Textverarbeitung mit Word  2007

Inhaltsverzeichnis

  Textverarbeitung mit Word 2007.  1

  Inhaltsverzeichnis.  1

  Vorwort.  5

  Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung.  7

  Inhaltsverzeichnis.  7

1.  Vorbemerkungen.  8

2.  Was ist ein Textprogramm - Wie wird damit gearbeitet?  8

3.  Arbeiten mit Tastatur und Maus.  9

4.  Schriftarten (Schriftfamilien)  12

5.  Das Textprogramm Microsoft Word 2007.  14

5.1  Starten und Beenden von Word  14

5.2  Die Benutzeroberfläche  15

5.2.1  Die Office-Schaltfläche.  16

5.2.2  Die Schnellzugriffsleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff)  16

5.2.3  Die Multifunktionsleiste (Ribbon Band)  17

5.2.4  Die Minisymbolleiste  20

5.2.5  Die Statusleiste  20

6.  Texte schreiben und bearbeiten  21

Anhang 1:  Tastaturkombinationen.  22

Anhang 2:  Begriffserklärungen  24

Anhang 3:  Übungstext  26

  Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen  27

Inhaltsverzeichnis.   27

1.  Vorbemerkung.  28

2.  Text eingeben und formatieren.  29

2.1  Zeichenformatierung  29

2.2  Absatzformatierung.  33

2.3  Aufzählungen/Nummerierungen  36

2.4  Einsatz von Tabulatoren.  39

3.  Arbeiten mit der Zwischenablage.  41

4.  Suchen und Ersetzen.  43

5.  Rahmen und Linien  44

Anhang 1:  Tastaturbefehle.  46

Anhang 2:  Begriffserklärungen  47

Anhang 3:  Lösungen.  48

  Teil 3: Registerkarte Start - Mit Formatvorlagen arbeiten  49

Inhaltsverzeichnis.   49

1.  Vorbemerkungen.  50

2.  Das Prinzip der Formatvorlagen.  51

3.  Formatvorlagen in Word 2007.  51

3.1  Formatvorlagen-Kataloge  51

3  2 Formatvorlagensätze  53

2  Inhaltsverzeichnis  

4.  Formatvorlagen anwenden.  54

4.1  Formatvorlagen aufrufen und zuweisen  54

4.2  Formatvorlagensätze verwenden.  54

4.3  Der Schnellformatvorlagen-Katalog  55

4.4  Der Formatvorlagen-Katalog.  56

4.5  Formatvorlagen ändern und löschen.  58

5.  Eigene Formatvorlagen.  60

5.1  Neue Vorlagen aus vorhandenen erstellen.  60

5.2  Neue Formatvorlage mit dem Formatvorlagen-Katalog.  61

5.3  Neue Formatvorlagen von Auswahl  63

6.  Dokumentvorlagen.  64

  Lösungen  66

  Nachbemerkung  67

  Teil 4: Die Tabellenfunktion  69

Inhaltsverzeichnis.   69

1.  Vorbemerkungen.  70

2.  Tabellen einfügen und bearbeiten  71

2.1  Einfügen einer Tabelle.  71

2.2  Mit Tabellen arbeiten.  74

2.2.1  In Tabellen navigieren, Zellen markieren  74

2.2.2  Tabelle mit Inhalten füllen  75

2.3  Festlegen der Tabelleneigenschaften (Formatieren)  77

2.3.1  Zellengröße verändern mit Hilfe der Maus  77

2.3.2  Formatieren über das Kontextmenü - Tabelleneigenschaften  78

3.  Die Word-Tabellentools  80

3.1  Tabellentools, Registerkarte Entwurf.  80

3.1.1  Gruppe Optionen für Tabellenformat  80

3.1.2  Gruppe Tabellenformatvorlagen  81

3.1.3  Gruppe Rahmenlinien zeichnen  83

3.2  Tabellentools, Registerkarte Layout.  83

4.  Mit dem Inhalt einer Tabelle arbeiten.  86

5.  Kurzübersicht über die wichtigsten Tabellenfunktionen.  87

  Nachbemerkung  89

  Lösungen  90

  Teil 5: Grafiken und Bilder in Word.  93

Inhaltsverzeichnis.   93

1.  Vorbemerkungen.  94

2.  Grafiken einfügen und bearbeiten  95

2.1  Grafik einfügen (aus Datei)  95

2.2  ClipArts einfügen  97

2.3  Einfügen vom Scanner oder einer Kamera  98

2.4  Formen, SmartArt und Diagramme einfügen  99

2.4.1  Formen.  99

2.4.2  SmartArt-Grafiken.  100

2.4.3  Diagramme.  102

2.5  Textfelder und WordArt  103

2  5 1 Textfelder  103

  Textverarbeitung mit Word 2007  3

2.5.2  WordArt.  104

3.  Tools zur Bearbeitung grafischer Objekte  106

3.1  Bildtools.  106

3.2  Zeichentools.  109

3.3  SmartArt-Tools.  110

3.4  Diagrammtools  112

3.5  Textfeldtools.  112

3.6  WordArt-Tools.  113

  Nachbemerkung  114

  Übungstext.  114

  Lösungen zu den Aufgaben und zur Übung.  115

  Teil 6: Dokumente einrichten - Seitenlayout.  117

Inhaltsverzeichnis.   117

1.  Vorbemerkungen.  118

2.  Dokumenteigenschaften.  119

3.  Dokumentvorlagen.  121

3.1  Dokumentvorlagen anwenden.  123

3.2  Neue Dokumentvorlagen erzeugen  124

3.2.1  Neue Dokumentvorlage aus einer vorhandenen.  124

3.2.2  Neue Dokumentvorlage aus einem Dokument  125

4.  Das Seitenlayout  126

4.1  Die Gruppe Designs  126

4.2  Die Gruppe Seite einrichten  128

4.2.1  Seitenränder festlegen  128

