2. Die Beschaffungsmarktforschung

2.1 Das Beschaffungsobjekt

Steht nach der Produktionsplanung fest welcher Werkstoff beschafft werden muß um die festgelegte Menge herzustellen, muß das für die Produktion geeignete Beschaffungsobjekt ausgesucht werden. Grundlegend kann man 2 verschiedene Beschaffungsarten unterscheiden:

a) Der Werkstoff wird selbst hergestellt, was für das Unternehmen Unabhängigkeit vom Markt bedeutet, und der Werkstoff optimal an die Produktion angepaßt werden kann. Jedoch ist diese Art der Materialbeschaffung sehr kostenaufwendig.

b) Der Werkstoff wird am freien Markt beschafft, das heißt Werkstoffe werden von anderen Unternehmen bezogen, was in den meisten Fällen die billigste Methode darstellt, aber zu einer gewissen Abhängigkeit von den Lieferanten führt.

Die optimal Beschaffungsart ist jedoch sehr abhängig vom Produkt da manche Werkstoffe nicht am Markt beschafft werden können und somit selbst produziert werden müssen. Kann das Beschaffungsobjekt am Markt beschafft werden, so muß noch der richtige Lieferant am Markt ausgesucht. 2.2. Der Beschaffungsmarkt

Der Beschaffungsmarkt stellt die Anzahl der potentiellen Lieferanten für das benötigte Beschaffungsobjekt dar. Um den optimalen Lieferanten auszusuchen müssen die vielen Lieferanten gegeneinander bewertet werden, um sich ein klares Bild über den Beschaffungsmarkt machen zu können. Dabei ist zu ermitteln, ob und inwieweit sich Lieferanten eignen, die gestellten

2

Anforderungen der Produktion zu erfüllen. Diese Lieferantenbewertung ² umfaßt sowohl die Selektion aus der Vielzahl potentieller Anbieter (= Lieferantenauswahl), als auch die permanente Überprüfung der Lieferleitung ausgewählter Lieferanten (= Lieferantencontrolling).

Aus dem gestellten Problem des riesigen Beschaffungsmarktes lassen sich somit folgende Ziele der Lieferantenbewertung ableiten:

• Auswahl der besten Lieferanten

• Steuerung der Lieferantenbeziehung durch Lieferkontrolle

• Pflege und Entwicklung von Lieferantenbeziehungen

• Erhaltung und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Abnehmers

• Sicherung der Versorgung 2.3. Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling

Hat man sich nun einen Überblick über den Beschaffungsmarkt verschafft, gilt es, den richtigen Lieferanten aus dieser Menge auszuwählen und dessen Leistungen zu kontrollieren.

Die Lieferantenauswahl umfaßt nun die Entscheidung den geeigneten Lieferanten nach gewissen Faktoren wie zum Beispiel Lieferzeit, Preis, Kosten und anderen Gesichtspunkten auszuwählen. Ist dieser Prozeß abgeschlossen, so kann der Kontakt zu diesem aufgenommen werden. Nachdem die Lieferanten ausgewählt worden sind, ist es notwendig ihre Lieferleitung ständig zu beobachten. Dies geschieht im Rahmen des Lieferantencontrolling ³ : Zu dessen wichtigsten Aufgaben zählen:

• Überwachung der Lieferantenleistung

• frühzeitiges Erkenne von Lieferschwierigkeiten

² vgl. Strub, Das große Handbuch Einkauf- und Beschaffungsmanagment, MI, Seite 80

³ vgl. Strub, Das große Handbuch Einkauf- und Beschaffungsmanagment, MI, Seite 82

3

• Informationen sammeln

• Lieferantenentwicklung

• Förderung guter Lieferanten

Diese Ergebnisse lassen sich jedoch nur erreichen wenn beide am Beschaffungsprozeß beteiligten Parteien miteinander kommunizieren und zu einem gegenseitigen Informationsaustausch bereit sind. Hierbei ist es wichtig, daß Lieferprobleme frühzeitig erkannt werden, und beseitigt werden um eine dauerhafte Versorgung der Produktion sicherzustellen.

