Ziel dieser Hausarbeit ist die modellhafte Skizzierung eines systematischen Ablaufs einer Geschäftsprozessoptimierung. Hierzu wird im Folgenden zunächst der Begriff "Geschäftsprozessoptimierung" näher erläutert. Im Anschluss daran werden die Voraussetzungen und Ziele hierfür vorgestellt, bevor auf das Vorgehen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen in Theorie und Verwaltungspraxis näher eingegangen wird. Die Studienarbeit schließt mit einem Fazit ab.
Der öffentliche Sektor befindet sich in einem grundlegenden Wandlungsprozess – aktuell mehr denn je. Grund für die neue Dynamik, die deutsche Behörden zunehmend erfahren, stellt in erster Linie die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung dar. Durch die gesetzlich verankerte Vorgabe, nach und nach Strukturen des E-Government aufzubauen, werden insbesondere Einrichtungen der Bundes- und Landesverwaltungen zur Einleitung von Veränderungen in der Ablauforganisation, zugunsten der Transparenz und Bürgerfreundlichkeit, gezwungen.
Neben dem technischen Fortschritt, der als zentraler Anstoß für die Verwaltungsmodernisierung des 21. Jahrhunderts gilt, wird der verwaltungskulturelle Wandel von einer Vielzahl weiterer Einflussfaktoren geprägt. Zu diesen zählen neben den veränderten, höheren Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine flexible und kundenorientierte Dienstleistung auch die vermehrte Steuerung über Managementinstrumente der privaten Unternehmen.
Durch diese sollen Einsparpotenziale und Schwachstellen in der Verwaltungstätigkeit, insbesondere im Hinblick auf höhere Komplexität, sinkende Steuereinnahmen und steigende Kosten, welche die Verwaltungen nahe an ihre Leistungsgrenzen führen, aufgedeckt werden. Chancen gilt es zu nutzen - Mängel weitestgehend zu eliminieren, um den Erfolg einer bürgerfreundlichen und ressourcenschonenden öffentlichen Einrichtung in der heutigen Zeit zu gewährleisten.
Diese Entwicklung erfordert Veränderungen in der Organisation der Arbeitsabläufe. Planloser Aktionismus führt dabei häufig zu fehlerhaften, überstürzten und kostenintensiven Entscheidungen. Um verbesserungsbedürftige Arbeitsabläufe erfolgreich verändern und Fehlentscheidungen vorbeugen zu können, bedarf es daher einer systematischen und organisierten Optimierung dieser Geschäftsprozesse.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Geschäftsprozessoptimierung – eine Definition
3. Ziele und Voraussetzungen der Optimierung von Geschäftsprozessen
4. Vorgehen bei der Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung
4.1 Prozesse identifizieren und darstellen
4.2 Mängel feststellen und Ziele formulieren
4.3 Verbesserungsoptionen entwickeln
4.4 Verbesserungsvorschläge umsetzen
4.5 Verbesserungsgrad evaluieren
5. Ansätze zur Geschäftsprozessoptimierung in der Verwaltung
6. Fazit
Zielsetzung & Themen
Ziel der Arbeit ist die modellhafte Skizzierung eines systematischen Ablaufs zur Optimierung von Geschäftsprozessen im öffentlichen Sektor, um trotz fehlender Gewinnorientierung eine höhere Prozessqualität und Bürgerfreundlichkeit zu erreichen.
- Grundlagen und Definition der Geschäftsprozessoptimierung
- Analyse von Zielen und Voraussetzungen in Behörden
- Methodische Vorgehensweisen und Instrumente zur Prozessverbesserung
- Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Managementmethoden auf die Verwaltung
- Strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen im öffentlichen Sektor
Auszug aus dem Buch
4. Vorgehen bei der Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung
Die Vielzahl an Ansätzen, Modellen und unterschiedlichen Methoden zur Optimierung von Geschäftsprozessen entstammen dem Management von Unternehmen, welche die Gewinnmaximierung als zentrale Leitlinie des Handelns verfolgen. Im Unterschied zu den privaten Unternehmen arbeiten staatliche und kommunale Einrichtungen nicht gewinnorientiert. Aus diesem Grund gelten für diese bei der Anwendung von Prozessoptimierungsmethoden einige Besonderheiten.
Grundlage des Handelns der öffentlichen Organisationen bilden Recht und Gesetz, wodurch Verfahrens- und Prozessschritte in gewissem Grad zwingend vorgegeben werden. Da die Einrichtungen des öffentlichen Dienstes gerade nicht an wirtschaftlichem Erfolg orientiert sind und die Verwaltungen in nahezu allen Bereichen Monopolstellungen einnehmen, ist die eigene Motivation zur Geschäftsprozessoptimierung vergleichsweise gering. Der fehlende Zwang zur gewinnorientierten Ausrichtung führt dazu, dass kein Zusammenhang zwischen der Arbeitsplatzsicherheit und der Effizienz der Organisation besteht. Daher ist die Offenheit für Restrukturierungsmaßnahmen seitens der Mitarbeiter sehr gering (Voigt/Frühauf 2010: 360).
