Das Austrittsinterview

1. Formen des Austrittsinterviews:

- mündlich

- schriftlich (Fragebogen)

- Mischform/Kombination von mündlich und schriftlich

- notfalls auch telefonisch

Grundsätzlich sollten alle Formen auf Freiwilligkeit basieren.

2. Vorteile und Ziele des Austrittsinterviews:

- Kündigungsgründe herausfinden um Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen

- Möglichkeit für zukünftige neue Mitarbeiter vermeidbare Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen

- Imagepflege, Personalbetreuung

- Mitarbeiter umstimmen/zurückholen

- evtl. Verbesserung der Qualität der Personalauswahl / Fluktuationsvermeidung

3. Zielgruppe :

- alle Mitarbeiter ohne Rücksicht auf Stellung und Funktion

- möglicher Ausschluß von best. Mitarbeitergruppen: z.B. weniger als 1 Jahr Betriebszugehörigkeit, Zeitarbeitskräfte, Saisonarbeiter

- Beschränkung auf best. Mitarbeitergruppen: z.B. leitende Angestellte, kaufmännische Angestellte, Akademiker, gewerbliche Angestellte

- Abgangsinterwiew wird von best. Kriterien abhängig gemacht: z.B. Gehaltsgruppe, Betriebszugehörigkeit 4. Fragebogen:

- einfache, systematische, zeitsparende Handhabung

- Gefahr der geringen Rücklaufquote

4.1 Beispiele (siehe Anhang) 5. Das Austrittsgespräch

Der Zeitpunkt für das Austrittsgespräch sollte gut überlegt sein. Vorteilhaft ist ein Tag in der letzten Arbeitswoche. Das Gespräch sollte nicht vom direkten Vorgesetzten, sondern von einem Mitarbeiter der Personalabteilung geführt werden.

Außerdem ist es sinnvoll, das Arbeitszeugnis schon vor dem Gespräch auszuhändigen, um ggf. Ängste der negativen Auswirkung einer ehrlichen Aussprache entgegenzuwirken.

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Ziele und Inhalte des Gespräches könnten in 6 Abschnitte unterteilt sein:

1. Gute Beziehung herstellen 2. Zweck des Gespräches erläutern 3. Gespräch über die bisherige Arbeit

- die Aufgabe allgemein

- besonders wichtige Aufgaben

- positive Aspekte der Aufgabe

- negative Aspekte der Aufgabe

- hervorstechende besondere Ereignisse

- Über-/Unterforderung

- Bisherige Ausbildungswege (Qualifikation)

- Weiterbildung

- Aufstiegsmöglichkeiten

- persönliche Anerkennung

- Leistungsbeurteilungen

- Vergütungsfragen 4. Austrittsgründe 5. Verbesserungs-/Änderungsvorschläge 6. Zusammenfassung und Verabschiedung in positiver Form

6. Mischformen

Eine Kombination aus Fragebogen und Mitarbeitergespräch kann sinnvoll sein. Erst soll der ausscheidende Mitarbeiter den Fragebogen ausfüllen, dann kann im Gespräch auf offen gebliebene Fragen eingegangen werden.

6.1 Imagekarten

Eine andere Möglichkeit stellen sog. „Imagekarten“ dar.

Dem Mitarbeiter werden 19 Karten vorgelegt, auf denen jeweils ein Aspekt des inneren Firmenimages geschrieben steht.

Beispiele:

- gesicherter Arbeitsplatz

- gute Aufsstiegschancen

- guter Verdienst

- befriedigender Arbeitszeitregelung

- gute Verpflegungsmöglichkeiten in der Firma

- genügende Informationen über das Firmengeschehen

- interessante Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

- gute Sozialleistungen

- gute und klare Organisation in meiner Abteilung

- angenehme Arbeitsplatzgestaltung (z.B. zweckmäßige Einrichtung und Ausrüstung)

- Klarheit über Geschäftsziele des Unternehmens

- selbständige und abwechslungsreiche Tätigkeit

- gutes Verhältnis zum Vorgesetzten

- guter Namen der Firma in der Öffentlichkeit

- Kostenbewußtsein

- gutes Verhältnis zu den Arbeitskollegen ^28.06.01 3

- gerechte Beurteilung der Leistung der Mitarbeiter

- echte Mitsprachemöglichkeiten bei Entscheidungen, die den Arbeitsplatz betreffen

- volle Auslastung der Arbeitsplätze

Der Mitarbeiter teilt diese Kärtchen dann spontan in 3 Stapel auf: 1. verwirklicht 2. zum Teil verwirklicht 3. (noch) nicht verwirklicht

Danach bespricht der Interviewer die Stapel mit dem Mitarbeiter, beginnend mit Stapel 3.

