung

Im Zuge der Digitalisierung haben sich für Unternehmen neue Möglichkeiten ergeben, ihre Mitarbeiter weltweit – unabhängig von geographischer Distanz – zusammenarbeiten zu lassen. Die neuen Formen der virtuellen Zusammenarbeit sind aufgrund der fortschreitenden Globalisierung insbesondere relevant für weltweit agierende Unternehmen, die ihre Mitarbeiter sowie Geschäftspartner und Kunden dadurch standortübergreifend vernetzen können.¹

Besonders im Rahmen der Corona Pandemie spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Denn durch digitale Lösungsansätze – wie dem virtuellen Hausunterricht oder eben dem Home-Office – ist es möglich, physische Kontakte weitestgehend einzuschränken und die Wirtschaft trotzdem nicht gänzlich anzuhalten, sondern weiter zusammen zu arbeiten bzw. zu lernen. Die Mehrheit der deutschen Bevölkerung sieht daher digitale Alternativen – wie die ausschließliche Arbeit im Home-Office – als wichtige Maßnahmen, um der Ausbreitung der Pandemie entgegenzuwirken.²

1.1. Problemstellung

Doch die virtuelle Zusammenarbeit und innovative, digitale Methoden haben für Unternehmen und ihre Mitarbeiter teils große Veränderung in ihrem bisherigen Arbeitsalltag zur Folge. Für eine große Anzahl an Arbeitnehmern ist die Arbeit im Home-Office während der Corona Pandemie gänzlich neu. Viele Unternehmen, die bereits vorher die Möglichkeit für ihre Mitarbeiter angeboten haben, waren zudem nicht darauf vorbereitet, nur noch virtuell zusammen zu arbeiten.³ Die Umstellung für die Teamarbeit sowie die Veränderung für Mitarbeiter sollte nicht unterschätzt werden, denn die meisten Unternehmen bereiten ihre Mitarbeiter im Normalfall gut auf die Arbeit im Home-Office und damit verbundene Schwierigkeiten vor, was jedoch unter normalen Umständen Monate – wenn nicht sogar Jahre – dauern kann.⁴

1.2. Fragestellung

Daher stellt sich die Frage, welche Auswirkungen die plötzliche, ausschließliche Arbeit im Home-Office auf die Zusammenarbeit im Team haben kann und wie dem entgegengewirkt werden kann. Im Folgenden wird die Entwicklung der Nutzung des Home-Office kurz dargestellt und dann die Auswirkungen erläutert. Zur Übersichtlichkeit sind die Auswirkungen in verschiedene Arten unterteilt: Auswirkungen auf Meetings, auf Arbeitsergebnisse sowie auf soziale Beziehungen innerhalb der Teams.

2. Arbeiten im Home-Office

Home-Office bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht im Büro, sondern ausschließlich an ihrem dafür eingerichteten Arbeitsplatz in ihrem Zuhause verbringen.⁵ Zwischen 2014 und 2018 stieg die Anzahl an Mitarbeitern, die in deutschen Unternehmen ganz oder teilweise von Zuhause arbeiten, deutlich von 22% auf 39%.

Abbildung 1: Umfrage zur Nutzung von Home-Office in Deutschland

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Statista, Home-Office Nutzung, 2019

Mit hoher Wahrscheinlichkeit würde diese Prozentzahl noch höher liegen, wenn alle Beschäftigten, die sich Home-Office wünschen, auch die Möglichkeit von ihren Arbeitgebern bekommen würden.⁶ Deutschland lag 2016 im Vergleich mit dem EU-Durchschnitt hinter anderen Ländern wie beispielsweise dem Vereinigten Königreich oder Frankreich.⁷ Der Großteil der deutschen Unternehmen geht allerdings davon aus, dass der Anteil der Arbeitnehmer (ganz oder teilweise im Home-Office) in den nächsten Jahren konstant weiterwachsen wird.