3. Beschaffungsplanung

3.1.Beschaffungsprinzipien

Ausgangspunkt für den konkreten Beschaffungsvorgang ist die Beschaffungsplanung. Für die Unternehmung bieten sich drei Prinzipien der Materialbeschaffung an. 3.1.1. Einzelbeschaffung

Die Einzelbeschaffung steht in enger Verbindung zwischen dem Bedarf und dem Verbrauch. Sie wird hauptsächlich bei unvorhersehbaren Bedarf eingesetzt. Vorteil dieses Prinzips besteht in der Verringerung von Lagerhaltungs- und Kapitalbindungskosten, sowie die Verringerung des Risikos von Verderb oder Überalterung. Als Nachteile sind höhere Bezugskosten, aber auch das Risiko von verspäteter oder nicht gelieferter Ware aufzuführen. Fehler bei Quantität und Qualität können im Extremfall ebenso zu einem Erliegen des Fertigungsprozesses führen. Als Anwendungsgebiet kommen Einzelfertigungen, schwer vorhersehbare Lieferungen sowie die Beschaffung von wertintensiven Gütern in Frage. 4

⁴ vgl. J. Härdler, Materialmanagement, Hanser Lehrbuch, S.151

4

3.1.2. Vorratsbeschaffung

Bei der Vorratsbeschaffung besteht keine Übereinstimmung von Beschaffungs- und Verbrauchsmengen. Da periodisch, verbrauchsorientiert oder spekulativ eingekauft steht eine größere Materialmenge kurzfristig zur Verfügung. Vorteil ist eine gewisse Unabhängigkeit vom Markt, bedeutend bei knappen Gütern, sowie die Möglichkeit bei größeren Beschaffungsmengen kostengünstiger einzukaufen. Außer der Gefahr der Materialüberalterung und somit außerplanmäßiger Abschreibung, sind hohe Lager-und Zinskosten, sowie die hohe Kapitalbindung als Nachteile der Vorratsbeschaffung zu nennen. Die Vorratsbeschaffung wird in der Regel bei weniger wertintensiven Gütern und der Kleinserien- und Serienfertigung angewandt. ⁵ 3.1.3. Einsatzsynchrone Beschaffung

Beim dritten Prinzip der Materialbeschaffung, der einsatzsynchronen Anlieferung (Just-in-Time), handelt es sich um eine Kombination von Vorrats- und Einzelbeschaffung. Die Beschaffung erfolgt abrufgesteuert, wobei sich die Lagerung auf den Transport ausweitet. Sie versucht die Vorteile der vorangestellten Prinzipien ohne deren Nachteile zu kombinieren. Voraussetzung für die Anwendung dieses Prinzips sind ein attraktives Wertvolumen sowie eine relativ starke Marktstellung des einkaufenden Unternehmens, um angemessene Lieferverträge aushandeln zu können. Um das Risiko eines solch aufwendigen Logistikprozesses zu mindern, werden in Rahmenlieferverträgen über hohe Bestellmengen meist Konventionalstrafen eingebaut. 6

3.2. Beschaffungsweg

Eine relevante Teilaufgabe des Beschaffungsvollzugs ist die Wahl des Beschaffungsweges. Nach Analyse bestimmter Kriterien, die nachfolgend dargestellt

⁵ vgl. J. Härdler, Materialmanagement, Hanser Lehrbuch, S.151

⁶ vgl O.Oehldorf, Materialwirtschaft, Kiehl Verlag, 5. Aufl., S.208

5

werden, entscheidet sich ein Unternehmen zwischen dem direkten und indirekten Beschaffungsweg.

3.2.1. Direkter Beschaffungsweg

Hochwertige Materialien werden beim Einkauf meist auf dem direkten Beschaffungsweg, d.h. unmittelbar beim Hersteller, eingekauft. Durch die kürzere Beschaffungskette sind oftmals günstigere Einkaufskonditionen zu erzielen, außerdem ist eine fundierte Beratungs- und Serviceleistung zu erwarten. Darüber hinaus kann man eventuell direkt auf die Erzeugnisgestaltung und die Produktoptimierung Einfluss nehmen. Auf der anderen Seite werden bei einem unattraktiven Einkaufsvolumen die Nachteile deutlich. Mindestabnahmemengen über den tatsächlich benötigten Mengen, Mindermengenzuschläge könnten gegenüber den Vorteilen überwiegen. Auch sind bei einer direkten Beschaffung vom Hersteller intensive Verhandlungsaktivitäten von Nöten, welche kompetentes Personal erfordern. 3.2.2. Indirekter Beschaffungsweg

Den indirekten Beschaffungsweg kennzeichnet, dass zwischen Lieferanten und dem beschaffenden Unternehmen mindestens ein Absatzorgan eingeschaltet ist. Hierbei ist insbesondere zwischen dem Handel, Kommissionären und Importeuren zu unterscheiden.

