PROJEKTARBEIT 1999
René Lorenz
Die Unternehmen, Namen und Daten in den hierin befindlichen Beispielen sind frei erfunden.
PROJEKTARBEIT 1999
ABC–ANALYSE
INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis Seite
Abbildungsverzeichnis
5
Einleitung
1 6 6
Entstehung der ABC-Analyse
2 7 7
2.1 Vilfredo Pareto 7
2.2 Die 80 20 Regel 8
Die ABC-Analyse im einzelnen
3 9 9
3.1 Was ist eine ABC-Analyse 9
3.2 ABC - Analyse in der Materialwirtschaft 10
3.2.1 Klassifizierung von Teilen und Lieferanten 10
3.2.1.1 Klassifizierung von Lieferanten 10
3.2.1.2 Klassifizierung von Teilen 13
3.2.1.3 Materialdisposition 14
3.3 ABC-Analyse im Zeitmanagement von Führungskräften 18
3.4 ABC-Analyse im Qualitätsmanagement 19
3.5 ABC-Analyse in der Absatzwirtschaft 20
3.5.1 Schlussfolgerungen der ABC-Analyse 21
3.5.1.1 Deckungsbeitragsstrukturanalyse 22
3.5.2 Kundenbefragungen 23
PROJEKTARBEIT 1999
ABC–ANALYSE
Praktischer Teil der Projektarbeit
4 24
4.1 Aufgabenstellung 24
4.2.2.3 Informationen über die analysierten Kunden 28
Fazit
5 29
Anhang
I
Quellenverzeichnis I
Kurzbiographie von Vilfredo Pareto III
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ABC–ANALYSE
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1 Seite 7:
Vilfredo Pareto (15 Juli 1848-19 August 1923)
Abbildung 2 Seite 8:
80/20-Regel
Abbildung 3 Seite 12:
ABC Analyse für Lieferanten
Abbildung 4 Seite 13:
Aktivitäten für A-Teile
Abbildung 5 Seite 14:
Aktivitäten für C-Teile
Abbildung 6 Seite 15:
Angebotsauswertung
Abbildung 7 Seite 16:
Dispositionssysteme
Abbildung 8 Seite 18:
Verbrauchsgesteuerte Disposition
Abbildung 9 Seite 19:
Pareto-Analyse in der Qualitätssicherung
Abbildung 10 Seite 21:
ABC-Analyse eines Programms
Abbildung 11 Seite 23:
ABC-Analyse der Kundenforderungen - erwartungen
Abbildung 12 Seite 25:
Kundenliste ggf zusammengefasst in Konzernverbünden
Abbildung 13 Seite 26:
Einteilung in die Kundenklassen
Abbildung 14 Seite 27:
Kundenstruktur im Geschäftsfeld Duschen
Abbildung 15 Seite 27:
Vergleich von Deckungsbeiträgen Absatz und Nettoumsatz
Abbildung 16 Seite 28:
Kundenübersicht
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machen. Über die Verknüpfung zweier solcher Strukturen werden die Schwerpunkte des Handelns auf die in diesem Zusammenhang effektivsten Punkte gelenkt. Die weiteren Strukturen bleiben unberücksichtigt. Ob dies zulässig ist, muss von Fall zu Fall geprüft werden. Meistens ist die ABC-Analyse in der Beschaffung von Gütern sowie in der Lagerwirtschaft zu finden.
Diese Arbeit beschäftigt sich zunächst mit der Historie der ABC-Analyse sowie ihrem Erfinder Vilfredo Pareto. Anschließend wird ein Überblick über die Einsatzmöglichkeiten gegeben. Im letzten Teil wird die praktische Ausführung der ABC-Analyse im Geschäftsbereich Hartschaum und Blockweichschaum der Elastogran GmbH beschrieben.
