Gesch  äftsprozeßvergleiche in SAP und Navision  2

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis   

1.  Einleitung  6

1.1  Ziel der Arbeit  6

1.2  Vorgehen  6

1.3  Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung  7

2.  Grundlagen  8

2.1  Geschäftsprozeß  8

2.2  Standardsoftware  10

2.3  Referenzmodell  14

2.4  Ereignisgesteuerte Prozeßkette  15

3.  Beschreibung  16

3.1  SAP  17

3.1.1  Das Unternehmen  17

3.1.2  Die Grundidee  18

3.1.3  R / 3  18

3.1.4  IDES  20

3.2  Navision  21

3.2.1  Das Unternehmen  21

3.2.2  Navision Financials  22

4.  Geschäftsprozeß Rechnungserstellung  23

4.1  Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses  

Rechnungserstellung   24

4.2  SAP  25

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 3

4.2.1 Systemzugang 26

4.2.2 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung 29 4.2.3 Geschäftsprozeßkette 37 4.3 Navision 40

4.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung 40

5. Geschäftsprozeß Zahlungseingang 50

5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang 50 5.2 SAP 51

5.2.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang 51 5.2.2 Graphische Beschreibung 58 5.3 Navision 59

5.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang 59 5.3.2 Graphische Beschreibung 65

6. Fazit 66

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 4

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Geschäftsprozeß

Abb.2: Einloggen im SAP Abb.3: Erzeugen von Modi Abb.4: Debitorenbuchhaltung Abb.5: Erstellen einer Rechnung Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten Abb.7: Debitorenposition hinzufügen Abb.8: Beleg simulieren Abb.9: Simulationsmaske Abb.10: Steuerkennzeichen Abb.11: Buchen des Belegs Abb.12: Erzeugen der Belegnummer Abb.13 : Hauptmenü Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf Abb.15: Verkaufsangebot Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen? Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen Abb.18: Verkaufsauftrag Abb.19: Liefern und Fakturieren Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.21: Verkaufsbeleg Abb.22: Zahlungseingang Abb.23: Eingeben der Kopfdaten Abb.24: Bearbeitung offener Posten Abb.25: Zahlungsdifferenz

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 5

Abb.26: Beleg simulieren Abb.27: Belegpositionen überprüfen Abb.27: Beleg buchen Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis Abb.29: Debitoren & Verkauf Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.31: Navigate Abb.32: Debitorenposten Abb.33: Debitorenpostenausgleich Abb.34: Ausgleich buchen? Abb.35: Ausgleich gebucht

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 6

1. Einleitung

1.1 Ziel der Arbeit

Ziel der vorliegenden Arbeit ist der Vergleich von Geschäftsprozessen in bezug auf geschäftsprozeßorientierte Standardsoftware. Der Vergleich wird unter Zuhilfenahme der Standardsoftware der Hersteller SAP und Navision vorgenommen.

Der Erwerb von Grundkenntnissen in den beiden genannten Programmen stand dabei im Vordergrund. Durch diese Arbeit soll ein Bezug der theoretischen Unterrichtsinhalte mit der betriebswirtschaftlichen Praxis erstellt werden.

1.2 Vorgehen

Der Aufbau der Ausarbeitung erfolgte nach folgenden Gesichtspunkten: Problemstellung Problemdefinition Problembearbeitung

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 7

Die Einarbeitung in die jeweiligen Programme bzw. Programmteile erfolgte selbständig unter Zuhilfenahme der entsprechenden Online-Dokumentation bzw. Hilfeprogramme sowie diverser außenstehender Literatur.

1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

Die Ausarbeitung wurde von folgenden Personen vorgenommen: Simone Berghoff Grundlagen Tina Bruchhäuser und Andrea Loske Geschäftsprozeßvergleiche

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 8

2. Grundlagen

2.1 Geschäftsprozeß

Ein Geschäftsprozeß setzt sich aus verschiedenen betrieblichen Abläufen zusammen. Die einzelnen Abläufe können anhand einer Wertschöpfungskette identifiziert werden. Sie sind direkt auf den Markterfolg ausgerichtet und lassen sich durch einen meßbaren Input bzw. Output kennzeichnen.

Die Definition eines Geschäftsprozesses setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen: Ausrichtung auf den Markterfolg Meßbarkeit der Eingangs- und Ausgangsgrößen 1

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 9

Abb. 1: Geschäftsprozeß 2

¹ Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

² Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 10

Ein Geschäftsprozeß setzt sich somit aus Funktionen und Elementen zusammen, die gemeinsam den Prozeß darstellen. Jede Funktion wird über ein Ereignis einer Nachricht ausgelöst, diese Auslösung kann sowohl ein wie auch mehrere Ergebnisereignisse nach sich ziehen. Die logische Abfolge der Prozesse wird durch einen Kontroll- bzw. Steuerungsfluß gesteuert. 3

2.2 Standardsoftware

Um zu verstehen, was Standardsoftware bedeutet, wird zuerst auf den Softwarebegriff im allgemeinen eingegangen. Im Anschluß wird der Begriff Standardsoftware ausführlich erläutert. Software beinhaltet Programme die auf der Hardwareebene eines Computers ausgeführt werden. Die Einteilung der Software erfolgt in folgende Kategorien: Systemsoftware Anwendungssoftware

³ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 98

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 11

Systemsoftware bildet die Grundlage um Rechnersysteme überhaupt verwenden zu können. Im Gegensatz dazu stellt die Anwendungssoftware Funktionalitäten bereit, die der Nutzer für seine Anwendungen benötigt. 4

Die Anwendungssoftware oder auch Anwendersoftware genannt ist somit anwenderproblemorientiert. Anwendersoftware beinhaltet je nach Benutzergruppe ganz unterschiedliche Funktionen in den einzelnen Softwareanwendungen: technisch- wissenschaftliche kommerzielle prozeßsteuernde sonstige. 5

Anwendungssoftware wird in Unternehmen in drei Gebieten eingesetzt: Systeme zur Verwaltung, Planung und Unterstützung des be-

Unterstützung von Bürotätigkeiten (auch bezeichnet als Büroin-formationssysteme)

technische Informationssysteme, um Produkte zu entwickeln

⁴ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 30

⁵ Zilahi - Szabó, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, München; Wien; Oldenbourg, 1998; s. 125

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 12

Betriebswirtschaftliche Informationssysteme, die dazu beitragen sollen Kosten zu senken, die Erlöse zu steigern sowie die Mitarbeiter bei der Koordinierung der Güter- und Geldflüsse zu unterstützen, werden heute selten von Unternehmen selbst entwickelt. Es erfolgt vielmehr ein Rückgriff auf fertige Anwendungssoftware, sogenannte Standardsoftware. Die Einführungskosten können dabei bis zu 7. -

stellige DM-Beträge umfassen und eine Einführungszeit von einem oder gar mehreren Jahren ist durchaus üblich.

Standardsoftware ist besonders im Bereich der betriebswirtschaftlichen Informationssysteme verbreitet, da hier keine unternehmensabhängigen Strukturen vorliegen. Vergleichbare Strukturen liegen so zum Beispiel im Bereich der Finanzbuchhaltung vor: Datenstrukturen Verarbeitungsfunktionen.

Daten- und Verarbeitungselemente, wie zum Beispiel Kontenbezeichnungen , müssen jedoch nach wie vor unternehmens- oder branchenindividuell definiert werden.

Chancen und Risiken die sich aus der Anwendung von Standardsoftware ergeben werden im folgenden stichpunktartig aufgelistet:

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 13

Chancen

Risiken

⁶ Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinforma-

tik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000, S. 78 - 79

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 14

2.3 Referenzmodell

Abstrahierte Modelle zur Darstellung von standardisierten Wirklichkeitsausschnitten bezeichnet man als Referenzmodelle. Sie werden zur Beschreibung von idealtypischen betriebswirtschaftlichen Fachinhalten bzw. von entsprechenden Informationssystemen verwendet. Dadurch kann aufgezeigt werden, wie Unternehmensmodelle aufgebaut und strukturiert sein können, es werden also idealtypische Abläufe dargestellt. Durch einen Vergleich des bestehenden Unternehmensmodells mit dem Referenzmodell kann festgestellt werden, wie Strukturen und Abläufe noch idealer gestaltet werden können. Zur Vereinfachung der Modellierung eines Unternehmens können Referenzmodelle ebenfalls eingesetzt werden. Ausgangspunkt sind hier Objekte (Daten, Funktionen, Prozesse oder Organisationseinheiten) und deren Beziehungen zueinander. Durch Anpassung der einzelnen Komponenten kann somit ein spezielles Unternehmen modelliert werden. Eine solche Vorgehensweise ist besonders zweckmäßig, wenn Standardsoftware zum Einsatz kommen soll. Voraussetzung ist jedoch, das auch die Standardsoftware auf einem Referenzmodell aufgebaut worden ist. 7

⁷ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 96 -

97

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 15

2.4 Ereignisgesteuerte Prozeßkette

Prozesse, die innerhalb eines Referenzmodelles ablaufen, werden mit Hilfe von ereignisgesteuerten Prozeßketten beschrieben. Ereignisse und Funktionen werden in ihrer Abfolge dargestellt. Ereignisse lösen hierbei einen Prozeß aus, können den Funktionsablauf verändern und abschließen. Ebenso sind sie das Ergebnis von Funktionen. Innerhalb eines Prozeßablaufes können mehrere Verzweigungen auftreten, wenn zum Beispiel bestimmte Funktionen parallel ausgeführt werden müssen. Weitere Beschreibungsmerkmale, die in diesem Zusammenhang festgehalten werden können sind:

Organisationseinheiten, zur Bearbeitung von Funktionen und Verantwortlichkeit für die Ergebnisse

Hilfsmittel bzw. Ressourcen, zur Nutzung von Funktionsbearbeitung

Datenträger, zur Ergebnisspeicherung. 8

⁸ Merterns,P.; Bodendorf, F.; König, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzüge der Wirtschaftsinforma-

tik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio,

2000, S. 162 - 163

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 16

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 17

3.1 SAP

3.1.1 Das Unternehmen

1972 wurde in Walldorf, von fünf ehemaligen IBM - Programmierern, das Unternehmen SAP (Software, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) gegründet. Bis heute hat sich die Mitarbeiterzahl auf über 6.400 Mitarbeiter gesteigert, wobei ein Umsatz von mehr als 2 Mrd. DM erwirtschaftet wurde.

