Inhaltsübersicht I

Inhalts  übersicht  

Inhaltsübersicht.....................................................................................   I

Inhaltsverzeichnis   II

Abk  ürzungsverzeichnis  IV

Abbildungsverzeichnis   VI

Tabellenverzeichnis.   VII

1  Einleitende Betrachtung  1

2  Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines  

bedarfsgerechten  Berichtswesens im Intranet am Beispiel  

der  METRO Großhandelsgesellschaft.  6

3  Fundamentale Voraussetzungen zur Implementierung eines  

Managementinformationssystems  im Intranet  42

4  Auswertung der Informationsbedarfsanalyse bei der  

METRO  Großhandelsgesellschaft  54

5  Fazit  68

Literaturverzeichnis.   VIII

Eidesstattliche  Erklärung.  X

Anhang XI   

Inhaltsverzeichnis II

Inhaltsverzeichnis   

1  Einleitende Betrachtung.  1

1.1  Problemstellung  1

1.2  Eingrenzung des Themas.  3

1.3  Vorgehensweise.  4

2  Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines  

bedarfsgerechten  Berichtswesens im Intranet am Beispiel  

der  METRO Großhandelsgesellschaft.  6

2.1  Begriffliche Erläuterungen von  

Managementunterst  ützungssystemen  6

2.2  Das Executive Information System (EIS) der METRO  

Gro  ßhandelsgesellschaft  7

2.3  Anforderungen an ein Managementinformationssystem  8

2.4  Evaluation von Tools für Managementinformationssysteme  9

2.4.1  Vorbereitung der Evaluation.  9

2.4.2  Testphase.  14

2.4.2.1  Produkt „MIS“  15

2.4.2.2  Produkt „Cognos“  17

2.4.2.3  Produkt „MicroStrategy“  19

2.4.2.4  Produkt „IBM“  21

2.4.2.5  Zusammenfassung  24

2.5  Informationsbedarfsanalyse am Beispiel Berichtswesen.  25

2.5.1  Definition Berichtswesen  25

2.5.2  Anforderungen an ein Berichtswesen.  26

2.5.3  Berichtsarten.  27

2.5.3.1  Standardberichte.  28

2.5.3.2  Abweichungsberichte.  29

2.5.3.3  Bedarfsberichte.  30

2.5.4  Definition Informationsbedarfsanalyse.  32

2.5.5  Mögliche Erhebungstechniken bei der Durchführung einer  

Informationsbedarfsanalyse................................................................   35

Inhaltsverzeichnis III

2.5.5.1  Fragebogentechnik.  36

2.5.5.2  Interview  37

2.5.5.3  Brainstorming  39

2.5.5.4  Zusammenfassung der vorgestellten Techniken.  40

2.6  Möglichkeiten der Informationsbereitstellung im Intranet.  40

3  Fundamentale Voraussetzungen zur Implementierung  

eines  Managementinformationssystems im Intranet.  42

3.1  Infrastrukturelle Voraussetzungen  42

3.2  Sicherheitskonzept  43

3.2.1  Datensicherheit.  43

3.2.2  Datenschutz.  45

3.2.3  Berechtigungskonzept  46

3.2.3.1  Allgemeine Anforderungen.  46

3.2.3.2  Technische Anforderungen  47

3.2.3.3  Technische Realisierung  48

3.2.3.4  Administration und Verwaltung von Berechtigungen  48

3.2.4  Firewall.  49

3.2.5  Intrusion Detection/Intrusion Response-Systeme.  51

3.2.6  Zusammenfassung.  52

4  Auswertung der Informationsbedarfsanalyse bei der  

METRO  Großhandelsgesellschaft.  54

4.1  Ziel der Auswertung  54

4.2  Allgemeines  55

4.3  Bewertung der Interessengruppen VKL/GL und BL/GF  57

4.4  Bewertung der Interessengruppe VKL/GL  60

4.5  Bewertung der Interessengruppe BL/GF  62

4.6  Verifizierung der These.  63

4.7  Änderungswünsche  65

4.8  Empfehlung für ein bedarfsgerechtes Berichtswesen.  66

5  Fazit  68

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis   

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Darstellung der drei Berichtsarten  

Abbildung  2: Systeme der Berichterstattung  

Abbildung  3: Mangel im Überfluß - Unternehmensinformation.  

Abbildung  4: Theoretisches Optimum des Informationsstandes  

Abbildung  5: Methoden der Informationsbedarfsermittlung.  

Abbildung  6: Schema einer Verschlüsselung  

Abbildung  7: Geltungsbereich des BDSG.  

Abbildung  8: Darstellung unterschiedlicher Rollenzuordnung  

Abbildung  9: Architekturbeispiel einer Firewall.  

