Projektmanagement im Gesundheitswesen

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Inhaltsverzeichnis

  Inhaltsverzeichnis  1

  Zusammenfassung  2

  Einleitung  4

  Hauptteil  5

  Fit/Fitness  5

  Mögliche Formen der Datenerhebung  5

  Auswahlkriterien für die Adressaten  6

  Die Schwerpunkte der Fragen  8

  Begleitschreiben  9

  Hinweise zum Fragebogen  9

  Auswerten der Daten  9

  Resultate aus der Umfrage  11

  Diskussion  21

  Projektprozess, Projektstandard und Projektorganisation  21

  Probleme und Schwierigkeiten in Projekten  22

  Anzahl Projekte  23

  Unterstützende Massnahmen für Projektmitarbeiter  25

  Wer macht mit welchen Ausbildungen Projektmanagement?  27

  Schlussfolgerung  28

  Persönliche Erkenntnisse  28

  Mögliche Folgen aus den Erkenntnissen  29

  Wie weiter?  29

Anhang 1   31

Anhang 2   32

Anhang 3   36

  Literaturverzeichnis  38

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Zusammenfassung

Projektmanagement gewinnt aufgrund des verstärkten Wettbewerbs im Gesundheitswesen weiterhin an Bedeutung, insbesondere für die Umsetzung von Unternehmensstrategien. Mit einer Umfrage bei Pflegedienstleitungen verschiedener Spitäler in der Deutschschweiz habe ich deshalb die Frage zu beantworten versucht, wie fit die Pflege heute ist. Auf Grund der geringen Rücklaufquote der versandten Fragebogen kann ich nur eine tendenzielle Aussage darüber machen, wo die Pflege heute steht.

Die folgenden drei Merkmale sind die Wichtigsten, nach denen ich in den Spitälern gesucht habe, um meine Frage beantworten zu können.

In den Spitälern der Deutschschweiz werden Projekte durch qualifiziertes Pflegefachpersonal bearbeitet und umgesetzt. Die Pflegefachpersonen, die Projekte leiten, haben alle eine Weiterbildung im Bereich Führung oder Management. Das heisst, dass jene Fachkräfte, welche Projekte leiten über Projektmanagement-Ausbildungen verfügen, da die Führungs/Managementausbildungen im Fachbereich der Pflege immer ein Modul Projektmanagement beinhalten. Je nach Gewichtung des Projektmanagement-Moduls in einem Studiengang oder einer Weiterbildung für Führungskräfte in der Pflege, ist das vermittelte Wissen mehr oder weniger fundiert.

Den Projektleitungen stehen zum Teil spezifische Arbeitsinstrumente und Vorlagen für die Durchführung eines Projektes zur Verfügung und anderswo gibt es gar keine speziellen Vorlagen oder Arbeitspapiere für Projekte.

Die Abläufe und Aufbauorganisationen sind sehr unterschiedlich und teilweise gar nicht geregelt.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Pflege unterschiedliche „Fitnesslevel“ vorweist. Positive Entwicklungstendenzen in Richtung professionellem Projektmanagement sind feststellbar. In den Bereichen Organisation und Arbeitsunterlagen besteht jedoch Handlungsbedarf. Die Bemühungen der Leitungspersonen in der Pflege sollten dahingehend sein, dass sie ihre Projektorganisation effektiv gestalten. Damit können Zeit und Geld gespart und Personalressourcen geschont werden. Dafür müssen Arbeitspapiere erstellt werden, die

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ein einheitliches und effizientes Vorgehen ermöglichen. Darin können beispielsweise auch positive und negative Erfahrungen festgehalten werden, welche wie eine Checkliste für weitere Projekte gebraucht werden könnte (lessons learnd). Für einen Betrieb ergäbe sich daraus die Chance aus Erlebtem zu lernen und sich weiter zu entwickeln. Diese Massnahmen ermöglichen gleichfalls einen haushälterischen Umgang mit den knappen Ressourcen und erfolgreiche Abschlüsse von Projekten werden sicherer.