4.2.2  Seitenformat festlegen  129

4.2.3  Seitenlayout festlegen  130

4.2.4  Spalten festlegen.  131

4.2.5  Umbrüche einfügen  132

4.3  Die Gruppe Seitenhintergrund.  136

4.4  Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen.  137

5.  Einige ausgewählte Layout-Regeln.  140

  Lösungen zu den Fragen und Übungen.  141

  Teil 7: Verzeichnisse und Seriendokumente  143

Inhaltsverzeichnis.   143

1.  Vorbemerkungen.  144

2.  Die Registerkarte Verweise.  145

2.1  Ein Inhaltsverzeichnis anlegen  145

2.2  Fuß- und Endnoten einfügen.  147

2.3  Literaturverzeichnis und Zitate.  148

2.3.1  Das Literaturverzeichnis  149

2.3.2  Zitate einfügen.  151

2.4  Beschriftungen, Verweise und Indexeinträge  153

2.4.1  Beschriftungen einfügen  153

2.4.2  Abbildungsverzeichnisse erzeugen und ändern  153

2.4.3  Querverweise einfügen und bearbeiten  154

2.4.4  Indexeinträge einfügen und bearbeiten.  155

3.  Registerkarte Sendungen - Seriendruckfunktion  157

4  Inhaltsverzeichnis  

3.1  Adressdateien anlegen und nutzen.  157

3.2  Seriendruck starten.  158

3.2.1  Serienbriefe versenden.  158

3.2.2  Briefumschläge, Etiketten und Verzeichnisse drucken  160

4.  Registerkarten Überprüfen/Ansicht/Add-Ins  162

  Lösungen  164

  Nachwort.  169

  Literaturverzeichnis und Index.  171

  Index  173

Textverarbeitung mit Word 2007 5

Vorwort

  Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung  7

  Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung  

  Inhaltsverzeichnis  

1.  Vorbemerkungen.  8

2.  Was ist ein Textprogramm - Wie wird damit gearbeitet?  8

3.  Arbeiten mit Tastatur und Maus.  9

4.  Schriftarten (Schriftfamilien)  12

5.  Das Textprogramm Microsoft Word 2007.  14

5.1  Starten und Beenden von Word  14

5.2  Die Benutzeroberfläche  15

5.2.1  Die Office-Schaltfläche.  16

5.2.2  Die Schnellzugriffsleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff)  16

5.2.3  Die Multifunktionsleiste (Ribbon Band)  17

5.2.4  Die Minisymbolleiste  20

5.2.5  Die Statusleiste  20

6.  Texte schreiben und bearbeiten  21

Anhang 1:  Tastaturkombinationen.  22

Anhang 2:  Begriffserklärungen  24

Anhang 3:  Übungstext  26

8

1. Vorbemerkungen

2. Was ist ein Textprogramm - Wie wird damit gearbeitet?

indem Grafiken, Bilder, Tabellen in den laufenden Text eingefügt werden. Die Schriftgestal- tung bietet einen breiten Spielraum für kreatives Arbeiten. Den Texten können unterschiedli- che Schriftgrößen und verschiedene Farben zugewiesen werden. Alle modernen Textpro- gramme sind mit einer automatischen Rechtschreibprüfung versehen. Rechtschreibfehler kön- nen während des Schreibens angezeigt werden oder aber erst nach Fertigstellung von Ab- schnitten bzw. des gesamten Textes. Das unterstützt die Fehlersuche und -korrektur. Ist die Silbentrennungsfunktion eigestellt, trennt das Programm nach festen Regeln automatisch die Wörter die nicht mehr auf eine Zeile passen. Die meisten Textprogramme verfügen auch über

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 9

Abbildung 1: Die Eingabegeräte Tastatur und Maus

3. Arbeiten mit Tastatur und Maus

Die Computertastatur

10

Abbildung 2: Tastaturfunktionen

Funktionen der Computertastatur

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 11

Abbildung 5: Funktionstasten

Die Maus

12

4. Schriftarten (Schriftfamilien)

Nichtproportionale Schriftarten

Proportionalschriftarten

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 13

Schriftschnitt

Beispiele für die Schriftart Arial.

Symbole und Sonderzeichen einfügen

Abbildung 7: Sonderzeichen der Schriftart WinDings

Schriftgrößen

14

5. Das Textprogramm Microsoft Word 2007

5.1 Starten und Beenden von Word

Abbildung 8: Arbeitsgänge zum Ablegen des Programmsymbols auf dem Desktop

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 15

5.2 Die Benutzeroberfläche

Abbildung 9: Die Benutzeroberfläche von Word 2007

16

5.2.1 Die Office-Schaltfläche

5.2.2 Die Schnellzugriffsleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff)

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet sich rechts neben der Office-Schaltfläche und ermöglicht, wie der Name suggeriert, einen schnellen Zugriff auf wichtige, oft genutzte Befehle. Standardmäßig stehen die Funktionen Speichern Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung.