Durch die Handelsspanne würde normalerweise ein höherer Bezugspreis entstehen. Jedoch kann der Händler aufgrund großer Mengenabnahmen, und einer effizienten Logistik Preisvorteile erzielen, die teilweise an das beschaffende Unternehmen weitergegeben werden. Kurzfristig beziehbare Kleinmengen und eine große Sortimentsbreite eines Händlers sind weitere Vorteile für den indirekten Beschaffungsweg ⁷ . Es ist außerdem noch möglich, dass dem Bezug über den Handel eine kürzere Lieferfrist zugrunde liegt, als der Einkauf beim Hersteller.

⁷ vgl. J. Härdler, Materialmanagment, Hanser Lehrbuch, S.152ff.

6

Bei einigen Materialen, wie z.B. Hopfen, sind alleinig Kommissionäre befugt die Beschaffung vorzunehmen. Kommissionäre sind Kaufleute, die gewerbsmäßig im eigenen Namen für Rechnung anderer, Waren oder Wertpapiere kaufen bzw. verkaufen. Das beschaffende Unternehmen hat lediglich die Wahl. Importeure, die über die erforderlichen Kenntnisse eines ausländischen Marktes verfügen, werden insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen eingeschaltet. Große Unternehmen hingegen, die eine intensive Marktforschung und -analyse betreiben, sind in der Lage auf dem Auslandsmarkt einzukaufen und Preisvorteile zu erzielen. ⁸ 3.3. Beschaffungsmenge

Die Festlegung der Beschaffungsmenge erfolgt in der Regel, unter Berücksichtigung von möglichen Zusatzbedarf, aufgrund deterministischer und stochastischer Methoden. Die Einflußgrößen für die beschaffende Menge hängen von verschiedenen Faktoren ab, die im folgenden dargestellt werden. 3.3.1. Beschaffungskosten

Die Beschaffungskosten umfassen alle bestellmengenabhängigen Kosten und ergeben sich wie folgt:

Angebotspreis

- Rabatte

- Bonus

+ Mindermengenzuschlag

= Zieleinkaufspreis

- Skonto

= Bareinkaufspreis

+ Bezugskosten

Verpackung

Fracht

Versicherungen, Zölle

= Einstandspreis 9

⁸ vgl. J. Härdler, Materialmanagment, Hanser Lehrbuch, S.154

⁹ vgl O.Oehldorf, Materialwirtschaft, Kiehl Verlag, 5. Aufl., S.211ff

7

3.3.2. Bestellkosten

Die Bestellkosten sind jene Kosten, die betriebsintern für die Beschaffung anfallen. Zu erwähnen ist, daß Bestellkosten abhängig von der Anzahl der Bestellungen sind, nicht von der Beschaffungsmenge. In erster Linie sind aufzuführen:

• Personalkosten der Beschaffung, Material -und Rechnungsprüfung sowie der EDV

• Sachkosten der Beschaffung, Material -und Rechnungsprüfung sowie der EDV 3.3.3. Lagerkosten

Lagerhaltungskosten sind alle Kosten, die durch die Lagerung von Material verursacht werden. Das sind vor allem: •Raumkosten •Veralterung •Personalkosten •Heizung •Miete •Beleuchtung •Abschreibung •Verderb •Instandhaltung •Wartung •Materialfluss •Schwund •Versicherung 3.3.4. Fehlmengenkosten

Werden Bestände nicht rechtzeitig nachbestellt, besteht die Gefahr des Entstehens von Fehlmengenkosten ¹⁰ . Diese Stock-out-costs fallen an, wenn ein auftretender Bedarf nicht aus dem Vorrat gedeckt werden kann. Hier ist zwischen Mehrkosten, Umsatzverlusten und einem Imageverlust zu unterscheiden. Mehrkosten entstehen durch Stockung in der Fertigung, sowie den Überstunden durch Nacharbeit wegen Produktionsausfall. Umsatzverluste

¹⁰ vgl O.Oehldorf, Materialwirtschaft, Kiehl Verlag, 5. Aufl., S.215f

8

werden sichtbar, wenn aufgrund von Unterbrechungen in der Materialversorgung Lieferschwierigkeiten im Absatzbereich auftreten. Auch Imageverluste können langfristig zu Umsatzverlusten führen, für den Fall, daß Kundenwegen Lieferterminverzögerungen zukünftig ihren Bedarf bei der Konkurrenz decken. 3.3.5. Losgrößenkosten

Auch hängt die Beschaffungsmenge von anderen Faktoren, wie die der Losgrößeneinheiten ab. Transportmittel-, Verpackungs-, Lagerraum- und branchenübliche Bestelleinheiten sind die bekanntesten Begriffe 11