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Einleitung

Vom Bund und den Kantonen vorgeschriebene Umstrukturierungen, Gesetzesänderungen und Revisionen, Spardruck sowie Existenzsorgen, sind in den letzten Jahren ständige Begleiter des schweizerischen Gesundheitswesens. Die rasche und kaum vorhersehbare Wandlung des Spital-Umfeldes verlangt eine ebenso flexible Anpassung und/oder Umgestaltung, um als konkurrenzfähiges Spital auch überlebensfähig zu sein.

„Das Gesundheitswesen als Wachstumsbranche weist ein jährliches Wachstum von um die 4% gegenüber dem Brutto Sozial Produkt von durchschnittlich 2% Wachstum jährlich auf„ ¹ . Das Spital ist der grösste regionale Arbeitgeber. 4% der arbeitsfähigen Leute in der Schweiz arbeiten in einem Pflegeberuf. ² Der grösste Anteil an Beschäftigten in einem Spital machen die Pflegenden aus, nämlich 37% Die restlichen 40% Prozente sind nach Abzug von 23% Personal anderer medizinischer Fachbereiche aufgeteilt auf weitere sechs Bereiche. ³ Die Pflege ist juristisch kein eigenständiger Beruf. Vor dem Gesetz sind Pflegende medizinische Hilfspersonen. Sie haben aber ein eigenes Berufsprofil (klar definierte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung). Die Pflege hat gegenüber zwei Bereichen Erfüllungspflicht. Das Heisst, die Pflegenden erhalten Weisungen und Aufträge von der Spitalleitung und den Ärzten. Das kann hochproblematisch sein, da sie unterschiedliche Schwerpunkte verfolgen und meistens sowohl die Spitalleitung, wie auch die Ärzte ihre Ansprüche geltend machen.

Entsprechend der Entwicklung im Gesundheitswesen, sind die Angebote im Internet und im Weiterbildungssektor der Höheren Fachschulen für Pflegeberufe zum Thema Projektmanagement im Gesundheitswesen/Spital vielfältig und zahlreich. Wie aber wird in den Spitälern das Projektmanagement im Bereich Pflege umgesetzt? Bestehen professionelle Projektorganisationen? Ist ein Projektprozess vorhanden und in wieweit gleichen sich diese vorhandenen Prozesse? Weisen sie für diesen Bereich typische Merkmale aus? Wie gross ist der Anteil Projektmanagement in der Pflege? Wer macht Projektmanagement in der Pflege und welche Ausbildungen haben diese Personen? Welche Unterstützung wird ihnen zu Teil? Mit dieser Arbeit soll aufgezeigt werden, wo die Pflege der deutschsprachigen Schweiz heute im Umgang mit Projektmanagement steht.

¹ Etienne, 2006

² H+ Statistik, 2008

³ Siehe Anhang 1

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Hauptteil

Fit/Fitness

Was bedeutet für mich im Zusammenhang mit der Kernfrage fit?

Der Ausdruck fit stammt aus dem englisch-amerikanischen und bedeutet so viel wie in guter körperlicher Verfassung zu sein ⁴ .

Das heisst für mich im übertragenen Sinn, die Pflege verfügt über Leute, die Ausbildungen/Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement absolviert haben und die ihr erworbenes Wissen einsetzen können. Weiter nutzen diese Leute projektspezifische Arbeitsinstrumente und -Techniken, die dazu dienen, ein Projekt (theoretisch) erfolgreich durchzuführen und abzuschliessen.

Mögliche Formen der Datenerhebung

Die notwendigen Daten, die eine relevante Aussage zum Fitnesszustand der Pflege für Projekte ermöglichen, können auf unterschiedliche Weise erhoben werden.

Forschen in den Archiven des Schweizerischen Berufsverbandes und der kantonalen Berufsverbände der Pflegefachfrauen und Pflegefachmänner (SBK ⁵ ) ist eine Möglichkeit. Für mich kommt sie aber nicht in Frage.

