Referat
im Rahmen der Veranstaltung
,,Einführung in SAP R/3"
an der Fachhochschule Gelsenkirchen
Sommersemester 2000
THEMA:
SAP R/3 Materialwirtschaft: Der Wareneingang
- 1 -
Seite
1. Einleitung
2
1.1. Die Materialwirtschaft; das Modul (MM)
2
2. Elemente der R/3 - Materialwirtschaft
2
2.1 Stammdaten
2
2.2 Die Materialdisposition
4
2.3 Der Einkauf
4
2.4 Die Rechnungsprüfung
5
2.5 Die Bestandsführung
5
2.6 Die Lagerverwaltung
6
2.7 Logistikinformationen
6
3. Die Bestandsführung
6
3.1 Aufgaben
6
3.2 Materialstamm und Bestandsführung
7
3.3 Wert - und/oder mengenmäßige Bestandsführung
7
3.4 Bestandsarten
9
3.5 Warenbewegungen
10
3.5.1 Bewegungsarten
10
4. Praxisbeispiel
12
4.1 Betriebswirtschaft
12
4.2 Praxisteil: Der Prozeß
13
4.2.1 Materialbeleg anlegen
14
4.2.2 Unterlieferungen/Überlieferungen
16
4.2.3 Materialbewertung
17
4.2.4 Stornierung von Warenbewegungen
18
- 2 -
1. Einleitung
1.1. Die Materialwirtschaft; das Modul (MM)
Die Materialwirtschaft ist die Kernanwendung logistischer Prozesse im Unternehmen
und stellt gleichzeitig das Bindeglied zu anderen kaufmännischen Anwendungen, wie
der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, aber auch zu den Controlling-
Instrumenten, dar. Die betriebswirtschaftlichen Aufgaben der Materialwirtschaft
ergeben sich ausgehend von einer ganzheitlichen Sicht der Unternehmensfunktionen
mit internen und externen Partnern
1
. Die Funktionalität des Moduls Materialwirtschaft
(MM) umfasst den gesamten Beschaffungszyklus in einem Unternehmen, ausgehend
vom Beschaffungsbedarf bis hin zum Wareneingang
2
:
- Die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen für die Produktion, den
Handel und den Eigenbedarf.
- Die Lagerhaltung und Bestandsführung zur Überwachung der sich im
Unternehmen befindenden Materialien.
- Die Disposition zur Unterstützung der Beschaffungsvorgänge, zur Ermittlung
des zu erwartenden Materialbedarfs.
- Die finanztechnische Verwaltung der Materialien, insbesondere die Bewertung
der Materialien für die Bilanz sowie die Funktionen der Rechnungsprüfung.
2. Elemente der R/3 Materialwirtschaft
2.1 Stammdaten
Entsprechend der betriebswirtschaftlichen Teilfunktionen ist das Modul
Materialwirtschaft in R/3 in Elemente aufgeteilt, die sowohl einzeln als auch im
Verbund genutzt werden können. Ein wesentliches Element stellt der Materialstamm
dar, der die mögliche Verwendung von Material im Tagesgeschehen steuert, auch über
die rein formale Abgrenzung des Moduls MM hinaus. Durch die Integration der Daten
herrscht eine enge Verbindung zu den Funktionen Produktion (PP),
Qualitätsmanagement (QM), Finanzbuchhaltung (FI), den Vertrieb (SD) oder
Instandhaltung (PM). Beispiele für den wechselseitigen Datenaustausch sind die
Bedarfsübergabe durch einen Kundenauftrag vom Modul Vertrieb, die
1
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.313
2
Vgl.Keller&Partner (1999), S.85
- 3 -
Materialreservierung infolge eine Instandhaltungsauftrages durch das Modul PM oder
die retrograde Entnahme von Fertigungsmaterial aufgrund einer Auftragsfertigmeldung
(Modul PP). Als Datenlieferant fungiert die Materialwirtschaft beispielsweise für die
Finanzbuchhaltung (FI) bei bewerteten Warenbewegungen oder über die Verbuchung
von Eingansrechnungen für bezogene Materialien und Dienstleistungen. Damit es
infolge des hohen Integrationsgrades des SAP Materialstamms nicht zu Redundanzen
kommt, ist er hierarchisch strukturiert. Auf Mandantenebene finden sich die
konzernweit geltenden Daten wieder. Beispiele dafür sind Materialkurztexte oder
Angaben zu Gewicht und Volumen. Die darunter liegende Datenebene, also die
Werksebene, beinhaltet spezifische Werte wie ABC-Kennzeichen und Daten zur
Materialdisposition. Auf Lagerortebene befinden sich primär Ortsbestandsdaten.