Abbildung  10: Informationsflut  

Abbildung  11: Wichtige Kennzahlen  

Abbildung  12: Bewertung der Interessengruppe VKL/GL und BL/GF  

Abbildung  13: Bewertung der Interessengruppe VKL/GL und BL/GF in sortierter  

Reihenfolge   

Abbildung  14: Bewertung der Interessengruppe VKL/GL  

Abbildung  15: Bewertung unter Berücksichtigung des Umbaus  

Abbildung  16: Bewertung der Interessengruppe BL/GF  

Abbildung  17: Die am häufigsten verwendeten Berichte  

Tabellenverzeichnis VII   

Tabellenverzeichnis   

Tabelle 1:  Bewertungskriterien des Produkttests  10

Tabelle 2:  Vor- und Nachteile des Produktes "MIS"  17

Tabelle 3:  Vor- und Nachteile des Produktes "Cognos"  19

Tabelle 4:  Vor- und Nachteile des Produktes "MicroStrategy"  21

Tabelle 5:  Vor- und Nachteile des Produktes "IBM"  23

Tabelle 6:  Phasen eines Interviews  38

Tabelle 7:  Übersicht der Standardberichte bei der METRO  

Gro  ßhandelsgesellschaft  55

Tabelle 8:  Übersicht der TOP 5- sowie der LAST 3-Berichte  66

1.1 Problemstellung

Im Zuge der Internationalisierung und Globalisierung werden die Entwicklungszyklen in der Wirtschaft immer kürzer und die Unternehmen sind gezwungen, auf Veränderungen des Marktes schneller zu reagieren. Die heutigen Märkte sind durch eine hohe Dynamik und einen hart umkämpften, globalen Wettbewerb geprägt. Dadurch wird das Management in Unternehmen vor immer komplexere Entscheidungssituationen gestellt, um s chnell und flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Dies zwingt die Unternehmen dazu, Methoden und Strategien zu entwickeln, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Vor diesem Hintergrund hat die Bedeutung des Bereiches Information und Kommunikation in Unternehmen stark zugenommen. Informationen sind zu einem wichtigen Produktionsfaktor geworden, durch die Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz geschaffen werden können. Unter den genannten Voraussetzungen findet auch der Informations- und Kommunikationsfluß in Unternehmen eine immer größer werdende Bedeutung. Es ist wichtig, daß die einzelnen Unternehmensbereiche sowie deren Mitarbeiter miteinander kommunizieren können.

Für die Informationsversorgung in Unternehmen mit Unternehmensdaten ist das Controlling zuständig. Der Controller hat neben den Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle auch die Aufgabe, der Unternehmensführung alle relevanten Informationen zur Entscheidungsfindung zur Verfügung zu stellen. Das häufig auftretende Problem liegt in einer entscheidungsorientierten Selektion, Verknüpfung und Aufbereitung der Daten, um das Management in ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dabei kommt es weniger auf die Existenz von Informationen an, vielmehr spielt die Verfügbarkeit und die Bereitstellung der richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort eine wesentliche Rolle. Die Entscheidungsqualität von Führungskräften hängt in hohem Maße von der Qualität der Informationen ab.

Das Controlling hat die Möglichkeit, sich entscheidungsunterstützender

Instrumente, wie beispielsweise eines Managementinformationssystems (MIS), zu bedienen. Ein Managementinformationssystem kann mit Hilfe der heutigen Technologie Managemententscheidungen unterstützen, indem sich ein solches System an betriebswirtschaftlichen Problemen und am Informationsbedarf der Anwender orientiert. Ein MIS ist jedoch nicht dafür konzipiert, Führungskonzepte zu ersetzen, sondern dient lediglich zur Unterstützung von Führungsentscheidungen. Eine weitere Aufgabe des Controlling ist das Erstellen von Berichten. Hierbei entsteht bei der METRO Großhandelsgesellschaft ein zusätzliches Problem. An mehreren Stellen im Unternehmen werden Berichte erzeugt. Diese Berichte liegen in Papierform vor und sind nicht-standardisiert. Des weiteren stimmen die Zahlen der einzelnen Berichte nicht überein, da sie sich unterschiedlicher Datenquellen bedienen. Diesen Problemen gilt es entgegenzuwirken, indem Berichte standardisiert mit Hilfe des Intranets zur Verfügung gestellt werden. In vielen Unternehmen gibt es Informations- und Kommunikationsdefizite, die es auch bei der METRO Großhandelsgesellschaft gibt. Diese Defizite wurden durch die „Mitarbeiterbefragung 2000“ bei der METRO Großhandelsgesellschaft aufgedeckt. Aufgrund der Mitarbeiterbefragung wurde ein

Veränderungsbedarfsportfolio erstellt. ¹ Dieses Portfolio zeigt, daß der Bereich Information und Kommunikation (I/K) dem höchsten Veränderungsbedarf aller sonst aufgeführten Bereiche unterliegt. Daraus resultiert, daß die Mitarbeiter sich nicht ausreichend genug informiert fühlen und ebenso den Kommunikationsfluß kritisieren. Des weiteren kann daraus gefolgert werden, daß durch eine Flut von Informationen der Mitarbeiter keine große Chance hat, die für sich relevanten Informationen herauszufiltern. Wichtig im Bereich Kommunikation sind die Inhalte, die übermittelt werden sollen. Die Informationen müssen so strukturiert und aufbereitet zur Verfügung gestellt werden, daß der Empfänger sie zielgruppengerecht erhält. Um den B ereich Information und Kommunikation kümmert sich im Moment die METRO Großhandelsgesellschaft intensiv, damit die aufgeführten Probleme reduziert werden.

Die METRO Großhandelsgesellschaft hat unter diesem Aspekt das Projekt „Intranet“ ins Leben gerufen. Ein Intranet ist ein firmeninternes Netz, das auf der

¹ Siehe Anlage „Veränderungsbedarfsportfolio“

Technologie des Internet aufbaut, um unternehmensbezogene Informationen zu verbreiten und außerdem komplexe Kommunikationsbeziehungen optimal zu unterstützen. Das Medium Intranet wird als Chance angesehen, den aufgeführten Problemen entgegenzuwirken, indem unter anderem gemeinsame Wege zwischen Kommunikationsinseln geschaffen werden können. Des weiteren ist es mit Hilfe eines Intranets möglich, alle Mitarbeiter zielgruppengerecht zu erreichen, indem Informationen und Kommunikationswege in einer klaren Struktur definiert sind.

Wenn ein Unternehmen eine solche Maßnahme ergreift, kann es in der Regel auf zwei Arten verfahren: zum einen kann das Unternehmen eine Lösung vorgeben und diese dann zum Einsatz bringen. Bei der anderen Variante arbeitet das Unternehmen mit den Mitarbeitern zusammen, indem über eine mögliche Lösung diskutiert wird. Die METRO Großhandelsgesellschaft hat sich für die zweite Alternative entschieden und einen „Initialisierungsworkshop Intranet“ gegründet. Ziel des Projektes „Intranet“ ist die Schaffung einer zentralen Informations-, Kommunikations-, Lern- und Arbeitsplattform für die Mitarbeiter der METRO Großhandelsgesellschaft in der Zentrale und den Großmärkten. Während des Initialisierungsworkshops wurden vier Gruppen gebildet, um die verschiedenen Bedarfe zu ermitteln. Die Gruppen wurden so eingeteilt, daß jeweils ein Fachvertreter seinen Bereich vertritt und zusätzlich aus den drei anderen Gruppen Mitglieder diesem Bereich zugeordnet sind. Auf diese Weise wird gewährleistet, daß die gesammelten Inhalte aus unterschiedlichen Perspektiven diskutiert werden.