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 17

5.2.3 Die Multifunktionsleiste (Ribbon = Band)

Abbildung 10: Die Multifunktionsleiste so wie sie nach jedem Start von Word 2007 angezeigt wird

Die Standardregisterkarten

5. Das Textprogramm Microsoft Word 2007 18

Einfügen

Mit einem Mausklick auf die Registerkarte Einfügen ändert sich die Multifunktionsleiste in die Leiste mit den Befehlen für das Einfügen. Neben dem Einfügen von Grafiken, Bildern, Cliparts und Ähnliches, werden hier auch Seitenzahlen sowie Kopf- und Fußzeilen festgelegt . Seitenlayout

Die Registerkarte Seitenlayout stellt alle Funktionen für das Einrichten einer Seite zur Verfügung dazu gehören u.a. Hoch- oder Querformat, Seitenränder und Silbentrennung. Verweise

Wenn mit komplexen Dokumenten gearbeitet wird, finden Sie hier die benötigten Befehle. So können Inhaltsverzeichnisse, Literaturverzeichnisse und Fußnoten erzeugt werden. Sendungen

Unter der Registerkarte Sendungen sind alle Funktionen zusammengefasst, die für den Seriendruck erforderlich sind. Überprüfen

Die Registerkarte Überprüfen enthält die Prüfwerkzeuge, wie Rechtschreibung, Grammatik, Thesaurus und Werkzeuge für Fremdkorrekturen und Kommentare. Ansicht

Über die Ansichtsregisterkarte können Dokumente in verschiedenen Ansichten angezeigt werden sowie Lineale und Gitternetzlinien ein- oder ausgeschaltet werden.

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 19

Add-Ins

Add-Ins sind Zusatzprogramme, die in Word integriert werden. Sind Add-Ins installiert, beispielsweise ein PDF-Konverter, werden sie hier angezeigt. Sind keine Add-Ins installiert, bleibt diese Multifunktionsleiste leer. Programmregisterkarten

Zu Programmregisterkarten wechselt Word, wenn zu einer bestimmten Dokumentendarstellung umgeschaltet wird. In dem Fall werden Programmregisterkarten anstelle der Standardregisterkarten angezeigt. Programmregisterkarten enthalten, wie auch die Standardregisterkarten, Befehlsgruppen und die Befehlsgruppen Schaltflächen für die verschiedenen Aktionen. Als Beispiel dient die die Registerkarte Seitenansicht.

Wenn Sie die Office-Schaltfläche anklicken, auf Drucken zeigen und dann auf Seitenansicht klicken, werden die Schaltflächen der Registerkarte Seitenansicht eingeblendet. Die Funktionen für die Seitenansicht werden in Form einer eigenen Registerkarte gezeigt. Die Standardregisterkarten werden ausgeblendet, solange Sie sich in dieser Darstellungsart des Dokumentes befinden. Hier können Ränder, Seitenformat, Seitenausrichtung (Hochformat/Querformat) eingestellt werden. Diese Funktionen ermöglichen eine letzte Begutachtung und Aktualisierungen bevor das Dokument gedruckt oder weitergegeben wird. Kontextbezogene Registerkarten

Registerkarten, die sich nach Bedarf ein- bzw. ausblenden, zeigen, wie bereits erwähnt, immer nur die Befehle, die in einem bestimmten Arbeitsschritt benötigt werden. Die kontextbezogenen Registerkarten verfolgen das gleiche Ziel. Sie stellen, abhängig davon, was im aktuellen Dokument markiert ist oder wo hinein geklickt wird, die Kontexttools zur Verfügung.

Abbildung 11: Kontextbezogene Registerkarte für Grafikanwendungen

Die Bezeichnung der jeweiligen Registerkarte wird oberhalb der Registerkartenleiste angezeigt. Ein Mausklick auf sie öffnet die zugehörigen Tools. Die Kontextregisterkarten werden von Word aus- und die Standard-

5. Das Textprogramm Microsoft Word 2007 20

Kontextmenüs

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf ein Objekt öffnet das

zugehörige Kontextmenü. Arbeiten Sie mit einer modernen, sprich Windows-Tastatur, genügt ein Klick auf die Kontextmenütaste. In Abhängigkeit davon, in welchen Bereich geklickt wird, enthält das Kontextmenü die verschiedenen Befehle zur aktuellen Auswahl. Ist eine Grafik markiert, öffnet sich das Kontextmenü zur Bearbeitung von Grafiken. Mit dem Klick auf einen Text erscheinen im Kontextmenü die wichtigsten Befehle für die Textbearbeitung. Innerhalb des Kontextmenüs gibt es weitere Auswahlmöglichkeiten. Funktionen, die mit drei Punkten oder einem nach rechts zeigenden Pfeil versehen sind, öffnen Untermenüs. Beim Klick mit der rechten Maustaste in einen Text öffnet sich zusätzlich zum Kontextmenü auch die Minisymbolleiste, siehe Bild 14. Wird die Kontextmenü-Taste benutzt, öffnet sich nur das Kontextmenü. Diese unterschiedlichen Verfahren sollten Sie einfach ausprobieren. Abbildung 13:

Kontextmenü für Text

5.2.4 Die Minisymbolleiste

Wird in einem Word-Dokument Text markiert, blendet

Word automatisch die halbtransparente Minisymbolleiste ein. Hier finden Sie alle Funktionen, mit deren Hilfe Sie Schriftarten und Schriftgrößen, Schriftfarben usw. festlegen können. Sowie Sie mit dem Mauspfeil in die Minisymbolleiste zeigen, ist sie nicht mehr transparent und es kann mit ihr gearbeitet werden. Wird die automatische

Abbildung 14:

Anzeige der Minisymbolleiste als störend empfunden,

Minisymbolleiste transparent und normal

kann sie unter Word-Optionen ausgeschaltet werden.