Wichtige Eckpunkte in der Entwicklungsgeschichte der SAP AG sind: 1976 Erwirtschaftung eines Umsatzes von 4 Mio. DM mit FiBu -Programm

1979 Einführung des Systems R / 2 für Mainframes 1988 Umwandlung in eine Aktiengesellschaft 1992 Freigabe des Systems R / 3

1994 Erringung der Marktführerschaft in der betriebswirtschaftli-

⁹ Wenzel,P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP - R / 3, Braun-

schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 18

3.1.2 Die Grundidee

Die Grundidee der SAP AG besteht in der Entwicklung einer einzigen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware mit der sämtlichen betriebswirtschaftlichen Bereiche abgedeckt werden können. Die Benutzeroberfläche sowie die Struktur sollen ebenfalls einheitlich sein. Die zu erstellende Software sollte sich nicht auf eine Branche konzentrieren sondern sollte branchenübergreifend eingesetzt werden können, der Einsatz sollte sowohl national wie auch international möglich sein. Aus diesen Überlegungen heraus entstand zunächst das System R / 2 (R = Realtime (Echtzeitverarbeitung)), später dann das System R / 3. R / 3 wurde für den Einsatz im Bereich von Großrechnern konzipiert und später auch auf Client / Server - Systeme. 10

3.1.3 R / 3

Die Markteinführung von R / 3 erfolgte im Jahre 1992. Seit dieser Zeit hat sich das System zum weltweit führenden System im Bereich des Client / Server - Architektur entwickelt.

¹⁰ Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP - R / 3, Braun-

schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 19

International und multinational tätige Unternehmen können mit Hilfe von R / 3 auf einem gemeinsamen Rechner die betrieblichen Abläufe unterschiedlicher Landesgesellschaften und auch länderübergreifende Vorgänge durchführen.

Die wichtigsten Punkte der Internationalität sind: Sprachenvielfalt landesspezifische Datumsformate

Verarbeitung verschiedener Kontenpläne innerhalb eines Mandanten (Konzern)

Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach länderspezifischen Gegebenheiten

Berücksichtigung nationaler Steuerbestimmungen (Rechnungswesen).

Sogenannte Branchenlösungen entstehen im System R / 3 über das Customizing, gegebenenfalls auch durch die Erstellung eigener Module. Das System R / § besteht aus einer Vielzahl einzelner Module, die sowohl als Komplettpaket oder als Einzelbausteine erworben werden können. Bei der Einzelerwerbung ist jedoch die Abhängigkeit einzelner Komponenten von einander zu beachten. 11

¹¹ Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP - R / 3, Braun-

schweig; Wiesbaden, 1995, S. 8 - 9

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 20

3.1.4 IDES

Das SAP/R3 System liegt für die folgenden Beispiele im IDES vor, was nun kurz einmal vorgestellt werden soll.

IDES - das "International Demonstration and Education System" stellt eine Musterfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafte Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im System R/3. In IDES sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die anspruchsvolle Funktionalität vom System R/3 an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich.

Die implementierten Geschäftsprozesse sind in der Online-Hilfe mit genauen Beschreibungen dokumentiert. Die einzelnen Beispiele beinhalten einen Überblick über die Musterdaten und schrittweise Anleitungen zur Ausführung der einzelnen Prozesse.

IDES stellt wichtige Geschäftsprozesse unterschiedlicher Branchen dar und zeigt somit, daß das System R/3 praktisch alle Arten von Fertigungsindustrien unterstützt, von der diskreten Fertigung bis zur Prozeßfertigung, von der Einzelfertigung bis zur Serienfertigung. IDES ist aber keine branchenorientierte Modellfirma. Vielmehr sind die einzelnen Prozesse, die mit praxisorientierten Daten aufgebaut sind, an bestimmte Branchen, wie zum Beispiel "Automotive", angelehnt. In der IDES-Gruppe werden Produkte wie Aufzüge, Motorräder, Autos oder Lacke gefertigt. IDES wird von der SAP wie ein normales Unternehmen geführt. Die Da- ten in IDES (Stamm-, Bewegungsdaten und Customizing) werden von

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 21

der SAP regelmäßig aktualisiert. Periodenabschlüsse werden durchgeführt, und die Planung erfolgt mit unterschiedlichen Horizonten. Es werden Bewegungsdaten erzeugt, um den Infosystemen in allen Bereichen realistische Auswertungsdaten zur Verfügung zu stellen. Neue, interessante Geschäftsszenarien werden implementiert, um die damit verbundene Funktionalität transparent zu machen.

