Die digitale Personalakte. Was Unternehmen bei der digitalen Personalaktenführung beachten sollten

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

I. Einleitung
1. Ausgangssituation
2. Themeneingrenzung und Fragestellungen
3. Motivation und Nutzen
4. Abgrenzung
5. Aufbau der Arbeit

II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen
1. Grundlagen der (digitalen) Personalakte
1.1. Begriff der Personalakte
1.2 Begriff der digitalen Personalakte
1.3 Führung von Personalakten
1.4 Führung von digitalen Personalakten
2. Rechtlicher Rahmen der (digitalen) Personalaktenführung
2.1 Grundsätze der Personalaktenführung
2.2 Inhalt von Personalakten
2.3 Aufbewahrungsfristen
2.4 Das Schriftformerfordernis und die digitale Personalakte
2.5. Rechte des Arbeitnehmers
2.6 Rechte des Betriebsrates bei der digitalen Personalakte
2.7 Die digitale Personalaktenführung und die DSGVO und das BDSG

III. Zwischenfazit

IV. Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen
1. Vorstellung des Unternehmens
2. Vorstellung der Personalabteilung des Unternehmens
3. Gründe des Unternehmens und der Personalabteilung für die digitale Personalakte
4. Darstellung, Ablauf und derzeitiger Stand des Projekts zur Einführung der digitalen Personalakte im Unternehmen
5. Umsetzung der wesentlichen Erkenntnisse im Projekt
5.1 Registerstruktur der digitalen Personalakte
5.2 Rollen- und Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitale Personalakte
5.3 Auswahl des Software-Anbieters für die digitale Personalakte
5.4. Digitalisierung bzw. Einscannen der Personalakten in Papierform
5.5 Beteiligung des Gesamtbetriebsrates

V. Kritische Auseinandersetzung und Ausblick
1. Kritische Auseinandersetzung mit der Einführung einer digitalen Personalakte
2. Ausblick

VI. Fazit

Literaturverzeichnis

Anhangsverzeichnis und Anhang

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Impressum:

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Druck und Bindung: Books on Demand GmbH, Norderstedt, Germany

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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Phasenplan zum Projekt

Abbildung 2: Vorgangsliste zum Projekt

Abbildung 3: Stakeholder des Projekts

Abbildung 4: Registerstruktur der digitalen Personalakte

Abbildung 5: Entwurf einer Berechtigungsmatrix mit beispielhafter Befüllung für zwei der Rollen

Abkürzungsverzeichnis

Abs. = Absatz

AO = Abgabenordnung

AP = Arbeitsrechtliche Praxis (Nachschlagewerk des

Bundesarbeitsgerichts)

ArbAktuell = Arbeitsrecht Aktuell (Zeitschrift)

ArbGG = Arbeitsgerichtsgesetz

Art. = Artikel

AÜG = Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung

AZR = Aktenzeichen Recht

BAG = Bundesarbeitsgericht

BAT = Bundes-Angestelltentarifvertrag

BaWü = Baden-Württemberg

BBG = Bundesbeamtengesetz

BBIG = Berufsbildungsgesetz

BC = Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling

Bd. = Band

BeckRS = Beck-online Rechtsprechung

Begr. = Begründer

BEM = Betriebliches Eingliederungsmanagement

BetrAVG = Betriebsrentengesetz

BetrVG = Betriebsverfassungsgesetz

BDSG = Bundesdatenschutzgesetz

BGB = Bürgerliches Gesetzbuch

BVerwG = Bundesverwaltungsgericht

bzw. = Beziehungsweise

Ca. = Circa

DB = Der Betrieb (Zeitschrift)

dpi = dots per inch (Maßeinheit für die Auflösung einer Datei)

DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung

DStR = Deutsches Steuerrecht (Zeitschrift)

DV = Datenverarbeitung

EDV = Elektronische Datenverarbeitung

ErfK = Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht

ESS = Employee Self Service (Mitarbeiter- Selbstbedienung)

etc. = et cetera

EUR = Euro

f. = folgend

ff. = fortfolgende

FHArbSozR = Fundheft für Arbeits- und Sozialrecht

GBR = Gesamtbetriebsrat

GG = Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland

Ggf. = Gegebenenfalls

GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter

Buchführungssysteme

GWR = Gesellschafts- und Wirtschaftsrecht (Zeitschrift)

HGB = Handelsgesetzbuch

Hrsg. = Herausgeber

i. d. R. = in der Regel

IT = Informationstechnik

i. V. m. = in Verbindung mit

LAG = Landesarbeitsgericht

Lit. = Litera

Mrd. = Milliarde

MSS = Manager Self-Service

NachwG = Nachweisgesetz

NJW = Neue juristische Wochenschrift

Nr. = Nummer

NVwZ = Neue Zeitschrift für Verwaltungsrecht

NZA = Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht

NZA-RR = NZA Rechtsprechungs-Report

NZG = Neue Zeitschrift für Gesellschaftsrecht

öAT = Zeitschrift für das öffentliche Arbeits- und Tarifrecht

OVG = Oberverwaltungsgericht

PSP = Projektstrukturplan

RdA = Recht der Arbeit (Zeitschrift)

Rn. = Randnummer

s. = siehe

S. = Satz/Seite

SchwerbG = Schwerbehindertengesetz

SGB = Sozialgesetzbuch

Slg. = Sammlung

Std. = Stunde

SprAuG = Sprecherausschussgesetz

SSL = Secure Sockets Layer (Verschlüsselungsprotokoll)

TzBfG = Teilzeit- und Befristungsgesetz

u. a. = unter anderem

u. s. w. = und so weiter

u. v. m. = und vieles mehr

vgl. = vergleiche

z. B. = Zum Beispiel

ZD-Aktuell = Zeitschrift für Datenschutz

ZPO = Zivilprozessordnung

I. Einleitung

In der heutigen Arbeitswelt sind die Begriffe der Digitalisierung, der Arbeit 4.0, der Automatisierung und der Robotik in aller Munde und Teil eines Change-Gedankens, der zum Ziel hat, Unternehmen zukunftsfähig zu machen, Abläufe und Prozesse einfacher und schlanker zu gestalten sowie Administrationsaufwände erheblich zu verringern. Innovationen, Dynamik und ein schnelles Umstellen auf Veränderungen sind für Unternehmen notwendig geworden, um in der Schnelllebigkeit der modernen, globalisierten Welt und im Wettbewerb überlebensfähig sein zu können. Dem kann sich kein Arbeitgeber¹ und dementsprechend die dortige Personalabteilung entziehen. Ohne digitale Unterstützung wird ein Arbeitgeber den heutigen Herausforderungen, sei es gegenüber dem Staat, dem Markt oder gegenüber Arbeitnehmern und Bewerbern, immer schwieriger gerecht werden können. Der Wandel hin zu einer digitalen Welt gilt für die Produktivkraftentwicklung allerorts als einer der wichtigsten Treiber, weshalb seine Bewältigung zur Sicherung von Beschäftigung und Wohlstand von zentraler Bedeutung ist.² Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der digitalen Personalakte³ und damit mit einem Thema zur Digitalisierung der Arbeitswelt innerhalb der Personalabteilung.

1. Ausgangssituation

Zur typischen Ausgangssituation einer Personalabteilung gehören ein hoher zeitlicher Aufwand für die Erledigung administrativer Aufgaben innerhalb des Personalwesens, verbunden mit vergleichsweise wenig Zeit und Ressourcen für die wertschöpfenden Planungsaufgaben und die strategische Personalarbeit. Hinzu tritt häufig eine mangelnde systemtechnische Unterstützung von Personalprozessen. Außerdem ist die tägliche Personalarbeit geprägt durch stetige Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Gruppen und Mitarbeiter nach Akten, Dokumenten, Auswertungen, Daten und Belege. Ein ausschließlich analoges Personalmanagement ist heutzutage undenkbar, sehr aufwändig und wird praktisch nicht mehr durchgeführt. Sei es durch Excel-Tabellen oder durch anderweitige Softwarelösungen zur Unterstützung beim Recruiting, im Beurteilungsverfahren oder bei der Gehaltsabrechnung. Digitale Helfer sind nicht mehr wegzudenken. Da erscheint es logisch, auch die Personalakte zu digitalisieren und die damit verbundenen Potentiale zu nutzen. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte ergeben sich Chancen, die Arbeitsabläufe, Work-Flows, Prozesse und administrative Aufgaben durch technische Unterstützung zu optimieren, zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.

Die Personalakte ist dabei die sensibelste Dokumentensammlung, die in einem Unternehmen über einen Mitarbeiter existiert. In ihr werden Arbeitsverträge, Gehälter, Lebenslauf und Fortbildungen, persönliche Daten, Bewertungen und Ergebnisse aus Mitarbeitergesprächen sowie viele weitere Unterlagen und Daten aufbewahrt bzw. gespeichert.

2. Themeneingrenzung und Fragestellungen

Als Konkretisierung des Themas der digitalen Personalakte wird sich in dieser Arbeit der Einführung einer digitalen Personalakte aus der Perspektive der Personalabteilung und unter Bezugnahme auf ein tatsächliches Projekt in einem Unternehmen gewidmet. Dies geschieht zum Zeitpunkt der Anfangsphase dieses Projekts.

Um ein solches Projekt erfolgreich umsetzen und die digitale Personalakte einführen zu können, ist es als wesentliche Voraussetzung vor der eigentlichen Konzeptionierung unausweichlich, in einer Analysephase die Grundlagen und den rechtlichen Rahmen der (digitalen) Personalakte zu untersuchen. Die erste Fragestellung für diese Ausarbeitung lautet daher:

1) Welche rechtlichen Aspekte der Personalaktenführung müssen von der Personalabteilung bei der digitalen Personalakte und bei ihrer Einführung beachtet werden?