5.2.5 Die Statusleiste

Die Statusleiste enthält Hinweise zum aktuellen Programmstatus. Der Anwender bestimmt den Inhalt. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Leiste kann über das Kontextmenü Statusleiste bestimmt werden, welche Informationen angezeigt werden sollen. Hier finden sie auch zwei praktische neue Schaltflächen, die Ansichtssteuerung und den Zoomregler.

Ansichtssteuerung

Sie bietet die Möglichkeit, schnell zwischen den verschiedenen Ansichten zu wechseln. Diese Befehle finden sich außerdem hier wie auch in den Vorgängerversionen von Word 2007 unter dem Menü Ansicht.

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 21

Zoom-Regler

Der Zoom-Regler ermöglicht das stufenlose Vergrößern/Verkleinern des Dokumentes je nach Bedarf über einen Schieberegler. Es gibt aber auch weiterhin die bekannten Zoomeinstellungen im Register Ansicht. Smarttags

Smarttags (intelligente Etiketten) bieten die Mög-

führen. Sie sind nur am Monitor sichtbar und können nicht gedruckt werden. Smarttags erscheinen automatisch im Text wenn zum Beispiel kopierter Text oder eine kopierte Grafik in den Text eingefügt wird, ein Klick auf das Smarttag-Symbol öffnet ein kleines Kontextmenü, in dem ausgewählt werden kann, ob die Formatierung des

Abbildung 15: Smarttag für die Einfügen-Funktion

eingefügten Textes beibehalten oder geändert

werden soll und welche Formatierung der eingefügte Text erhalten soll. Word stellt Smarttags nur für die Einfügen- und für die Autokorrektur-Optionen zur Verfügung. Der Smarttag der Autokorrekturoption ermöglicht die Entscheidung, ob eine automatische Korrektur angenommen oder verworfen wird.

6. Texte schreiben und bearbeiten

Ist das Wordprogramm gestartet, steht die Schreibfläche zum Schreiben bereit. Der Cursor befindet sich standardmäßig links oben am Anfang des Arbeitsblattes. Bevor mit dem Schreiben begonnen wird, sollten Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktivieren, damit das System Sie bereits während des Schreibens auf Tippfehler aufmerksam macht. Klicken Sie auf folgende Funktionen: Office-Schaltfläche / Word Optionen / Dokumentenprüfung in dem Kästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen können Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktivieren oder deaktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, unterstreicht Word jedes Wort, das als falsch interpretiert wird mit einer roten Schlangenlinie. Ist ein Begriff mit einer grünen Schlangenlinie markiert, wird ein Grammatik- oder Stilfehler angezeigt. Die angezeigten Fehler können sofort oder auch später korrigiert werden. Hilfreich ist es auch, die Silbentrennungsfunktion zu aktivieren. Dies geht am einfachsten mit dem Register Seitenlayout. Wird dieses Register angeklickt kann in der Gruppe Seite einrichten die automatische Silbentrennung aktiviert werden.

Nach diesen Vorbereitungen kann mit dem Schreiben begonnen werden. Schreiben Sie den Text aus Anhang 1. Wenn Sie das Zehnfingersystem beherrschen, sollten Sie es auch einsetzen. Absätze werden fortlaufend bis zum Absatzende geschrieben - ohne den bei der Schreibmaschine üblichen Wagenrücklauf (Return) am Zeilenende. Das Programm fügt selbstständig die Zeilenumbrüche ein und setzt, sofern aktiviert, auch automatisch die Silbentrennungen (Die Silbentrennungen sollten kontrolliert werden, Word trennt nicht immer richtig). Die Methode des fortlaufenden Schreibens erleichtert die Arbeit, insbesondere wenn nachträglich Text zugefügt oder gelöscht wird. In diesen Fällen berechnet Word die Zeilenlänge jedes Mal neu und fügt die Umbrüche sinnvoll ein, so dass Sie sich darum nicht zu kümmern brauchen. Nur jeweils am Absatzende muss ein Return (Enter) eingegeben werden. Sollten Sie sich vertippt haben, genügt es, den Cursor mit den oben bereits erwähnten Pfeiltasten oder mit der Maus in die Fehlerposition zu bringen und entweder durch Löschen (BackSpace) die falschen Zeichen links vom Cursor oder durch Entf (Del) die Zeichen rechts vom Cursor zu entfernen und dann dafür die richtigen einzusetzen. In den zu schreibenden Text sind Tippfehler eingebaut, die Sie bitte mitschreiben dann korrigieren.

Anhang 1: Tastaturkombinationen 22

Korrekturmöglichkeit 1: Setzen Sie den Cursor direkt hinter das falsche Zeichen, klicken Sie auf die linke Maustaste und betätigen die Taste Löschen einmal. Korrekturmöglichkeit 2: Setzen Sie den Cursor hinter das falsche Wort und betätigen die Löschtaste so oft bis das Word gelöscht ist. Danach schreiben Sie das richtige Wort an der durch das Löschen entstandenen Cursorposition

Korrekturmöglichkeit 3: Markieren Sie das falsche Wort mit der Maus, indem Sie den Mauscursor davor setzen und dann die Maus mit gedrückter Maustaste über das Wort ziehen. Der Text sollte jetzt blau unterlegt sein. Nun kann das Wort entweder mit der Löschen- oder mit der Entf-Taste gelöscht werden. Auch hier wird an der aktuellen Cursorposition das richtig geschriebene Wort eingesetzt

Für das Schreiben und Korrigieren des Textes aus dem Anhang ist es nicht erforderlich, die Standardeinstellungen von Word zu ändern. Als Grundlage für die Texteingabe sind die Standardwerte ausreichend. Schrift- und Absatzeinstellungen, also das Formatieren von Texten, Absätzen und Dokumenten wird im später ausführlich beschrieben.