1.2 Eingrenzung des Themas

Aufgrund der Komplexität des Themas Information und Kommunikation wird sich die folgende Arbeit auf den Bereich Berichtswesen konzentrieren. Das Controlling stellt parallel zu dem Projekt Intranet Überlegungen an, wie ein Berichtswesen im Intranet dargestellt werden könnte. Dazu ist es notwendig, auf Managementinformationssysteme einzugehen, weil mit Hilfe dieses Intrumentes das Berichtswesen dargestellt werden soll. Ziel der Arbeit ist die Erstellung eines Konzeptes zur standardisierten Informationsaufbereitung im Intranet. Es wird eine Empfehlung für ein

bedarfsgerechtes Berichtswesen unter Berücksichtigung verschiedener Informationsbedarfe der Nutzer bei der METRO Großhandelsgesellschaft ausgearbeitet.

Durch die Einbeziehung eines Berechtigungskonzeptes sollen die Anwender zielgruppengerecht erreicht werden. Auf diese Weise wird auch einer Informationsflut entgegengewirkt.

1.3 Vorgehensweise

Zu Beginn der Arbeit wird sich mit einem Konzept zur Gestaltung eines

bedarfsgerechten Berichtswesens am Beispiel der METRO

Großhandelsgesellschaft auseinandergesetzt. Mit Hilfe eines

Managementinformationssystems (MIS) wird das Berichtswesen zukünftig über das Medium Intranet dargestellt.

Durch die Existenz einer Vielzahl von Begriffen für den Bereich der Managementunterstützungssysteme ist es notwendig, die einzelnen Begriffe voneinandern abzugrenzen. In einem weiteren S chritt wird das bestehende Managementinformationssystem bei der METRO Großhandlesgesellschaft beschrieben. Da das Unternehmen die Einführung eines neuen MIS -Produktes plant, müssen dafür in Frage kommende Tools evaluiert werden. Eine solche Evaluation ist Bestandteil des Konzeptes, bei der einerseits Anforderungen an solche Tools definiert werden, andererseits die Testphase bei der METRO Großhandelsgesellschaft geschildert wird.

Um ein bedarfsgerechtes Berichtswesen empfehlen zu können, müssen die Informationsbedarfe der einzelnen Anwender aufgedeckt werden. Dies geschieht in den häufigsten Fällen mittels einer Informationsbedarfsanalyse. Es werden dazu einige Methoden beschrieben, wie sich eine Informationsbedarfsanalyse durchführen läßt. Da diese Analyse am Beispiel des Berichtswesens bei der METRO Großhandelsgesellschaft durchgeführt wird, wird deshalb das Berichtswesen definiert. Des weiteren werden Möglichkeiten der Darstellung des Berichtswesens im Intranet aufgezeigt.

In dem zweiten Hauptpunkt der Arbeit werden grundlegende Voraussetzungen zur Implementierung eines Managementinformationssystems im Intranet beschrieben. Auf der einen Seite müssen dafür infrastrukturelle Voraussetzungen beachtet

werden, auf der anderen Seite ist ein Sicherheitskonzept eine unverzichtbare Voraussetzung, da es sich im Nachhinein nur schwer in ein System einbauen läßt. Bestandteile des Sicherheitskonzeptes sind Datensicherheit, Datenschutz, Berechtigungskonzept sowie der Schutz gegen unberechtigte Zugriffe von außen. Der nächste Hauptpunkt dieser Arbeit wertet die Ergebnisse der Informationsanalyse bei der METRO Großhandelsgesellschaft aus. Auf dieser Auswertung liegt der Schwerpunkt der Arbeit. Mit Hilfe dieser Ergebnisse läßt sich eine Empfehlung für ein bedarfsgerechtes Berichtswesen herleiten. Dazu wurden insgesamt 10 Führungskräfte aus den Bereichen Verkaufsleitung/Geschäftsleitung sowie Bereichsleitung/Geschäftsführung interviewt. Die Arbeit endet mit einem Fazit, das rückblickend die Erkenntnisse dieser Arbeit zusammenfaßt.

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 6

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

2.1 Begriffliche Erläuterungen von

Managementunterstützungssystemen

In den sechziger Jahren wurde in den USA mit der Entwicklung von Managementinformationssystemen begonnen. „ Managementinformationssysteme sind rechnergestützte Informationssysteme, die das gesamte Unternehmen mit allen anfallenden Daten abbilden, um so die umfassende

¹ Informationsversorgung aller Führungsebenen sicherzustellen.“ In den siebziger Jahren scheiterten diese Systeme wegen Kapazitätsproblemen, fehlender Benutzerfreundlichkeit, schlechter Performance und fehlender Flexibilität

² in Bezug auf ändernde Informationsbedürfnisse. Seit Anfang der siebziger Jahre werden Entscheidungsunterstützungssysteme (EUS) entwickelt, die im Englischen als „Decision Support Systems“ (DSS) bezeichnet werden. „Als

Entscheidungsunterstützungssysteme werden interaktive rechnergestützte

Systeme bezeichnet, die Entscheidungsträger in schlechtstrukturierten oder

³ Diese Systeme sind nicht unstrukturierten Entscheidungssituationen unterstützen.“ für alle Managementebenen, sondern vor allem für die mittlere Führungsebene konzipiert. Ziel der Entscheidungsunterstützungssysteme soll die Unterstützung der Entscheidungsfindung sein.