Mindestauftragsmengen und Gruppierungskennzeichen sind auf der Vertriebsebene
angesiedelt
3
.
Weitere zentrale Stammdaten des Moduls MM sind der Lieferantenstamm, in dem
Daten zu Geschäftspartnern hinterlegt sind, die Stückliste und die Konditionen, mit
denen z.B. Zölle, Bezugsnebenkosten, Rabatte oder Steuern abgebildet werden können.
Zur Strukturierung der Vielzahl unterschiedlicher Materialien in einem Unternehmen
stehen Materialarten und Branchen als auch eine R/3-Klassifizierung zur Verfügung.
Materialien, die Schwankungen in Qualität und Eigenschaften aufweisen, können in
Chargen verwaltet werden
4
.
3
Vgl. Nottenkämper (1996), S.271 ff.
4
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.313
Abb. 1: Anwendungsmodul Materialwirtschaft; Quelle: Keller & Partner, S. 87
- 4 -
2.2 Die Materialdisposition
Hauptaufgaben der Materialdisposition ist die bedarfsgerechte Bereitstellung der
entsprechenden Werkstoffe. Das R/3-System unterstützt den Materialdisponenten mit
einer automatischen Generierung von Beschaffungsvorschlägen
5
. Von der Art des zu
beschaffenden Material hängt es ab, welche(s) maschinellen/ manuelle
Dispositionsverfahren eingesetzt werden (wird). Die plangesteuerte Disposition
orientiert sich dabei an Absatz und Produktionsplänen, wodurch eine Ermittlung des
zukünftigen Bedarfs bis zu 4 Wochen im voraus ermöglicht wird. Dieses
Dispositionsinstrument wird bei Materialien besonderer Bedeutung eingesetzt. Die
verbrauchsgesteuerte Disposition stützt sich auf Vergangenheitszahlen, womit die
Möglichkeit einer annäherungsweisen Ermittlung zukünftigen Verbrauchs gegeben ist.
Kein Dispositionsverfahren im engeren Sinne ist die manuelle Disposition, da sie
lediglich an der Übermittlung von Bedarfen auf Basis konkreter Aufträge ansetzt
6
.
2.3 Der Einkauf
Die Aufgaben beginnen mit der Bedarfsermittlung manuell und in Verbindung mit der
Materialdisposition und der Suche geeigneter externer Bezugsquellen. Es folgt die
Überwachung der Warenlieferung und je nach Organisationsform die Aufgaben der
Rechnungsprüfung und Zahlung. Die vielfältigen Beschaffungsvorgänge lassen sich im
Wesentlichen auf drei Arten reduzieren: Beschaffungen für das Lager, für den
Verbrauch und das Anlagevermögen. Manuelle Bedarfe werden in Form von
Bestellanforderungen an den Einkauf mitgeteilt. Anfragen und Angebote nehmen auf
diese Bezug und dienen der Erstellung von Preisspiegeln zur Ermittlung des geeigneten
Lieferanten
7
. Auf der Basis von Angebotseingängen können zur
Entscheidungsunterstützung Preisregeln erstellt werden, die den Vorgang der
Angebotseinholung steuern: Ist die Angebotslage für eine Bestellung ausreichend oder
sind weitere Anfragen erforderlich? Durch Informationen zum aktuellen Bestand,
Lieferbereitschaft und termin wird weiterhin die Transparenz im Einkauf gesichert
8
.
5
Vgl. Nottenkämper (1996), S.291 ff.
6
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.315, 316
7
ebenda
8
Vgl.Keller&Partner (1999), S. 86
- 5 -
2.4 Rechnungsprüfung
Nach vollzogener Lieferung unterliegt der Rechnungsprüfung die Vorbereitung des
Zahlungsverkehrs
9
. Die Erfassung einer Eingangsrechnung im Modul MM bildet
gleichsam den Abschluss der materialwirtschaftlichen Tätigkeiten zu einem
Beschaffungsvorgang. Unterstützt wird die Rechnungserstellung durch die vollständige
Integration der Stammdaten. Bei der bestellbezogenen Rechnungsprüfung werden
Eingangsrechnungen bzgl. der Mengen, Termine und Preise gegen die Bestellung und
den Wareneingang verprobt. Sollten Abweichungen auftreten, die die im Customizing
voreingestellten Toleranzen überschreiten, so wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt
10
.