Dadurch soll für die Personalabteilung beantwortet werden, welche Grundlagen und inhaltliche Ausgestaltungen für die Personalakte bestehen, welche Grundsätze, Rechte der Arbeitnehmer und Arbeitnehmervertretung es im Zusammenhang mit der Personalaktenführung in digitaler und in Papierform gibt sowie welche Vorschriften und Gegebenheiten des Datenschutzes dabei mit einzubeziehen sind. Nur mit diesem Wissen können im Projekt rechtliche, administrative, technische und organisatorische Maßnahmen bei der Konzeptionierung und dadurch dann später bei der Einführung und Anwendung der digitalen Lösung der Personalakte Berücksichtigung finden. Die Erkenntnisse daraus führen dann zur zweiten Fragestellung dieser Ausarbeitung:

2) Wie können die Erkenntnisse aus der ersten Fragestellung bei einem konkreten Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte berücksichtigt und umgesetzt werden und welche Vor- und Nachteile bestehen bei kritischer Betrachtung?

Hierbei soll der Bezug der rechtlichen Aspekte der Personalaktenführung zu einem konkreten Projekt hergestellt und für eine Personalabteilung greifbar gemacht werden. So wird deutlich gemacht, welche Bedeutung die rechtlichen Aspekte bzw. die Ergebnisse aus der ersten Fragestellung auf die digitale Personalakte haben, worauf die Personalabteilung einen besonderen Fokus im Projekt legen muss und wie die Erkenntnisse beispielhaft umsetzbar sind. Dazu ist ebenfalls eine Darstellung des konkreten Projekts, die Gründe für dessen Initiierung und dessen Planung, Struktur, Aufbau und Ablauf erforderlich.

3. Motivation und Nutzen

Die Motivation, sich mit dieser Thematik und diesen Fragestellungen auseinander-zusetzen resultiert insbesondere aus dem Umstand, dass der Arbeitgeber des Verfassers ein solches Projekt im Spätsommer 2019 selbst begonnen hat, dieses dort nun umzusetzen ist und es deswegen als Bezugspunkt zu dieser Ausarbeitung dient. Zu erwähnen ist, dass sich das Projekt derzeit noch in einer frühen Phase befindet, weshalb zwar auf den Erkenntnissen für die Konzeptionierung aufgebaut wurde, die Realisierung aber größtenteils noch nicht erfolgte bzw. es noch zu Änderungen kommen kann und wird. Wer aber ein Projekt zur digitalen Personalakte plant, profitiert von den dargestellten Erkenntnissen und sollte diese dort als zu berücksichtigende Eckpfeiler und Entscheidungsgrundlage einbeziehen. Dem Anhang können zudem weitere dafür wertvolle Angaben entnommen werden, u. a. ein eigens hierfür vom Verfasser erstellter (teilweise fiktiver) Projektreport zum derzeitigen Stand, der nützliche Hilfestellung aus der Perspektive des Projektmanagements bietet.

4. Abgrenzung

Als Abgrenzung ist zur vorliegenden Arbeit zu sagen, dass hier nur auf einen Teilbereich eines Projekts zur digitalen Personalakte ausführlich eingegangen wird. Es stehen die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte aus Perspektive der Personalabteilung und deren Umsetzung anhand einzelner Punkte im Vordergrund. Weder soll z. B. auf das Projektmanagement oder die technische Tiefe aus der IT-Sicht noch auf eine Wirtschaftlichkeitsberechnung eingegangen werden. Die Vorschriften zum Datenschutz beschränken sich überwiegend auf die Sichtweise der Personal-abteilung. Für die Einführung einer digitalen Personalakte empfiehlt es sich daher, den zuständigen Datenschutzbeauftragten für weitergehende Themen intensiv mit einzubinden.

Weiterhin befindet sich das konkrete Projekt dieser Ausarbeitung noch in einer frühen Phase und ist nicht komplett umgesetzt. Auch findet sich aufgrund der Themeneingrenzung nicht für jedes Problem im Zusammenhang mit der Einführung einer digitalen Personalakte eine Lösung. Das Projekt ist zudem abgestimmt auf die Größenordnung und die Branche des Unternehmens, was zu berücksichtigen ist. Außerdem ist das Unternehmen aus der freien Wirtschaft, weshalb nicht auf die gesetzlichen Regelungen des Beamtenrechts zur Personalakte eingegangen wird.

5. Aufbau der Arbeit

In den folgenden zwei Abschnitten werden die Grundlagen und der rechtliche Rahmen der (digitalen) Personalakte aus Sicht der Personalabteilung erläutert. Zunächst wird dabei auf die Begriffe und die Führung von Personalakten eingegangen. Der rechtliche Rahmen setzt sich dann mit den Grundsätzen der Personalaktenführung, den Rechten der Arbeitnehmer und der Arbeitnehmervertretung, dem Datenschutz und weiteren Aspekten auseinander. Im Anschluss daran wird ein Zwischenfazit gezogen, welches als Ergebnis die wesentlichen Punkte für das konkrete Projekt identifiziert. Darauffolgend werden das konkrete Projekt und seine Rahmenbedingungen aufgezeigt, um dann explizit auf die Darstellung, Beschreibung, Bedeutung und (angedachten) Umsetzung der einzelnen Punkte einzugehen.

Vor dem abschließenden Fazit folgt zum Ende der Arbeit noch eine kritische Auseinandersetzung mit den Vor- und Nachteilen der digitalen Personalakte und deren Einführung, ergänzt um einen kurzen Ausblick hinsichtlich der zukünftigen Entwicklung der Arbeitswelt.

II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen

Die in diesem Abschnitt behandelten Grundlagen und der rechtliche Rahmen der digitalen Personalakte aus Sicht einer Personalabteilung sind bei einem Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte vorwiegend Teil der anfänglichen Analyse, wirken sich aber später durch die daraus erzielten Erkenntnisse und deren wesentlichen Einfluss auf die anschließende Konzeptphase auf die übrigen Phasen stark aus. In diesen beiden Phasen müssen generell Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Einführung analysiert werden, es sind die notwendigen Anforderungen an eine Software und an Projektbeteiligte zu identifizieren und es ist ein Lastenheft zu entwerfen als Basis für die weitere Vorgehensweise, die die effiziente und rechtlich zulässige Personalaktenführung in digitaler Form gewährleistet.

In diesem Abschnitt werden daher die wesentlichen Fragestellungen zur (digitalen) Personalakte vor allem aus rechtlichen Gesichtspunkten beantwortet. Ausgehend von einer Definition des Begriffs der Personalakte, welche Pflichten und Grundprinzipien es bei der Personalaktenführung gibt und inwiefern diese auch für die digitale Personalakte gelten bzw. eventuelle Besonderheiten beachtet werden müssen oder sollten. Wie sind Personalakten aufgebaut, was ist ihr Inhalt und was dürfen sie nicht enthalten, welche Bedeutung haben Aufbewahrungspflichten und Schriftform und wie handhabt man dies beim Wechsel von Papierform zur digitalen Form? Bedeutende Schwerpunkte sind ebenfalls die einzelnen Rechte der Arbeitnehmer in Bezug zu ihrer Personalakte, die Vorschriften des Datenschutzes sowie die Rechte der Arbeitnehmervertretung.

1. Grundlagen der (digitalen) Personalakte

1.1. Begriff der Personalakte

Der Begriff der Personalakte ist für den Arbeitnehmerbereich im deutschen Recht bisher nicht legal definiert, obwohl er beispielsweise im BetrVG Verwendung findet.⁴ Das BAG unterscheidet in seiner ständigen Rechtsprechung und in Anlehnung an das Beamtenrecht zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.⁵

1.1.1 Formeller Personalaktenbegriff

Von Personalakten im formellen Sinn spricht man bei Schriftstücken und Unterlagen, die der Arbeitgeber selber als Personalakten führt oder diesen als Neben-, Bei- oder Sonderakten zugeordnet hat. ⁶ Solche Aktenbestände sind nach außen hin erkennbar in Heftern, Aktendeckeln, Ordnern oder sonstigen Blattsammlungen geführt, dementsprechend gekennzeichnet und als zueinander gehörend bestimmbar nach Art ihrer jeweiligen Aufbewahrung oder Registrierung.⁷ Es kommt beim formellen Personalaktenbegriff folglich darauf an, ob der Arbeitgeber die Unterlagen und Schriftstücke als Personalakte bezeichnet und führt. Über die Art und Weise sowie die Aufmachung und Gestaltung der Personalakte bestimmt aber stets der Arbeitgeber,⁸ weshalb der Arbeitnehmer diesbezüglich z. B. keine Paginierung oder ein vorgeheftetes Inhaltsverzeichnis verlangen kann.⁹

1.1.2 Materieller Personalaktenbegriff

Im Gegensatz dazu umfassen Personalakten nach dem materiellen Personalaktenbegriff alle Dokumente und Vorgänge, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines einzelnen Mitarbeiters beziehen und in einem inneren, unmittelbaren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. So soll möglichst sorgfältig ein wahrheitsgemäßes und vollständiges Bild über diese Verhältnisse geschaffen werden.¹⁰ Es kommt also auf den Inhalt von Unterlagen an, ob sie unter die Personalakte im materiellen Sinne fallen.

Dahingegen ist nicht ausschlaggebend, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet oder führt, ob die Akte bei einer betrieblichen oder außerbetrieblichen Stelle geführt wird oder in welcher Form oder aus welchem Material diese vorliegt.¹¹

1.2 Begriff der digitalen Personalakte

Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte nicht von einer analogen Personalakte in Papierform. Beide bündeln zu einem Arbeitsnehmer arbeitsrelevante Unterlagen und Dokumente. Auch in elektronischen Datenbanken gespeicherte Personaldaten zählen zum materiellen Personalaktenbegriff.¹²

Unter der digitalen Personalakte wird eine Software verstanden, die eine elektronische und revisionssichere Verwaltung und Archivierung von Personalakten ermöglicht. Die Software beinhaltet zum einen unstrukturierte, eingescannte Dokumente wie beispielsweise den Arbeitsvertrag und kann zum anderen ebenso strukturierte Informationen aus anderen IT-Systemen wie z. B. der Lohnabrechnung (bei entsprechender Integration) mit aufnehmen.¹³ Durch das Lösen von der Personalakte in Papierform und die Einführung und Nutzung einer Personalakte in digitaler Form mit der dabei zugrundliegenden Software können für ein Unternehmen zahlreiche Vorteile entstehen (insbesondere in der Personaladministration), abhängig von der bisherigen Ausgestaltung der Personalarbeit und Struktur der Personalabteilung. Zudem erfolgt die Umstellung auf ein digitales Verfahren oftmals gewünscht und gewollt aufgrund der übergeordneten Unternehmensstrategie auf Betreiben der Unternehmensführung.