Seit den letzten Jahren werden Führungsinformationssysteme (FIS) konzipiert, die im englischen Sprachgebrauch „Executive Information System“ (EIS) genannt

⁴ „Ein Führungsinformationssystem ist ein computergestütztes Instrument, werden.

das Führungskräfte schnell, übersichtlich und bereichsübergreifend mit den

¹ Bea, F./Haas, J. (1997), S. 329

² Vgl. Mayer, J. (1999), S. 66

³ Struckmeier, H. (1997), S. 12

⁴ Vgl. Hansen, H. (1996), S. 285

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 7

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

relevanten internen und externen Informationen versorgt und dabei sowohl das aktuelle Tagesgeschehen als auch langfristige strategische Planung

¹ Führungsinformationssysteme sind vorwiegend für die obere berücksichtigt.“ Managementebene entwickelt.

In der heutigen Zeit existiert eine Vielzahl verschiedener Begriffe für den Bereich der Managementunterstützungssysteme. Einzelne Begriffe werden synonym,

² In dieser andere werden für Systeme mit ganz anderen Eigenschaften verwendet. Arbeit wird nur noch der Begriff Managementinformationssystem (MIS) gebraucht und steht für ein managementunterstützendes Computersystem, das allerdings nicht mit dem Begriff aus den sechziger Jahren zu verwechseln ist.

2.2 Das Executive Information System (EIS) der METRO

Großhandelsgesellschaft

Die Ausgangssituation bei der METRO Großhandelsgesellschaft ist die, daß vor einigen Jahren die Holding in der Schweiz gesammelte Daten aller Vertriebslinien aus allen Ländern in einem System zur Verfügung haben wollte. Die Forderung an ein solches System war, daß es in mehreren Sprachen anwendbar ist. Das Unternehmen hat sich damals für das Tool „Express“ der Firma Oracle entschieden, mit dem ein Executiv Informations System (EIS) aufgebaut wurde. ³ Mit Hilfe dieser Express-Datenbank können Daten der letzten neun Jahre verfügbar gemacht werden. Weitere Vorteile dieses Systems sind die, daß alle Standardberichte erstellt werden können und Express sehr flexibel ist. Flexibel in der Form, daß Standardberichte durch zusätzliche Tabellen beliebig veränderbar sind. Außerdem können bei Express Formeln hinterlegt werden, so daß, ähnlich wie bei Excel, Rechenoperationen aus verschiedenen Tabellen durchgeführt werden können.

Dieses EIS bedient sich der Daten aus dem Data Warehouse und speist sie in seine eigene Datenbank ein. Ein Data Warehouse ist eine Sammlung aller entscheidungsrelevanter Daten eines Unternehmens und dient zu speziellen

¹ Struckmeier, H. (1997), S. 14

² Vgl. Kemper, H. (1999), S. 37

³ Dieser Abschnitt bezieht sich auf ein Gespräch mit Hrn. M. Vosen, Abteilung „Controlling Großhandel“

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 8

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

Aufbereitungen von Informationen, um Managemententscheidungen zu erleichtern. Die Datenbank von Express ist mehrdimensional, was bedeutet, daß auf einfache Art und Weise die Sicht auf die Daten, bspw. durch Drehung der Achsen, geändert werden kann. Dies ist bei Data Warehouse oder anderen Systemen nicht immer gegeben. Hauptbestandteile der Express-Datenbank sind die Parameter Dimensionen, Variable, Programme, Formeln und Relationen, mit denen Berichte generiert werden.

Express hat einige Nachteile, die neuere Tools nicht mehr haben. Nachteile sind beispielsweise, daß sich das Dialogfenster genau so wenig verändern läßt wie die Schriftgröße und die Schriftart. Ein weiteres großes Handicap ist das Vermailen von Berichten, das bei Express nicht möglich ist. Die Berichte können nur ausgedruckt werden. Hierbei entsteht allerdings ein weiteres Problem: Express läuft auf DOS-Ebene ab und kennt die Druckertreiber von Windows nicht. Drucken ist nur in dem Moment möglich, in dem der Bericht generiert wird. METRO sucht derzeit ein Managementinformationssystems-Tool, das über die bisher aufgeführten Funktionen verfügt. Der Grund dafür ist die veraltete Technologie des bisherigen Systems, die ebenso wenig benutzerfreundlich ist. Das neue Tool, das im Moment gesucht wird, sollte mindestens die gleiche Flexibilität haben wie das jetzige EIS von Oracle. Ziel dieses neuen Tools soll es sein, einen Bericht zu definieren, den die zur Berechtigungsgruppe gehörenden Mitarbeiter im Vertrieb über das Medium Intranet abrufen können.

2.3 Anforderungen an ein Managementinformationssystem Ein Managementinformationssystem hat die Führungskräfte mit

entscheidungsrelevanten Informationen zu bedienen. Diese Informationen müssen möglichst schnell aus der Flut aller Informationen auffindbar sein. Für diese Voraussetzungen werden folgende Anforderungen an ein

Managementinformationssystem gestellt:

• Alle wesentlichen Informationen

• Mit richtigem Inhalt

• Klar strukturiert

• Entsprechend verdichtet

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 9

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

• Übersichtlich dargestellt

• Nicht widersprüchlich und

• Zeitgerecht zur Verfügung gestellt werden. 1

Diese Voraussetzungen sind ergänzend zu den Forderungen des bestehenden EIS bei der METRO Großhandelsgesellschaft anzusehen.

2.4 Evaluation von Tools für Managementinformationssysteme

2.4.1 Vorbereitung der Evaluation

Evaluation bedeutet ganz allgemein „Bewertung“. Im Duden finden sich die Synonyme „Bewertung, Bestimmung des Wertes“, „Beurteilung“ und „Auswertung“. Eine Evaluation ist ein Instrument, mit dem geprüft wird, ob zu untersuchende Zustände einem gewünschten Status entsprechen und ob bestimmte Handlungen zu den gewünschten Zielen führen. Die Evaluatoren definieren die zu erreichenden

² Ziele.