2.5 Bestandsführung
Die Grundeinstellungen für die Bestandsführung sind im Materialstamm hinterlegt. Je
nach betriebswirtschaftlichem Zweck können die Bestände mengen als auch wertmäßig
geführt werden. Im SAP R/3 System wird zwischen verschiedenen Bestandsarten
unterschieden, z. B. zwischen frei verfügbaren Bestand und reservierten Bestand.
Bestände für Konsignation Materialien, die sich zwar in unserem physischen Besitz
befinden, aber bis zur Bezahlung Eigentum des Lieferanten bleiben - oder
Streckenabwicklung werden in den Sonderbestand gebucht. Diese Zuordnung von
Materialen in bestimmte Bestandsarten stellt ein wichtige Voraussetzung für die
Materialdisposition dar. Warenbewegungen, wie dem Wareneingang, der Entnahme zur
Verschrottung oder dem Warenausgang, werden unterschiedliche Bewegungsarten
zugeordnet, um in Echtzeit die mengen und wertmäßigen Buchungen zu steuern. Auf
diese Weise ist jederzeit die richtige Materialbewertung sichergestellt. Die Anwendung
des Prozesses Wareneingang wird unter 3. näher beleuchtet. Ferner unterstütz die
Bestandsführung die gängigen gesetzlichen zugelassenen Verfahren der Inventur, wobei
Bewertungsregeln für chargengeführtes Material gesondert festgelegt werden müssen
11
9
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 86
10
Vgl. Nottenkämper (1996), S.355
11
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.315
- 6 -
2.6 Lagerverwaltung
Die R/3 Lagerverwaltung verfügt über standardisierte Schnittstellen zu individuellen
Lagerverwaltungssystemen (LVS). Die installierten Schnittstellen in R/3 entsprechen
allgemeinen Standards, die es ermöglichen, dialogfrei Daten aus anderen
Fremdsystemen zu übernehmen. Ferner bietet R/3 noch die Möglichkeit Programme
durch die Einbindung von Kommunikationskomponenten, z.B. durch Object Linking
and Embedding (OLE) bzw. Open Database Connectivity (ODBC) zu intgrieren
12
.
Beispiele für Individualprogramme wären die Verwaltung des Hochregal-, Kleinteile-,
Block- oder Festplatzlagers. Zusätzlich wird noch der Einsatz von Programmen zur
Gefahrenstoffabwicklung oder Barcode-Systemen durch besondere Funktionen
unterstützt.
2.7 Logistikinformationen
Analog zu den Modulen Vertrieb und Produktionsplanung bietet auch die
Materialwirtschaft Informationswerkzeuge an, die auf der Grundlage variabler
Auswertungen, sowohl Tätigkeiten im Tagesgeschäft als auch die Entscheidungsfindung
auf strategischer Ebene unterstützt. Im Bestandscontrolling werden beispielsweise
Buchungsbelege ausgewertet und zu aussagekräftigen Kennzahlen verdichtet
(Kapitalbindung, Synchronisation von Zu und Abgängen).
Die graphische Aufbreitung erfolgt in einer Schwachstellenanalyse
13
.
3. Die Bestandsführung
3.1 Aufgaben
Grundsätzliche Aufgabe der Bestandsführung für das Umlaufvermögen ist die wert-
und mengenmäßige Führung der Materialbestände; außerdem noch die Aufzeichnung
aller Warenbewegungen und wie oben bereits erwähnt die Durchführung der Inventur.
Warenbewegungen entstehen durch:
12
Vgl. Nottenkämper (1996), S. 37
13
Vgl.Keller&Partner (1999), S.86
- 7 -
- die externe Beschaffung von Gütern und deren Verbuchung (Wareneingang),
- unternehmensinterne Umlagerung zwischen verschiedenen Lagerorten
(innerhalb eines Werkes, zwischen Werken, zwischen Buchungskreisen)
- interne Warenausgänge zu Lasten von Controlling-Objekten (Fertig-
ungsaufträge, Instandhaltungs u. Serviceaufträge, Gemeinkostenaufträge)
- durch externe Warenausgänge (Verkäufe)
3.2 Materialstamm und Bestandsführung
Die Bestandsführung eines Materials ist im Zusammenhang der SAP-internen
Integration der einzelnen R/3 -Anwendungen zu sehen. Für die Bestandsführung sind je
nach Verwendung des Materials folgende Sichten im Materialstammsatz zu pflegen:
- Sicht der Arbeitsvorbereitung, sofern das Material in der Produktion benötigt
wird.