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2.1 Vilfredo Pareto
Abbildung 1: Vilfredo Pareto (15. Juli 1848 - 19. August, 1923 1 )
Quelle: University of Illinois, Detroit, Springfield, USA:
http://harold.econ.uiuc.edu/~roger/fame.html
V
ilfredo Pareto war ein italienischer Soziologe und Wirtschaftswissenschaftler. Er versuchte unter Anwendung mathematischer Methoden eine exakte Wirtschafts- und Sozialtheorie zu schaffen
2
. Auf seinen Analysen fußt die moderne Wohlfahrtsökonomie und eine Theorie der personellen Einkommensverteilung. Später interessierte sich Pareto für Soziologie, und 1916 schrieb er sein wichtigstes Buch, Trattato di sociologia generale, in dem er das Wesen individueller und gemeinschaftlicher Handlungen untersuchte. Nach Pareto bestehen soziale Phänomene aus 2 Elementen: aus den subjektiven und aus den objektiven Elementen. Beide müssen laut Pareto betrachtet werden, denn das menschliche Handeln ist das Ergebnis dieser beiden Elemente. Da es objektive Elemente gibt, wird ein Teil des Handelns logisch sein, aber es gibt auch immer eine Art von Restkategorie von Verhalten (nicht logisches), welches man durch das Umfeld nicht erklären kann. Dieses nicht logische Verhalten macht die subjektiven Elemente aus, die Residuen. Die Residuen muss man als
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menschliches Verhalten akzeptieren, auch wenn sie nicht verständlich sind. Pareto entwickelte später eine Elitentheorie, die auf den Residuen gegründet ist. Grundaussage: Alle Menschen sind ungleich! Paretos Theorien wurden allgemein mit dem Aufkommen des Faschismus in Italien in Verbindung gebracht.
2.2 Die 80/20-Regel
Als Professor und Mitbegründer der Lausanner Schule der Nationalökonomie betrieb Pareto die Schaffung einer exakten Wirtschafts- und Sozialtheorie unter Anwendung mathematisch-quantifizierender Methoden 3 . Hierbei kam er auch zu der Feststellung, dass zur damaligen Zeit ca. 80% des Reichtums der Erde in Besitz von ca. 20% der Menschheit war. Daher wird die ABC-Analyse auch als Pareto-Analyse oder 80/20-Regel bezeichnet:
Abbildung 2: 80/20-Regel
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die ABC-Analyse eine ganz besondere Bedeutung, da sie ein zielgerichtetes und wirtschaftliches Vorgehen ermöglicht. Wenn die Strukturen erkannt sind, können für wichtige Vorgänge unverzüglich Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden, die sofort ihre Wirkung zeigen.
Bei der ABC-Analyse werden Mengen und Werte miteinander verglichen. Bei Untersuchungen in Unternehmen kann immer wieder festgestellt werden, dass relativ kleine Mengen einer Gesamtmasse einen relativ großen Wert ausmachen. Für die betreffenden Unternehmen ist es wichtig, diese Mengen zu identifizieren. Unter dieser Voraussetzung ist es möglich die Gesamtmassen relativ schnell entsprechend den Zielvorstellungen beeinflussen zu können.
Die ABC-Analyse ist in einer Vielzahl von Gebieten innerhalb eines Unternehmens anwendbar. Um Beispiele anzuführen, werden in dieser Arbeit folgende Einsatzmöglichkeiten vorgestellt:
- Materialwirtschaft (vgl. 3.2)
- Zeitmanagement (vgl. 3.3)
- Qualitätsmanagement (vgl. 3.4)
- Absatzwirtschaft (vgl. 3.5)
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3.2 ABC-Analyse in der Materialwirtschaft
Dabei erfolgt die Relativierung durch die Auswahl geeigneter Kriterien 5 . In der Praxis geht man hierbei überwiegend vom quantitativen Wert aus, da dieser sich rechnerisch leicht ermitteln lässt. Dies ist bei bestimmten Teilfunktionen wie Bedarfsermittlung, Lieferantenanalyse und Rechnungsprüfung auch völlig ausreichend. Bei anderen Teilfunktionen ist das rein rechnerische Ergebnis nur bedingt brauchbar wie bei der Beschaffungsmarktforschung, Wertanalyse 6 und Warenprüfung. Hier hilft man sich dadurch, dass andere Auswahlkriterien vor der entgültigen Klassifizierung mit berücksichtigt werden, wie z.B. Fehlmengenrisiko 7 , Variationstendenz. Wegen der Schwierigkeit der rechnerischen Erfassung sind diese Kriterien in der Praxis seltener zu finden.