Besonders im Rahmen der Corona Pandemie wurde das Home-Office für Mitarbeiter sehr attraktiv. Rund 75% der Teilnehmer einer Umfrage des Bundesverbands für Digitale Wirtschaft (BVDW) konnten sich demnach vorstellen, das Angebot in dieser Zeit in Anspruch zu nehmen, während 58% sich dies sogar ausdrücklich wünschten.

Abbildung 2: Der Wunsch nach Home-Office wegen COVID-19

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Suhr, F., Home-Office Deutschland, 2020

Durch die vermehrte Nutzung des Home-Office, entstehen neue Herausforderungen für Arbeitnehmer und dadurch für Arbeitgeber. Denn die Mehrheit der Teilnehmer gab in der Befragung an, dass sie entsprechende Lösungsansätze von ihrem Arbeitgeber erwarten.

Die Zusammenarbeit findet nur noch virtuell über E-Mail, Telefon, Videokonferenzen und weiteren Tools wie beispielsweise Plattformen zur Arbeitsverwaltung statt. Da die Leistung eines Teams allerdings abhängig von der Qualität der Kooperation und Kommunikation der einzelnen Mitglieder ist, ist die Abstimmung und der regelmäßige Austausch unter den Teammitgliedern besonders wichtig.⁸ Welche Konsequenzen die ausschließlich virtuelle Zusammenarbeit haben kann, wird im Folgenden dargestellt.

2.1. Auswirkungen auf Meetings

Ein wichtiger Baustein der Teamarbeit ist der regelmäßige Austausch zu Arbeitsaufgaben, dem aktuellen Projektstand oder auch gemeinsames Brainstorming. Um diese Meetings auch auf Distanz bestmöglich durchzuführen, wurden bereits in den letzten Jahren von vielen verschiedenen Anbietern – wie beispielsweise Microsoft, Zoom oder Skype – virtuelle Konferenzsysteme entwickelt. Dadurch haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich zu sehen, zu hören und beispielsweise auch Unterlagen zu teilen. Da virtuelle Meetings zeitlich und räumlich flexibel sowie kostengünstig sind, werden sie auch abgesehen vom Home-Office zunehmend gerne für Meetings mit Businesspartnern oder Kunden genutzt.⁹

Trotzdem gibt es einige Faktoren, die nicht durch digitale Konferenzsysteme ersetzt werden können. Dazu gehört unter anderem die nonverbale Kommunikation – das heißt die Körpersprache, Gestik und Mimik – die in der Kommunikation eine große Rolle spielen. Es fällt Kollegen dadurch schwerer, Aussagen ihrer Gesprächspartner zu verstehen, zu deuten und spontan darauf einzugehen.¹⁰ Dadurch treten auch häufiger Missverständnisse auf, welche aufgrund der Distanz zusätzlich schwieriger zu lösen sind.¹¹

Besonders virtuelle Meetings mit mehreren Teilnehmern können zu einer Herausforderung werden. Ohne Agenda ist oft nicht klar, worum es genau geht und wer welchen Beitrag zu dem Meeting leistet. Besonders bei reinen Telefonkonferenzen kann dieses Problem schnell auftreten. Die Teilnehmer können leicht den Überblick verlieren, wodurch im Endeffekt Zeit verschwendet und die Motivation des Teams langfristig beeinträchtig wird.

Ein weiterer Punkt sind Technikprobleme, durch die einzelne Teilnehmer – zum Beispiel durch verzögerten Ton – den Anschluss zum Gespräch verlieren.¹² Im schlimmsten Fall bricht die Konferenz ab und muss verschoben werden. Es sollte daher am besten immer ein Plan B, wie beispielsweise ein alternatives Konferenzsystem, im Voraus festgelegt werden und Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter grundsätzlich alle über dieselben technischen Gegebenheiten verfügen.