Anhang 1: Tastaturkombinationen

Eine Reihe von Funktionen können über die Tastatur gesteuert werden, das ist manchmal einfacher und geht schneller als diese Funktionen mit der Maus über ein Menü oder eine Schaltfläche aufzurufen.

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 23

Strg ist die Abkürzung für Steuerung, da diese Taste für die Steuerung von Arbeitsgängen benutzt wird. Auf englischen Tastaturen heißt diese Taste Ctrl als Abkürzung für das englische Wort Control. Die Umschalttaste heißt auf englischen Tastaturen Shift. **

Darstellung der Multifunktionsleiste nach Drücken der Taste Alt ***

Darstellung der Multifunktionsleiste nach Drücken der Tasten Alt und R

Anhang 2: Begriffserklärungen 24

Anhang 2: Begriffserklärungen

Teil 1: Grundkenntnisse Textverarbeitung 25

Anhang 3: Übungstext 26

Anhang 3: Übungstext

Produktbeschreibung zu dem Buch „Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word“. Aus der Amazon.de-Redaktion *

Wer bei der Erstellung einer wissenschaftlichen Arbeit Microsoft Word einsetzt und problemlos beherrscht, hat schon den halben Weg zur erfolgreichen und formal einwandfreien Arbeit zurückgelegt. Was immer es auch für Kritikpunte an Word geben mag - es dürfte das mit Abstand das meistgenutze Textverarbeitungsprogramm zur Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten sein. Damit steigt jedoch auch die Zahl derer, die ohne jegliches Vorwissen anfangen zu tippen und dann unter Termindruck feststellen, dass das Programm nicht das macht, was es eigentlich machen sollte. Das lässt sich vermeiden. Zumindest wenn man mit Ralf Albrecht und Natascha Nicol zusammenarbeitet. Oder mit ihrem Buch. Wer sich mit Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word auf dem Tisch ans Schreiben macht und die Tipps und Empfelungen der Autoren befolgt, dürfte, wenn auch nicht vor sich selbst, so doch zumindest vor den Tücken des Programms einigermaßen sicher sein.

Die Betreuung ist umfassend: Angefangen bei der angemesenen Planung einer Arbeit bis hin zu den nodwendigen Formalien reicht der programmunabhängige Einstieg Einstieg. Dann kommen die Einstellungen, Sicherungsmöglichkeiten, Virengefahren und programmabhängige Vorgehensweisen. Diretk im Anschluss die Arbeitserstellung: Gliederung, Kopf- und Fußzeilen, der Einsatz von Tabellen, Bildern und Diagramme sowie die richtige Technik und formale Ordnung von Quellen und Zitaten. Aber auch der Einsatz von matemathischen und schemischen Formeln umfasst zwei Kapitel, bevor es dann an den Druck geht. Am Ende stehen dann die Titelseite, die Verzeichnisse und die professionelle Fehlerkontrolle. Als Bonus: Dokumentvorlagen, Formateinstellungen und programmierte Abläufe samt Makros für chemische Formeln und Reaktionsgleichungen auf der CD-ROM.

Ein Buch, das jedem Verfasser wissenschaftlicher Arbeiten mitgegeben werden sollte. Die Anschaffung lohnt sich allein wegen der nicht durch Versuche verschwendeten Zeit, ganz zu schweigen vom vermiedenem Frustpotenzial vermeidbarer Programmeskalationen. Ruhig schlafen, wenn man weiß wie es geht. Das ist unbezahlbar. --Wolfgang Treß

* Der Text ist einer Buchbeschreibung aus amazon.de entnommen. Die Tippfehler wurden nachträglich eingefügt!

  Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen  27

  Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen  

  Inhaltsverzeichnis  

1.  Vorbemerkung.  28

2.  Text eingeben und formatieren.  29

2.1  Zeichenformatierung  29

2.2  Absatzformatierung.  33

2.3  Aufzählungen/Nummerierungen  36

2.4  Einsatz von Tabulatoren.  39

3.  Arbeiten mit der Zwischenablage.  41

4.  Suchen und Ersetzen.  43

5.  Rahmen und Linien  44

Anhang 1:  Tastaturbefehle.  46

Anhang 2:  Begriffserklärungen  47

Anhang 3:  Lösungen  48

1. Vorbemerkung 28

1. Vorbemerkung

In diesem Teil 2 der Anleitung zum Einsatz von Word 2007 werden die Funktionen und Befehle der Registerkarte Start ausführlich beschrieben. Diese Registerkarte enthält alle für die Textbearbeitung relevanten Funktionen.