Wie bereits erläutert wurden die Optimierungsmethoden von privaten Konzernen entwickelt. Anwendbar sind diese, da es sich um Geschäftsprozesse handelt, auf Abläufe, die dem Kerngeschäft zuzurechnen sind, was bei privaten Betrieben häufig die Fertigung von Produkten meint. Diese sind im Gegensatz zu den in der Verwaltung dominierenden Dienstleistungen in ihrer Qualität und Quantität deutlich einfacher zu messen. Um aber auch in dienstleistungsgeprägten Unternehmen systematische Verbesserungen ihrer eher schwach strukturierten Prozesse zu ermöglichen, wurden die Modelle zur Geschäftsprozessoptimierung entsprechend weiterentwickelt und angepasst (Vahs 2015: 211 - 214).
Beim Geschäftsprozessmanagement ist die Prozessverbesserung von der Prozesserneuerung zu unterscheiden. Die reine Prozessverbesserung sieht die Veränderung in der Ablauforganisation durch eine nachhaltige evolutionäre Entwicklung vor, während bei der Prozesserneuerung sowohl Aufbau- als auch Ablauforganisation in revolutionärer Weise umfassend neugestaltet werden (sog. Business Process Reengineering) (Koch 2011: 115). Um eine Optimierung handelt es sich jedoch streng genommen nur bei einer Verbesserung des Bestehenden, weshalb vorliegend dieser Ansatz weiterverfolgt wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Beschreibt den aktuellen Wandlungsdruck auf die öffentliche Verwaltung durch digitale Transformation und steigende Erwartungen der Bürger.
2. Geschäftsprozessoptimierung – eine Definition: Definiert den Begriff durch die Kombination von Prozess- und Optimierungsverständnis und grenzt Kern- von Supportprozessen ab.
3. Ziele und Voraussetzungen der Optimierung von Geschäftsprozessen: Erläutert die strategische Ausrichtung auf Effizienz sowie die Notwendigkeit von Prozessorientierung und Managementstrukturen.
4. Vorgehen bei der Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung: Detailliert den methodischen Prozess von der Identifikation über die Analyse bis zur Evaluation.
4.1 Prozesse identifizieren und darstellen: Behandelt die Abgrenzung von Prozessen und die Nutzung von Visualisierungsmethoden wie Flussdiagrammen.
4.2 Mängel feststellen und Ziele formulieren: Analysiert Ist-Prozesse auf Verschwendung und definiert messbare Ziele nach dem SMART-Modell.
4.3 Verbesserungsoptionen entwickeln: Stellt Restrukturierungsformen wie Weglassen, Parallelisieren oder Auslagern zur Optimierung vor.
4.4 Verbesserungsvorschläge umsetzen: Beschreibt die praktische Implementierung durch Aktionspläne und mögliche Pilotphasen.
4.5 Verbesserungsgrad evaluieren: Erörtert die Erfolgsmessung durch den Abgleich von Zielvorgaben mit erreichten Kennzahlen.
5. Ansätze zur Geschäftsprozessoptimierung in der Verwaltung: Zeigt anhand von Praxisbeispielen, wie Behörden systematische Modelle erfolgreich adaptieren.
6. Fazit: Resümiert die Bedeutung der Optimierung als Steuerungsinstrument für eine bürgerorientierte Verwaltung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessoptimierung, öffentliche Verwaltung, Prozessmanagement, Effizienzsteigerung, E-Government, Prozessmodellierung, KVP, Six-Sigma, TCT, PDCA-Zyklus, Restrukturierung, Prozessqualität, Verwaltungsmodernisierung, Dienstleistungsorientierung, Benchmarking
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, wie Geschäftsprozesse im öffentlichen Sektor systematisch optimiert werden können, um trotz fehlender Gewinnmaximierung effizienter und kundenorientierter zu arbeiten.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die zentralen Felder umfassen die Definition von Geschäftsprozessen, die Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Optimierungsmethoden auf Behörden sowie die praktische Phasenplanung von der Analyse bis zur Erfolgskontrolle.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Ziel ist die Skizzierung eines systematischen, modellhaften Ablaufs zur Prozessoptimierung, der auf die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung, wie etwa gesetzliche Bindungen, zugeschnitten ist.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse bekannter Managementmodelle wie dem KVP (Kaizen), Six-Sigma und Total-Cycle-Time (TCT), welche in den allgemeinen PDCA-Zyklus integriert werden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine schrittweise Vorgehensweise: von der Identifikation und Darstellung der Prozesse über die Mängelerkennung und Zielfestlegung bis hin zur operativen Umsetzung und abschließenden Evaluation.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit am stärksten?
Besonders prägend sind die Begriffe Prozessorientierung, Verwaltungsmodernisierung, Effizienzsteigerung sowie die Anwendung des PDCA-Zyklus in einem behördlichen Kontext.
Warum ist die Prozessoptimierung für Behörden heute wichtiger als früher?
Aufgrund der digitalen Transformation, sinkender Steuereinnahmen und steigender Erwartungen der Bürger an Servicequalität müssen Verwaltungen ihre Arbeitsabläufe bürgerfreundlicher und ressourcenschonender gestalten.
Inwiefern unterscheiden sich Verwaltungsabläufe von privatwirtschaftlichen Prozessen?
Verwaltungen sind durch Gesetze und Rechtsvorschriften stärker gebunden, verfolgen keine Gewinnziele und besitzen oft Monopolstellungen, was eine spezielle Anpassung der aus der Wirtschaft stammenden Optimierungsmethoden erfordert.
- Arbeit zitieren
- Sandro Pfeiffer (Autor:in), 2016, Das Vorgehen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/934240