- Sicht der Buchhaltung, sofern das Material wertmäßig geführt wird.
- Sicht der Disposition, für die Beschreibung des Sicherheits- und
Meldebestands
- sowie der Regeln der Verfügbarkeitsprüfung oder Lagerortangaben.
- Sicht Einkauf, weil dort die Werte für zulässige Toleranzen für Über - bzw.
Unterlieferungen sowie abweichende Bestellmengeneinheiten gepflegt werden.
- Sicht Lagerung, z.B. die abweichende Ausgabemengeneinheit.
- Sicht Qualitätsmanagement, falls es sich um relevantes Material für die
- Qualitätssicherung handelt
14
.
3.3 Wert und/oder mengenmäßige Bestandführung
Entsprechend den Sichten auf den Materialstamm sind auch die Anforderungen an die
Bewertung von Material unterschiedlich. Sind entsprechende Kennzeichnungen im
Materialstammsatz erfolgt, wird bei Warenbewegungen automatisch erkannt, ob und
welche Bewertungsänderungen vorliegen. Gleichzeitig erfolgen in Verbindung mit der
automatischen Kontenfindung die erforderlichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung.
14
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.336
- 8 -
Mengenmäßige Bestandsführung
Durch Warenbewegungen werden Materialbestände in ihrer Höhe verändert. Durch
Bewegungsarten werden Warenbewegungen so differenziert, dass folgende
Geschäftsvorfälle nachgewiesen werden können:
- Bestellte aber noch nicht gelieferte Mengen
- Reservierte Mengen (Produktion, Instandhaltung, Servicemanagement, Vertrieb)
- Mengen für Materialien, die sich in der Qualitätsprüfung befinden.
Wertmäßige Bestandsführung
Für die bilanzielle Bewertung im Umlaufvermögen ist beim Wareneingang
buchhalterisch zwischen folgenden Fällen zu unterscheiden:
- Ein Wareneingang ins Lager erhöht den Wert des Bestandskontos
- Ein Wareneingang in den Verbrauch führt zu einer Aufwandsbuchung in der
Gewinn u. Verlustrechnung.
Wareneingänge von Anlagegütern können bei Wareneingang zu Lasten des
Anlagekontos gebucht werden. Warenausgänge vermindern die Werte auf den
Bestandskonten des Umlaufvermögens, in der G.u.V.-Rechnung erhöht sich der
Aufwand durch entsprechende kostenrechnungsrelevante Bewegungen.
Wert und mengenmäßige Bestandsführung
Warenbewegungen führen zu wert und mengenmäßiger Fortschreibung der Bestands
und G.u.V.-Konten.
Weder wert noch mengenmäßige Bestandsführung
Materialien, die in ihrem Stammsatz weder für die wert noch mengenmäßige
Bestandsführung vorgesehen sind, sind Nicht-Lagermaterialien und Dienstleistungen.
Diese Materialien werden für Beschaffungsvorgänge benötigt
15
.
15
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S. 336 ff.
- 9 -
3.4 Bestandsarten
In der SAP R/3-Bestandsführung erfolgt der Einzelnachweis für die Vorperiode und die
laufende Periode für einzelne Bestandsarten. Bestandsarten geben einen Überblick
über Bestände und deren Verwendung. Unterschieden werden die Bestandsarten
danach, ob sie im Materialstamm verwendet oder dynamisch (rechentechnisch) ermittelt
werden. Letztere werden in R/3 für die Aufgaben der Disposition sowie für das
Bestandscontrolling verwendet. An dieser Stelle kann aber nicht näher auf die
dynamische Ermittlung eingegangen werden.
Im Materialstamm kann anhand einiger Parameter bestimmt werden, welche
Bestandsarten dort Verwendung finden:
- Gesamter bewerteter Bestand: Die Summe aller für ein bestimmtes Material
vorhandene Bestände.
- Frei verwendbarer Bestand: Physisch vorhandene Materialmengen, die keiner
Verwendungsbeschränkung unterliegen.
- Qualitätsprüfbestand: Materialien, die einer Qualitätssicherungspflicht
unterliegen, werden beim Warenein bzw. Ausgang an den Qualitätsprüfbestand
überstellt. Eine Bewertung ist zu diesem Zeitpunkt erfolgt, aber die
Verfügbarkeit gesperrt.
- Gesperrter Bestand: Bestimmte Mengen eines Materials, über die aus
verschiedenen Gründen die Disposition nicht verfügen darf.