1.3 Führung von Personalakten

Anders als im Beamtenrecht¹⁴ besteht für einen Arbeitgeber aus der Privatwirtschaft keine gesetzliche Grundlage oder Verpflichtung, eine Personalakte über seinen Angestellten zu führen. Somit steht es dem Arbeitgeber wegen seiner betrieblichen Personal- und Organisationsfreiheit frei, ob und in welcher Form Personalakten geführt werden.¹⁵ In der Praxis wird man aber wohl kaum Unternehmen der Privatwirtschaft finden – in Anbetracht des oben erläuterten Begriffs der Personalakte – bei denen keine Unterlagen zu jedem Beschäftigten aufbewahrt werden. Weiterhin wird der Arbeitgeber allein schon aus eigenem Interesse mindestens die nach § 2 Abs. 1 NachwG geforderte Niederschrift über wesentliche Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages aufbewahren.¹⁶

Wenn sich der Arbeitgeber für die Führung von Personalakten entscheidet, liegt die Art der Führung aber in seinem Organisationsermessen. So kann er beispielsweise frei wählen, an welchem Ort er Personalakten aufbewahrt und welche Person er mit der Personalaktenführung betraut. Ebenfalls kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er lediglich eine oder mehrere Aktensammlungen anlegt.¹⁷

1.4 Führung von digitalen Personalakten

Aus der betrieblichen Personal- und Organisationsfreiheit des Arbeitgebers resultiert weiterhin die Entscheidungsfreiheit, in welcher technischen Form er die Akten führt. Der Arbeitgeber kann sie entweder konventionell in Papierform als Sammlung von Schriftstücken oder aber in elektronischer Form handhaben. Diesbezüglich existiert somit kein Verbot, das gegen die Führung der Personalakte in elektronischer Form als digitale Personalakte spräche.¹⁸ Ungeachtet der gewählten technischen Form müssen aber bei allen Maßnahmen stets die Interessen, Rechte und Rechtsgüter des Arbeitnehmers beachtet werden (vgl. § 241 Abs. 2 BGB als Teil des Arbeitsverhältnisses). Demzufolge ist der Arbeitgeber verpflichtet, keine Unterlagen/Daten über den Arbeitnehmer zu sammeln, in die er keine Einsichtnahme nehmen und deren Richtigkeit er daher nicht überprüfen kann,¹⁹ was somit bei der Einführung der digitalen Personalakte zu berücksichtigen ist. Wichtig ist weiterhin, dass der Arbeitgeber analog zur Papierakte auch bei der digitalen Personalakte verschiedene Grundsätze bei der Personalaktenführung einhält, welche im Folgenden beschrieben und erläutert werden.

2. Rechtlicher Rahmen der (digitalen) Personalaktenführung

2.1 Grundsätze der Personalaktenführung

Für die Personalaktenführung gilt: Personalakten sind nach den Prinzipien der Wahrheit, Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Transparenz zu erstellen und zu führen.

2.1.1 Grundsatz der Wahrheit

Der Grundsatz der Wahrheit bedeutet, dass sich aus der Personalakte ein wahrheitsgemäßes, zutreffendes und objektives Bild von der Person des Mitarbeiters sowie seiner Tätigkeit und Leistungen ergeben muss.²⁰ Dies ist wichtig, da die Personalakte die Grundlage für Beurteilungen und Erteilungen von Auskünften über den Arbeitnehmer bildet.

Die Darstellung eines möglichst objektiven Bildes des Arbeitnehmers, seiner Tätigkeit und seiner Leistungen in den Personalakten, ist letztlich Ausfluss seines Persönlichkeitsrechts. Als Folge aus dem Grundsatz der Wahrheit kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass die Angaben in seiner Personalakte sachlich richtig und zutreffend sind,²¹ was sowohl für Tatsachenbehauptungen als auch für Werturteile gilt.²² Für die Anfertigung von Tätigkeitsberichten und Beurteilungen muss das objektive Bild des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber sichergestellt und subjektive Bewertungen unterlassen werden.²³

Falls sich wahrheitswidrige Unterlagen in der Personalakte befinden, so sind diese gegebenenfalls richtig zu stellen bzw. zu korrigieren. Nachteilige Inhalte dürfen jedoch aufgenommen werden, sofern diese der klaren Vorstellung über den Arbeitnehmer dienen und hierfür erforderlich sind.²⁴

Wegen der Wahrheitspflicht kann ein Arbeitnehmer ebenso die Entfernung unrichtiger Angaben aus der Personalakte verlangen, wenn diese Angaben geeignet sind, den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und seinem Fortkommen im Beruf zu beeinträchtigen (beispielsweise bei zu Unrecht erteilten Abmahnungen).²⁵ Ein einfaches Überkleben der unrichtigen Angabe würde hierbei aber nicht ausreichen.²⁶

2.1.2 Grundsatz der Wahrheit für die digitale Personalakte

Der oben dargestellte Grundsatz der Wahrheit gilt auch beim Führen einer digitalen Personalakte. Besonderheiten zum Anspruch des Arbeitnehmers auf Berichtigung oder zur Löschung von Daten bei der digitalen Personalaktenführung ergeben sich jedoch aus der DSGVO und dem BDSG. Auf diese Ansprüche wird später noch genauer eingegangen.²⁷

2.1.3. Grundsatz der Vollständigkeit

Ein weiterer Grundsatz der Personalaktenführung ist der Grundsatz der Vollständigkeit. Dieser besagt, dass die Personalakte über die Person des Arbeitnehmers sowie über dessen Laufbahn möglichst vollständig und frei von Lücken Auskunft zu geben hat.²⁸ Als Ergänzung zum Grundsatz der Wahrheit bzw. Richtigkeit, kann nur ein vollständiges Gesamtbild auch ein richtiges sein.

Im Gegensatz zum öffentlichen Dienst trifft einen Arbeitgeber aus der Privatwirtschaft jedoch nicht zwangsläufig die Verpflichtung, alle Vorgänge mit in die Personalakte aufzunehmen, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen. Wenn Unterlagen aber Bestandteil der Personalakte geworden sind, ist es unzulässig diese wieder nach Belieben herauszunehmen.²⁹ Relevante Angaben dürfen weder willkürlich nicht aufgenommen, noch entfernt werden, falls es so zu einer unzutreffenden Darstellung der Person kommt. Werden Angaben entfernt, ist der Arbeitnehmer darüber zu informieren, sofern es sich nicht um für das weitere Arbeitsverhältnis unwichtige Unterlagen (wie beispielsweise Urlaubsanträge, aber auch für den Arbeitnehmer nachteilige Unterlagen) handelt. Hierbei sind gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Des Weiteren ist der Grundsatz der Gleichbehandlung zu wahren, sodass bei Beschäftigten nicht ohne sachlichen Grund unterschiedlich umfangreiche Personalakten geführt werden. Außerdem ergibt sich aus dem Prinzip der Vollständigkeit, dass für den Arbeitnehmer die Inhalte der Personalakte vollumfänglich verfügbar sein müssen, weshalb der Arbeitgeber keine Geheimakten über den Arbeitnehmer führen darf.³⁰

2.1.4. Grundsatz der Vollständigkeit für die digitale Personalakte

Um dem Grundsatz der Vollständigkeit bei der digitalen Personalakte gerecht zu werden, müssen sämtliche Personalvorgänge digital erfasst werden. Weiterhin müssen alle Dokumente jederzeit abrufbar sein können, es darf hierbei nicht zu Ausfällen der Verfügbarkeit, z. B. aufgrund der Technik, kommen.³¹ Weiterhin empfiehlt es sich aus Beweisgründen, die arbeitsrechtlichen Dokumente mit Schriftformerfordernis dennoch zusätzlich im Original aufzubewahren (wie z. B. Kündigungen, Befristungsabreden, Aufhebungsverträge).³² Anderenfalls könnte in einem Rechtsstreit von der Gegenseite vorgebracht werden, dass die digitale Version nicht mit dem Original identisch ist oder nie ein Original in Schriftform vorgelegen hat.³³

Des Weiteren verlangen die Grundsätze der Vollständigkeit und der Richtigkeit hinsichtlich der Führung einer digitalen Personalakte, dass auch eine ordnungsgemäße Archivierung durchgeführt wird. Hierfür müssen die vom Bundesfinanzministerium formulierten allgemeinen Regelungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) beachtet und erfüllt werden.³⁴

2.1.5. Grundsatz der Transparenz

Weiterhin ist bei der Personalaktenführung der Grundsatz der Transparenz einzuhalten. Dieser findet seinen Ausdruck im Wesentlichen in dem Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seine Personalakte. Er kann ohne besonderen Anlass jederzeit die Vorlage sämtlicher über ihn geführten Personalakten verlangen. Somit kann er feststellen, welche Daten beim und vom Arbeitgeber über ihn vorliegen und genutzt werden. Begleitet wird das Einsichtsrecht durch ein Auskunftsrecht, wo der Arbeitgeber die jeweiligen Personalakten aufbewahrt, da es dem Arbeitnehmer nur so möglich ist, sein Einsichtsrecht wahrzunehmen.³⁵ An dieser Stelle wird das Einsichtsrecht nur kurz genannt, eine ausführlichere Darstellung erfolgt bei den Rechten des Arbeitnehmers unter Kapitel 2.5.1.

