Matthias Meyer Projektarbeit 14.Januar 2008

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I. Inhaltsverzeichnis Seite

I. Inhaltsverzeichnis I II. Fremdwörterverzeichnis II III. Abkürzungsverzeichnis III IV. Tabellenverzeichnis IV V. Darstellungsverzeichnis V VI. Anlagenverzeichnis VI

1. Firmenvorstellung 1

1.1. Vorstellung der eigenen Firma page one GmbH 1

1.2. Vorstellung der Firma Mafi Transport-Systeme GmbH 2

2. Ist-Situation 3

2.1. Technische Ist-Situation 3

2.2. Wirtschaftliche Ist-Situation 5

3. Problembeschreibung und Analyse 8

4. Soll-Situation 10

5. Maßnahmen zum Entscheidungsvorschlag 12 5.1 Technische Kriterien 13

5.2. Wirtschaftliche Kriterien 21

6. Entscheidungsvorschlag 24

7. Fazit 30

Eidesstattliche Erklärung 31

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II. Fremdwörter

Duplex doppelseitig e-Maintenance Serviceorientierte Dienstleistung Easy click Abrechnungsverfahren pro Seite Finishing Ausgabe Helpdesks Hilfsportal Heterogenen verschiedenartig I-Fax Internetfax ID-Karten Identifizierungskarte Image Runner Canon Eigenname für Kopiersysteme IP Internetprotokoll iW Document Manager Canon Eigenname für Dokumentenablage iW Management Console Canon Eigenname zur Systemüberwachung Leasing Finanzierungsform Mac Media Access Control, eindeutige Netzwerkerkennung Multifunktionsgeräte Druck, Kopie, Fax in einem System Outsourced ausgelagert QF-Toner Quality Fine Toner scan-to-email Dokumentenversand per E-Mail SW schwarz / weiss Workflow Arbeitsablauf 10/100Mbit Ethernet Netzwerkschnittstelle

- II - _______________________________________________________________________________________________ Projektarbeit im Rahmen der IHK-Fortbildungsprüfung Technischer Betriebswirt / Technische Betriebswirtin Entscheidungsvorschlag für neue Kopier- und Drucksysteme zur Druckkostenoptimierung, unter Berücksichtigung von technischen und wirtschaftlichen Aspekten

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III. Abkürzungsverzeichnis

Dpi Dots per inch z. B. zum Beispiel MB Mega Byte PC Personal Computer RAM Random Access Memory max. maximal Mbit Mega Bit S./Min. Seiten pro Minute IT Informationstechnologie ca. circa

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IV. Tabellenverzeichnis Seite

Tabelle 1: Auflistung der unterschiedlichen Systeme 4

Tabelle 2: Berechnung der Istkosten 7

Tabelle 3: Nutzwertanalyse nichtmonetärer Aspekte 29

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V. Abbildungsverzeichnis Seite

Abbildung 1: Bild page one GmbH 1 Quelle: www.page-one.de

Abbildung 2: Bild MAFI Transport Systeme GmbH 2 Quelle: www.mafi.de

Abbildung 3: Bild Verwaltungsgebäude MAFI 2 Quelle: www.mafi.de

Abbildung 4: Bild Zusammensetzung Druckkosten 5 Quelle: Gartner Group

Abbildung 5: Bild Canon iR 1022iF 13 Quelle: www.canon.de

Abbildung 6: Bild Canon iRC 2880 16 Quelle: www.canon.de

Abbildung 7: Bild Canon iR5075N 19 Quelle: sis.canon.de

Abbildung 8: Bild Kosteneisparung 30

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VI. Anlagenverzeichnis Seite

Anhang 1: Aufteilung der Kopier-Druck und Faxsysteme 32 in der Ist-Situation

Anhang 2: Aufteilung der Kopier-Druck und Faxsysteme 33 in der Soll-Situation

Anhang 3: Berechnung der Zinslast und Zahlungsplan 34 bei Leasing

Anhang 4: Abschreibungsverlauf auf 84 Monate 36

Anhang 5: Produkt Datenblatt Umwelt/Sicherheit Modell iR1022 38 Quelle: sis.canon.de

Anhang 6: Produkt Datenblatt Umwelt/Sicherheit Modell iRC2880 39 Quelle: sis.canon.de

Anhang 7: Produkt Datenblatt Umwelt/Sicherheit Modell iR 5075 40 Quelle: sis.canon.de

Anmerkung zu Abbildungen und Tabellen:

Sind keine Quellenangaben direkt in der Beschriftung genannt, so wurden sie selbst erstellt und sind eigene Darstellungen.