4. Durchführung

4.1. Angebotsabwicklung

Nachdem der Rahmen der Beschaffungsplanung festgelegt wurde, kann nun die Beschaffungsdurchführung erfolgen, die sich in mehreren Schritten vollzieht. 4.1.1. Angebotseinholung

Grundsätzlich können Angebote bei geringwertigen Materialien mündlich erfolgen. Bei wertintensiven Geschäften sollte jedoch allein aus Beweisgründen die Schriftform gewählt werden. Aus Gründen der Vergleichbarkeit sollten mehrere Angebote eingeholt werden. Dies richtet sich nach

• dem Ergebniseinfluss der zu beschaffenden Materialien (Wert, Wiederholcharakter)

• der Marktkenntnis des Einkäufers

• der Zufriedenheit mit den Einkaufsergebnissen bzw. Lieferanten

• dem mit dem Einkauf verbundenen Risiko

• und der zur Verfügung stehenden Beschaffungszeit 12

¹¹ vgl O.Oehldorf, Materialwirtschaft, Kiehl Verlag, 5. Aufl., S.217

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4.1.2. Angebotsprüfung

Formell ist zu prüfen, ob das Angebot mit der Anfrage übereinstimmt, ob das Angebot vollständig vorliegt und ob es eindeutig ist. Auch können Lieferanten versuchen, Darstellungsformen zu wählen, die nicht hinreichend auf die Anfrage zugeschnitten sind.

Solche Angebote sind gegebenenfalls mit der bedarfsmeldenden Abteilung abzusprechen. Unternehmen mit großer Einkaufsmacht können dies jedoch von Anfang an durch klare Vorgaben unterbinden. Aufgrund von Erfahrungen ist zu prüfen, ob der Lieferant in der Lage ist, sein Angebot in qualitativer, terminlicher und logistischer Hinsicht zu realisieren.

4.1.3 Angebotsvergleich

Angebote werden in Bezug auf Preis, Qualität, Liefertermin und weiteren Kriterien verglichen. Doch vor einer entgültigen Entscheidung für einen Lieferanten werden noch andere, fallspezifische Kriterien betrachtet. Hierzu zählen zum Beispiel:

• Image, Marktstellung, Stabilität und Kundenorientiertheit des Lieferanten

• Lieferantenkonzentrationsprozesse 13

• Möglichkeit von Gegengeschäften, Kooperationen etc.

• erweiterte Nebenleistungen(Schulung, Finanzierung, Serviceleistungen, usw.)

¹² vgl. J. Härdler, Materialmanagment, Hanser Lehrbuch, S.161

¹³ vgl. J. Härdler, Materialmanagment, Hanser Lehrbuch, S.169

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4.2. Bestellung

Ist die Angebotsauswahl abgeschlossen, so kommt es zur Bestellung, das heißt ein Vertrag wird zwischen beiden Parteien geschlossen. Dieser Punkt ist die Kernaufgabe des Beschaffungsvorgangs, da es hierbei zum eigentlichen Übergang des Werkstoffes kommt.

Prinzipiell sind hierbei 2 Möglichkeiten ¹⁴ des Vertragsabschlusses möglich:

a) Das Angebot des Lieferanten ist identisch mit der Bestellung des Kunden. Die Auftragsbestätigung hat hierbei nur einen rein formellen Charakter, da der Vertrag bereits mit der Bestellung zustande gekommen ist.

b) Die Bestellung ist identisch mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten. Dabei entsteht das Vertragsverhältnis mit der Auftragsbestätigung. Als mögliche Vertragsarten kommen Kaufvertrag, Werkvertag, Werliefervertrag, Mietvertrag, Leihvertrag oder Pachtvertag zustande. 4.3. Beschaffungskontrolle

Wurde der bestellt Werkstoff geliefert, so muß der Vorgang noch kontrolliert werden. Folgende Arbeitsschritte können hierbei unterschieden werden:

• Identitätsprüfung: Stimmt die gelieferte Ware mit der bestellten überein?

• Quantitätsprüfung: Wurde die bestellt Menge geliefert?

• Qualitätsprüfung: Hat die Ware die bestellt Qualität bzw. Eigenschaft Ist auch dieser Vorgang abgeschlossen, ist der Beschaffungsvorgang abgeschlossen. Der Mehrbestand muß nun eingebucht werden, und die Lieferscheine an die Buchhaltung zur Zahlung weitergegeben werden.

¹⁴ vgl. J. Härdler, Materialmanagment, Hanser Lehrbuch, S.172 ff.

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