2.1.6 Grundsatz der Transparenz für die digitale Personalakte

Der Grundsatz der Transparenz und das damit verbundene Einsichts- und Auskunftsrecht besteht bei der digitalen Personalakte genauso wie bei einer Personalakte in Papierform. Es ergeben sich aber ergänzende Besonderheiten aus der DSGVO und dem BDSG. Hierauf wird näher unter Kapitel 2.7.4. eingegangen.

2.1.7. Grundsatz der Vertraulichkeit

Unter der Vertraulichkeit der Personalakte versteht man, dass der Arbeitgeber dafür Sorge tragen muss, die Personalakten sorgfältig zu verwahren und zu verhindern, dass diese allgemein zugänglich sind. Außerdem sind die darin enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und der Nutzerkreis der mit Personalakten befassten Beschäftigten ist möglichst eng zu halten.³⁶ Hierbei wird auch von dem sogenannten Personalaktengeheimnis gesprochen.

Die vertrauliche Behandlung gilt sowohl innerhalb des Betriebes als auch gegenüber außenstehenden Dritten und ist durch technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten. Dies wird z. B. umgesetzt, indem Akten unter Verschluss aufbewahrt und Verantwortliche mit/in einem Berechtigungskonzept benannt und unterwiesen werden.³⁷ Eine Ausnahme der Vertraulichkeit gegenüber Dritten besteht nur in wenigen Fällen, wenn beispielsweise Behörden wie Finanzämter oder auch Krankenkassen, aufgrund der entsprechenden gesetzlichen Vorschriften, Auskünfte aus der Personalakte benötigen³⁸ oder Gerichte von Amts wegen Personalakten nach pflichtgemäßem Ermessen beiziehen gemäß § 143 ZPO.³⁹

Handelt es sich um besonders sensible Daten in der Personalakte wie etwa Angaben zum gesundheitlichen oder geistigen Zustand oder Aussagen zur Persönlichkeit des Arbeitnehmers, so sind diese Daten verstärkt zu schützen.⁴⁰ In diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass bei einer routinemäßigen Einsicht in die Personalakte die besonders sensiblen Daten – gewollt oder nicht gewollt – eingesehen werden können, obwohl diese Daten für die aufgrund der regelmäßigen Sachbearbeitung zu treffende Entscheidung nicht benötigt werden.⁴¹ Wie so ein besonderer Schutz von sensiblen Daten umzusetzen ist, hängt vom Einzelfall und dessen Umständen ab und kann vom Arbeitgeber frei im Rahmen seiner Personal- und Organisationsfreiheit bestimmt werden, sofern es dadurch dem besonderen Geheimhaltungsbedürfnis des Arbeitnehmers an den Daten entspricht.⁴² Denkbar sind z. B. die Aufbewahrung in separierten Schränken mit besonderem Schutz oder die Nutzung von verschlossenen Umschlägen.⁴³ Mit Hinblick auf nicht mehr benötigte Unterlagen gebietet der Grundsatz der Vertraulichkeit ebenfalls das Vorhandensein einer sicheren Altablage sowie einer sicheren Entsorgung.⁴⁴

2.1.8. Grundsatz der Vertraulichkeit für die digitale Personalakte

Wird die Personalakte digital geführt, so ist für den Grundsatz der Vertraulichkeit zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber für ein System von abgestuften Zugangsmöglichkeiten zu sorgen hat.⁴⁵ Dies kann regelmäßig durch ein Rollen- bzw. Berechtigungskonzept umgesetzt werden, wobei für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe die Zugriffsrechte auf Dokumentengruppen entsprechend der jeweiligen Aufgaben begrenzbar sind. Dieser Zugriffsschutz auf die digitale Personalakte lässt sich über das Rechtemanagement der verwendeten Software für die einzelnen Rollen i. d. R. unkompliziert verwirklichen.⁴⁶ Nur berechtigte Personen sind somit befugt, auf für sie zugelassene Akten und Dokumente zuzugreifen. Es sollte zudem beim Berechtigungskonzept die Option genutzt werden, Zugriffsrechte nur temporär für einen kurzen Zeitraum, also befristet, einzuräumen.

Wichtig ist, sich im Vorfeld intensiv mit den notwendigen Rollen- bzw. Zugriffsberechtigungen und der in der digitalen Personalakte verwendeten Registerstruktur auseinanderzusetzen und diese klar zu definieren. Denn der Zugriff in einer Rollenfunktion auf diese Daten ist nur in gesetzlich legitimierten Fällen, z. B. bei Erforderlichkeit für die ordnungsgemäße Durchführung des Arbeitsverhältnisses nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, oder bei wirksamer Einwilligung des Arbeitnehmers möglich.⁴⁷

Entscheidende Frage bei der Entwicklung eines solchen Rollenkonzeptes sollte daher immer im Vorfeld sein: Muss die jeweilige Rolle für die Erfüllung ihrer Aufgabe unbedingt Zugriff bzw. Einblick in die jeweiligen Daten haben und welche Daten benötigt die Rolle dazu nicht. Darüber hinaus wird sich eine nachvollziehbare, frühzeitige und transparente Aufklärung des Arbeitnehmers, was und wieso etwas mit seinen Daten im Arbeitsverhältnis geschieht, verbunden mit einer möglichen Einwilligungserklärung, positiv auf die Akzeptanz und die Zulässigkeit der Verwendung der Daten in der digitalen Personalakte auswirken.

2.2 Inhalt von Personalakten

2.2.1. Allgemeines zum Inhalt von Personalakten

Neben den Grundsätzen der Personalaktenführung ist ebenfalls zu klären, welche Unterlagen Inhalt von Personalakten werden können. Generell sind dies alle Unterlagen, die einen Bezug zum Arbeitsverhältnis innehaben und an deren Aufnahme der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse haben.⁴⁸ Sollte hierbei ein gegensätzliches Interesse bestehen, bedarf es im Einzelfall einer Güterabwägung.⁴⁹ Darüber hinaus muss der Arbeitgeber die Informationen rechtmäßig erhalten haben. Daran scheitert es beispielsweise, wenn in einem Vorstellungsgespräch unzulässige Fragen gestellt werden und diese Daten dann in die (digitale) Personalakte einfließen. Eine Unzulässigkeit der Frage wäre beispielsweise dann möglich, wenn ein Verstoß gegen das AGG vorliegt, weil die Daten für die Entscheidung über eine Einstellung nicht erforderlich sind⁵⁰ oder es sich bei der Verarbeitung um besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO handelt (wie etwa der ethnischen Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse Überzeugungen/Weltanschauungen oder Sexualleben). Beispiele für potenziell unzulässige Fragen können sein: Fragen nach Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft, Vermögensverhältnisse, Krankheiten, Vorstrafen u. v. m.⁵¹ Solche Angaben dürfen sich dann nicht in der (digitalen) Personalakte wiederfinden.⁵² Unter Umständen kann aber auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers gegeben sein, sodass die Daten vom Arbeitgeber rechtmäßig in die Personalakte fließen.

Typischerweise werden in einer Personalakte, egal ob in Papierform oder als digitale Personalakte ausgestaltet, wissenswerte Angaben zum Arbeitnehmer zusammengefasst. Die Zusammenfassung kann beispielsweise in folgenden Kategorien, Informationen und Unterlagen erfolgen:⁵³

- Bewerbungsunterlagen,
- Angaben zum Personenstand und der Personalfragebogen,
- Angaben zur Berufsausbildung sowie zum beruflichen Werdegang,
- Informationen zu Fähigkeiten und Leistungen (z. B. durch Beurteilungen oder Zeugnisse) und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen,
- Abmahnungen und Ermahnungen,
- Arbeitsvertrag (inklusive späterer Änderungen),
- Angaben über Lohn- und Gehaltsveränderungen,
- Angaben über Darlehen, Pfändungen, Abtretungen,
- Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder mit Dritten, z. B. Sozialversicherungsträgern oder früheren Arbeitgebern.

Dahingegen gibt es, wie oben bereits angeführt, auch Unterlagen und Daten, die kein Bestandteil der Personalakte sein dürfen. In jedem Fall ist nicht erlaubt, ärztliche Gutachten und betriebsärztliche Unterlagen, deren Inhalt der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, oder graphologische Gutachten dem Arbeitgeber zugänglich zu machen und in die (digitale) Personalakte aufzunehmen.⁵⁴ Bei digital geführten Akten könnte der Arbeitgeber zudem auf die Idee kommen, archivierte Social-Media-Profile oder Verknüpfungen hierzu in die Akte aufzunehmen. Jedoch hat auch dies zu unterbleiben und eine Aufnahme in die digitale Personalakte ist untersagt.

Handelt es sich dagegen um Daten, die lediglich besonders vertraulich sind und geschützt werden müssen (z. B. Unterlagen aus BEM-Gesprächen), wird hierzu auf die gemachten Ausführungen zur Vertraulichkeit bei der Personalakte verwiesen.