Ich will wissen, wie es zum jetzigen Zeitpunkt in den Spitäler aussieht. In den Archiven sind keine aktuellen Angaben zu finden und es lassen sich nicht alle Pflegenden nach einer neuen Ausbildung registrieren. Fraglich ist ebenfalls, ob ich genügend verwertbare Daten vorfinde, um meine Frage zu beantworten. Ein Vorteil dieser Methode (Sekundärforschung ⁶ ) wäre allerdings, dass sie geringen finanziellen Aufwand erzeugt.

Eine andere Möglichkeit die notwendigen Daten zu generieren, ergibt sich im Bereich Befragung (Primärforschung) ⁷ . Dort wiederum gibt es zwei Möglichkeiten: die direkte Befragung in Form eines Interviews und die Variante der Befragung mittels Fragebogen.

⁴ Duden, 2000, unter F

⁵ Vor der neuen Berufsbezeichnung: …Krankenschwestern und Krankenpfleger

⁶ In der Sekundärforschung (Schreibtischforschung) werden Daten gesammelt, verarbeitet und analysiert, die ursprünglich für andere Zwecke als den nun folgenden erhoben wurden. (Seiler,2006, S.450)

⁷ Als Primärforschung (Feldforschung) bezeichnet man die Erhebung, Verarbeitung und Analyse von Daten, die mit Hilfe von Befragungen, Experimenten oder Beobachtungen eigens für das aktuelle Marktforschungsprojekt gesammelt werden. (Seiler, 2006, S.450)

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Die Interview Technik hat den Vorteil, dass ich sicher weiss, wer mein Interviewpartner ist. Ein weiteres Plus ist die Möglichkeit, bei Unsicherheit unmittelbar nachfragen zu können und klar zu stellen dass alle Aussagen richtig verstanden wurden. Umgekehrt natürlich auch, der Befragte kann ebenfalls nachfragen, was genau gemeint ist. Ich erhalte unter Umständen Zusatzinformationen, die nicht direkt mit der gestellten Frage zusammenhängen, jedoch ebenfalls von Relevanz für das Thema sein können.

Diese Variante kommt für mich jedoch nicht in Frage. Der Zeitaufwand und die Zeitspanne über welche sich die Datensammlung (Spitalpersonal ist chronisch überlastet) und Auswertung erstrecken würde, würden den Zeitrahmen dieser Arbeit sprengen.

Bei der Befragung mittels Fragebogen wird der gewünschte Kandidat persönlich angeschrieben. Die Anwesenheit des Interviewers ist zum Beantworten der Fragen nicht notwendig und eine Beeinflussung durch denselben ist ausgeschlossen ⁸ . Die Antworten stehen in schriftlicher Form zur Verfügung, bei allen in der gleichen Reihenfolge, was die Datenauswertung einfacher macht, als bei einem Interview.

Nachteile sind die niedrige Rücklaufquote (10-20% ⁹ ), die Möglichkeit der Einflussnahme durch Dritte beim Ausfüllen, sowie die hohen Portokosten beim Versand der Unterlagen. Die Kosten können beispielsweise durch eine Online-Umfrage umgangen werden. Die Schwierigkeit dabei ist aber, dass je nach Spital nicht alle Mitarbeiter eine persönliche E-Mail Adresse besitzen. Falls ein Fragebogen an die allgemeine Adresse eines Spitals gesendet wird, besteht das Risiko, dass er nie den gewünschten Adressaten erreicht. Auf Grund der Vorteile habe ich für die vorliegende Arbeit die Form der Datenerhebung per Fragebogen gewählt. Der Zeitaufwand steht in einem akzeptablen Verhältnis und ist relativ gut planbar. Die Nachteile scheinen mir abschätzbar und damit handhabbar.

