Eventorganisation  und -durchführung  

Bernhard  Öl / Sportmanagement Master  

I.  Inhaltsverzeichnis  2

II.  Abbildungsverzeichnis  4

1.0.  Ausgangslage und Aufgabenstellung  5

2.0.  Allgemeine Eventplanung  5

2.1.  Vorüberlegungen bzw. die Konzeption in der Vorplanung  5

2.2.  Organisation und Realisation des Events  5

2.3.  Pro-Event-Phase  6

2.4.  Force-Event-Action-Phase  6

2.5.  Post-Event-Phase I  7

2.6.  Post-Event-Phase II  7

2.7.  Zusammenfassung zur allgemeinen Eventplanung  7

3.0.  Eventplanung, Organisation und Durchführung am konkreten Beispiel  7

3.1.  Idee, Veranstalter, Partner und Ziele  8

3.2.  Die Konzeption in der Vorplanung  8

3.2.1  Umfeldanalyse relevanter Umweltbereiche  8

3.2.1.1.  Demographische Entwicklung  8

3.2.1.2.  Wertewandel  9

3.2.1.3.  Freizeitgestaltung  9

3.2.1.4.  Ausgaben für Freizeit und Sport  9

3.2.1.5.  Konsequenzen  9

3.2.2.  Marktanalyse  10

3.2.2.1.  Entwicklung des Gesamtmarktes Tennis  10

3.2.2.2.  Entwicklung wichtiger Teilmärkte im Tennis  11

3.2.3.  Endabnehmer (Verbraucher)  11

3.2.4.  Konkurrenten Wettbewerber Konkurrenzanalyse  13

3.2.5.  Fazit  13

3.2.6.  Festlegung der Zielgruppe  14

3.2.7.  Grober Ablaufplan der Eventplanung  14

3.3.  Die Organisation und Realisation des Sportreiseangebots  14

3.3.1.  Festlegung der Termine, Preise des Hotel und der Tennisplätze und die Vorab -  

reservierung  eines gewissen Zimmerkontingents  16

3.3.2.  Schnürung des Angebots , Kalkulation der Tennisreisen und Preisfestlegung,  

Sponsorensuche   16

3.3.3.  Erstellung der Werbemittel und Anschreiben der potenziellen Interessenten  18

3.3.4.  Buchungsbestätigungen und Anzahlungen / letztes Anschreiben und Rechung für  

die  Teilnehmer / Endgültige Buchung des Hotels und der Tennisplätze  22

3.3.5.  Vorbereitung der Pre-Event-, Force-Event- und Post-Event Phase  23

4.0.  Fazit und Ausblick in die Zukunft  27

5.0.  Anhang  28

5.1.  Anmeldeformular der Tennisreise  28

5.2.  Erstes Anschreiben  30

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Eventorganisation  und -durchführung  

Bernhard  Öl / Sportmanagement Master  

5.3.  Ausschreibung und Flyer bzw. Plakat  31

5.4.  Zweites Anschreiben  32

5.5.  Reisebestätigung  33

6.0.  Literaturverzeichnis  34

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Eventorganisation  und -durchführung  

Bernhard  Öl / Sportmanagement Master  

II.  Abbildungsverzeichnis  

ABBILDUNG  1: ZUSTÄNDIGKEITEN ORGANISATIONSTEAM  

ABBILDUNG  2: INHALTE VORPROGRAMM  

ABBILDUNG  3: INHALTE DURCHFÜHRUNG  

ABBILDUNG  4: LEISTUNGSANGEBOT DER TENNISREISEN  

ABBILDUNG  5: KONSEQUENZEN FÜR DEN SPORTMARKT  

ABBILDUNG  6: DEMOGRAPHISCHE MITGLIEDERANALYSE  

ABBILDUNG  7: GRÜNDE / MOTIVATION FÜR SPORT  

ABBILDUNG  8: LANGFRISTIGE ENTWICKLUNG IM TENNISSPORT  

ABBILDUNG  9: SPORTARTEN NACH GESCHLECHT  

ABBILDUNG  10: SPORTPROFILE NACH ALTER  

ABBILDUNG  11: SPORTPROFILE NACH EINKOMMEN  

ABBILDUNG  12: ZUSTÄNDIGKEITEN DES ORGANISATIONSTEAMS  

ABBILDUNG  13: DAS ORGANISATIONSTEAM UND WICHTIGSTE PARTNER  

ABBILDUNG  14: TERMINE, PREISE HOTEL UND TENNISPLÄTZE  

ABBILDUNG  15: KALKULATION DER KOSTEN UND PREISE  

ABBILDUNG  16: ANGEBOT FÜR INTERESSIERTE KUNDEN  

ABBILDUNG  17: MATERIALBEDARF TENNISREISE  

ABBILDUNG  18: RAHMENABLAUFPLAN UND TRAININGSPLAN VON 2007  

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Eventorganisation und -durchführung