2.2.2 Inhalt von digitalen Personalakten

Welche Dokumente und Informationen über den Arbeitnehmer Teil der digitalen Personalakte beim bearbeiteten Projekt der vorliegenden Ausarbeitung werden, ist in dem noch folgenden Kapitel 5.1. von Abschnitt IV ersichtlich. Ansonsten gelten für den Inhalt die bereits oben gemachten Ausführungen analog. Allerdings ist für den Inhalt bei der digitalen Personalaktenführung der später noch ausführlicher behandelte § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zu berücksichtigen. Demnach dürfen von einem Beschäftigten nur solche personenbezogenen Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, welche für eine Entscheidung der Begründung oder für die Durchführung oder die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Die aufzunehmenden Unterlagen in die digitale Personalakte müssen daher den Anforderungen des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG entsprechen, insbesondere also das Kriterium der Erforderlichkeit erfüllen.⁵⁵

Weiterhin ist erwähnenswert, dass die Registerstruktur für die Einordnung der Inhalte in die digitale Personalakte deutlich flexibler und differenzierter gestaltet werden kann sowie eine Standardisierung der Struktur (z. B. über mehrere Standorte) gewährleistet ist. Eine Software erlaubt hier ein einfaches Anlegen, Verschieben und Umschichten von einzelnen Kategorien und den dazugehörenden Dokumenten. Manuell wäre beispielsweise eine Neustrukturierung und der damit einhergehende Aufwand bei einer Papierakte ein äußerst zeitintensives und aufwändiges Unterfangen. Außerdem wäre nicht sichergestellt, dass alle Kategorien korrekt erstellt, eingeordnet und vollständig in einer Papierakte vorhanden sind. Ändern sich Aufbau und Inhalte einer Personalakte mit der Zeit, so ist die digitale Personalaktenführung hierbei deutlich im Vorteil.

2.3 Aufbewahrungsfristen

2.3.1 Allgemeines zu Aufbewahrungsfristen

Hinsichtlich des Inhalts und der in die Personalakte aufgenommenen Informationen und Unterlagen, treffen den Arbeitgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen soweit es der Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers erfordert.⁵⁶ Wie lange Unterlagen in einer (digitalen) Personalakte durch den Arbeitgeber aufzubewahren sind, lässt sich aber nicht pauschal beantworten. Es besteht für allgemeine Personalunterlagen keine gesetzliche Verwahrfrist. Diese werden so lange aufbewahrt, wie der Arbeitnehmer Ansprüche nach dafür einschlägigen Verjährungsfristen oder tariflichen Ausschlussfristen geltend machen kann. Das BAG verneint allerdings die Geltung der tariflichen Ausschlussfristen für einzelne Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Daher sind die Akten i. d. R. noch nach deren Ablauf aufzubewahren. Diese allgemeinen Personalunterlagen können dann vernichtet werden, wenn dem Arbeitgeber die Erfüllung des Anspruchs nicht mehr zuzumuten ist.⁵⁷ Dies kommt jeweils auf den Einzelfall an.

Eine Aufbewahrungspflicht ist zudem regelmäßig anzunehmen, wenn es sich um eine „laufende Angelegenheit” (z. B. vergangene Beurteilungen, die die Basis für ein angefordertes Zwischenzeugnis bilden) handelt. Bei einer „erledigten” Angelegenheit, also wenn die Unterlagen keinen Bezug mehr zum Arbeitsverhältnis haben (z. B. ein Trauerbrief für einen verstorbenen Verwandten), ist eine Aufbewahrung lediglich bei berechtigtem Interesse des Arbeitnehmers notwendig.⁵⁸

Darüber hinaus bestehen aber für einzelne Beschäftigtendaten gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie für besondere Arbeitsunterlagen.⁵⁹ Hierfür können als Beispiel Quittungsbelege für Arbeitslohn (sechs Jahre Aufbewahrungsfrist nach § 257 HGB) oder Lohnberechnungsunterlagen und Buchungsbelege (sechs bzw. zehn Jahre nach § 147 Abs. 3 AO) genannt werden. Die gesetzlichen Verwahrungspflichten (insbesondere aufgrund der steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften) sind dringend zu beachten und dienen dem Nachweis. Eine Pflicht zur Aufbewahrung der vollständigen Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht jedoch nicht. Vielmehr sind Daten, die keine Verwendung mehr finden und an denen der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr hat bzw. für die keine gesetzliche Vorschrift greift, umgehend zu löschen bzw. zu vernichten.

2.3.2 Aufbewahrungsfristen bei digitalen Personalakten

Für die Personalakte in digitaler Form ändert sich prinzipiell nichts zu den Aufbewahrungsfristen gegenüber der Papierform. Eine bestimmte Aufbewahrungsform ist nicht vorgeschrieben, wodurch auch eine Aufbewahrung auf einem Bild- oder Datenträger denkbar und erlaubt ist und so auch praktiziert wird.⁶⁰

Vorteil bei der digitalen Personalaktenführung ist in diesem Zusammenhang, dass das Ablaufdatum von Dokumenten elektronisch hinterlegt werden kann. Dadurch entfällt ein aufwändiges manuelles Pflegen der Akte, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokumentes endet. Die Einhaltung von Fristen und der Umgang mit den Dokumenten nach Ablauf der Fristen können somit sicherer gewahrt und deutlich einfacher administriert werden. Im Zusammenhang mit der Aufbewahrung sei nochmals auf die Anforderung der Archivierung gemäß der GoBS bei der digitalen Personalakte hingewiesen. Eine Software zur Nutzung einer digitalen Personalakte muss demnach eine revisionssichere Archivierung der digitalen Dokumente nach dem Standard der GoBS gewährleisten.

Für das Löschen von Daten nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen und an deren Aufbewahrung kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers mehr vorliegt, sei an dieser Stelle zudem auf die kommenden Ausführungen zu § 17 DSGVO in Kapitel 2.7.6. in diesem Abschnitt verwiesen.

2.4 Das Schriftformerfordernis und die digitale Personalakte

2.4.1 Schriftform in der digitalen Personalaktenführung

Wie bereits beschrieben, ist der Arbeitgeber grundsätzlich frei in seiner Entscheidung, ob und wie eine Personalakte geführt wird. Jedoch schreibt das Gesetz bei einigen Fällen im Arbeitsrecht zwingend die Schriftform gemäß § 126 Abs. 1 BGB vor, was bedeutet, dass die Urkunde eigenhändig durch Namensunterschrift, also händisch auf Papier zu unterzeichnen ist. Die elektronische Form gemäß § 126a BGB ist in diesen Fällen gesetzlich ausgeschlossen. Dies ist zu berücksichtigen, wenn Papierdokumente, nach Überführung in die digitale Form, vernichtet werden sollen.

Zu den Formvorschriften, die bezüglich der Schriftform zu beachten sind zählen vor allen Dingen der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen bei Arbeitsverträgen nach § 2 NachwG, bei Ausbildungsverträgen nach § 11 BBIG oder nach § 11 AÜG bei Leiharbeitsverhältnissen. Der Nachweis erfolgt in aller Regel durch den jeweiligen unterschriebenen Vertrag und eventueller Nachträge.⁶¹ Weiterhin bedarf es der Schriftform bei Aufhebungsverträgen sowie bei Kündigungen gemäß § 623 BGB.⁶² Ebenfalls benötigen Befristungsabreden zu ihrer Wirksamkeit nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform. Würde für die genannten Beispiele lediglich die elektronische Form durchgeführt werden, wären diese gemäß § 125 BGB nichtig.

2.4.2 Beweisqualität

Sofern die digitale Personalakte vom Arbeitgeber genutzt wird und Dokumente nur noch in eingescannter Form vorliegen, können in einem möglichen Gerichtsprozess Beweisschwierigkeiten für den Arbeitgeber entstehen. Ein Arbeitnehmer könnte in diesem Fall entweder abstreiten, dass das Original und die vorliegende Kopie einander entsprechen, oder dass generell jemals ein Dokument mit Originalunterschriften existiert hat.⁶³ Nach derzeitiger Rechtslage kann der Arbeitgeber einen geforderten Urkundenbeweis gemäß § 46 Abs. 2 S. 1 ArbGG, §§ 416, 420 ZPO nur mit Originaldokumenten führen, nicht aber mit eingescannten Versionen. Dabei ist es unwesentlich, ob die Dokumente nach dem Scannen signiert wurden oder nicht.

Es bietet sich daher an, Dokumente, für die eine Schriftform aufgrund gesetzlicher Bestimmungen besteht und die in einem Prozess wegen dieser Formvorschrift entscheidend sein könnten, dennoch bei einer digitalen Personalaktenführung nach dem Einscannen nicht zu vernichten, damit diese in einem Prozess in Papierform vorgelegt werden können.

2.5. Rechte des Arbeitnehmers

Aus den oben dargestellten Grundsätzen der Personalaktenführung sowie aus Rechtsvorschriften und Rechtsprechung ergeben sich diverse Rechte des Arbeitnehmers in Bezug auf die Personalakte, die auch bei einer Einführung der digitalen Personalakte zu beachten sind. Teilweise sind diese Rechte bereits bei den oben genannten Grundsätzen aufgeführt, bedürfen aber einer näheren Erläuterung, um sie bei der digitalen Personalaktenführung berücksichtigen zu können.

2.5.1. Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in die Personalakte und Auskunft

Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit und ohne besonderen Anlass Einsicht in seine vollständige Personalakte, also inklusive Neben-, Bei- und Sonderakten, zu nehmen. Dieses Recht wird begleitet von einem Auskunftsrecht, wo die Personalunterlagen aufbewahrt werden (gegebenenfalls sind diesbezüglich Verweise mit in die Personalakte aufzunehmen).⁶⁴ Die gesetzliche Grundlage hierzu findet sich im § 83 Abs. 1 BetrVG bzw. für leitende Angestellte im § 26 Abs. 2 SprAuG, wobei es sich aber um einen generellen arbeitsvertraglichen Anspruch für Arbeitnehmer handelt (vgl. hierzu die oben gemachten Ausführungen zum Grundsatz der Transparenz). Das heißt, dieser Anspruch ist individualrechtlicher Natur und gilt als Teil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ebenfalls in Betrieben ohne Betriebsrat.⁶⁵

Nimmt der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht wahr, so ist ihm die Personalakte vollständig vorzulegen, wobei Schriftstücke vorher nicht entfernt oder abgesondert aufbewahrt werden dürfen.⁶⁶ Fremdsprachige Texte und Kurzschriften sind für ihn in lesbare Form zu bringen. Existieren darüber hinaus Neben-, Bei- oder Sonderakten, sind gegebenenfalls Hinweise darauf in die Hauptakte mit aufzunehmen,⁶⁷ damit der Arbeitnehmer sich ein vollständiges und umfassendes Bild machen kann.