Wie schon in Teil 1, Grundkenntnisse Textverarbeitung, ausgeführt, ist die Texteingabe bei Nutzung von Computerprogrammen einfach. Werden die Standardeinstellungen von Word genutzt, sind keine weiteren Arbeitsschritte erforderlich. Die so geschriebenen Texte können gespeichert, korrigiert und gedruckt werden. Für Übungszwecke ist dieses Verfahren durchaus sinnvoll und sollte auch solange durchgeführt werden, bis Sie sicher bei der Texteingabe und der Durchführung einfacher Korrekturen sind. Wer mit einem Computer-Textprogramm arbeitet, ist jedoch daran interessiert, dessen vielfältige Möglichkeiten auch zu nutzen. Wollen Sie also anspruchsvolle Dokumente erstellen, sollten Sie sich mit den umfangreichen Funktionen vertraut machen, die Word bietet. Es gibt eine große Anzahl von Funktionen, mit denen sich die Arbeit von Word automatisieren lässt, sodass man Routinearbeiten einfach dem System überlassen kann. Leider haben Computerprogramme aber manchmal die lästige Angewohnheit, eine Reihe von Funktionen zu automatisieren, ohne nachzufragen. Ein Beispiel dafür ist die Aufzählungsfunktion. Der Anwender sollte wissen, wie diese Automatismen abzuschalten sind wenn sie nicht benötigt werden. Darum wird auch darauf eingegangen, wie standardmäßig automatisch ablaufende Arbeitsgänge deaktiviert bzw. auch wieder aktiviert werden können. Weiterhin ist zu beachten, dass die meisten Befehle auf unterschiedliche Arten ausführbar sind. Bei allen hier beschriebenen Funktionen werden die verschiedenen Methoden vorgestellt. Jeder Anwender von Computerprogrammen, insbesondere Word 2007, sollte die unterschiedlichen Arbeitsweisen austesten, um die für ihn günstigste Methode herauszufinden; denn in der Regel arbeitet jeder - wenn die Arbeit erst einmal Routine geworden ist - immer nach dem gleichen Prinzip.

Ein Wort zur Handhabung dieser Anleitung: Wenn von „Mausklick“ die Rede ist, egal ob einfach oder mehrfach, ist immer die linke Maustaste gemeint. Soll der Klick mit der rechten Maustaste ausgeführt werden, steht immer rechte Maustaste dabei. Für Linkshänder können die Maustasten unter Systemsteuerung / Hardware und Sound (Windows Vista) / Drucker und andere Hardware (Windows XP) / Maus / Primäre und Sekundäre Maustaste umschalten vertauscht werden. Für diese Personengruppe steht die linke Maustaste für rechts und die rechte für links. Bitte beachten!

Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen 29

2. Text eingeben und formatieren

Die wichtigsten Funktionen eines Textverarbeitungsprogramms sind die Befehle für die Texteingabe und für das Formatieren. Die Registerkarte Start der Word-2007-Multifunktionsleiste enthält alle Befehlsschaltflächen für das Formatieren von Zeichen und Absätzen

2.1 Zeichenformatierung

Unter dem Begriff Zeichenformatierung verstehen wir die Zuordnung von Schriftattributen zu einzelnen Zeichen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder Zeichengruppen (Wörter oder Sätze) Die Erläuterungen zu den Schriftarten (Fonts) und ihren Attributen finden Sie im Teil 1 dieser Anleitung.

Wer Teil 1 durchgearbeitet hat, ist in der Lage, nach dem Öffnen von Word einfache Texte einzutippen und zu korrigieren. Der Text aus Teil 1 wird, nachdem die Fehler korrigiert wurden, jetzt für die weitere Arbeit genutzt. Zunächst ändern Sie die Schriftart der Überschrift, dann weisen Sie der Überschrift neue Schriftattribute zu, also einen anderen Schriftschnitt, eine neue Schriftgröße und eine Farbe. Dazu ist es erforderlich, die Überschrift zu markieren. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Markieren Methode 1: Setzen Sie den Mauscursor knapp vor den ersten Buchstaben der Überschrift und ziehen den Cursor mit gedrückter Maustaste nach rechts über den Überschrifttext. Wenn der Arbeitsgang funktioniert hat, ist jetzt der Text blau hinterlegt, also markiert. Ebenso funktioniert der umgekehrte Weg. Den Mauscursor hinter den letzten Buchstaben der Überschrift setzten und den Cursor mit gedrückter Maustaste nach links über den Text ziehen.

Markieren Methode 2: Soll nur ein Wort markiert werden, genügt ein Doppelklick auf das Wort. Wenn Sie mehrere zusammenhängende oder auch nicht zusammenhängende Wörter markieren wollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken nacheinander doppelt auf die einzelnen Wörter.

Markieren Methode 3: Setzten Sie den Cursor in den linken Rand vor den zu markierenden Text. In der richtigen Position verwandelt sich der Cursor in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil und ein Mausklick markiert die ganze Zeile.

Nachdem die Zeile markiert ist, gibt es zwei Möglichkeiten, dem Text eine andere Größe, Farbe und/oder einen neuen Schnitt zuzuweisen.

Schriftattribute Methode 1: Die Registerkarte Start der Multifunktionsleiste enthält in der Gruppe Schriftart alle Befehle für die Text(Zeichen)formatierung. Hier können Sie die erforderlichen Einstellungen zu Schriftarten, -größen, -schnitten, -farben usw. vornehmen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Befehle zeigen, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, in dem die Funktion des jeweiligen Befehls beschrieben wird. Zusätzlich wird die Tastenkombination angezeigt, mit der diese Funktion auch ohne Maus ausgeführt werden kann. Die Tastenkom- binationen zur Zeichenformatierung finden Sie zusammengefasst im Anhang.

