Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Einleitung
1.1. Ziele der Arbeit
1.2. Aufbau und Struktur der Arbeit
2. Unternehmensvorstellung
3. Geschäftsprozessmanagement
3.1. Definition „Geschäftsprozess“
3.2. Definition und Ziele des Geschäftsprozessmanagements
3.3. Geschäftsprozessmodellierung mit dem ARIS-Konzept
3.3.1. Geschichte des ARIS-Konzeptes
3.3.2. Aufbau des ARIS Prozessmodells
4. Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
4.1. Grundkonzept einer „schlanken“ EPK
4.2. Grundkonzept einer „erweiterten“ EPK
5. Geschäftsprozessmodellierung mit EPK am Beispielprozess „Rechnungsprüfung“
5.1. Rahmenbedingungen der Prozessmodellierung
5.2. Prozessmodellierung mit ARIS Express
6. Abschließendes Fazit und Handlungsempfehlungen
Literaturverzeichnis
Anhangsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
AG Aktiengesellschaft
AMS Auftrags-Management-Systemen
ARIS Architektur integrierter Informationssysteme
BPM Business Process Management
bzw. beziehungsweise
et al. et alia (lat. „und auf andere Weise“)
EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette
eEPK erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette
ERP Enterprise Resource Planning
GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung
GPM Geschäftsprozessmanagement
i. d. R. in der Regel
IT Informationstechnologie
SAP Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung
USP Unique Selling Preposition
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Die Prozessdefinition
Abbildung 2: Das „ARIS-Haus“
Abbildung 3: Die Grundform einer "schlanken" EPK
Abbildung 4: Die Grundform einer "erweiterten“ EPK
Abbildung 5: Teil 1 der Prozessmodellierung „Rechnungsprüfung“ mit eEPK
Abbildung 6: Teil 2 der Prozessmodellierung "Rechnungsprüfung" mit eEPK
Abbildung 7: Teil 3 der Prozessmodellierung "Rechnungsprüfung" mit eEPK
Abbildung 8: Prozessmodellierung "Rechnungsprüfung" mit eEPK
1 Einleitung
Bei der vorliegenden Arbeit handelt es sich um eine Studienarbeit, welche im Rahmen des Moduls „Prozessmanagement und Prozessmodelle“ im Master Management 2018 an der Technischen Hochschule Deggendorf angefertigt wurde. Zu Beginn dieser Arbeit wird zunächst die Zielsetzung der vorliegenden Studienarbeit erläutert. Des Weiteren werden im ersten Kapitel dem Leser der Aufbau und die Struktur der Arbeit vorgestellt, um diesem einen besseren Überblick über die nachfolgenden Inhalte zu ermöglichen.
1.1 Ziele der Arbeit
Diese Studienarbeit soll veranschaulichen wie Geschäftsprozesse in einem Unternehmen anschaulich dargestellt werden können, um sie dadurch in ihrer Komplexität beherrschbar machen zu können. Im Rahmen dieser Arbeit wird der Geschäftsprozess „Rechnungsprüfung“ in seine einzelnen Teilprozesse zerlegt und mittels der Ereignisgesteuerten Prozessketten modelliert. Die Geschäftsprozessmodellierung wird mithilfe des kostenlos zugänglichen Software Programmes „ARIS Express“ durchgeführt. Ziel soll es dabei sein, den gesamten Prozess so darzustellen, dass dieser für eine außenstehende Person nachvollziehbar ist. Des Weiteren soll die vorliegende Arbeit dem Unternehmen xxx GmbH als Beispiel dienen, wie Prozesse im Unternehmen mit wenig Zeitaufwand anschaulich dargestellt werden können. Dies kann dazu dienen, beispielsweise Schnittstellenproblematiken oder Prozessineffizienzen aufzudecken und dadurch die Grundlage für Veränderungen im Prozess zu schaffen. Um dem Leser einen besseren Überblick der nachfolgenden Inhalte zu verschaffen, wird in einem nächsten Abschnitt der Aufbau und die Struktur der vorliegenden Arbeit kurz wiedergegeben.