6.2 Vergleichsskala im Sinne eines Polaritätenprofils

Während des Austrittsgespräches wird der ausscheidende Mitarbeiter gebeten, möglichst spontan die verschiedenen Punkte auf dem Erhebungsbogen anzukreuzen.

Dabei werden seine Erfahrungen in der bisherigen Stelle mit seinen Erwartungen an die neue Stelle verglichen. Der Mitarbeiter wird so mit seiner aktuellen Entscheidungsproblematik konfrontiert. Der Interviewer sollte dabei sensibel reagieren und sich die Bemerkungen zu den einzelnen Aspekten notieren um diese nach dem Ausfüllen des Erhebungsbogens wieder aufzugreifen. (s. Bsp. auf Seite 46 im Vorlesungsbegleiter)

Der Vorteil dieser Befragung zeigt sich in der relativ unkomplizierten Datenerhebung und graphischen Darstellung.

Außerdem soll der Interviewte durch die Anschaulichkeit dazu motiviert werden, sich aufrichtig zu äußern und seine Entscheidung zu reflektieren.

7. Auswertungsmöglichkeiten

- Kopie vom Fragebogen oder Zusammenfassung des Mitarbeitergesprächs an den ehemaligen Vorgesetzten zur Kenntnis oder Kommentierung schicken

- Berichte erstellen über erkennbare Probleme oder Trends

- Auswertung als Basis für konkrete Maßnahmen

- Imagekarten: Daten dienen zur Erstellung eines Imageprofils der Firma

Die Auswertung kann der rechtzeitigen Entdeckung von Problemen dienen.

Durch Befragungen deutscher und amerikanischer Firmen wurde festgestellt, daß ein großer Anteil der Firmen zwar Abgangsinterviews macht oder Fragebögen verteilt, diese dann aber nicht konkret auswertet. Die Interviews stellen „nur“ eine Geste gegenüber den Ausscheidenden dar.

Abgangsinterviews haben also leider oft wenig Auswirkungen.

8. Probleme :

- wahre Motive des Austritts herausfinden (Ehrlichkeit, Angst vor Konsequenzen, kein Anreiz sich offen zu äußern)

- Nutzung der gewonnenen Daten

- Verzerrung der erhaltenen Informationen durch die Erwartungshaltung des Interviewers

- Austrittsgespräche als kaum hinterfragte Selbstverständlichkeit

9. Zusammenfassung

Das Austrittsinterview ist ein nützliches Werkzeug der Imagepflege eines Unternehmens. Eventuell bestehende Spannungen können aus dem Weg geschafft werden und der Mitarbeiter kann freundlich verabschiedet werden.

Da Austrittsinterviews in den wenigsten Unternehmen konsequent ausgewertet werden, ist es fraglich, ob sie ein geeignetes Instrument zur Schwachstellenanalyse darstellen.

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10. Quellenangaben

Andreas, Klaus / Hoppe, Heinz: Der Abgangsfragebogen in der Praxis. Inhalt, Einsatz und Erfahrungen. In: Personal, 34. Jg. (1982), Heft 5, S. 190 - 194.

Mayrthaler, William: Das Austrittsinterview. Vorschlag für ein kombiniertes Verfahren. In: Personal, 39. Jg. (1987), Heft 2, Seite 71 - 74.

Pullig, Karl-Klaus: Das Abgangs- (Austritts-)Interview als Instrument der Personalführung. In: Personal, 38. Jg. (1986), Heft 1, S. 22-25.

Pullig, Karl-Klaus / Oelschläger, Thomas: Was nützen Austrittsinterviews? Ergebnisse einer Telefonumfrage bei 35 größeren Unternehmen der Bundesrepublik Deutschland. In: Personal, 42 Jg. (1990), Heft 8, S. 310 - 313.

Schmitz, Lilo / Billen, Birgit: Mitarbeitergespräche: lösungsorientiert, klar, konsequent. Wirtschaftsverlag Ueberreuter, 2000.

Schwan, K. / Seipel, K.G. : Personalmarketing für Mittel- und Kleinbetriebe. dtv, 1994.

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