3.2.1 Klassifizierung von Teilen und Lieferanten 8
Dem Einkäufer und dem Lagerverwalter muss das Instrument der ABC-Analyse zur Verfügung gestellt werden. Mit Hilfe der ABC-Analyse sind in diesen Verantwortungsbereichen die wesentlichen von den unwesentlichen Beschaffungs- und Lagervorgängen zu trennen. Die Aufmerksamkeit und Aktivitäten sollten auf Materialien mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung konzentriert werden, um die Kosten durch gezielte Maßnahmen zu senken. Effizienz und Wirtschaftlichkeit können dadurch im Lager erheblich erhöht werden.
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Genaue Informationen über die Lieferanten und über das benötigte Material sind im Einkauf von großer Bedeutung. Hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit haben nicht alle Lieferanten und Teile die gleichen Auswirkungen. Deshalb ist es sinnvoll, sich mit den umsatzstärksten Lieferanten intensiver zu befassen. Auch das Material und die Teile, die regelmäßig in größeren Mengen benötigt werden, müssen genauer überprüft werden. Die Bedeutung der einzelnen Lieferanten und Teile ist vielen Mitarbeitern in der Materialwirtschaft nicht bekannt. Daher ist es notwendig, die Wichtigkeit der Lieferanten und Teile mit Hilfe einer ABC-Analyse möglichst objektiv zu ermitteln. Die ABC-Analyse erleichtert die Klassifizierung der Lieferanten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen.
3.2.1.1 Klassifizierung von Lieferanten
Die Klassifizierung von Lieferanten kann wie folgt vorgenommen werden:
1. Alle Umsätze mit den einzelnen Lieferanten müssen der Finanzbuchhaltung oder
der Lagerkartei entnommen werden.
2. Die Umsätze sind je nach Höhe in absteigender Reihenfolge in der ersten Spalte
der Aufstellung festzuhalten.
3. In der zweiten Spalte wird der Umsatz der Lieferanten in Prozent vom
Gesamtumsatz errechnet.
4. In der dritten Spalte wird der Umsatz in Prozent kumuliert.
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ABC–ANALYSE
Abbildung 3: ABC-Analyse für Lieferanten
Es werden normalerweise drei Klassen unterschieden. Die A -Lieferanten (5%) sind
diejenigen, mit denen das Unternehmen etwa 75% des Umsatzes macht. Mit den B-
Lieferanten (20%) werden in der Regel 20% des Umsatzes getätigt. Der Umsatz mit den C-
Lieferanten (75%) beträgt etwa 5%.
Aus der ABC-Analyse für Lieferanten kann man also erkennen, mit welchen Lieferanten sich
das betroffene Unternehmen besonders intensiv befassen sollte. Wenn die
Einkaufsaktivitäten nur geringe Kosten verursachen sollen, dann ist es sinnvoll, sich vor allem
mit den A -Lieferanten zu beschäftigen, denn durch die intensive Bearbeitung der A-
Lieferanten (5%) können 75% des Umsatzes beeinflusst werden.
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Abbildung 6: Angebotsauswertung
Quelle : Controlling-Instrumente von A-Z, WRS Verlag Wirtschaft, Recht und Steuern, Seite 20
3.2.1.3 Materialdisposition
Zu den Aufgaben der Materialdisposition gehören die Planung der Vorräte und die Entscheidungen über die Materialbestellungen. Dabei sollten die gewünschte Lieferbereitschaft und die erforderlichen Sicherheitsbestände in Abstimmung mit der Kapitalbindung nach Materialgruppen und gegebenenfalls auch für einzelne Teile geplant werden.
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Bei der Materialdisposition handelt es sich um einen dynamischen Prozess. Bedarfsänderungen am Absatzmarkt sowie Änderungen am Beschaffungsmarkt erfordern eine laufende Überprüfung der Bestellungen. Für die wichtigen Materialpositionen sollte also
- ein Bestellpunkt,
- eine Bestellmenge und ein
- Bestelltermin ermittelt werden. Zur Sicherung eines reibungslosen Produktionsablaufes und einer fristgerechten Belieferung des Marktes müssen laufend Kontrollen und Anpassungen vorgenommen werden.