2. Text eingeben und formatieren 30

Ehe Sie mit dem Formatieren beginnen ist anzuraten, einmal mit dem Mauszeiger auf die einzelnen Befehlsschaltflächen zu zeigen, um sich die Funktionen erläutern zu lassen. Neben den Befehlsschaltflächen zu Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen gibt es hier noch die Befehlsschaltflächen für

hoch- und tiefgestellte Zeichen, Umwandlung des Textes in Groß- bzw. Kleinbuchstaben, Schrift-und Hintergrundfarbe sowie die Möglichkeit, die gesamte Formatierung zu löschen. Siehe Abbildungen 1 und 2. Abbildung 1: Gruppe Schriftart

Abbildung 2: Gruppe Schriftart mit Erläuterungen

Übung: Ändern einer Schriftart: Wenn Sie also die Überschrift, wie auf Seite 29 gezeigt, markiert haben, ändern Sie nun die angezeigte Schriftart New Times Roman in Cambria. Hierzu genügt ein Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben der Schriftbezeichnung. Ein Menü mit den verschiedenen Schriftarten öffnet sich. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf Cambria und sehen in der Voransicht die Veränderung der markierten Schrift. Mit einem Mausklick auf Cambria wird der Überschrift diese Schriftart zugewiesen. Um die Schriftgröße zu ändern, klicken Sie in dem Schriftgrößenfenster rechts auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich das Menü mit den verschiedenen Schriftgrößen. Hier zeigen Sie auf die Zahl 16, das entspricht 16 pt (siehe Schriftgrößen aus Teil 1). Bewegt sich der Mauszeiger über die gewünschte Punktgröße, wird der markierte Text sofort in dieser Größe angezeigt (Voransicht für die ausgewählte Funktion), aber erst ein Mausklick weist die Größe auch zu, ebenso wie bei Auswahl der Schriftart. Auf diese Weise können mehrere Varianten ausprobiert werden, ohne dass der Text wirklich formatiert wird. Also, erst begutachten, dann klicken!

Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen 31

Schriftgrößen können auch in Zweierschritten über die Schaltflächen zugewiesen werden. Ein Klick hierauf vergrößert oder verkleinert den markierten Text um jeweils 2 pt. Die Voransicht für die ausgewählte Funktion steht nur nach Methode 1 zur Verfügung.

Nachdem die Schriftgröße neu definiert ist, wird dem Text - der immer noch markiert ist - der Schriftschnitt Fett zugeordnet. Auch dies funktioniert nach beiden beschriebenen Methoden. Den Mauszeiger auf , ein Klick und die Fettschrift ist zugewiesen. Nun fehlt noch die Farbe als Hervorhebung. In der Gruppe Schriftarten weisen Sie der Schrift eine dunkelblaue Farbe zu. Ein Klick auf den kleinen Pfeil neben dem öffnet die Farbpalette für die Schriftfarben. Hier klicken Sie auf eine dunkelblaue Farbe. Der markierte Text wird jetzt in der gewählten Farbe angezeigt und die Überschrift ist fertig formatiert.

Abbildung 4: Farbpalette

Jetzt wenden Sie sich dem laufenden Text zu. Die Arbeit beginnt wieder mit dem Markieren, diesmal einen ganzen Absatz. Die Möglichkeiten, wie bereits bekannt: Mauscursor vor den ersten oder letzten Buchstaben setzen, die Maus mit gedrückter Maustaste über den gesamten Absatz ziehen und loslassen.

Das andere Verfahren: Den Mauszeiger in den linken Rand neben den zu markierenden Text setzen bis er sich in den nach rechts oben zeigenden Pfeil verwandelt. Um den ganzen Absatz zu markieren, wird nun zweimal kurz hintereinander mit der linken Maustaste geklickt. Nachdem der Absatz markiert ist, weisen Sie dem Text die Schriftart Arial zu. Mit den beiden folgenden Absätzen wird ebenso verfahren. Nun ist der gesamte laufende Text mit der Schriftart Arial formatiert, die Überschrift mit der Schriftart Cambria. Im ersten Absatz gibt es den Text "Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word". Diesen Textteil formatieren Sie neu.

Abbildung 5: Schriftart zuweisen

Weisen Sie bitte nach dem Markieren diesem Textteil die Schriftart Century Schoolbook, die Schriftgröße 14 pt, kursiv und die Farbe rot zu. Der Absatz hat jetzt folgendes Aussehen:

2. Text eingeben und formatieren 32

Um den gesamten Text eines Dokumentes zu markieren, genügt es, mit der Maus im Rand links neben dem Text dreimal kurz hintereinander zu klicken oder Strg+einmal klicken. Eine weitere Möglichkeit bietet die Tastenkombination Strg+A außerdem kann in der Gruppe Bearbeiten (ganz rechts in der Multifunktionsleiste) der Befehl Markieren / Alles markieren genutzt werden.

Merke: Für die Zeichenformatierung ist es immer erforderlich, den in Frage kommenden Text zu markieren.

Methode 2: Mit einem Klick auf die rechte Maustaste öffnet sich das Kontextmenü für die Textverarbeitung einschließlich der Minisymbolleiste. Im Kontextmenü finden Sie alle Befehle, die auch die Multifunktionsleiste zur Verfügung stellt und zusätzlich weitere Schriftattribute, zum Beispiel Umriss, Relief, Gravur (Outline-Formate) sowie Versalien (Großbuchstaben) und Kapitälchen (siehe Anhang 2). Mit einem Klick auf den Befehl Schriftart wird das Fenster Schriftart geöffnet, in dem alle Einstellungen vorgenommen werden können.