1.2 Aufbau und Struktur der Arbeit
Der Aufbau der Arbeit richtet sich danach, zunächst beim Leser ein allgemeines Verständnis für die Geschäftsprozesse und das Geschäftsprozessmanagement zu schaffen. Die grundlegenden Begriffe werden hier definiert und im Besonderen auf die Hintergründe und Ziele des Geschäftsprozessmanagements Bezug genommen. Zur Einstimmung auf die Aufgabenstellung innerhalb dieser Studienarbeit wird in Kapitel 3.3 die Geschäftsprozessmodellierungsmethode nach dem ARIS-Konzept vorgestellt und deren grundlegenden Begriffe und Anwendungsmethodik dargestellt. Dies dient dazu, die Grundlagen für die in Kapitel 5 durchgeführte Geschäftsprozessmodellierung des Geschäftsprozesses „Rechnungsprüfung“ zu schaffen. Im vorhergehenden Kapitel 4 wird auf die verwendete Methodik der Ereignisgesteuerten Prozesskette, kurz EPK, und deren Grundkonzept und Symboliken eingegangen. Aufgrund dessen, dass diese Studienarbeit den Zweck verfolgt, die im Unternehmen existierenden Geschäftsprozesse mit einer geeigneten Methode verständlich darzustellen, wurde bei der Geschäftsprozessmodellierung ein Unternehmensprozess herangezogen, welcher sich, zwar in unterschiedlicher Ausprägung, aber in nahezu jedem Unternehmen, wiederfindet.
2 Unternehmensvorstellung
Die xxx GmbH mit Sitz in xxx, ist ein Hersteller für Fördertechnik für Schüttgüter aller Art. Das Unternehmen konzipiert und fertigt Förderanlagen für den weltweiten Einsatz in verschiedenen Industriezweigen. Das Unternehmen wurde erstmals xxx von xxx gegründet und im Jahre xxx an ein xxx Unternehmen verkauft. Zuletzt wurde das Unternehmen im xxx durch einen strategischen Investor übernommen. Im Rahmen dieser Übernahme und der darauffolgenden Umstrukturierungen, wurde ebenfalls eine neue Zielsetzung und strategische Ausrichtung für das Unternehmen formuliert. Das Ziel der xxx GmbH lautet demnach wie folgt:
Die Zielformulierung wurde aus Datenschutzgründen ausgeblendet.
Hier wird die internationale Ausrichtung des Unternehmens verdeutlicht, welche bereits im Jahre xxx durch den Verkauf an ein xxx Unternehmen gestärkt wurde. Im Zuge der letzten Übernahme wurden in den vergangenen Monaten mehrere Projekte ins Leben gerufen, welche dazu beitragen sollen, die Effizienz des Unternehmens stetig zu verbessern, um die Wettbewerbsfähigkeit, besonders im Hinblick auf die Kosten, zu stärken. Im Zuge dessen, soll es auch Ziel sein, die gesamten Geschäftsprozesse im Unternehmen erstmals aufzunehmen und zu visualisieren, um Schwachstellen innerhalb der Prozesse aufzeigen zu können und etwaige Prozessverbesserungen, welche mit Kosteneinsparungen einhergehen, umsetzen zu können. In diesem Zusammenhang dient die vorliegende Studienarbeit als ein Beispiel dafür, wie ein Prozess in seiner Gesamtheit erfasst werden kann und anschließend mit einer Software nachvollziehbar visualisiert werden kann. Dies dient in erster Linie dazu, eine erste Ist-Bestandsaufnahme der Unternehmensprozesse zu erhalten. In einem weiteren Schritt kann dann der aufgenommene Ist-Zustand als Basis für den zu erreichenden Soll-Zustand dienen, um die Grundlage für mögliche Veränderungen und somit Effizienzsteigerungen, innerhalb der Prozesse zu schaffen.
3 Geschäftsprozessmanagement
In dem folgenden Abschnitt dieser Arbeit werden die zentralen Begriffe des Geschäftsprozesses und des Geschäftsprozessmanagements näher erläutert und die Ziele des Geschäftsprozessmanagements dargestellt. Zur Umsetzung des Geschäftsprozessmanagements, auch Business Process Management (BPM) genannt, wird das ARIS-Konzept vorgestellt. Hier werden die Grundlagen des ARIS-Konzeptes und deren Aufbau erläutert.