Allen am Produkttest beteiligten Softwareanbietern wurde im Vorfeld zur Evaluation von Managementinformationssystem-Tools ein Vordruck

„Kriterienkatalog Frontend-Toolauswahl“ überreicht. ¹ Dieser Kriterienkatalog wurde von zwei Mitarbeitern der METRO Gruppeninformatik GmbH (MGI) erstellt, die zu dem Entscheidungsteam der Frontend-Tools angehören. Die Daten der Softwareanbieter sind für die Evaluation der Tools sehr wichtig, weil diese Anforderungen eine wesentliche Voraussetzung für die Entscheidung eines solchen Produktes darstellt.

Der Kriterienkatalog wurde an die Anbieter MIS, Cognos, MicroStrategy und IBM verteilt, da diese zu der engeren Auswahl von Managementinformationssystem-Tools gehören. Die Anbieter werden nach 20 Kriterien beurteilt, die unterschiedliche Anforderungsbereiche abdecken.

¹ Vgl. Steinmüller, P./Erbslöh, D./Heyd, R. (2000), S. 284

² Vgl. Schomann, T. in www.uni-leipzig.de/~eval/leva1.htm vom 14.02.01

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 10

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

Der erste Kriterienpunkt beschäftigt sich mit verschiedenen Fragen über das Unternehmen. Es werden Angaben über einen Ansprechpartner und dessen Adresse sowie Angaben über die Anzahl der Mitarbeiter, den Umsatz, die erwarteten Wachstumsraten, den Support und die Anzahl der Kunden verlangt. Das zweite Kriterium befaßt sich mit Produkten der Softwareanbieter. D ie einzelnen Produkte, die in einem Managementinformationssystem verwendet werden, sollen aufgelistet und beschrieben werden. Es handelt sich insbesondere um einzusetzende Datenbanken sowie mögliche Anwenderwerkzeuge zur Datenanalyse. Außerdem werden Angaben zur aktuellen und folgenden Version (Release) gewünscht.

Ein weiterer Punkt setzt sich mit Fragen über Produktkomponenten sowie deren Applikationen auseinander. Es handelt sich dabei um die Integrationsfähigkeit und die Kompatibilität verschiedener Werkzeuge wie z.B. zur Datenanalyse, zur

¹ siehe Anlage „Produkttest“

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 11

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

Visualisierung von Daten, zum Customizing der Benutzeroberfläche und zur Planung. Es wird explizit nach vorgefertigten Berichtskomponenten und vordefinierten Analysen sowie nach der Softwarearchitektur gefragt. Des weiteren wird auf die Möglichkeit einer Web-Portal-Unterstützung eingegangen, die unabdingbar für die Intranetfähigkeit ist.

Im vierten Punkt des Kriterienkataloges wird die technische Basis angesprochen. Dieser Punkt handelt Angaben über Client Betriebssysteme (z.B. Windows 98), strategische Serverplattformen und Skalierbarkeiten ab. Die nächsten Angaben der Softwarehersteller betreffen das Thema Hardwarebedarf. Von den Anbietern werden die Voraussetzungen der Hardware, insbesondere die Größe des Arbeitsspeichers, genannt, die bei der Implementierung und des Einsatzes eines Managementinformationssystems zu beachten sind.

Das Thema Schnittstellen zu anderen Systemen wird in einem weiteren Punkt angesprochen. Hier ist gemeint, ob und wie Daten anderer Systeme, bspw. des betriebswirtschaftlichen Systems SAP, in ein Managementinformationsystem übertragen werden können.

Der siebte Bewertungspunkt des Anforderungskataloges beschäftigt sich mit Fragen über ein multidimensionales Datenbankkonzept. Dieser Bereich ist für die Evaluation der Managementinformationssystem-Tools ein sehr wesentlicher, denn der Einsatz multidimensionaler Datenbanken wirkt sich erheblich auf die Performance einer Datenabfrage aus. Deshalb werden bei diesem Punkt zahlreiche Unterpunkte angesprochen. Die Softwareanbieter bekommen Fragen über ein Speicherkonzept multidimensionaler Datenstrukturen und deren Aktualisierungsmöglichkeiten gestellt. Ferner wird das Verhältnis des Datenvolumens bei relationaler und multidimensionaler Speicherung sowie die Fähigkeit, auf das

Datenhaltungssystem schreibend zuzugreifen, abgefragt. Die nächsten gewünschten Informationen gehen auf das Laden einer multidimensionalen Struktur, auf die maximale Anzahl multidimensionaler Würfel (Cubes) in einer Datenbank wie auch auf die höchstmögliche Anzahl der Dimensionen in einem multidimensionalen Würfel ein. Die Anbieter werden nach Analysemöglichkeiten

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 12

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

durch einen zeitgleichen Zugriff auf mehrere multidimensionale Cubes und zusätzlich nach der Würfel-Administration gefragt. Ergänzend werden Angaben über Schnittstellen zu Quellsystemen sowie das Management großer Würfel verlangt. Die Layoutfunktionalität wird in einem weiteren Abschnitt des

Anforderungskataloges abgehandelt. An dieser Stelle drehen sich die gewünschten Angaben um die Benutzerfreundlichkeit des Layouts von Berichten. Die Fragen zielen darauf ab, ob und wie sich Berichte verändern lassen und ob Berechnungen durchgeführt werden können.

Der neunte Punkt beschäftigt sich mit der Analysefunktionalität von Managementinformationssystemen. Angaben über mögliche integrierte Funktionen, flexible Dimensionsverdrillung und Slicing-Funktionalitäten werden erwünscht.

Der zehnte Abschnitt ”Sonstige Funktionalitäten” handelt all jene Funktionalitäten ab, die nicht direkt zu einem der sonst aufgeführten Abschnitte passen. Es geht z.B. um ein zeit- und ereignisgesteuertes Versenden von Berichten per Mail und um Schnittstellen zu MS-Office-Produkten wie Excel oder Access. Noch näher wird auf den Datenexport zu diesen Produkten eingegangen. Bei dem nächsten Punkt ist die Frage, ob das zu evaluierende MIS -Produktes web-fähig ist. Dies ist eine Grundvoraussetzung bei der Auswahl eines solchen Tools, denn das Tool soll ausschließlich über das Intranet bei der METRO Großhandelsgesellschaft eingesetzt werden. An dieser Stelle wird auf die Darstellungsart genauer eingegangen.