3.2 Navision

3.2.1 Das Unternehmen

Navision ist ein, 1984 gegründeter, dänischer Anbieter von internetbasierter und branchenorientierter Business - Software - Lösungen für den Mittelstand. ERP - Lösungen werden in folgenden Bereichen angeboten: Navision Financials Navision Axapta Navision XAL.

Diese Lösungen decken sämtliche Unternehmensbereiche von der Verwaltung, den Einkauf, die Logistik, den Verlauf und die Produktion bis zum e - Commerce ab. Technologische Trend und die damit verbundenen Entwicklungen werden im dänischen Stammhaus aufge- nommen.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 22

Navision besitzt mittlerweile 25 Landesvertretungen. Diese Vertretungen sind für die landesspezifische Anpassung und für das internationale Vertriebsnetz mit 2.000 Navision Solution Centern verantwortlich. Der deutsche Sitz von Navision befindet sich in Hamburg sowie in Böblingen. Von hier aus werden die derzeit 200 Navision Solution Center in Deutschland betreut. Die Vertreibung, Implementierung und Betreuung der Navision - Software und die Entwicklung von individuellen Branchen - Lösungen gehören zu den Aufgaben dieser Center. Ein Viertel seines Gesamtumsatzes erwirtschaftet Navision in Deutsch-land. Im Marktsegment des Mittelstandes (10 bis 500 Mio. DM - Umsatz) ist Navision marktführend. 7.500 von weltweit 124.500 Installationen in 102 Ländern entfallen auf Deutschland. 12

3.2.2 Navision Financials

Navision Financials ist ein grafikorientiertes Standardsystem für die Bereiche der Betriebswirtschaftslehre und des Rechnungswesens. Grafik-orientiert bedeutet in diesem Zusammenhang, daß der Programmaufbau ähnlich wie bei Microsoft (beide Programme sind kompatibel) durch eine Fenster- und Symboloptik strukturiert ist. Standard-orientiert drückt aus, daß zum Beispiel, bestimmte immer wieder benötig-

¹² www.Navision.de (Wir über uns)

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 23

te Buchhaltungsfunktionen schon vorgegeben sind. Hieraus ergeben sich die wichtigsten Anwendungsgebiete von Navision Fiancials: Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.

Die jeweiligen einzelnen Anwendungsgebiete lassen sich in diverse Untereinheiten aufteilen, der Erwerber kann sich aus diesen Untereinheiten sein individuelles Paket zusammenstellen ¹³ .

4. Geschäftsprozeß Rechnungserstellung

¹³ Navision Handbuch - Einführung, S. 8 -10

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 24

4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Ge-schäftsprozesses Rechnungserstellung

Einer Rechnungserstellung geht meist eine Leistungserstellung und eine Angebotserstellung voraus, wo die Menge und der Preis der Leistung oder Ware, die das Unternehmen absetzt, um Gewinn zu erwirtschaften, ausgehandelt wird. Eine Rechnung ist eine Mitteilung an den Käufer einer Ware bzw. Leistung, die unter anderem folgendes enthält ¹⁴ :

• Kopf: Empfängeranschrift, Zeichen und Datum der Bestellung, eigenes Zeichen des Auftrags, Nummer und Datum der Rechnung.

• Kern: Bezeichnung der Leistung oder Ware mit Mengenbezeichnung, Positionsnummern, Einzel-, Gesamt- und Endpreis sowie Zahlungsbedingungen und anderen Vorschriften.

• Um beim Empfänger den Vorsteuerabzug zu gewährleisten sind außerdem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Abnehmers sowie das auf den Steuerbetrag entfallende Entgelt (§14 UStG).

Häufig werden Menge und Preis mit den Lieferbedingungen verbunden ¹⁵ . Kommt ein Geschäft zustande, gibt es die folgenden grundsätzlichen Möglichkeiten:

¹⁴ vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 3194 / 3195

¹⁵ vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 4489 / 4490

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 25

• Vereinbarung der Vorauszahlung (bei unbekannten oder unsicheren Kunden)

• Übergabe gegen Bezahlung

• Zahlung nach Übergabe („sofort Kasse“, Barzahlung)

• Vereinbarung eines Zahlungsziels.

Häufig werden diese Bedingungen kombiniert, z.B. zu der allgemein bekannten Klausel „zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug oder innerhalb 10 Tagen mit Abzug von 2% Skonto“.

Grundsätzlich legt das Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) (oder evtl. auch stillschweigend) den Zahlungsort-und Zeitpunkt fest.

Damit befindet sich dieser Geschäftsprozeß im Kern einer jeden Unternehmung, er wurde ausgewählt, weil er sehr häufig vorkommt und für alle Unternehmen zu den essentiellen Vorgängen gehört.

4.2 SAP

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 26

4.2.1 Systemzugang

Das Einloggen im R/3 System an der FH Bremerhaven geschieht über den Button SAPlogon. Das IDES System steht hinter BHV, per Logon kommt man zur ersten SAP Maske. Um nun arbeiten zu können braucht man zunächst einen Mandanten, hier die Nummer 314, einen registrierten Benutzer (sap15) und ein Kennwort. Über Enter erhält man wie gezeigt Zutritt zum System.