- Retourenbestand: Vorbehaltliche Annahme von Rücksendungen. Diese
Materialien werden nicht bewertet und sind nicht frei verwendbar.
- Umlagerungs-/Transitbestand:
Materialien, die innerhalb eines
Unternehmens den Lagerort bzw. Werk und Lagerort wechseln, befinden sich
solange im Umlagerungsbestand, bis sie bei dem empfangenen Lager
angekommen sind (Zweischrittverfahren). Bewertet werden diese Materialien bei
dem Empfänger, obwohl er nicht frei über sie verwenden kann
16
.
16
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S. 337
- 10 -
3.5 Warenbewegungen
Alle Warenbewegungen werden in SAP R/3 Bestandsführung mit Buchungsbelegen
erfasst, die wie alle R/3-Buchungsbelege, aus einem Belegkopf und beliebig vielen
Belegpositionen bestehen. Es können unterschiedliche Formen von Warenbewegungen
unterschieden werden:
- Externe und interne Warenbewegungen: Im Tagesgeschäft der
Bestandsführung wirkt sich diese Unterscheidung durch eine integrierte
Abwicklung der Geschäftsvorfälle mit anderen R/3 Anwendungen aus.
- Externe Warenbewegungen: Der Einkauf von Waren führt zum
Wareneingang in den verfügbaren Bestand/Qualitätssicherungsbestand. Im
Vertrieb, ggf. im Zusammenhang mit dem R/3-Qualitätsmanagement, führt der
Verkauf von Waren an Kunden zu Warenbewegungen.
- Interne Warenbewegungen: Für die Produktion entstehen Warenein und
Ausgänge. Beispielsweise der Wareneingang ins Lager für Fertigprodukte oder
der Warenausgang durch die Entnahme von Rohstoffen für einen
Fertigungsauftrag. Die weiteren Arten interner Warenbewegungen sind
Umlagerungen und Umbuchungen zwischen den Lagerorten
17
.
3.5.1 Bewegungsarten
Die unterschiedlichen Arten von Warenbewegungen werden in SAP über einen
dreistelligen Schlüssel, die Bewegungsart, identifiziert. Über die Bewegungsart wird die
Fortschreibung der Bestandsmengen und der Bestandswerte sowie die Ermittlung der
Bestands- und Verbrauchskonten gesteuert
18
.
Im Einzelnen:
- Die Mengenfortschreibung,
- Die Wertfortschreibung in der Bilanz bzw. G.u.V.,
- Den Bildaufbau der Belegerfassung,
- Die automatische Kontenfindung,
17
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S. 341
18
Vgl. Nottenkämper (1996), S. 336
- 11 -
- Welche Bestandsarten für die Warenbewegung relevant sind
- und die zulässigen Stornierungsvorgänge.
Die Bewegungsarten können zu Gruppen zusammengefasst werden
19
.
Gruppe
Beschreibung
Beispiel Bewegungsart
1...
Wareneingang (WE)
101: WE zur Bestellung in
das Lager
102: Storno zum WE...
103:
2...
Warenausgänge (WA)
202: WA zur Kostenstelle
3...
Umlagerung (UL)
241: UL Werk an Werk
4...
Umbuchungen (UM)
401: aus Retouren
5...
Warenausgänge (WA)
501: WA ohne Bestellung
503: WA für Qualitäts-
prüfung
6...
Warenauslieferung
601: Warenauslieferung
Versand
7...
Inventur
701: Inventur Lager
Wareneingänge kommen von externen Lieferanten oder aus internen
Warenbewegungen, wie z.B. geplante Wareneingänge aus der Produktion. Eine
Referenzierung auf vorangegangene Geschäftsvorfälle
Bestellung,
Materialreservierung oder Fertigungsauftrag vereinfacht die Bearbeitung und
Plausibilisierung. Weitere Warenbewegungen sind der Warenausgang, also
Materialentnahmen aus Magazinen oder Lagern für den Materialverbrauch und den
Warenversand an den Kunden. Material kann nur entnommen werden, so lange der frei
verfügbare Bestand dies zulässt. Die Besonderheit bei Umlagerungen im SAP-R/3
System ist, dass sowohl in einem als auch in zwei Schritten gebucht werden kann
(Zweischrittverfahren): Im ersten Fall wird direkt vom abgebenden zum empfangenen
Lager gebucht, obwohl noch ein gewisse Zeit bis zum physischen Zugang im
Empfangslager vergehen kann. Im Zweischrittverfahren wird der Warenausgang des
einen und der Empfang des anderen Lagers getrennt. In der Zeit dazwischen wird das
Material mit seiner Menge im Umlagerungsbestand geführt. Bei einer Umbuchung
verändert sich der Charakter des Materials, z. B. die Übernahme eins
Konsignationsmaterials in den eigenen Bestand. Materialreservierungen entstehen
einerseits automatisch bei der Vorgangsplanung unterschiedlicher Aufträge (z.B.