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1. Firmenvorstellung

1.1. Vorstellung der page one GmbH

Die page one GmbH ist ein mittelständiges Unternehmen, das 1985 als Tochter der Schuster & Walther Gruppe gegründet wurde. Seit 2007 besitzt der Geschäftsführer die Mehrheit der Firmenanteile. Durch diesen Schritt wurde die Firma ganz aus dem Finanzverbund gelöst und ist nun eigenständig. Mittlerweile bietet die Firma 30 Mitarbeitern einen festen und sicheren Arbeitsplatz, durch deren Engagement wir einen Umsatz von 3,5 Millionen Euro im Jahr erzielen. Wir beschäftigen uns mit dem Vertrieb und Support von multifunktionalen Drucksystemen, die von unserem Hauptlieferanten und Partner Canon bezogen werden. Durch die Globalisierung und Reorganisation bekommen das Workflow Management und die Druckkostenanalyse einen immer größeren und bedeutenswerteren Stellenwert. Für den Bereich der Druckkostenoptimierung bin ich als Projektleiter mit einem Team von drei Mitarbeitern verantwortlich.

Abbildung 1: Bild page one GmbH

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1.2. Vorstellung der MAFI Transport-Systeme GmbH

Die MAFI Transport-Systeme GmbH wurde 1975 gegründet und stellen seitdem Schwerlast- und Flurförderzeuge her. 300 Mitarbeiter arbeiten auf einer Gesamtfläche von 70.000 m in Tauberbischofsheim. Die hergestellten MAFI Fahrzeuge sind rund um den Globus im Einsatz. Durch die Standorte in Europa, Südamerika, Naher Osten, Asien und Afrika ist dies verständlich. Im Jahr erreichen sie einen Umsatz von 60 Millionen Euro. Um den hohen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden, legt die Firma MAFI besonders großen Wert auf qualifiziertes Personal.

Abbildung 2: Bild MAFI Transport- Systeme GmbH

In dem Verwaltungstrakt, der aus drei Ebenen besteht, arbeiten 62 Personen. Das Projekt sollte zunächst auf der Geschäftsleitungsebene getestet werden. Bei einer positiven Entscheidung zur Umsetzung der Druckkostenoptimierung, werden die beiden ausstehenden Verwaltungsebenen ebenfalls analysiert und umgestellt.

Abbildung 3: Bild Verwaltungsgebäude MAFI

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2. Ist-Situation

In den elf Räumen im Verwaltungsbereich stehen Systeme unterschiedlichster Hersteller und Funktionsweisen.

Um sich einen genauen Überblick zu verschaffen, muss eine Analyse durchgeführt werden. Hierbei wird mit der Unterstützung der Administratoren jeder Raum durchsucht und alle Büromaschinen, sortiert nach Hersteller, Alter und Fehler, in eine Bestandsliste aufgenommen. Des Weiteren werden Rechnungen von Verbrauchsmaterialien und Serviceeinsätzen zusammen getragen.

2.1. Technische Ist-Situation

Viele der Systeme sind Einzelplatzdrucker, die über eine parallele Schnittstelle an die Computer angeschlossen sind. Bei einem Ausfall einer Maschine kann nur vereinzelt auf ein anderes Ausgabegerät umgestellt werden. Die Einzelplatzdrucker können keine Duplexdrucke erstellen. Somit wird mehr Papier als nötig verwendet. Verstärkt wird dieser Effekt durch immer höheres Druckvolumen. Sehr lange Ausdruckzeiten der mit nur acht Mega Byte ausgestatteten Arbeitsspeichern behindern die tägliche Arbeit. In Zukunft werden die Dokumentationen, Broschüren und Infomaterialien nicht mehr ausgelagert (outsourced), sondern vor Ort erstellt. Die Weiterverarbeitung der Dokumente wie Lochen, Heften oder Erstellen einer Broschüre kann nicht realisiert werden.

In der Abteilung Dokumentation wird ein Canon Kopiersystem eingesetzt, mit dem man auch Drucken kann.

Da im Moment noch wenig mit der Funktion „Scan to E-Mail“ gearbeitet wird, sind die fünf Faxgeräte in Dauereinsatz, die hohe Tonerkosten mit sich bringen.

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