Es gibt qualitativ unterschiedliche Dispositionsverfahren. Sie reichen von Zuruf über konventionelle Dateien bis hin zu EDV-unterstützten Bedarfsvorhersagen. Eine sinnvolle Materialdisposition muss sich nach der wirtschaftlichen Bedeutung der zu disponierenden Teile und nach der Teileverwendung richten. Zur Ermittlung der wirtschaftlichen Bedeutung der einzelnen Teile kann die ABC-Analyse eingesetzt werden.
Abbildung 7: Dispositionssysteme
Quelle : Controlling-Instrumente von A-Z, WRS Verlag Wirtschaft, Recht und Steuern, Seite 21
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Die A-Teile sollten nach Bedarf disponiert werden, während die C-Teile generell nach dem Verbrauch gesteuert werden sollten. Wie die C-Teile zu behandeln sind, hängt von den speziellen Bedingungen im Unternehmen und von der zur Verfügung stehenden Kapazität im Einkauf ab.
Die bedarfsgesteuerte Disposition geht davon aus, dass ein Beschaffungsplan für die einzelnen Teile besteht. Bei hochwertigen Teilen ist die bedarfsgesteuerte Disposition besser geeignet, eine wirtschaftliche Lagerhaltung zu erreichen.
Der Einsatz des verbrauchsgesteuerten Verfahrens ist bei geringwertigen Teilen (C-Teilen) sinnvoll. Durch den Verbrauch wird der Bestand im Lager laufend vermindert. Wenn dieser den Bestellpunkt unterschreitet, muss eine neue Bestellung erfolgen. Die Höhe der Bestellmenge kann mit Hilfe des Verbrauchs und der Beschaffungszeit ermittelt werden. Die Bestellmenge ist die Menge, die durch die Bestellung angefordert wird und die dann eingehen soll, wenn der Bestand bis zum Sicherheitsbestand abgebaut ist. Der Sicherheitsbestand ist auch als eiserner Bestand anzusehen, der das Versorgungsrisiko abdecken soll.
Zwischen dem Bestellpunkt, der Beschaffungszeit, der Bestellmenge und dem Wareneingangstermin bestehen enge Verknüpfungen. Diese Zusammenhänge gehen aus der Abbildung 8 hervor.
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Abbildung 8: Verbrauchsgesteuerte Disposition
3.3 ABC-Analyse im Zeitmanagement von Führungskräften 9
Für das Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip: In 20% der eingesetzten Zeit lassen sich 80% aller wesentlichen Arbeiten durchführen. Aus der Fülle der Arbeiten muß deshalb die Entscheidung getroffen werden, welche Arbeiten mit Prioritäten durchzuführen sind. Um die wesentlichen Aufgaben von den weniger wichtigen trennen zu können, bedient man sich der ABC-Analyse.
A-Aufgaben:
(15% aller Aufgaben) sind von besonders hohem Wert und können daher nur von der Führungskraft allein oder im Team gelöst werden. B-Aufgaben (20% aller Aufgaben) sind durchschnittlich wichtig, lassen sich meistens delegieren.
C-Aufgaben
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(65% aller Aufgaben) sind reine Routineaufgaben, haben einen geringen Wert und sollen unbedingt delegiert werden.
Wichtig:
Es gilt vorrangig die richtigen Dinge zu tun und dann die Dinge richtig zu tun, d.h. Effektivität geht vor Effizienz.