Der zwölfte Bewertungspunkt beschäftigt sich mit dem Thema Administration. Hier wird geklärt, ob z.B. Berichte, Analysen oder Dokumente per Mail verschickt werden können und ob die Administration aller Server von einem Rechner gesteuert wird.

Ein weiterer Abschnitt behandelt den Bereich der Sicherheit, der auch Security genannt wird. Security ist vor allem innerhalb des Datenaustausches unverzichtbar, denn nicht alle Informationen sind für jeden bestimmt oder zur Ansicht vorgesehen. Demzufolge werden die Softwareanbieter unter anderem gefragt, ob sie ein

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 13

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

Gruppenkonzept anbieten und ob das Tool eine Vergabe von User-Berechtigungen unterstützt.

Das Thema Metadaten wird in einem nächsten Punkt abgehandelt. Es wird einerseits näher auf die Konzeption und die Speicherung von Metadaten eingegangen und andererseits auf die Unterstützung des Tools bei Names- oder Berechtigungsänderungen sowie auf eine automatisch generierte Dokumentation von Metadaten.

In einem weiteren Schritt werden die Anbieter nach Entwicklungswerkzeugen und Entwicklungsprozessen gefragt. An dieser Stelle werden Angaben über die Integrationsfähigkeit mit Entwicklungswerkzeugen zum Customizing von Benutzeroberflächen verlangt. Customizing bedeutet in diesem Sinne das Anpassen der Benutzeroberfläche an individuelle Wünsche der Endanwender. Der nächste Abschnitt in dem Anforderungskatalog geht näher auf die Performance der Managementinformationssystem-Tools ein. Die gewünschten Informationen handeln sich um das Antwortzeitverhalten bei Prognoserechnungen (Forecasting), um Beschränkungsmöglichkeiten und Ladegeschwindigkeit der Würfel sowie um eine maximale Anzahl von ”Concurrent Usern”. Das sind User, die zur gleichen Zeit auf eine Datenbank zugreifen.

Unter ”Sonstiges” fallen alle Punkte, die bisher nicht in dem Anforderungskatalog aufgelistet wurden. Diese Unterfragen beziehen sich auf technische Möglichkeiten und Restriktionen.

Der nächste Abschnitt befaßt sich mit einer Befragung von Endanwendern. Die Softwareanbieter sollen an dieser Stelle unter anderem Angaben über die Zielgruppe des zu evaluierenden Tools machen.

Die vorletzte Frage des Anforderungskataloges zielt auf mögliche Referenzen der Hersteller ab. Hierbei verlangen die Evaluatoren Detailinformationen zu Referenzkunden sowie Referenzen mit großen Datenvolumina, sog. Teradata. Der letzte Abschnitt beschäftigt sich mit den Preisen, die die Softwareanbieter für ihre Produkte und ihre Consultingleistungen verlangen.

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 14

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

2.4.2 Testphase

Die bei der METRO Großhandelsgesellschaft in die engere Auswahl aufgenommenen Produkte werden von den Herstellern MIS, Cognos, MicroStrategy und IBM angeboten. Diesen Herstellern wurden zwei zu bearbeitende Problemstellungen genannt, die sie innerhalb einer einwöchigen Testphase durchzuführen hatten:

1. Werbeerfolgskontrolle

2. EVA-Warengruppenrechnung

Die eine Problemstellung ist eine Werbeerfolgskontrolle, die andere eine EVA-Warengruppenrechnung. EVA ist die Abkürzung für „Economic Value Added“, mit dem sich die wirtschaftliche Wertschöpfung eines Warengruppensegmentes ermitteln läßt.

Eine Werbeerfolgskontrolle eignet sich bestens zur Überprüfung der Leistungsfähigkeit von Tools, da eine Analyse großer Datenmengen im Mittelpunkt steht. Zum anderen eignet sie sich sehr gut für datenanalytische Fragestellungen, die von der Mehrzahl der jetzigen Data Warehouse-Anwender bearbeitet werden. Das Augenmerk dieser Problemstellung liegt insbesondere in der Benutzerfreundlichkeit für unterschiedliche Nutzerklassen und der technischen Skalierbarkeit großer Datenmengen.

Die andere Problemstellung einer EVA-Warengruppenberechnung ist ein derzeit aktuelles Controllingprojekt, für das eine Lösung gesucht wird. Dies ist eine spezielle Anwendung, die zwar nur wenige (Power-)User gebrauchen, doch hinsichtlich dieser konkreten Aufgabenstellung kann die analytische Leistungsfähigkeit sowie die fachliche Skalierbarkeit überprüft werden. Der Produkttest der einzelnen Tools soll über folgende Punkte Aufschluß geben:

• Bedienkomfort unterschiedlicher Benutzergruppen, wie z.B. Poweruser und

Endanwender

• Analytische Leistungsfähigkeit der Tools

• Technische und fachliche Skalierbarkeit der Tools

• Entwicklungstechnische Reife der Tools

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 15

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

• Integrationsfähigkeit der Produkte in existierende DV - Strukturen

• „Value Added Service“, d.h. die Consultingleistung der Hersteller

Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Auswertung des Produkttests „Datenhaltung und Datenpräsentation“ bei der METRO Großhandelsgesellschaft.

2.4.2.1 Produkt „MIS“

Der Hersteller MIS ¹ ist ein regional operierender Softwareanbieter, der sich auf die Themengebiete Finanzplanung, Finanzkonsolidierung und

Unternehmenssteuerung konzentriert. MIS ist seit etwa 20 Jahren auf dem Markt und hat sich in dieser Zeit kontinuierlich vergrößert. Dieser Softwareanbieter hat für die Problemstellung der Werbeerfolgskontrolle keine eigene Lösung für ein großes Datenvolumen vorgestellt. MIS schlägt die Verwendung einer Microsoft-Lösung vor, die allerdings während der Datenpräsentation bei der METRO Großhandelsgesellschaft nicht vorgeführt werden konnte. Die andere Problemstellung „EVA-Warengruppenrechnung“ wurde von dem Hersteller MIS mit Hilfe eines kleineren Datenvolumens vorgestellt. Hierbei bleibt die Frage offen, bis zu welchem Datenvolumen die Datenbank von MIS eingesetzt werden kann.