19
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S. 342
- 12 -
Fertigungs oder Instandhaltungsplan), andererseits durch gesonderte Planung bei der
das Material aus dem verfügbaren Bestand in den reservierten Bestand gebucht wird.
Das System berücksichtigt dabei, dass Reservierungen ggf. zu einer Unterdeckung
führen, die mit einer Bedarfsmeldung an den Einkauf zu melden sind. Beim Erfassen
einer Warenbewegung werden verschiedene Belege erzeugt, die den Geschäftsvorfall
aus der Sicht der Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung
wiederspiegeln. Der Anwender nimmt lediglich die Erstellung des Materialbelegs wahr.
Buchhaltungsbeleg und Kostenrechnungsbeleg werden intern fortgeschrieben.
Warenbegleitscheine können erst nach der buchmäßigen Erfassung der
Warenbewegung erstellt werden
20
.
4. Praxisbeispiel: Wareneingang
4.1 Betriebswirtschaft
Allgemein hat die Wareneingangsbearbeitung die Aufgabe, die von einem Lieferanten
oder Spediteur gelieferte Ware in Empfang zu nehmen, zu quittieren, diese zu erfassen
und Prüfungen bezüglich Menge und Qualität sowie sonstige Bestell und
Wareneingangsdaten einzuleiten bzw. selbst durchzuführen
21
. Grundsätzlich kann dabei
zwischen geplanten und ungeplanten Wareneingängen unterschieden werden. Geplanten
Zugängen liegt ein Vorbeleg in Form einer Bestellung oder ein Fertigungsauftrag an die
Produktion zugrunde. Dieser Beleg enthält Informationen, die für den zu erfassenden
Wareneingang entweder verbindlich sind oder als Vorschlagswert fungieren
22
.
Ungeplante Wareneingänge sind genauer auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu überprüfen.
Zudem könnten noch ungeplante Wareneingänge aufgrund von kostenlosen
Lieferungen oder auch aufgrund von Rücklieferungen und Retouren vorliegen
23
. Liegt
eine Bestellung vor, so werden die Wareneingangsdaten der Lieferung den
entsprechenden Daten der Bestellung gegenübergestellt und miteinander abgeglichen.
Vereinbarungen, die mit der Bestellung getroffen worden sind, beziehen sich
üblicherweise auf folgende Details: Die Art und Menge des Materials, die Qualität und
den Preis, die Liefer und Zahlungsbedingungen, den Erfüllungsort und den
20
Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S. 343 ff.
21
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 554
22
Vgl. Nottenkämper (1996), S. 338
23
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 554
- 13 -
Gerichtsstand
24
. Bei Differenzen ist die Bestellüberwachung zu informieren, um dann
Lieferanten eventuell anzumahnen
25
.
4.2 Praxisteil: Der Prozess
Wareneingangsverbuchung geplant bei unbekanntem Lieferanten
24
Vgl. Olfert (1997), Nr. 141.
25
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 554
- 14 -
4.2.1 Materialbeleg anlegen:
Material mit Bestellbezug ist eingetroffen. Lieferschein vom Lieferanten wurde
entgegengenommen. Die Lieferung erfolgt aufgrund einer Bestellung/
Fertigungsauftrag. Der Lieferant ist bekannt, aber die Bestellnummer nicht.
Abb. 2: Wareneingangsbearbeitung mit Bezug; Quelle: Keller & Partner, S. 560
- 15 -
Der Einstiegsbildschirm in SAP-R/3 zeigt verschiedene Vorschlagswerte an: Als
erstes wird die Einlagerungsbewegungsart 101 eingegeben. Die zugrundeliegende
Bestellung kann anhand unterschiedlicher Daten ermittelt werden.
Hier: Kennung des Lieferanten für Schrauben: cm-001.. Ferner ist es möglich die
Bestellnummer, falls bekannt, als Suchkriterium anzugeben. In der Rubrik
Warenbegleitschein können, sofern in den Customizing - Einstellugen für diese
Bewegart zulässig, der Druck von Wareneingangsscheinen bewirkt werden
26
. Die
Eingaben werden mit der Returntaste bestätigt.