2.2. Auswirkungen auf Arbeitsergebnisse

Die ausschließlich virtuelle Zusammenarbeit kann die Arbeitsergebnisse eines Teams in vielen Hinsichten beeinflussen. Bereits Unterschiede in der technischen Ausstattung und dem Know-How der Mitarbeiter können zu Verzögerungen im Arbeitsprozess und zu Qualitätsverlusten führen.¹³

Während Teammitglieder sich im Büro zwischendurch austauschen und kurzfristige Entscheidungen treffen können, ist die spontane Kommunikation durch die geographische Distanz nicht mehr möglich. Kommunikation und Kooperation können nicht mehr flexibel erfolgen, sondern müssen bewusst geplant werden.¹⁴ Durch fehlenden Informationsaustausch oder sogar den Abbruch von Informationsflüssen kann daher die Effizienz und Effektivität der Teamarbeit und der einzelnen Arbeitsergebnisse leiden.¹⁵

Für Führungskräfte, sowie für die Teammitglieder selber, ist die Kontrolle und Dokumentation von Zielen aufgrund der Distanz schwieriger und oft ist unklar, wie der aktuelle Arbeitsstand des Projektes ist.¹⁶ Dadurch ist im Allgemeinen der Zeitaufwand für die Durchführung von Projekten höher. Es ist allerdings auch möglich, dass Arbeitsergebnisse in einer kürzeren Zeit erreicht werden können, da die Kommunikation an sich schneller und ohne Verzögerungen erfolgen kann.¹⁷

Ein weiterer Punkt ist die Motivation der Mitarbeiter. Denn die Motivation der Mitwirkenden ist bei Projekten im Team besonders wichtig und teilweise ausschlaggebend für die Qualität und Erreichung der Arbeitsergebnisse. Doch durch die ausschließliche Arbeit im Home-Office und dadurch fehlende soziale Kontakte zu Kollegen oder Kunden, kann die benötigte Motivation ausbleiben.

2.3. Auswirkungen auf soziale Beziehungen

Die ausschließliche Arbeit im Home-Office kann sich stark auf die sozialen Beziehungen im Team auswirken und diese negativ beeinflussen. Da der informelle Austausch in Pausen und zwischendurch, sowie ungeplante Treffen wegfallen, haben Mitarbeiter generell weniger Kontakt zueinander. Durch die rein virtuelle Zusammenarbeit ist der Beziehungsaufbau und die Aufrechterhaltung anders und schwieriger.¹⁸ Von rund 80% der Befragten einer Stepstone Studie wurde angegeben, dass sie sich nach der Corona Pandemie wieder auf die Rückkehr an ihren Arbeitsplatz freuen. Das lässt sich zum Teil auch darauf zurückführen, dass sie sich auf die sozialen Kontakte und den informellen Austausch mit ihren Kollegen freuen.¹⁹

[...]

¹ Vgl. Müller, S., Auswirkungen Home-Office, 2018, S. 1ff.

² Vgl. Bitkom, Virtueller Arbeitsplatz, 2020, o.S.

³ Vgl. ebd.

⁴ Vgl. ebd.

⁵ Vgl. Beck, R., Home-Office, 2019, S. 15.

⁶ Vgl. Brenke, K., Heimarbeit, 2016, S. 95.

⁷ Vgl. ebd.

⁸ Vgl. Hertel, G., Konradt, U., Virtuelle Teams, 2002, S.12.

⁹ Vgl. Hertel, G., Konradt, U., Virtuelle Teams, 2002, S. 24ff.

¹⁰ Vgl. Bitkom, Virtueller Arbeitsplatz, 2020, o.S.

¹¹ Vgl. Koschik, A., Obmann, C., Scheppe, M., Virtuelles Arbeiten, 2020, S.2.

¹² Vgl. Müller, S., Auswirkungen Home-Office, 2018, S. 103.

¹³ Vgl. ebd.

¹⁴ Vgl. ebd.

¹⁵ Vgl. Hertel, G., Konradt, U., Virtuelle Teams, 2002, S.12.

¹⁶ Vgl. ebd.

¹⁷ Vgl. Hertel, G., Konradt, U., Virtuelle Teams, 2002, S. 30ff.

¹⁸ Vgl. Hertel, G., Konradt, U., Virtuelle Teams, 2002, S. 29.

¹⁹ Vgl. Godehardt, B., Telearbeit, 1994, S.98.