Auswahlkriterien für die Adressaten

Welches sind nun die Merkmale für effizientes Projektmanagement. Bei wem müssen sie vorhanden sein, damit eine Antwort auf die Kernfrage gefunden werden kann? Nach welchen Kriterien sollen die zu befragenden Personen ausgesucht werden und in welchen Spitälern?

Dazu muss die Überlegungen gemacht werden, wer im Pflegebereich am meisten Projekte leitet? Auf Grund der gängigen Hirarchiestruktur liegt die Vermutung nahe, dass die Pflegedienstleitungen die Projekte im Bereich der Pflegestationen leiten. Sie sind der

⁸ Seiler, 2006, S.461

⁹ Seiler, 2006, S.461

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Direktion direkt unterstellt, sind direkte Vorgesetzte der Abteilungs- und/oder Sektorleitungen und verfügen in der Regel über Managementausbildungen. Dem zu Folge sind das die Personen, welche zum Thema „ fit für Projektmanagement“ befragt werden müssen.

Die geographische Wahl der Spitäler schränkte ich auf Grund meiner Französisch- und Italienischkenntnisse auf die Deutschschweiz ein. (Das Wallis zählt dabei ganz zur Westschweiz, auch wenn es geographisch nicht stimmt.)

Die Auswahl traf ich willkürlich, indem ich aus den „gelben Seiten“ ¹⁰ Spitäler nach dem Zufallsprinzip bestimmte.

In einem ersten Schritt habe ich Spitäler gezielt nach ihrer Grösse geordnet und Kleine und Grosse, im Verhältnis eins zu eins ausgewählt. Die Idee dabei war, dass ich möglicherweise Unterschiede zwischen grossen zu kleinen Spitälern finden würde. Ich ging von der Annahme aus, dass kleinere Spitäler auf Grund ihrer Strukturen und finanziellen Möglichkeiten weniger professionelles Projektmanagement betreiben können, als die Grösseren. Als gross definierte ich dabei Spitäler mit über 100 Betten und klein mit einer Bettenzahl unter 100. Das grösste Spital (Genf) verfügt über 2200 Betten, das Kleinste über 5 (Münstertal, GR) ¹¹ . Bei der Vorbereitung der Umfrage habe ich einen Mittelwert von 150 bis 300 Betten angenommen. Die Universitätsspitäler (ZH, BE, BS, GE, SG) habe ich bewusst aus meiner Wahl ausgeschlossen. Nicht wegen der Grösse sondern, weil Universitätsspitäler eine Sonderstellung einnehmen in Bezug auf den Qualitäts- und Wissensstand. Das sind Krankenhäuser mit einem Forschungsauftrag. Ich gehe davon aus, dass Projektmanagement in Universitätsspitälern effektiv und effizient betrieben wird und betrieben werden muss. Keinen Unterschied habe ich zwischen öffentlichen Spitälern und Privatkliniken gemacht. Privatkliniken müssen genauso, wenn nicht noch effizienter arbeiten. Privatspitäler können noch nicht so lange auf Ausgleichsgelder des Bundes, beziehungsweise der Kantone zurückgreifen.

Eine zweite Serie Spitäler habe ich von einem Adressenverzeichnis im Internet ausgewählt. ¹² Dabei habe ich auf die kantonale Verteilung Rücksicht genommen. Um die Unterscheidung von grossen und kleinen Spitälern ebenfalls zu gewährleisten, fügte ich die Zusatzfrage über die Bettenzahl am Ende des Fragebogens an.

¹⁰ Das kompletteste und aktuellste Internettelefonbuch der Schweiz mit allen Adresseinträgen von Firmen der Schweiz (sowie Liechtenstein) www.directories.ch/gelbeseiten/

¹¹ Die Anzahl Spitalbetten gesamtschweizerisch betrug Ende 2007 ca 7600, verteilt auf 152 Akutspitäler und 177 Rehab-Kliniken, Psychiatrien usw.(H+ Statistik)

¹² www.dokter.ch/Spitäler