Abbildung 6: Kontextmenüs Schriftart

Teil 2: Registerkarte Start - Basisfunktionen 33

2.2 Absatzformatierung

Unter Absatzformatierung ist das Zuweisen von Eigenschaften zu verstehen, die einen ganzen Absatz betreffen. Das sind Eigenschaften, die nur über Absatzformate zuzuweisen sind, zum Beispiel die Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert oder Blocksatz), die Absatzabstände, Aufzählungen, Hintergrundfarben und Umrandungen. Hier genügt es, den Cursor mit einem Mausklick in den betreffenden Absatz zu setzen. Ein Markieren des Textes, wie zuvor beschrieben, ist nicht erforderlich. Auf diese Art wird jeweils ein Absatz markiert. Methode 1: Die Funktionen zur Formatierung von Absätzen befinden sich in der Gruppe Absatz rechts neben der Gruppe Schriftart. Zeichen- und Absatzformatierungen sind immer getrennt vorzunehmen. Auf Formatvorlagen, mit deren Hilfe

Zeichen- und Absatzformate in einem Arbeitsgang zugewiesen werden können, wird im nächsten Teil eingegangen. Die Gruppe Absatz enthält die Befehlsschaltflächen für Links-, Rechts-, Mitte- und Blocksatzausrichtung eines Absatzes, Zeilenabstand, Hintergrundfarbe, Umrandung,

Abbildung 7: Absatzformate

Aufzählungszeichen und Nummerierungen, sowie Einzüge, verkleinern, vergrößern und eine Sortierfunktion, siehe Abbildungen 7 und 8. Außerdem befindet sich in dieser Gruppe die Schaltfläche zur Anzeige der Steuerzeichen ¶

Abbildung 8: Absatzformatierung und Erläuterungen

Als Erstes wird die Überschrift formatiert. Ursprünglich nahm die Überschrift nur eine Zeile in Anspruch. Durch die Vergrößerung der Schriftart hat Word einen Zeilenumbruch eingefügt. Inhaltlich und optisch befindet sich dieser Zeilenumbruch nicht an der richtigen Position. Die neue Zeile sollte mit dem Titel des Buches beginnen. Um das zu erreichen, benutzen Sie die Tastenkombination für den Zeilenumbruch (Line Feed) innerhalb eines Absatzes (siehe Teil 1). Setzen Sie also den Cursor direkt hinter das Wort Buch, klicken einmal, löschen mit der Taste Entf das Leerzeichen vor den Anführungsstrichen und drücken an dieser Position die Tasten ×+Return. Jetzt haben Sie den Zeilenumbruch an einer sinnvollen Position, der Absatz ist aber erhalten geblieben. Dies ist für den folgenden Arbeitsgang wichtig, da die Überschrift als Absatz formatiert werden soll. Sie sollte in die Mitte gerückt werden, damit sie als Überschrift besser ins Auge fällt. Dazu setzen Sie nun den Cursor auf irgendeine Position in diesen Text und klicken einmal. In der Gruppe Absatz der Multifunktionsleiste klicken Sie nun auf die zweite Befehlsschaltfläche von links zentrieren (oder Strg+E). Wird auf die jeweils benötigte Befehlsschaltfläche gezeigt, öffnet sich ein kleines Hilfefenster, das die Funktion erklärt und auch die Tastenkombination angezeigt. Alle für die Text- und Absatzmarkierung relevanten Tastenkombinationen werden im Anhang 1 aufgeführt. Um zu kontrollieren, ob ein einfacher Zeilenumbruch oder ein Absatzende (Return) eingefügt wurde, markieren Sie die Schaltfläche ¶ Absatzmarken und Formatierungssymbole anzeigen (oben rechts in der Gruppe Absatz). Word blendet nun die Steuerzeichen ein, die nur auf dem Monitor angezeigt und nicht gedruckt werden können (nichtdruckbare Steuerzeichen).

2. Text eingeben und formatieren 34

Abbildung 9: Nichtdruckbare Steuerzeichen

Auf dem gleichen Weg, mit einem Klick auf die genannte Schaltfläche, wird die Anzeige der nichtdruckbaren Steuerzeichen wieder ausgeschaltet. Auch über die Tastenkombination Strg + × + + können Sie die Anzeige dieser Steuerzeichen ein- bzw. ausschalten. Für das weitere Formatieren der Absätze setzten Sie die Einfügemarke mit einem Klick in den zweiten Absatz und formatieren diesen im Blocksatz, das heißt, der Text wird am linken und am rechten Textrand gerade ausgerichtet. Ist ein Text im Blocksatz formatiert, sollte kein Zeilenwechsel (Line Feed) eingefügt werden. Ein Zeilenwechsel wird immer innerhalb eines Absatzes eingefügt und Word versucht nun in der Standardeinstellung, den Rest der Zeile vor dem Zeilenumbruch wieder am rechten Rand auszurichten. Die Folge ist eine lang gezogene lückenhafte Zeile. Line Feed ist deshalb nur in links-, rechts- oder zentriert ausgerichteten Absätzen sinnvoll. Trotzdem gibt es eine Lösung. Um das Auffüllen der Zeile beim Einfügen von Line Feed im Blocksatz zu verhindern, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken auf die Office-Schaltfläche, dann auf Word-Optionen am unteren Fensterrand und hier auf Erweitert. Im Menü Erweiterte Optionen für die Arbeit mit Word ziehen Sie die Bildlaufleiste bis ganz nach unten. Am unteren Rand befindet sich der Eintrag Layoutoptionen. Mit einem Klick in das Kästchen vor dem Eintrag öffnen Sie das Layoutoptionen-Menü. Hier suchen Sie nun den Eintrag Zeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT- EINGABE enden, nicht erweitern und markieren ihn. Damit ist dieses Problem behoben.

Wie bereits im Kapitel Textformatierung empfohlen, sollten Sie auch hier probeweise den Mauszeiger über die einzelnen Befehlsschaltflächen bewegen, um sich die Hilfefenster Word Optionen mit den Erläuterungen der Funktionen anzeigen zu lassen.

Merke: Für das Markieren einzelner Absätze genügt es, mit der linken Maustaste in den fraglichen Absatz zu klicken, ein durchgängiges Markieren des Absatztextes wie bei der Zeichen- formatierung ist nicht erforderlich. Erst wenn Sie mehrere Absätze gleichzeitig formatieren