Die Beantragung der Einsichtnahme bedarf keiner besonderen Form durch den Arbeitnehmer. Er kann dies mündlich, schriftlich oder in sonstiger Weise vornehmen. Weiterhin ist er berechtigt, regelmäßig in seine Personalakten Einsicht zu verlangen/zu nehmen und diese somit ständig auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.⁶⁸ Eine Beschränkung durch den Arbeitgeber, dass beispielsweise nur einmal pro Jahr Einsicht gewährt wird, ist daher unzulässig.

Überdies kann die Einsichtnahme des Arbeitnehmers während der Arbeitszeit erfolgen, er muss allerdings auf betriebliche Belange Rücksicht nehmen. Dem Arbeitgeber ist jedoch nicht erlaubt, dies nicht als Arbeitszeit zu werten und die Vergütung des Arbeitnehmers für die benötigte Zeit zu kürzen.⁶⁹ Die Einsichtnahme wird vorwiegend in den Büros der Personalabteilung durchgeführt werden, da dies der Ort ist, an dem im Regelfall die Personalaktenführung stattfindet.⁷⁰

Das Recht der Einsichtnahme erfasst nicht das Recht, die Personalakte ausgehändigt zu bekommen. Hierauf hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch. In der Rechtsprechung anerkannt ist aber, dass er sich Notizen und Abschriften sowie – auf eigene Kosten – Kopien bei der Einsichtnahme machen darf.⁷¹ Allerdings kann er nicht verlangen, dass der Arbeitgeber eine vollständige Kopie der Personalakte anfertigt und für ihn zur Abholung bereithält.⁷²

Der Anspruch auf Einsichtnahme besteht des Weiteren selbst dann fort, wenn der Arbeitnehmer bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden und das Arbeitsverhältnis beendet worden ist,⁷³ sofern beim Arbeitgeber weiterhin eine Personalakte des Arbeitnehmers vorliegt.⁷⁴ Dies ergibt sich aus den nachwirkenden Schutz- und Rücksichtnahmepflichten des Arbeitgebers gemäß § 241 Abs. 2 BGB i. V. m. Art. 2 Abs. 1, 1 Abs. 1 GG als Ausfluss des allgemeinen Persönlichkeitsrechts. Demnach sind die Vertragsparteien verpflichtet, Rücksicht auf die Rechte, Interessen und Rechtsgüter der jeweils anderen Partei zu nehmen, vorliegend auf das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers.⁷⁵ Für die Einsichtnahme nach Ausscheiden benötigt der Arbeitnehmer ebenfalls kein konkretes berechtigtes Interesse. Denn durch die Aufbewahrung der Personalakte durch den Arbeitgeber über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus, kann der Arbeitnehmer seine Rechte auf Korrektur, Ergänzung oder Beseitigung von unrichtigen Daten – auf diese Rechte wird noch genauer eingegangen – nur dann geltend machen, wenn er Kenntnis vom Inhalt seiner Personalakte hat.⁷⁶

Bei der Einsichtnahme ist der Arbeitnehmer gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG berechtigt, ein Betriebsratsmitglied seiner Wahl hinzuzuziehen. Dieses ist verpflichtet, über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, sofern ihn der Arbeitnehmer im Einzel-fall nicht von dieser Verpflichtung entbunden hat (gemäß § 83 Abs. 1 S. 3 BetrVG). Ein Zeugnisverweigerungsrecht im prozessualen Sinne erwächst daraus allerdings nicht.⁷⁷

Schwerbehinderte können außerdem gemäß § 25 Abs. 3 SchwerbG sowie gemäß § 178 Abs. 3 SGB IX die Schwerbehindertenvertretung hinzuziehen, wobei diese ebenfalls die Verpflichtung zum Stillschweigen trifft, sofern sie nicht durch den Schwerbehinderten entbunden wurde.

Weiterhin kann der Arbeitnehmer die Einsicht einem Bevollmächtigten zumindest dann übertragen, wenn es dem Arbeitnehmer ohnehin gestattet wird, Kopien anzufertigen. Der Arbeitgeber kann dies allerdings untersagen, wenn es aus betrieblichen Gründen geboten ist.⁷⁸ Dahingegen muss es der Arbeitgeber nicht erlauben, dass bei der Einsichtnahme ein Rechtsanwalt hinzugezogen wird.⁷⁹ Hier bietet es sich jedoch aus taktischen Gründen und aufgrund der Fairness an, es als Arbeitgeber zuzulassen.

Abschließend ist noch hervorzuheben, dass die Modalitäten der Einsichtnahme auch gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG detailliert durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden können.⁸⁰

2.5.2. Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte und Auskunft

Die oben aufgeführte Darstellung des Rechts auf Einsichtnahme gilt ebenfalls für die digitale Personalakte. § 83 BetrVG gewährt das Einsichtsrecht für Personalakten in jeglicher Form, somit auch für elektronisch gespeicherte Personaldaten.⁸¹ Daher muss sich bei Einführung einer digitalen Personalakte Gedanken gemacht werden, wie die Einsicht des Arbeitnehmers sichergestellt und vorgenommen wird.

Sofern die Daten kodiert sind und eine Entschlüsselung benötigen, um für den Arbeitnehmer verständlich und lesbar zu sein, muss der Arbeitgeber diese Informationen so zugänglich zu machen, dass sie ohne weiteres verständlich sind.⁸²

Da das Einsichtsrecht ebenfalls durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden kann, bietet es sich an – sofern bei der Einführung einer digitalen Personalakte eine Betriebsvereinbarung aufgrund § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (vgl. hierzu die folgenden Ausführungen unter Kapitel 2.6.1. dieses Abschnitts) abgeschlossen wird – die Modalitäten für die Einsicht in die digitale Personalakte dort direkt mit zu regeln.

2.5.3. Recht auf Beifügung von Erklärungen zum Inhalt der Personalakte

Ein weiteres Recht des Arbeitnehmers mit Hinblick auf die Personalakte ist, dass er das Beifügen von eigenen Erklärungen zum Inhalt der Personalakte gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG verlangen darf. Durch das Beifügen von Erklärungen hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit Stellung zu einzelnen Inhalten zu beziehen und so die Personalakte zu vervollständigen und ein objektives Bild zu schaffen. Insbesondere kann er Gegendarstellungen hinsichtlich vom Arbeitgeber in die Personalakte eingebrachten Vorgängen aufnehmen lassen, was vor allem bei Abmahnungen oder Ermahnungen oder bei Beurteilungen in seinem Interesse ist. Des Weiteren kann er die Aufnahme von Dokumenten verlangen, wie beispielsweise Zertifikate, Leistungsausweise oder Zeugnisse über Zusatzqualifikationen, die während des Arbeitsverhältnisses erworben wurden.⁸³ Dieses Recht geht zwar über den reinen Gesetzestext hinaus, entspricht aber dem Normzweck, dass der Arbeitnehmer die Chance hat, die für seine beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten wesentlichen Beurteilungsgrundlagen zu vervollständigen. Eingeschränkt ist dies nur insoweit, dass er nicht die Aufnahme von Unterlagen verlangen kann, die in keinem Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis stehen oder es sich dabei um Erklärungen von anderen Personen handelt.⁸⁴

Das Recht zur Beifügung nach § 83 Abs. 2 BetrVG besteht selbst dann, wenn der Arbeitgeber die Erklärung des Arbeitnehmers als nicht in die Personalakte gehörend oder für fehlerhaft hält.⁸⁵ Allerdings müssen sich die Erklärungen des Arbeitnehmers auf den sachlichen Inhalt und nicht auf die formale Führung der Personalakte beziehen.

2.5.4. Recht auf Beifügung von Erklärungen zum Inhalt der digitalen Personalakte

Das Recht auf Beifügen von Erklärungen besteht ohne Einschränkung ebenfalls bei der Führung von digitalen Personalakten, denn § 83 Abs. 2 BetrVG unterscheidet nicht nach einer Form der Personalaktenführung. Es sei an dieser Stelle bereits auf das Berichtigungsrecht gemäß Art. 16 DSGVO hingewiesen, worauf in Kapitel 2.7.5. in diesem Abschnitt näher eingegangen wird.

Zu überlegen ist bei der digitalen Personalaktenführung, wie das Beifügen einer Erklärung praktisch aussehen kann. Über die Berechtigungsstruktur wird dem Mitarbeiter i. d. R. kein Recht eingeräumt werden, Dokumente zu seiner Akte hinzuzufügen, da ansonsten die Gefahr eines unkontrollierten wahllosen und ungeordneten Hinzufügens, eventuell auch mit nicht zulässigem Inhalt, bestünde. Möglich wäre aber das Bereitstellen oder die Zusendung in digitaler Form der Erklärung an die Personalabteilung, die das Dokument dann an entsprechender Stelle in die Personalakte aufnimmt und dem Mitarbeiter dann durch eine Einsichtnahme wiederum die Kontrolle des korrekten Beifügens ermöglicht.

2.5.5. Recht auf Berichtigung der Personalakte oder Entfernung unrichtiger Angaben

Fraglich ist, ob ein Arbeitnehmer auch die Berichtigung unrichtiger Angaben in der Personalakte oder die Entfernung unrichtiger Angaben aus der Personalakte verlangen kann. Ein solcher Anspruch ist in § 83 Abs. 2 BetrVG nicht enthalten. Jedoch wird ein solches Recht in Rechtsprechung und Literatur aus der arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht hergeleitet.⁸⁶ Der Berichtigungsanspruch des Arbeitnehmers ist dann vorhanden, wenn die Personalakte unzutreffende Tatsachenbehauptungen enthält, die geeignet sind, den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und seinem beruflichen Fortkommen zu beeinträchtigen.⁸⁷ Die Darlegungs- und Beweislast die Unrichtigkeit der Angaben trägt der Arbeitnehmer.⁸⁸

Eine besonders wichtige Rolle im Zusammenhang mit dem Entfernungsanspruch aus der Personalakte des Arbeitnehmers spielen Abmahnungen. Abmahnungen dienen dazu, dem Arbeitnehmer bewusst zu machen, dass es bei einem weiteren Verstoß gegen die jeweiligen arbeitsvertraglichen Pflichten gegebenenfalls zu einer Kündigung kommen kann und er sozusagen einen „Warnschuss“ erhalten hat.