Der Bedienkomfort von MIS ist so ausgerichtet, daß er im wesentlichen nur für Poweruser geeignet ist. Einem Poweruser stehen alle Zugriffsrechte im Data Warehouse offen. Für Endanwender ist die Benutzerfreundlichkeit nicht so hoch, da die Anwendungen teilweise zu kompliziert und ohne Schulungen nicht zu bedienen sind. Dagegen ist die Einstiegsbarriere für dieses Produkt niedrig, weil die Grundlage der Benutzeroberfläche MS-Excel ist. Die Mehrzahl der Benutzer arbeitet im Moment hauptsächlich mit Excel, so daß die Umstellung auf ein neues Produkt nicht groß ist.

MIS bietet umfangreiche analytische Funktionalitäten, die überwiegend für Finanz-und Controlling-Anwendungen geeignet sind. Alle Funktionalitäten, die MS-Excel bietet, können bei diesem Produkt zur Datenanalyse eingesetzt werden. Des weiteren verfügt MIS über eine integrierte Script-Sprache, die zur Umsetzung von

¹ www.mis.de

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 16

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

Regeln in der Datenbank benötigt wird. Ein weiterer Vorteil dieses Tools ist die in das Produkt integrierte Datenbank. Alle Berechnungen können “realtime” ausgeführt werden, d.h. erst dann, wenn Daten abgefragt werden, führt die Datenbank die Berechnung durch. Dadurch entsteht eine hohe Flexibilität, da keine Datensätze physisch gespeichert werden. Diese Situation betrifft jedoch nur kleine Datensätze, da Realtime-Berechnungen bei großen Datensätzen zu zeitintensiv sind.

Das zu bewertende Kriterium “Technische und fachliche Skalierbarkeit” wird seitens MIS zu vage gezeigt. Das Tool ist nur für sehr kleine Datensätze geeignet, was der Produkttest bei der METRO Großhandelsgesellschaft gezeigt hat. Praktische Grenzen der technischen Skalierbarkeit wurde in der Testphase nicht vorgeführt. Fachlich sind die Produkte des Herstellers MIS vorwiegend für die Finanzplanung sowie das Controlling geeignet.

Die entwicklungstechnische Reife des Produktes wurde als nächster Punkt getestet. Die mulitdimensionale Datenbank des Produktes MIS ist ein ausgereiftes System, das bereits in mehreren Projekten ohne Probleme eingesetzt wurde. Das vorgestellte Frontend-Tool “OnVision” ist neu entwickelt und in der Praxis wenig erprobt. Bei dem Hersteller MIS besteht bei Verwendung der bisher eingesetzten Produkte ein geringes Implementierungsrisiko, ein hohes besteht jedoch bei dem Produkt “OnVision”. Implementierungsrisiko bedeutet in diesem Zusammenhang die Wahrscheinlichkeit, daß die Produktivität nicht den genannten Herstellerangaben entspricht.

Bei der Integrationsfähigkeit des Produktes MIS in die bestehende DV-Infrastruktur besteht ein mittlerer bis hoher Aufwand. Dies liegt unter anderem daran, daß bei der Einführung von MIS ein multidimensionales Datenmodell zu erstellen ist.

Der Hersteller bietet eine gute Produktunterstützung an. Die Testphase bei der METRO Großhandelsgesellschaft hat gezeigt, daß der Schwerpunkt der Beratung im direkten Produktumfeld liegt.

Grundlagen und Methoden zur Gestaltung eines 17

bedarfsgerechten Berichtswesen im Intranet am Beispiel der METRO Großhandelsgesellschaft

2.4.2.2 Produkt „Cognos“

Cognos ¹ ist ein derzeit führender Anbieter auf dem Weltmarkt von Softwareprodukten zur multidimensionalen Datenanalyse. Sein Marktanteil beläuft sich gegenwärtig auf etwa 15% und ist seit den letzten 30 Jahren, in denen der Hersteller auf dem Markt tätig ist, stetig gewachsen. Cognos hat die Problemstellung Werbeerfolgskontrolle auf zwei mögliche Arten gelöst. Der erste Lösungsansatz benutzt die Produkte „Impromptu“ und „PowerPlay“ im Zusammenspiel. Mit dem Werkzeug „PowerPlay“ werden aggregierte Daten in einem multidimensionalen Datenwürfel zur Analyse bereitgestellt. Sollen die aggregierten Daten detaillierter dargestellt werden, so muß mit Hilfe von „Impromptu“ auf eine relationale Datenbank zugegriffen werden. Diese bei der METRO Großhandelsgesellschaft vorgestellte Lösung ist für eine Werbeerfolgskontrolle in der Praxis unbrauchbar, da der Detaillierungsgrad der in dem „PowerPlay“-Würfel geladenen Daten nicht für qualitativ hochwertig betriebswirtschaftliche Fragestellungen ausreicht. Die Alternativlösung der Werbeerfolgskontrolle setzt die multidimensionale Datenbank „PowerPlay“ in Verbindung mit einem Online-Zugriff auf eine relationale Datenbank ein, um aggregierte Daten nach dem Laden in den Würfel performant analysieren zu können. Aber auch diese Lösung ist für große Datenmengen problematisch, da das Laden des multidimensionalen Würfels sehr zeitaufwendig ist.

¹ www.cognos.de

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Cognos hat für die zweite Problemstellung einer EVA-Warengruppen-berechnung einen Lösungsansatz präsentiert, der jedoch hinsichtlich der praktischen Durchführung viele Fragen offen läßt. In einem Zeitraum von 3 Jahren wird bei diesem Szenario die seitens des Herstellers empfohlene praktische Grenze der zu ladenden Datensätze bei der METRO Großhandelsgesellschaft überschritten. Dieser Lösungsansatz ist allerdings für ein einfaches Anzeigen und Vergleichen von Daten sehr gut möglich.