26
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 555
Beleg und Buchungsdatum. Das
Buchungsdatum bestimmt die
Buchungsperiode im Rechnungswesen!
Bewegungsart: 101 - Wareneingang zur
Bestellung in das Lager
Abb.3: Bildschirm ,,Wareneingang: Bestellung unbekannt, Einstieg"
Lieferant
Navigation:
TAC: MB01 (Bestellnummer bekannt), MB0A (Best.-Nr. unbekannt),
MB31(Wareneingang zum Auftrag), MB1C (Wareneingang Sonstige)
Logistik -> Materialwirtschaft -> Bestandsführung -> Warenbewegung -> Wareneingang
-> zur Bestellung -> Best.-Nr. bekannt/ Best.-Nr. unbekannt
oder:
Logistik -> Materialwirtschaft -> Bestandsführung -> Warenbewegung ->
Wareneingang-> zum Autrag/Sonstige
- 16 -
In dem Nebenbildschirm Einkaufsbelege zum Lieferant werden die
Selektionskriterien entsprechend der zuvor gemachten Eingaben angezeigt. Die
entsprechende Lieferung zur Bestellung ist zu markieren und mit der Taste
,,Übernehmen markierte" oder Maus-Doppelklick auszuwählen.
Die Positionen werden nach o.g. Aktion in einem Übersichtsbild dargestellt. Sofern die
Positionsdaten vollständig und korrekt sind, kann der Wareneingang direkt über die
Funktionstaste ,,F11" gesichert werden. Sollen Positionsdaten ergänzt oder geändert
werden, kann über den Schalter ,,Übernehmen + Detail" in die Positionsbilder
verzweigt werden
27
. Für den Fortgang der Übung ist es wichtig, sich die Belegnummer
(Statuszeile) zu markieren.
27
Vgl. Nottenkämper (1996), S. 339 ff.
Abb.4: Bildschirm ,,Einkaufsbelege zum Lieferant"
- 17 -
4.2.2 Unterlieferungen/Überlieferungen:
Wie oben gezeigt, schlägt das System die offene Bestellmenge für ein Position vor in
unserem Fall waren es mehrere, da die konkrete Bestellung (mit Bestellnummer) nicht
bekannt war. Beim Erfassen der WE-Position wird die bestellte Menge mit der
gelieferten verglichen. Das System kann dadurch gleich feststellen, ob eine Über oder
Unterlieferung vorliegt. Grundsätzlich sind Unterlieferungen möglich, die, falls sie in
einem vorher definierten Toleranzbereich liegen (über das Customizing), als
Teillieferungen akzeptiert werden. Es kann im Customizing aber auch festgelegt werden,
dass vom System ein Endlieferungskennzeichen gesetzt wird, falls die Liefermenge im
Toleranzbereich liegt. Überlieferungen sind im Standardsystem nicht zulässig. Es wird
bei Überlieferung eine Fehlermeldung ausgegeben. Auch hier gibt es Möglichkeiten
Schwankungen über das Customizing zu erlauben.
In SAP-R/3 sind zwei Toleranzen für Abweichungen von der Bestellpreismenge
möglich:
- Toleranz für eine Fehlermeldung: Abweichung > Toleranz =>
Fehlermeldung; die Liefermenge kann nicht gebucht werden.
- Toleranz für eine Warnmeldung: Abweichung > Toleranzgrenze =>
Warnmeldung=> der Einkauf erhält eine Meldung; der Wareneingang kann
gebucht werden.
Wenn die Gesamtmenge geliefert wurde, wird automatisch eine
Endlieferungskennzeichen gesetzt.
4.2.3 Materialbewertung
Die Materialbewertung beim Wareneingang wird automatisch mit dem Buchen des
Vorgangs durchgeführt. Die Reihenfolge der Buchungen Warneingang und
Rechnungseingang bestimmt dabei den Umfang der Bestandsveränderungen.
- Wareneingang vor Rechnungseingang: Die Bestellvereinbarungen dienen als
Grundlage der Buchungen.
- Rechnungseingang vor Wareneingang: Die Angaben der Rechnung dienen
als Grundlage der Buchungen.
- 18 -
Es existiert beim Wareneingang eine automatische Kontenfindung, die bei
Buchungsvorgängen ohne Dazutun des Anwenders die Konten für die Buchungen in
der Finanzbuchhaltung findet. Eine Fortschreibung der Sachkonten führt parallel zum
Materialbeleg zur Erstellung einer oder mehrerer Buchungsbelege
28
.