Abb.2: Einloggen im SAP

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 27

Abb.3: Erzeugen von Modi

Da man oftmals im System zwischen einzelnen Masken herumspringen muß, empfiehlt es sich, gleich noch einen zweiten Modus aufzumachen. Das hat auch den Vorteil, dass man nicht gleich komplett das System verläßt, sollte einmal eine Anwendung einen Modus schließen. Die Komponente "Finanzwesen" erfüllt die internationalen Anforderungen, die an ein externes Rechnungswesen einer Unternehmung gestellt werden. Insbesondere der offene, integrierte Datenfluß vereinfacht die finanzwirtschaftliche Entscheidungsfindung in hohem Maße. Die Rechnungserstellung soll allein in diesem Modul gezeigt werden. Normalerweise ist der Anstoß des Prozesses durch das SD-Modul (Vertriebsmodul) Voraussetzung, wobei aufgrund einer Anfrage ein Warenausgang erfolgt und dieser dann fakturiert werden kann. Die Darstellung dieses Prozesses wurde aus Platz- und Zeitgründen weggelassen. Im R/3-System finden zwischen den verschiedenen Anwendungen alle Buchungen realtime statt, z.B. zieht eine Buchung im Nebenbuch

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 28

"Kreditoren" automatisch eine Gegenbuchung im Hauptbuch nach sich. 16

Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang (Forderungen, Anzahlungen, Wechsel u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Kontoanalysen, Alarmreports, Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung. Der damit verbundene Schriftverkehr wird individuell gestaltet. Das gilt auch für Zahlungsmitteilungen, Saldenbestätigungen, Kontoauszüge oder Zinsberechnungen.

¹⁶ Online - Dokumentation SAP/R3-System

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 29

4.2.2 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rech-

nungserstellung

Der Prozeß Rechnungserstellung startet mit der Bebuchung des Debitorenkontos, zu welchen man über den aufgeführten Pfad gelangt: Rechnungswesen, Finanzwesen, Debitoren.

Abb.4: Debitorenbuchhaltung

Das System bietet also für Debitoren mehrere Funktionen an. Die Funktionen sind speziell auf den Geschäftsvorfall abgestimmt (z.B. Rechnungen oder Gutschriften) oder aber vereinfachen das Erfassen einer Viel- zahl von gleichartigen Belegen.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 30

Abb.5: Erstellen einer Rechnung

Eine Voraussetzung für das Erstellen der Rechnung ist das Vorhandensein bestimmter Stammdaten, z.B. eines Kunden und dessen Nummer. Ist ein Kunde nicht im System eingetragen, und handelt es sich voraussichtlich um einen einmaligen Kontakt, kann seine Adresse und die Bankdaten manuell unter den CPD-Debitoren erfaßt werden (CPD = Conto Pro Diverse).

Im vorliegenden Fall wurde zuvor ein Kunde Meier angelegt mit der Nummer 1246.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 31

Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten

In dieser Maske sind die Mußfelder die Belegkopfdaten Belegdatum, Buchungsschlüssel (Default = 01: Sollbuchung) und Debitoren- Kontonummer (1246).

Der Buchungsschlüssel und das Abstimmkonto für die Debitorenkontonummer legen fest, welche Felder im nächsten Bild angezeigt werden. Mit Enter oder OP Bearbeiten springt man in die nächste Maske.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 32

Abb.7: Debitorenposition hinzufügen

Hier werden die Daten der ersten Belegposition eingegeben, nämlich Betrag, Steuerkennzeichen, Zahlungsbedingungen und das Gegenkonto (Erlöse). Will man die Steuer herausrechnen lassen, muß das entsprechende Feld markiert werden (wie im vorgeführten Fall, Feld „Steuer rechnen“).

Die Höhe der Steuer richtet sich dabei nach dem eingegebenen Steuerkennzeichen, die Steuersätze können in bestimmten Fällen auch manuell eingegeben werden (siehe nächste Seite). Der Buchungsschlüssel und die Kontonummer in der letzten Zeile eines Bildschirmbildes legen fest, welche Felder im nächsten Bild für die Eingabe einer Belegposition angezeigt werden.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 33

Gut zu sehen ist auch die einfache Handhabung des Skontos oder die Möglichkeit, Bemerkungen zur Rechnung oder einen abweichenden Buchungskreis einzugeben.

Bestätigt wird die Maske wiederum mit Return, wonach noch einmal der Betrag bestätigt werden muß (mit „ * “ oder dem Betrag selbst) und schließlich die Buchung zunächst simuliert werden sollte, um das Saldo zu überprüfen.

Ist eine Position unklar, kann der Cursor dorthin gestellt werden und mit F1 die Hilfe zu diesem Feld angefordert werden. Wurden Tippfehler gemacht können diese entweder hier ausgeglichen werden oder man bricht den Prozeß ab und startet ihn neu.