3.1 Definition „Geschäftsprozess“
Die folgende Definition eines Geschäftsprozesses, lässt sich aus Fischer et al. (2014) entnehmen:
„Ein Geschäftsprozess beschreibt einen betrieblichen Ablauf, das heißt den Fluss und das Bewegen von Material und Informationen unter Anwendung von Operationen und Entscheidungen. Er beschreibt Reihenfolgen die von funktionsübergreifenden Aktivitäten mit Anfang und Ende sowie klar definierten Eingaben und Ausgaben. Aus Sicht des Unternehmens soll er einen Mehrwert schaffen.“ 1
Zudem sind Prozesse ein ausgezeichnetes Steuerungsinstrument, welche sich quantifizieren, messen und verändern lassen.2
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
In Anlehnung an Herrmann/Fritz lässt sich ein Prozess wie folgt darstellen:
Die obige Darstellung zeigt als Auslöser für den Prozess das Startereignis. Die Prozesseingabe beschreibt dabei alles was in den Prozess hineingegeben wird, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzeugen. Beispielsweise können dies Materialien sein oder auch immaterielle Eingaben, wie zum Beispiel Informationen. In dieser Darstellung sei hier als Beispiel der Kundenauftrag genannt, der die Art und Menge des zu erstellenden Produktes beschreibt. Das Startereignis bildet somit die zeitliche Komponente des Prozessinputs und dient als Anstoß für den nachfolgenden Prozessablauf. Die Prozessaufgabe besteht darin, die in dem Kundenauftrag hinterlegten Anforderungen so umzusetzen, dass das Ergebnis für den Kunden, das Produkt, optimal erreicht wird. Dies wird durch die Abfolge gewisser Tätigkeiten T1, T2,… Tx, gewährleistet. Am Ende eines Prozesses steht das Ergebnis, welches auch als Output bezeichnet wird. Im genannten Beispiel wäre dies das gefertigte Produkt. Das erreichte Ergebnis kann bei einem nachgelagerten Prozess wiederum als Input verwendet werden, wodurch ein neuer Prozess angestoßen werden kann.3
Geschäftsprozesse können aufgrund ihrer unterschiedlichen Eigenschaften, welche zu unterschiedlichen Handlungen führen, in fünf Prozesstypen eingeteilt werden. Diese Einteilung ist jedoch nicht abschließend zu betrachten, da innerhalb der Prozesstypen Mischformen existieren.
Folgende fünf Prozesstypen werden nach Fischer et al. unterschieden:
- Wettbewerbsorientierte Prozesse
Diese Art der Prozesse hat einen entscheidenden Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens und wirkt sich unmittelbar auf den Erfolg eines Unternehmens aus. Eine mögliche Auswirkung auf die Strategie kann sein, dass beispielsweise für einen Prozess, welcher einen USP (Unique Selling Proposition) für ein Unternehmen schafft, eine spezielle Implementierung notwendig sein kann, da kein Standardsystem zur Verfügung steht.
- Change-sensitive Prozesse
Ein Change-sensitive Prozess bezeichnet einen Prozess, bei welchem erwartet werden kann, dass sich gewisse Parameter immer wieder ändern werden. Die Aufgabe bei der Gestaltung dieser Prozesse liegt darin, sie so widerstandsfähig zu konzipieren, dass die Stabilität des Prozesses bei zu erwartenden Änderungen gewährleistet werden kann.
- IT-terminierte Prozesse
Bei einem IT-terminierten Prozess handelt es sich um einen Prozess, welcher entweder stark von einer IT-Unterstützung abhängig ist oder sogar nur mit einem IT-System betrieben werden kann. Änderungen im Prozess orientieren sich dabei in hohem Maße an den technischen Möglichkeiten der IT-Landschaft.
- Wissensterminierte Prozesse
Ein wissensterminierter Prozess definiert einen Unternehmensprozess, bei welchem ein umfangreiches Wissen erforderlich ist, um den Prozess zu definieren und auszuführen. Dieser Prozesstyp kann daher im Unternehmen nur implementiert und betrieben werden, wenn die als Wissensträger fungierenden Mitarbeiter intensiv in das Prozessgeschehen eingebunden werden.