Wurde die Abmahnung zu Unrecht erteilt, kann der Arbeitnehmer die Entfernung verlangen. Dies ist der Fall, sofern die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, inhaltlich unbestimmt ist, auf einer unzutreffenden rechtlichen Verhaltensbewertung des Arbeitnehmers beruht oder gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.⁸⁹ Selbst bei lediglich teilweise unzutreffenden Angaben besteht der Anspruch auf Beseitigung der vollständigen Abmahnung.⁹⁰ Weiterhin kann der Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung besitzen, wenn die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat und kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr am Verbleib in der Personalakte besteht. Die Abmahnung ist dann für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden und würde den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen.⁹¹ Wann dies eintritt, ist Frage des Einzelfalls und der Gesetzgeber hat hierzu bisher keine Vorgaben gemacht, in der Praxis werden aber Zeiträume von zwei bis drei Jahren zugrunde gelegt. Der Entfernungsanspruch des Arbeitnehmers besteht regelmäßig nur bis das Arbeitsverhältnis beendet ist.⁹²

2.5.6. Recht auf Berichtigung der digitalen Personalakte oder Entfernung unrichtiger Angaben

Die oben beschriebenen Ausführungen gelten uneingeschränkt ebenso für die digitale Personalakte. Bei einer Personalakte in Papierform kann aber besonders die Aktenpflege in Hinblick auf die Entfernung von Abmahnungen nach einem bestimmten Zeitablauf aufwändig sein, wenn diese ihre Warnfunktion verloren hat. Eine digitale Personalakte bietet grundsätzlich den Vorteil, für bestimmte Dokumente einen vorgegebenen Zeitablauf zur Entfernung einzustellen. So lässt sich der Administrationsaufwand für die Personalabteilung reduzieren und der Arbeitnehmer hat die Sicherheit, dass der Entfernungsanspruch entsprechende Beachtung findet.

Ferner ergeben sich für die digitale Personalakte Berichtigungs- und Entfernungsansprüche aus den Vorschriften der Art. 16 DSGVO und Art. 17 DSGVO, auf die später noch genauer eingegangen wird.⁹³

2.6 Rechte des Betriebsrates bei der digitalen Personalakte

Bei dem Vorhaben, eine digitale Personalakte einzuführen, ist weiterhin zu prüfen, ob der Betriebsrat auf Basis der nachfolgenden Vorschriften mit einzubinden ist.

2.6.1 Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Die wichtigste Vorschrift in Zusammenhang von Betriebsrat und digitaler Personalakte ist das Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Demnach hat der Betriebsrat mitzubestimmen, wenn es um die Einführung und Anwendung von Einrichtungen technischer Art geht, die „dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“⁹⁴. Hierbei reicht schon die objektive Möglichkeit für die Anwendbarkeit der Vorschrift aus.⁹⁵ Die digitale Personalakte ist eine solche Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.⁹⁶

Generell hat das BAG zwar ein Mitbestimmungsrecht dann verneint, wenn es sich um sogenannte Statusdaten handelt, also Daten wie beispielsweise Familienstand, Ausbildung, Sprachkenntnisse oder beruflicher Werdegang vor Eintritt beim Arbeitgeber eines Mitarbeiters, und nur diese erhoben und verarbeitet werden.⁹⁷ Jedoch kommt ein Mitbestimmungsrecht dann in Betracht, wenn es programmmäßig möglich ist, dass Leistungs- und Verhaltensdaten zu Aussagen über Leistung oder Verhalten von einzelnen Arbeitnehmern verarbeitbar sind.⁹⁸ Vorrangig werden in einer digitalen Personalakte nicht auswertbare, grafische Abbildungen von Originaldokumenten gespeichert. Jedoch besteht wegen der heutzutage zahlreichen Verknüpfungsmöglichkeiten moderner EDV die Möglichkeit, dass auch bloße Statusdaten und Abbildungen von Originaldokumenten in einer Zusammenschau so auswertbar sind, dass sie zusätzliche Rückschlüsse und Erkenntnisse über einen Arbeitnehmer zulassen.⁹⁹ Im Einzelfall wären die Verknüpfungspunkte im EDV-System genauer zu beleuchten, jedoch bietet der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und stärkt das Vertrauen und die Sicherheit sowie das Image in die digitale Personalakte. Des Weiteren sprechen weitere Rechte des Betriebsrates – im Folgenden werden diese noch behandelt – für ein Mitbestimmungsrecht, weshalb es angeraten ist, die Option einer Betriebsvereinbarung wahrzunehmen.

Eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte sollte bzw. könnte neben dem örtlichen, sachlichen sowie persönlichen Anwendungsbereichs, Kündigungsfristen, Nachwirkung und Schlussbestimmungen insbesondere die nachfolgenden Regelungskomplexe zum Inhalt haben, um eine entsprechend fundierte Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung zu schaffen:¹⁰⁰

- Regelungsgegenstand;
- Zweck der digitalen Personalakte sowie Zweckbindung und Verwertungs-verbote bezüglich Nutzung zu anderen Zwecken;
- Beschreibung und Darstellung des Personalaktensystems;
- Umgang bei und mit Updates der Software;
- Inhalte der digitalen Personalakte;
- Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie Definition der dafür verarbeiteten und gespeicherten Arbeitnehmerdaten;
- Handhabung von Gesundheits- und weiteren sensiblen Daten;
- Berechtigungskonzept;
- Sicherheit der Daten, Datensicherungsmaßnahmen, Konzept zur Sicherung;
- Aufbewahrungsfristen und Löschungspflichten;
- Zugriffsberechtigungen und Festlegung des Kreises der Personen, die in die gespeicherten Daten Einsicht nehmen können;
- Allgemeine Pflichten für den Umgang mit der digitalen Personalakte, z. B. Datengeheimnis und Verschwiegenheitspflicht;
- Regeln zur Schulung von zugriffsberechtigten Personen;
- Beteiligung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten;
- Kontrollrechte vom Betriebsrat;

Rechte der Arbeitnehmer und Unterrichtungspflichten gegenüber den Arbeitnehmern.

Bei Abschluss einer solchen Betriebsvereinbarung ist dringend darauf zu achten, dass die Vorgaben der DSGVO und des neuen BDSG, welches die DSGVO konkretisiert, eingehalten und beachtet werden.

2.6.2. Allgemeine Aufgabe des Betriebsrats gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG und allgemeines Informationsrecht gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG

Weiterhin hat der Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG die Aufgabe, über die Einhaltung der zu Gunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze und deren Durchführung durch den Arbeitgeber zu wachen. Er hat diesbezüglich ein Überwachungsrecht.¹⁰¹ Werden Personalakten in digitaler Form geführt, sind die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG zu beachten, weshalb ein solches Überwachungsrecht gegeben ist. Hieraus leitet sich auch die Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsrat nach § 80 Abs. 2 BetrVG ab.¹⁰² Der Arbeitgeber ist danach verpflichtet, dem Betriebsrat die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Da dies aber mit § 83 BetrVG als persönliches Recht kollidiert, kann der Betriebsrat nicht verlangen, dass er die Personalakte ausgehändigt bzw. volle Einsicht bekommt.¹⁰³ Ebenso kann er nicht verlangen, dass der Betriebsausschuss oder ein anderer Ausschuss des Betriebsrats Einblick erhält.¹⁰⁴

Zudem kann der Betriebsrat aber bei den Modalitäten für die Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer in die Personalakte mitbestimmen.¹⁰⁵ Beim Vorhaben, eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte abzuschließen, sollte dieser Umstand bzw. die Modalitäten der Einsichtnahme direkt mitgeregelt werden.

Darüber hinaus besteht das Überwachungsrecht des Betriebsrates gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG nicht nur bei geltenden Gesetzen, sondern ebenfalls bei abgeschlossenen Betriebsvereinbarungen. Es stellt sich dann jedoch die Frage, sofern eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte abgeschlossen wurde, wie der Betriebsrat diese kontrollieren kann, wenn ihm ein eigenes Recht zur Einsichtnahme aufgrund des unabdingbaren § 83 BetrVG verwehrt ist. Soweit der jeweilige Arbeitnehmer einwilligt, ist dies unproblematisch, da die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt bleiben. Da dies wiederum nicht vorausgesetzt werden kann, wäre ein Modell möglich, bei dem der Betriebsrat kontrolliert, ob die Grundlagen der Betriebsvereinbarung eingehalten werden (wie beispielsweise die Zugriffsrechte oder die zugelassenen Dokumententypen) und auf dem vereinbarten Stand sind. Das ist auf einer Ebene möglich, auf der die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers nicht betroffen sind. Die weitere inhaltliche Prüfung des rechtmäßigen Inhalts der einzelnen Dokumente verbleibt jedoch beim einzelnen Arbeitnehmer.