Abb.8: Beleg simulieren

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 34

Abb.9: Simulationsmaske

Die Simulation zeigt übersichtlich alle Positionen der Buchung selbst und es ist damit leicht festzustellen, ob die richtigen Konten tangiert wurden und die Rechnung ausgeglichen ist. Insbesondere die Anzahl der Positionen und die Beträge im Soll und Haben werden auf einen Blick dargestellt. Ist noch ein Restbetrag in der rechten unteren Ecke vorhanden kann nicht gebucht werden. Sollten die Konten nicht ausgeglichen sein, kann die Buchung neu eingegeben und damit der Beleg korrigiert werden. Ein „Zurückgehen“ und Ändern der Position ist an dieser Stelle nicht möglich.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 35

In dem vorgestellten Fall ist keine Position Steuer zu sehen, weil das Steuerkennzeichen A3 gewählt wurde (die Ware ist EG-Umsatzsteuerfrei):

Abb.10: Steuerkennzeichen

Ist alles ausgeglichen, kann der Beleg gebucht...

Abb.11: Buchen des Belegs

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 36

…und eine Belegnummer ganz unten in der Maske erzeugt werden.

Abb.12: Erzeugen der Belegnummer

Anschließend ist die Maske schon bereit, sofort die nächste Position oder eine manuelle Verrechnung aufzunehmen. Falls Posten zu mahnen sind, kann die entsprechende Stelle im Unternehmen informiert werden, um eine maschinelle Mahnung in Gang zu setzen. Auch interne Umbuchungen mit oder ohne Ausgleich können von dieser Maske aus sofort gestartet werden.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 37

4.2.3 Geschäftsprozeßkette

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 38

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 39

Vom Funktionsumfang entspricht ein Prozeß häufig einer Transaktion des R/3-System, kann aber auch( wie z.B. im Fall des Prozesses Fakturabearbeitung oder im vorliegenden Fall) mehrere Transaktionen umfassen.

Der Prozeß dieses Szenarios ist direkt dem SAP/R3 Referenzmodell entnommen, wo alle Prozesse untereinander zeitlich-logisch durch Wegweiser verbunden sind. Er enthält daher alle Möglichkeiten der Bu- chung einer Rechnung.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 40

4.3 Navision

4.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungs-

erstellung

Zunächst erscheint dem Benutzer das Hauptmenü von Navision Financials (Abb. 1).

Abb.13 : Hauptmenü

Der Geschäftsprozeß Rechnung schreiben wird bei Navision Financials im Modul Debitoren & Verkauf abgebildet (Abb. 2).

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 41

Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf

Um eine Rechnung schreiben zu können, ist zunächst das Erstellen ei- nes Angebotes erforderlich.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 42

Abb.15: Verkaufsangebot

Um einen neuen Verkaufsbeleg zu erstellen, müssen zuerst der Verkaufskopf und anschließend die Verkaufszeilen ausgefüllt werden. Die erforderlichen Daten werden daraufhin automatisch vom Belegkopf in die entsprechenden Zeilen übertragen.

Um ein Angebot generieren zu können, wird als erstes ein Debitor bestimmt, der die Waren bestellt. Durch diesen Vorgang werden gleichzeitig relevante Felder auf den anderen „Reitern“ gefüllt. Der Verkaufskopf enthält alle für den Debitor relevanten Belegdaten, wie beispielsweise Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Belegnummer und -datum. Während der Buchung übernimmt die Anwendung die Daten aus dem Verkaufskopf.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 43

Die in den Verkaufszeilen enthaltenen Daten (wie z.B. Artikelnummer, Menge und Preis) werden aus der gebuchten Verkaufszeile kopiert. Die Felder eines Verkaufskopfes oder einer Verkaufszeile können nicht geändert werden, wenn die Rechnung bereits gebucht wurde. Nachdem ein Verkaufskopf und die damit verbunden Zeilen in einem Angebot ausgefüllt wurden, kann ein Auftrag erstellt werden, indem die Schaltfläche Auftrag erst. angeklickt wird.

Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen?

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 44

Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen

Abb.18: Verkaufsauftrag

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 45

Nachdem der Verkaufskopf und alle betreffenden Verkaufszeilen ausgefüllt wurden, muß der Beleg gebucht werden, um eine Rechnung ausstellen zu können.

Die Verkaufsrechnung wird erzeugt, wenn auf dem Verkaufsauftrag "Buchen" und anschließend eine der folgenden Optionen gewählt werden: "Liefern"; "Fakturieren"; "Liefern und Fakturieren".

Abb.19: Liefern und Fakturieren

Bei der Buchung einer Verkaufsrechnung wird ein entsprechender Verkaufsbeleg erstellt, den der Benutzer im Hauptmenü über "Debitoren & Verkauf", "Gebuchte Rechnungen" aufrufen kann.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 46

Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung

Aus der auf die Weise erzeugten Verkaufsrechnung kann im folgenden der entsprechende Verkaufsbeleg erzeugt werden (Abb. 9).

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 47

Abb.21: Verkaufsbeleg

Der Vorgang Rechnungserstellung ist damit im System abgeschlossen. Je nach Lieferzeit treffen daraufhin die Waren beim Unternehmen (hier: Auto-Günther KG) ein.