- „Zombi“-Prozesse
Sogenannte „Zombie“-Prozesse werden weder von der Organisation verstanden, noch sind sie in irgendeiner Art und Weise beherrschbar, aber dennoch funktionieren sie. Dies trifft auf Prozesse zu, welche trotz intensiver Beraterunterstützung und Einsatz von IT-Werkzeugen nicht beherrschbar gemacht werden können. Grund für die Entwicklung solcher Prozesse ist häufig, dass sie zu schnell und zu unkontrolliert im Unternehmen eingeführt werden und dann „leben müssen“ ohne, der jeweiligen Organisation, in welcher sie „leben“ die nötige Zeit zu geben, diese einfügen zu können.4
3.2 Definition und Ziele des Geschäftsprozessmanagements
Da bereits im vorherigen Kapitel der Begriff „Geschäftsprozess“ und die Ausprägungen, welche Prozesse annehmen können, definiert wurden, werden im weiteren Verlauf dieses Kapitels das Geschäftsprozessmanagement und deren Ziele beschrieben.
Um zu verstehen, wozu das Management von Geschäftsprozessen dient, lohnt sich ein Blick in die Geschichte. Durch die industrielle Revolution zu Beginn des 19. Jahrhunderts, ist die Arbeitswelt durch eine starke Zerlegung der einzelnen Arbeitsabläufe geprägt. Das Geschäftsprozessmanagement, kurz GPM, wurde Anfang der 1990er Jahre entwickelt um die negativen Folgen, der aus dem Taylorismus entstehenden Arbeitsteilung, sowie die mangelhafte Koordination der Arbeitsabläufe, zu beseitigen. Die wesentlichen Inhalte des Geschäftsprozessmanagements sind dabei die Dokumentation, Analyse und Restrukturierung von Arbeitsabläufen (Prozesse).5 Bei dem Geschäftsprozessmanagement, englisch „Business Process Management“ oder kurz BPM, handelt es sich um eine Managementmethode, welche das gesamte Unternehmen einschließt. Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist die Optimierung der Effektivität, der Effizienz und des wirtschaftlichen Ergebnisses.6
3.3 Geschäftsprozessmodellierung mit dem ARIS-Konzept
Im nachfolgenden Verlauf werden die Grundlagen des ARIS-Konzeptes erläutert und auf deren Funktionsweise näher eingegangen. Dies dient dazu die Grundlagen für die in Kapitel 5 durchgeführte Modellierung eines Geschäftsprozesses, mithilfe des ARIS Express Tools, zu schaffen.
3.3.1 Geschichte des ARIS-Konzeptes
Das Konzept der Architektur integrierter Informationssysteme oder kurz ARIS-Konzept wurde in den neunziger Jahren von Herrn August-Wilhelm Scheer an der Universität Saarbrücken entwickelt. Durch die von ihm gegründete IDS Scheer GmbH wurde dieses Konzept mit dem Softwareprodukt „ARIS-Toolset Version 1.0“ im Jahre 1993 erstmals auf den Markt gebracht. Im Jahr 2010 wurde die IDS Scheer AG von der Software AG übernommen, welche die ARIS Software aktuell als Version 9.6 anbietet (Stand August 2014). Vor allem die konzeptionelle Durchgängigkeit und die marktführende Position dieses Konzeptes und Produktes machen es für die Ausbildung und den betrieblichen Gebrauch besonders interessant.7
Die Software AG, als eines der größten IT-Unternehmen Deutschlands, bietet im Hinblick auf das Geschäftsprozessmanagement noch weitere Produkte an:
- Strategisches Prozessmanagement: ARIS Business Strategy
- Prozessentwurf: ARIS Architekt, ARIS Designer, ARIS Cloud und ARIS Connect, ARIS for ArchiMate, ARIS IT Inventory, ARIS Process Performance Manager, ARIS Simulation, ARIS Express
- Prozessimplementierung: ARIS for DMS, ARIS for SAP Solutions, ARIS Process Governance
- Prozesscontrolling: ARIS Process Performance Manager, ARIS Aware, ARIS Mash-Zone, Model-to-Execute
Dies soll das umfangreiche Produktangebot zum Prozessmanagement verdeutlichen, ohne dabei näher auf die einzelnen Programme einzugehen.8
3.3.2 Aufbau des ARIS Prozessmodells
Zum einen handelt es sich bei ARIS um ein Konzept, zum anderen aber auch um ein Softwarewerkzeug. Diese Unterscheidung ist von grundlegender Bedeutung für das Verständnis. Das Konzept „ARIS“ dient als ein Rahmenwerk zur Beschreibung von Unternehmen und betriebswirtschaftlichen Anwendungssystemen. Von der Software AG wurde dieses Konzept umgesetzt, in Form verschiedener Softwarewerkzeuge. Zur Verfügung stehen diese Softwarewerkzeuge als Vollversion unter dem Namen ARIS Architekt, als einfachere Version mit dem Namen ARIS Designer und mit dem ARIS Express als kostenlose Version. Mit dem ARIS Express wurde auch die Geschäftsprozessmodellierung innerhalb dieser Studienarbeit angefertigt.