3.4 ABC-Analyse im Qualitätsmanagement 10
Abbildung 9: Pareto-Analyse in der Qualitätssicherung
Die ABC-Analyse ist ein klassisches Werkzeug der Qualitätssicherung. Hierbei werden folgende Ziele angestrebt:
- Auswertung von Datensammlungen und Prüfformularen
- Trennung des Wesentlichen vom Unwesentlichen
- Graphische Darstellung von Daten
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Allerdings müssen, um eine solche Analyse durchführen zu können, aktuelle und repräsentative Daten vorhanden sein. Wichtig ist ebenfalls, dass die Merkmale und Klassen eindeutig definiert sind und dass die Anzahl der Klassen nicht zu klein oder zu groß ist. Die Vor- und Nachteile werden im folgenden dargestellt:
Vorteile
- nach der Wichtigkeit sortierte Darstellung (z. B. nach der Auftrittshäufigkeit oder nach den verursachten Kosten sortiert)
- übersichtliche ABC-Klassifizierung
- einfach und ohne große Vorkenntnisse anwendbar
- geringer Zeitaufwand, wenn die Daten vorhanden sind
Nachteile
- nur begrenzte Anzahl von Klassen sinnvoll darstellbar
- Ergebnis hängt stark von der Definition der Klassen ab
- individuelle Gewichtung der Klassen ist nicht möglich
3.5 ABC-Analyse in der Absatzwirtschaft
Die Bewertung von Produkten, Programmteilen oder auch der Kunden kann mit Hilfe der unterschiedlichsten Bewertungskriterien erfolgen. Als Erfolgsmaßstäbe bieten sich vor allem der Umsatz bzw. Absatz und der Deckungsbeitrag an. Im Handel tritt als dritte zentrale Größe die Umschlagshäufigkeit hinzu. Als Bezugsgrößen kommen dagegen primär Produkte, Kunden (-gruppen), Auftragsgrößen und Absatzkanäle in betracht. Um in diesem Zusammenhang Entscheidungen treffen zu können, eignen sich als Grundlage vor allem Konzentrationsanalysen, von denen eine Variante die ABC-Analyse ist. Hier werden die Erzeugnisse oder auch die Kunden in drei Klassen eingeteilt. Einen Eindruck davon vermittelt Abbildung 10. Als Grundlage kann wie in Abbildung 10 der Nettoumsatz fungieren.
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Abbildung 10: ABC-Analyse eines Programms
Schlussfolgerungen, die aus den Ergebnissen einer ABC-Analyse zu ziehen sind, lassen sich nicht verallgemeinern:
- So kann zum Beispiel aus Kostengesichtspunkten eine hohe Konzentration im Angebotsprogramm (hoher Umsatzteil weniger Produkte) wünschenswert erscheinen. Umgekehrt sind, wenn ein Großteil des Umsatzes auf nur wenige Produkte entfällt, die Risiken unter Umständen nicht genügend verteilt.
- Auf Grund einer ABC-Analyse könnte es zunächst sinnvoll erscheinen, die C- Produkte zu eliminieren. Bei Prüfung der bestehenden Verbundbeziehungen mag sich dies indessen als verhängnisvoll erweisen.
- Bei Eliminationsentscheidungen gebietet es die unternehmerische Vorsicht, zumindest auch noch die Deckungsbeiträge der betroffenen Produkte zu berücksichtigen.
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3.5.1.1 Deckungsbeitragsstrukturanalyse
Die Kosten- und Leistungsrechnung gehört zu den klassischen Hilfsmitteln der Bewertung und Gestaltung von Produktionsprogrammen. Da verschiedenartige Programme unterschiedlich hohe Kosten verursachen und auch im Hinblick auf ihren Erfolg variieren, kann anhand der Kosten- und Leistungsrechnung jenes Angebotsprogramm gewählt werden, welches einen bestimmten (zufrieden-stellenden) oder höchsten kalkulatorischen Erfolg zu erzielen erlaubt.
Der Deckungsbeitrag eines Produktes stellt nichts anderes als einen Teil des Umsatzes dar, der nach Abzug der ihm direkt zurechenbaren Kosten zur Deckung anderer Kosten (fixer Kosten) in der Unternehmung sowie der Gewinnerzielung übrigbleibt. Diese Restgröße ist indessen lediglich Ausgangspunkt weitergehender Überlegungen.