2.6.3 Unterrichtungs- und Beratungsrecht des Betriebsrats gemäß § 92 Abs. 1 BetrVG

Gemäß § 92 Abs. 1 BetrVG ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Betriebsrat anhand von Unterlagen über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen und Maßnahmen der Berufsbildung rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Außerdem muss mit dem Betriebsrat über Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen und über die Vermeidung von Härten beraten werden. Sollte daher die digitale Personalakte auch als Mittel der Personalplanung eingesetzt werden, z. B. als Entscheidungsgrundlage für Weiterbildungsmaßnahmen von Arbeitnehmern, so ist der Betriebsrat hierüber rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und es müssen Beratungen mit ihm aufgenommen werden.¹⁰⁶

2.6.4 Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 94 BetrVG

Abschließend könnte noch ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aufgrund § 94 Abs. 1 BetrVG oder aufgrund § 94 Abs. 2 BetrVG in Betracht kommen. Werden für die digitale Personalakte vom Arbeitgeber durch Personalfragebögen Daten erhoben, bedürfen diese Personalfragebögen der Zustimmung des Betriebsrats. Es wäre nicht erlaubt, unter Verstoß gegen diese Vorschrift erhobene Daten zu speichern.¹⁰⁷ Dasselbe gilt entsprechend bei der Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze von Mitarbeitern, wenn eine Personaldatenbank – z. B. zu Beförderungszwecken – über die digitale Personalakte eingerichtet wird und abstrakte Regelungen geschaffen werden, welche Bedingungen für Beförderung von Mitarbeitern vorliegen müssen.¹⁰⁸

2.7 Die digitale Personalaktenführung und die DSGVO und das BDSG

2.7.1 Allgemeines zur digitalen Personalaktenführung in Bezug auf die DSGVO und das BDSG

Bei der Einführung und Nutzung einer digitalen Personalakte sind auch Aspekte des Datenschutzes für die Personalaktenführung zu berücksichtigen. Schließlich geht es um teilweise hochsensible personenbezogene Daten eines Mitarbeiters, die eines umfassenden Schutzes bedürfen und über die dem Mitarbeiter entsprechende Rechte eingeräumt werden müssen. Im Falle der digitalen Personalakte und dem damit verbundenen Datenschutz sind die seit dem 25.05.2018 geltende DSGVO und das BDSG (welches die DSGVO in vielerlei Hinsicht konkretisiert) in seiner neuen Fassung mit Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt am 05.07.2017 zu beachten. Denn diese finden auf die digitale Personalakte konsequent Anwendung, da in der digitalen Personalakte die elektronischen Dokumente, Daten und Zuordnungen von EDV-gestützten Systemen verarbeitet und genutzt werden und deshalb unter den Anwendungs- und Schutzbereich von Art. 2 DSGVO fallen. Dieser legt fest, dass die DSGVO „für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen“¹⁰⁹ gilt.

[...]

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¹ Es sind stets männliche und weibliche Formen gleichermaßen gemeint; aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden die männliche Form verwendet.

² Vgl. Krause, NZA 2016, 1004.

³ In der Literatur findet sich oftmals ebenfalls der Begriff der „elektronischen Personalakte“. Diese beiden Begriffe sollen vorliegend als gleichbedeutend angesehen werden.

⁴ Vgl. z. B. § 83 BetrVG.

⁵ Vgl. BAG 16.11.2010, NZA 2011, 453, Rn. 13 ff.

⁶ Vgl. BAG 07.05.1980, BeckRS 1980, 30706869.

⁷ Vgl. BAG 16.11.2010, NZA 2011, 453, Rn. 13.

⁸ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 3.

⁹ Vgl. BAG 16.10.2007, NZA 2008, 367.

¹⁰ Vgl. BAG 19.07.2012, NZA 2013, 91.

¹¹ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 2.

¹² Vgl. LAG BaWü 15.11.2012, BeckRS 2012, 75665, 5b.

¹³ Vgl. BC 2012, 564.

¹⁴ Vgl. § 106 BBG.

¹⁵ Vgl. BAG 07.05.1980, BeckRS 1980, 30706869.

¹⁶ Vgl. Breyer, DPArb 2019, Kapitel III, Rn. 2.

¹⁷ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 478.

¹⁸ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 17.

¹⁹ Vgl. BAG 16.10.2007, NZA 2008, 367.

²⁰ Vgl. BAG 19.07.2012, NZA 2013, 91.

²¹ Vgl. die Ausführungen zum Anspruch des Arbeitnehmers zur Berichtigung und Entfernung in Kapitel 2.5.5. dieses Abschnitts.

²² Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel XII, Rn. 909.

²³ Vgl. BAG 08.05.2001, BeckRS 2001, 41147, I 1.

²⁴ Vgl. Reichold, MüHbArbR 2018, § 95, Rn. 12.

²⁵ Vgl. BAG 05.08.1992, NZA 1993, 838.

²⁶ Vgl. LAG Sachsen-Anhalt 18.12.2001, BeckRS 2012, 67759, II bb.

²⁷ Vgl. hierzu die Kapitel 2.7.5. ff. dieses Abschnitts.

²⁸ Vgl. BAG 25.04.1972, BeckRS 9998, 150966, II 2b.

²⁹ Vgl. Breyer, DPArb 2019, Kapitel III, Rn. 7.

³⁰ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480.

³¹ Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel XII, Rn. 910.

³² Vgl. hierzu Punkt 2.4. dieses Abschnitts.

³³ Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel XII, Rn. 911.

³⁴ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 482.

³⁵ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480.

³⁶ Vgl. BAG 12.09.2006, NZA 2007, 272, Rn. 24.

³⁷ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 482.

³⁸ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 10.

³⁹ Vgl. BAG 13.02.1974, FHArbSozR 1976, Nr. 907.

⁴⁰ Vgl. BAG 12.09.2006, NZA 2007, 272, Rn. 25.

⁴¹ Vgl. BAG 15.07.1987, NZA 1988, 54.

⁴² Vgl. BAG 12.09.2006, NZA 2007, 272, Rn. 29.

⁴³ Vgl. Breyer, DPArb 2019, Kapitel III, Rn. 9.

⁴⁴ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 482.

⁴⁵ Vgl. BAG 15.07.1987, NZA 1988, 54.

⁴⁶ Vgl. Maschmann/Göpfert, Vertragsgestaltung im Arbeitsrecht 2016, Rn. 230.

⁴⁷ Vgl. hierzu die Ausführungen zum Datenschutz unter dem Oberpunkt 4.11. dieses Abschnitts.

⁴⁸ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 5.

⁴⁹ Vgl. BAG 12.09.2006, NZA 2007, 269.

⁵⁰ Vgl. hierzu die Ausführungen in Kapitel 4.11.2. zu § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG in diesem Abschnitt.

⁵¹ Vgl. Melms, MüAHbArbR 2017, § 9, Rn. 55 ff.

⁵² Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 13.

⁵³ Vgl. Lakies, Betriebsverfassungsgesetz 2018, BetrVG § 83, Rn. 5.

⁵⁴ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 13.

⁵⁵ Vgl. Breyer, DPArb 2019, Kapitel III, Rn. 4.

⁵⁶ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 27.

⁵⁷ Vgl. Linck, ArbHb 2019, § 149 Rn. 7.

⁵⁸ Vgl. Reichold, MüHbArbR 2018, § 95, Rn. 16.

⁵⁹ Vgl. Seifert, Datenschutzrecht 2019, DSGVO Art. 88, Rn. 170.

⁶⁰ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480.

⁶¹ Vgl. z. B. § 2 Abs. 4 NachwG.

⁶² Vgl. hierzu Poguntke/von Villiez, NZA 2019, 1100 ff.

⁶³ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 64.

⁶⁴ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480.

⁶⁵ Vgl. Thüsing, Betriebsverfassungsgesetz 2018, BetrVG § 83, Rn. 2.

⁶⁶ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 12.

⁶⁷ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 30.

⁶⁸ Vgl. BAG 16.10.2007, NZA 2008, 369.

⁶⁹ Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 4.

⁷⁰ Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel XII, Rn. 927.

⁷¹ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480.

⁷² Vgl. LAG Hessen 09.05.2014, BeckRS 2015, 67850.

⁷³ Vgl. Schwede, ZD-Aktuell 2011, 28.

⁷⁴ Vgl. hierzu auch die zuvor gemachten Ausführungen zu den Aufbewahrungsfristen und -Pflichten.

⁷⁵ Vgl. BAG 16.11.2010, NZA 2011, 453.

⁷⁶ Vgl. BAG 16.11.2010, NZA 2011, 453.

⁷⁷ Vgl. Linck, ArbHb 2019, § 148 Rn. 8.

⁷⁸ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 15.

⁷⁹ Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 4.

⁸⁰ Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel XII, Rn. 928.

⁸¹ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 29.

⁸² Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 5.

⁸³ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 17.

⁸⁴ Vgl. Thüsing, Betriebsverfassungsgesetz 2018, BetrVG § 83, Rn. 38.

⁸⁵ Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 6.

⁸⁶ Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 6.

⁸⁷ Vgl. BAG 12.09.2006, NZA 2007, 271, Rn. 20.

⁸⁸ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 38.

⁸⁹ Vgl. BAG 20.01.2015, NZA 2015, 805, Rn. 31.

⁹⁰ Vgl. BAG 13.03.1991, NZA 1991, 768.

⁹¹ Vgl. BAG 19.07.2012, NJW 2013, 808.

⁹² Vgl. Kania, ErfK 2019, BetrVG § 83, Rn. 6.

⁹³ Vgl. hierzu die Ausführungen in den noch folgenden Kapiteln 4.11.5. und 4.11.6. in diesem Abschnitt.

⁹⁴ § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

⁹⁵ Vgl. Däubler, Internet und Arbeitsrecht 2015, Rn. 288.

⁹⁶ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 481.

⁹⁷ Vgl. BAG 22.10.1986, NZA 1987, 417.

⁹⁸ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 61.

⁹⁹ Vgl. Werner, BeckOKArbR 2019, BetrVG § 87, Rn. 95.

¹⁰⁰ Vgl. Raif, IT-Arbeitsrecht 2017, Kapitel III, Rn. 206.

¹⁰¹ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 480 f.

¹⁰² Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 57.

¹⁰³ Vgl. Poeche, Personalbuch 2019, Personalakte, Rn. 9.

¹⁰⁴ Vgl. Thüsing, Betriebsverfassungsgesetz 2018, BetrVG § 80, Rn. 73.

¹⁰⁵ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 60.

¹⁰⁶ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 481.

¹⁰⁷ Vgl. Feichtinger/Esskandari, StKoArb 2019, Rn 59.

¹⁰⁸ Vgl. Herfs-Röttgen, NZA 2013, 481.

¹⁰⁹ Art. 2 DSGVO.