Um eine Reduktion der Komplexität zu erreichen, werden im ARIS Konzept die Geschäftsprozesse in einzelne Sichten zerlegt. Durch diese Zerlegung geht jedoch der Zusammenhang zwischen den einzelnen Sichten verloren. Dieses Problem wird mit der Einführung einer weiteren Sicht, der sogenannten Steuerungs-(Prozess-) Sicht, welche diese Zusammenhänge wiederherstellt, behoben.9
Die folgende fünf Sichten werden bei ARIS unterschieden:
- Funktionssicht: Dient zur Darstellung von Vorgängen, Gruppierungen und deren hierarchische Beziehungen untereinander.
- Datensicht: Die Datensicht stellt alle Ereignisse dar, welche Daten bzw. Informationen generieren. Ebenso dazu gehören auch Umfeld Daten.
- Leistungssicht: Diese Sicht stellt die sachlichen, finanziellen und dienstlichen Leistungen dar.
- Organisationssicht: Die Organisationssicht stellt die Ressourcen und ihre Beziehungen untereinander dar. Zu den Ressourcen gehören beispielsweise Maschinen, Personen und IT-Systeme.
- Steuerungs-(Prozess-) Sicht: Hier werden alle anderen Sichten in einem zeitlich logischem Ablaufplan dargestellt. Dies erfolgt i. d. R. als Ereignisgesteuerte-Prozesskette (EPK).
Neben den fünf Beschreibungssichten unterscheidet das ARIS-Konzept drei Beschreibungsebenen. Diese drei Ebenen stellen sich wie folgt dar:
- Fachkonzept: Diese Ebene stellt die Geschäftsprozesse mit Hilfe fachlicher Beschreibungsmodelle verständlich dar. Beispiele für Beschreibungsmodelle sind das Organigramm, EPK und Funktionsbaum.
- DV-Konzept: Das Datenverarbeitungs-Konzept beschreibt wie die Umsetzung des Fachkonzeptes in die Datenverarbeitung erfolgen kann. Dieses enthält Relationen, Topologien oder Struktogramme.
- Implementierungsebene: Diese Ebene beinhaltet die Beschreibung der technischen Realisierung der Datenverarbeitung beispielsweise mit Datenbanksystemen, Quellcodes oder Protokollen.10
[...]
1 vgl. Fischer et al., 2014, S. 7
2 vgl. Fischer et al., 2014, S. 38
3 vgl. Herrmann/Fritz, 2016, S. 75-76
4 vgl. Fischer et al., 2014, S. 33 ff.
5 vgl. Gadatsch, 2019, S. 1
6 vgl. Herrmann/Fritz, 2016, S. 74
7 vgl. Seidlmeier, 2019, S. 18
8 vgl. Seidlmeier, 2019, S. 9
9 vgl. Seidlmeier, 2019, S. 18-19
10 vgl. https://ceonaires.com/wiki/, abgerufen am 29.08.2020