4.3 Stornieren von Warenbewegungen
Der unten aufgeführte Materialbeleg zeigt Angaben zu Material, Menge,
Buchungsdatum und Bewegungsart an. Sollte jetzt auffallen, dass fehlerhaft gebucht
wurde, dann muss die Menge zuerst storniert und anschließend korrekt eingebucht
werden. Die ,,Änderungstransaktion" ermöglicht nicht die Korrektur von Fehlern,
wie die Bezeichnung fälschlicherweise vermuten lässt, sondern dient der Ergänzung des
Beleges (Texte auf Kopf bzw. Positionsebene, Abladestelle).
28
Vgl. Keller&Partner (1999), S. 557
Navigation:
TAC: MB 03 (Anzeigen), MB 0A (Ändern), MB ST (Stornieren), MBRL (Rücklieferung)
Logistik -> Materialwirtschaft -> Bestandsführung -> Materialbeleg -> Anzeigen -> Ändern
-> Stornieren
Abb.5: Bildschirm ,,Materialbeleg anzeigen: Übersicht"
- 19 -
Mit dem Materialbuchungsbeleg Nummer kann der Beleg erneut aufgerufen werden.
Über den Menüpunkt ,,Umfeld" -> ,,Bestandsübersicht" -> ,,Lagermaterial" lassen
sich alle Bestände einer Materials von der Mandanten- bis hinunter auf die Lagerebene
anzeigen. In diesem Zusammenhang wird auch die Bedeutung der Bewegungsarten, die
die Verteilung auf verschiedene Bestandspositionen vornehmen, deutlich. Hier lassen
sich auch die zuvor eingebuchten 120 Schrauben wiederfinden.
Um den Bestand an 120 Schrauben zu stornieren,
Um die dort erfasste Warenbewegung zu stornieren, muss der Materialbeleg neu
aufgerufen werden: Über den Menüpunkt ,,Stornieren" oder direkt über den
Transaktionscode ,,MBST" kommt man zu folgendem Bildschirm. Die Bewegungsart
,,102" erzeugt den Stornierungsbeleg. Über die Taste ,,Übernehmen + Detail" können
noch weitere Angaben dem Beleg hinzugefügt werden.
Abb.6: Bildschirm ,,Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Chargen"
- 20 -
Die Belegnummer für die Stornierung wird wiederum in der Statuszeile angezeigt!
Zur Kontrolle kann der Beleg aufgerufen und über den oben beschrieben Weg
(Umfeld...) der ,,Frei verwendbare" Bestand mit der Menge ,,null" festgestellt werden.
Zur erneuten Verbuchung , z. B. in den Sperrbestand (Beweg.-Art 103), wird erneut der
unter 4.2.1 geschilderte Weg gegangen.
Abb.: Bildschirm ,,Materialbeleg stornieren Auswahlbild/Neue Position"
- 21 -
Literatur
Keller, Gerhard & Partner (1999): SAP R/3 prozeßorientiert anwenden, 3.Auflage,
Bonn 1999
Mörlen, Regine/Kokot, Friedrich (1998): SAP R/3 Kompendium, Haar bei München
1998
Nottenkämper, Norbert (1996): SAP/3 kompakt: Einführung und Arbeitsbuch für die
Praxis, München 1996
Olfert, Klaus (1996): Lexikon der Betriebswirtschaftslehre, Ludwigshafen (Rhein) 1996
- 22 -
Abbildungen
Seite
Abb. 1: Anwendungsmodul Materialwirtschaft;
Quelle: Keller & Partner , S. 87.
4
Abb. 2: Wareneingangsbearbeitung mit Bezug;
Quelle: Keller & Partner, S. 560
14
Abb.3: Bildschirm ,,Wareneingang: Bestellung unbekannt, Einstieg"
Quelle: SAP R/3
15
Abb.4: Bildschirm ,,Einkaufsbelege zum Lieferant"
Quelle: SAP R/3
16
Abb.5: Bildschirm ,,Materialbeleg anzeigen: Übersicht"
Quelle: SAP R/3
18
Abb.6: Bildschirm ,,Bestandsübersicht: Buchungskreis
/Werk/Lager/Chargen", Quelle: SAP R/3
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Abb.7/8: Bildschirme ,,Materialbeleg stornieren
Auswahlbild/Neue Position", Ouelle: SAP R/3
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