Im Hinblick auf den Einsatzzweck ist folgendes zu beachten:
Die Deckungsbeitragsrechnung soll es dem Entscheidungsträger ermöglichen, eine Rangfolge der Produkte nach Maßgabe ihrer Deckungsbeiträge aufzustellen. Gleichwohl ist auch hier nur fallweise zu entscheiden, ob bei Unterdeckung (= negativer Deckungsbeitrag, d.h. das betreffende Produkt erbringt nicht einmal die ihm direkt zurechenbaren Kosten) eine Eliminierung des betreffenden Produktes aus dem Angebot angebracht erscheint. So kann es sich durchaus empfehlen, einen Artikel, der von den Deckungsbeiträgen anderer Erzeugnisse zehrt, weiterhin zu führen, da dadurch (und nur dadurch) Verbundkäufe ausgelöst und damit an anderer Stelle Gewinne erwirtschaft werden 11 .
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3.5.2 Kundenbefragungen
Die ABC-Analyse kann auch im Anschluss an eine Befragung der Kunden eines
Unternehmens erfolgen. Es werden also die Kundenanforderungen sowie die
Kundenerwartungen in die Klassen A bis C eingeteilt.
Abbildung 11: ABC-Analyse der Kundenforderungen/- erwartungen
Als Grundsatz gilt: Erst die Hauptanforderungen vor den „Peanuts“ optimieren ! 12
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Folgende Geschäftsfelder waren betroffen:
- Geschäftsfeld Technischer Hartschaum 13
- Geschäftsfeld Kühlwesen
- Geschäftsfeld Blockweichschaum
Der zu analysierende Zeitraum war zum einen Januar bis Dezember 1998 und zum anderen Januar - September 1999. Die Einteilung in die Kundenklassen A bis C erfolgte auf Grundlage des Nettoumsatzes.
4.2 Durchführung der ABC-Analyse
Die zur Analyse benötigten Daten (Nettoumsatz, Absatzwerte und Deckungsbeiträge I u. II) wurden mit Hilfe des SAP Moduls RK/E, der Ergebnisrechnung, ermittelt und in Microsoft Excel 97 übertragen.
Da die Ergebnisrechnung keine Konsolidierung von Konzernverbünden zulässt, war es nötig dieses manuell vorzunehmen. Im Anschluss daran konnten nun die Daten der in Konzernen zusammenarbeitenden Kunden summiert werden, um somit die Grundlage für die ABC-Analyse zu schaffen (vgl. Abb. 12)
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ABC–ANALYSE
Abbildung 13 zeigt die vorgenommene Einteilung:
Abbildung 13: Einteilung in die Kundenklassen
4.2.2.1 Anteil der Kundenklassen am Gesamtumsatz
Aufgrund der Abbildung 13 kann ausgewertet werden, welchen Anteil in Prozent z. B. die
A-Kunden bezogen auf die Gesamtkundenzahl haben. Das auf der nächsten Seite folgende
Schaubild (Abbildung 14) gibt Auskunft über die in dem betroffenen Geschäftsfeld
bestehende Kundenstruktur
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ABC–ANALYSE
Abbildung 14: Kundenstruktur im Geschäftsfeld "Duschen"
In einem weiteren Schritt können Rückschlüsse auf die Absatz-, DBI- u. DB-Struktur
gezogen werden:
Abbildung 15: Vergleich von Deckungsbeiträgen, Absatz und Nettoumsatz
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Gesamtwert einer Periode in die Klassen A, B und C
14
. Eine strenge Einteilung in die drei Klassen ist nicht vorgeschrieben. Die ABC-Analyse ist also nur ein Instrument, um das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen.
Entscheidend ist die Erkenntnis, dass nicht alle Materialien, Produkte, Kunden oder Lieferanten gleich zu behandeln sind sondern ihnen unterschiedliche Aufmerksamkeit zu schenken ist. Man sollte allerdings nicht nur die ABC-Analyse als Entscheidungsgrundlage fungieren lassen, ob man z.B. im Absatzbereich bestimmte Produkte aus dem Produktionsprogramm eliminiert oder ob man sich von Kunden mit einem niedrigen Umsatz trennt, sondern es müssen auch die Unternehmensstrategie, sowie andere, längerfristige Kriterien eine Rolle spielen.
Lemförde,
Arbeit zitieren:
René Lorenz, 2001, ABC-Analyse, München, GRIN Verlag GmbH
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