Das Produkt Cognos ist im wesentlichen für Poweruser und für Endanwender gleichermaßen verwendbar. Das Werkzeug „PowerPlay“ bietet einerseits einen hohen Bedienkomfort für multidimensionale Analysen und andererseits ein niedriges Antwortzeitverhalten.

Die analytische Leistungsfähigkeit von Cognos ist vor allem für das Anzeigen und Präsentieren von Daten geeignet, nicht geeignet ist diese Software für interaktive Szenarien, wie z.B. das Ändern von Datensätzen.

Hinsichtlich der fachlichen Skalierbarkeit gibt es weder bei „Impromptu“ noch bei „PowerPlay“, außer der oben aufgeführten Begrenzung der Interaktivität, keine Einschränkungen. Bei dem Produkt „PowerPlay“ müssen keine Restriktionen bezüglich bestimmter Fachbereiche beachtet werden. Die Grenzen der technischen Skalierbarkeit liegen in der Verwendung kleiner bis mittlerer Datenvolumina.

Das nächste zu bewertende Kriterium des Anforderungskataloges beschreibt die entwicklungstechnische Reife des Produktes Cognos. Bei diesem Softwareanbieter besteht ein geringes Implementierungsrisiko, da die Produkte „PowerPlay“ und „Impromptu“ in vielen Projekten langjährig erprobt wurden. Andere Produkte von Cognos sind relativ neu und in der Praxis wenig erprobt. Sollten bei der METRO Großhandelsgesellschaft diese implementiert werden, so muß mit Problemen bei den neueren und wenig erprobten Produkten gerechnet werden.

Im Zusammenhang mit der Integrationsfähigkeit des Produktes in die bestehende DV-Infrastruktur entsteht ein hoher Aufwand. Das Hauptprodukt „PowerPlay“ von Cognos erfordert ein auf dieses Produkt abgestimmtes multidimensionales Datenmodell.

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Cognos bietet eine umfassende Produktunterstützung an. Diese Consulting-Leistungen beziehen sich auf das direkte Produktumfeld, wie z.B. Schulungen und Machbarkeitsstudien. Realisierungsarbeiten sind allerdings von der METRO Großhandelsgesellschaft selber durchzuführen.

2.4.2.3 Produkt „MicroStrategy“

Der Softwareanbieter MicroStrategy ¹ ist der weltweit führende Anbieter von Produkten zur Datenanalyse auf relationalen Datenbanken. Er ist seit etwa zehn Jahren auf dem Markt und hat sich während dieser Zeit stetig vergrößert. In der letzten Zeit schreibt MicroStrategy jedoch Verluste im operativen Geschäft und hat dadurch Mitarbeiter rationalisieren müssen.

Für die Thematik einer Werbeerfolgskontrolle hat MicroStrategy den Evaluatoren der METRO Großhandelsgesellschaft einen funktionsfähigen Lösungsansatz präsentiert, indem sie unter anderem einige vordefinierte Berichte zur Datenanalyse erstellt haben. Der vorgestellte Lösungsansatz reicht ebenso für die Analysebelange von Powerusern aus. Die andere Problemstellung einer EVA-Warengruppenberechnung hat MicroStrategy in der Art gelöst, daß interaktive Szenarien umgesetzt werden können. Die reinen Berichtsanforderungen dieser Problemstellung lassen sich mit MicroStrategy umsetzen. Der Bedienkomfort des Produktes MicroStrategy ist hauptsächlich für Poweruser geeignet, die über ein Grundverständnis für relationale Datenbanken verfügen.

¹ www.microstrategy.de

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MicroStrategy bietet seinen Anwendern umfangreiche analytische

Funktionalitäten, deren Schwerpunkte sich überwiegend auf die Bereiche Statistik, Ranking und Finanzanalyse konzentrieren. Dieses Softwareprodukt ist vor allem für Auswertungen großer Datenbestände geeignet, bei denen nicht direkt auf das Antwortzeitverhalten geachtet wird. Abfragen auf relationale Datenbanken dauern in der Regel länger als Abfragen auf multidimensionale Datenbanken. MicroStrategy ist allerdings nicht für interaktive Szenarien verwendbar. Als nächstes Kriterium wird die technische und fachliche Skalierbarkeit von MicroStrategy bewertet. Der Hersteller verwendet den Einsatz von Metadaten, mit deren Hilfe eine multidimensionale Datenanalyse direkt auf einer relationalen Datenbank ausgeführt werden kann. Metadaten sind ein Teilbereich eines Data Warehouses, die dessen Informationsstruktur beschreiben. ¹ Metadaten machen Angaben über die Quelle, Lage und Bedeutung weiterer Daten. ² Bezüglich des Datenvolumens gibt es mit dieser Lösung keine Beschränkungen. In fachlicher Hinsicht kann MicroStrategy einerseits Analysen mit großen Datenmengen durchführen und andererseits spezielle Anwendungen, wie z.B. Controlling-Rechnungen, realisieren. Spezielle Berechnungen verlangen allerdings einen höheren Aufwand und sind komplizierter durchzuführen als ein für diese Belange ausgerichtetes Werkzeug.

Die entwicklungstechnische Reife von MicroStrategy wurde in dem Produktvergleich als nächstes getestet. Die vorgestellte Version des Herstellers ist seit Mitte 2000 auf dem Markt und somit neuwertig. Es besteht ein mittleres bis hohes Implementierungsrisiko, da bei der Nutzung neuer Produkte mit Problemen zu rechnen ist.

Dagegen besteht ein geringer bis mittlerer Aufwand für die Integration des Produktes in die bestehende DV-Infrastruktur. Die METRO

Großhandelsgesellschaft verwendet bereits Produkte des H erstellers MicroStrategy, so daß die existierende DV-Infrastruktur schon auf MicroStrategy ausgerichtet ist.

¹ Vgl. Anahory, S./Murray, D. (1997), S. 68

² Vgl. Anahory, S./Murray, D. (1997), S. 399