Nun kann die im System gespeicherte Verkaufsrechnung wieder aufge- rufen werden, um den Zahlungseingang zu verbuchen.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 48

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 49

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 50

5. Geschäftsprozeß Zahlungseingang

5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäfts-

prozesses Zahlungseingang

Nachdem die Rechnung den Leistungsempfänger erreicht hat, wird der Geldbetrag übereignet, und trägt damit zum Erfolg des Unternehmens bei (außer wenn der Leistungsempfänger zahlungsunfähig ist). Dabei kann die Übereignung auf verschiedene Arten erfolgen:

• Barzahlung

• Überweisung

• Scheckzahlung

• Wechselausstellung

• Kreditbriefe u.s.w.

Die folgenden Beispiele beginnen zu dem Zeitpunkt, wo das leistungserstellende Unternehmen die Geldmittel eingenommen oder den Gewinn realisiert hat, sie also verbuchen darf (§252 HGB).

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 51

5.2 SAP

5.2.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungs-

eingang

Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, daß der Betrag sofort, also abzüglich Skonto bezahlt wurde. Diese Transaktion wird hier lediglich so beschrieben, wie ihn unser Beispielfall vorgibt, wir gehen also nicht auf alle einzelnen Möglichkeiten ein. Der Zahlungseingang wird wie folgt gebucht.

Voraussetzung für einen Zahlungseingang ist eine offene Rechnung, die wir im Prozeß zuvor eingegeben haben.

Abb.22: Zahlungseingang

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 52

Abb.23: Eingeben der Kopfdaten

Da die Rechnung am selben Tag bezahlt wurde wie sie gebucht wurde wird ein Skonto eingeräumt (festgelegt mit der Eingabe der Zahlungsbedingungen während der Rechnungserstellung, siehe Abb. 6) und deshalb als Betrag nur DM 485 angegeben. Als Bankkonto wird die Nummer 113646 festgestellt, sowie als Debitor die Nummer 1246 eingegeben. Alle Eingaben werden mit Enter bestätigt.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 53

Abb.24: Bearbeitung offener Posten

Sollte ein Fehlbetrag oder ein zu hoher Betrag angegeben worden sein, so kann dies in dieser Maske korrigiert werden. Hier wird auch noch einmal der ausgewählte Skonto-Prozentsatz und evtl. der Differenzbetrag ausgewiesen, welcher ebenfalls in dieser Maske ausgeglichen wer- den kann.

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 54

Da wir das Skonto bereits abgezogen haben ist unser Betrag bereits ausgeglichen und die Buchung kann sofort simuliert werden. Im Detail gibt die Online Dokumentation zu Zahlungsdifferenzen folgende Auskunft: 17

„Beim Ausgleichen können Zahlungsdifferenzen auftreten. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Kunde zu wenig zahlt oder unberechtigten Skonto abgezogen hat. Wenn die Differenzen nicht zu groß sind, werden Sie in der Regel die alte Forderung ausgleichen und die Differenz buchen. Wie die Differenzen zu buchen sind, legen Sie fest. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Bei kleinen Differenzen wird automatisch der Skonto korrigiert oder auf ein separates Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Sie müssen definieren, bis zu welchem Betrag Differenzen so gebucht werden sollen. Dazu geben Sie Toleranzbeträge und prozentuale Grenzen an.

Liegt die Differenz über diesen Toleranzen, können Sie in die Teilzahlungs- oder in die Restpostenverarbeitung wechseln und dort die Differenz eingeben. Bei einer Teilzahlung werden die ursprünglichen Forderungen nicht ausgeglichen und die Zahlung mit Rechnungsbezug gebucht. Bei einem Restposten gleicht das System die alte Forderung aus und bucht die Differenz als Restposten auf dem Debitorenkonto.

¹⁷ vgl. SAP- Online Dokumentation

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Abb.25: Zahlungsdifferenz

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Abb.26: Beleg simulieren

Abb.27: Belegpositionen überprüfen

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Hier läßt sich auf einen Blick erkennen, daß alle tangierten Positionen ausgeglichen sind. Es kann also gebucht werden. Das Programm bietet sogleich die Eingabe der nächsten Position (unten) an.

Abb.27: Beleg buchen

Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis

Das System erzeugt den Beleg, schreibt die Verkehrszahlen der beteiligten Konten fort und teilt die ggf. intern vergebene Belegnummer mit. Der Belegnummer sollte anschließend notiert werden um sie bei Rück- fragen immer parat zu haben.

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5.2.2 Graphische Beschreibung

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5.3 Navision

5.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungs-

eingang

Um den Zahlungseingang verbuchen zu können, ist ebenfalls wieder das Modul Debitoren & Verkauf aufzurufen. Jedem Zahlungseingang geht eine gebuchte Rechnung voraus, deshalb muß der Benutzer nun den Befehl Gebuchte Rechnungen anwählen.

Abb.29: Debitoren & Verkauf

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Hier kann dann unter Rechnung - Posten die entsprechende Rechnung, welche ausgeglichen werden soll, ausgewählt werden.

Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung

Um die gebuchte Rechnung auszugleichen, muß der Benutzer im Fens- ter Geb. Verkaufsrechnung auf Navigate gehen.

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Abb.31: Navigate

Im Fenster Navigate wird die Zeile Debitorenposten markiert und dann wird der Befehl Anzeigen benutzt.

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Abb.32: Debitorenposten

Nun kann der Benutzer über den Befehl Ausgleich die Buchung ausglei- chen.

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Abb.33: Debitorenpostenausgleich

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Abb.34: Ausgleich buchen?

Abb.35: Ausgleich gebucht

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5.3.2 Graphische Beschreibung

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6. Fazit

Die untersuchten Geschäftsprozesse Rechnungserstellung und Zahlungseingang sollen abschließend einer Bewertung unterzogen werden. Die Auswahl der beiden gewählten Geschäftsprozesse ergab sich aus der für Unternehmen grundsätzlichen Bedeutung und dem Zusammenhang, den die beiden darstellen. Der Rechnungserstellung folgt der Zahlungseingang. Somit wird auch der Aufbau zweier Geschäftsprozesse im jeweiligen Programm verdeutlicht.

Bei der Betrachtung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung in Navision und SAP ergibt sich folgendes Bild: In SAP kann die Erstellung einer Rechnung erfolgen, ohne daß eine Angebotserstellung zuvor zwingend erforderlich ist. Das Programm ermöglicht also eine Direkteingabe der Rechnungsdaten. Navision dagegen verlangt zur Erstellung einer Rechnung die Eingabe von Daten zur Angebotserstellung.

Außerdem ist die Behandlung der Steuer in beiden Programmen sehr unterschiedlich. Im SAP kann die Steuer kundenbezogen eingegeben werden (schon beim Anlegen der Stammdaten für einen Kunden), oder auch später während der Rechnungseingabe, wo sie auch noch einmal manuell verändert werden kann. Für eine gute Übersichtlichkeit sind

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extra dafür Steuertabellen eingerichtet, die vom Unternehmen per Customizing geschaffen werden. Bei Navision Financials wurde die Steuer direkt vom Programm berechnet. Diese Automatisierung soll dem Benutzer die Eingabe erleichtern, eine Abänderung des Steuerbetrages in der „Hintergrundberechnung“ ist jederzeit möglich. Bezüglich des Zahlungseingangs weisen beide Systeme eine hohe Übereinstimmung in der Handhabung auf. Die Eingabe wie auch die Beschaffung bereits bestehender Daten ist sowohl in Navision wie auch in SAP als positiv zu bewerten. Daraus läßt sich ableiten, daß beide Programme, bezogen auf den Zahlungseingang, keine schwerwiegenden Schwachstellen aufweisen und somit ein reibungsloser Ablauf der Bearbeitung des Zahlungseingangs sichergestellt werden kann. Die Anpassung des Programms an das Unternehmen wird von SAP standardisiert („Customizing“).

Abschließend kann somit festgestellt werden:

SAP bietet allein vom Umfang der Software ein wesentlich größeres vorgefertigtes Potential als Navision. Jedoch ist SAP für viele Unternehmen zu umfangreich um es in der Praxis wirkungsvoll einsetzen zu können, von den Kosten ganz abgesehen.

Navision bietet zwar nicht die Ausführlichkeit, die SAP darstellt, aber es erlaubt, durch umfangreiche Nachprogrammierungsmöglichkeiten das Programm individuell an das eigene Unternehmen anzupassen. Dabei

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werden bei Navision Programmteile eher hinzuprogrammiert, während sie bei SAP inaktiviert oder umprogrammiert werden müssen. Navision stellt also für vergleichsweise kleinere Unternehmen eine durchaus sinnvolle Lösung dar, während bei großen Unternehmen nicht alle Bereiche mit dem Programm abgedeckt werden.

Während SAP als Komplettlösung bzw. Programm mit Funktionsüberhang darauf aus ist, alle möglichen Geschäftssituationen seiner Kundschaft miteinzubeziehen, geht Navision davon aus, daß das Programm bei Auftauchen eines andersartigen Geschäftsprozesses immer noch umprogrammiert werden kann.

Insgesamt fällt bei den Masken der SAP Rechnungserstellung schnell auf, daß SAP mehr Möglichkeiten für die Eingabe vorsieht (eine Rechnung kann sofort einem Profit Center zugeschrieben werden, muß aber nicht; die Steuer kann in diversen Masken auf sehr unterschiedliche Weisen heraus- oder hinzugerechnet werden u.s.w.). Damit erscheint das SAP-System größer und vielseitiger als Navision. Trotz aller Unterschiede ist zu berücksichtigen, daß beide Programme kompatibel sind. So kann auf Konzernebene das SAP- System verwendet werden, während in einzelnen Tochtergesellschaften Navision zum Einsatz kommen kann.

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Literaturverzeichnis

Bücher

Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001

Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinformatik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000

Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000

Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997 Merterns,P.; Bodendorf, F.; König, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000 Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP - R / 3, Braunschweig; Wiesbaden, 1995 Zilahi - Szabó, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, München; Wien; Oldenbourg, 1998

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Sonstige Literatur:

Navision Handbuch - Einführung

SAP- Online Dokumentation www.Navision.de (Wir über uns)