Bernhard Öl / Sportmanagement Master

1.0. Ausgangslage und Aufgabenstellung

In dem Kurs Eventorganisation und -durchführung wurden wir vor die Aufgabe gestellt einen Event für einen bestimmten Kundenkreis zu erarbeiten und. Aus aktuellem Anlass haben wir uns dazu entschieden, die Vorgehensweise zur Organisation und Durchführung von Tennisreisen zum Gardasee näher zu beschreiben. Ein aktueller Anlass ist es aus diesem Grund, da ein Kunde von unserer Firma, uns mit der Organisation und Durchführung eben solcher Eventreisen in diesem Jahr beauftragt hat. In dieser Studienarbeit werden wir zunächst auf die Idee für diese Reisen eingehen und auf das Angedachte Leistungsprogramm, dass festgelegt wurde.

Danach beschreiben wir wie man bei der Planung eines vorgehen kann und wenden dies anschließend auf das ausgewählte Praxisbeispiel an. Dort erläutern wir dann die verschiedenen Phasen der Eventplanung von der Vorplanung über dir Durchführung bis zur Post-Event-Phase bzw. der Nachbereitung der Veranstaltung.

2.0. Allgemeine Eventplanung

Zu Beginn wollen wir kurz auf die einzelnen Phasen eingehen, die zur generellen Planung, zur Organisation, zur Durchführung und zur Nachbereitung eines Events gehören.

2.1. Vorüberlegungen bzw. die Konzeption in der Vorplanung

Nachdem man den Entschluss gefasst hat einen Event durchzuführen, den Zweck und den Rahmen bzw. das Thema festgelegt hat, sollte man die Zielgruppe die man mit der Veranstaltung ansprechen will genau analysieren um auf Besonderheiten und Gegebenheiten des Personenkreises genaustes eingehen zu können. Hier wären Dinge zu analysieren wir die Altersstruktur, Geschlechtsstruktur, Bildungsstand, finanzielle Ressourcen, Interessen aber auch spezielle Gegebenheiten der Zielgruppe wie zum Beispiel der Fitnesszustand.

2.2. Organisation und Realisation des Events

Bei der Organisation und Realisation eines Events gilt es erst einmal eine Eventleitung bzw. eine „Chefetage“ zu erstellen. Diese Eventleitung ist zusammen mit dem Organisationsteam dafür zuständig folgende Punkte zu klären:

2.3. Pro-Event-Phase

Zur Pro-Event-Phase gehören Maßnahmen wie der Aufbau der Veranstaltungs- und Ausstellungsstätte, die Überprüfung der Einrichtungen, ein Einsatzplan für die benötigten Helfer und eine Turnier- bzw. Veranstaltungsgaranten mit Ersatzpersonal. Nicht zu vergessen sind ebenfalls Maßnahmen bzw. eine Möglichkeit der Last-Minute-Registration. Solche Dinge sollten in dieser Phase der Eventplanung beachtet werden. 2

2.4. Force-Event-Action-Phase

Zu dieser Phase gehören sowohl die Durchführung, als auch die Vorprogramme vor dem eigentlichen Event. Bei den Vorprogrammen können folgende Punkte eine Rolle spielen.

Bei der Durchführung kommen solche und ähnliche Punkte in der Regel in betracht:

¹ VGL. ED MENSING, Einführung in das Eventmanagement, 2006.

² VGL. DERS.

³ VGL. DERS.

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2.5. Post-Event-Phase I

Zur Post-Event-Phase oder auch Abschlussphase eines Events gehören Dinge wie die Pressemitteilung, die Überwachung des Abbaus, ein Fototermin möglichst mit allen Beteiligten, die Versammlung des Personals mit Würdigung für die geleistete Arbeit, die Reinigung des Veranstaltungsortes und natürlich auch das Abrechnungswesen.

2.6. Post-Event-Phase II

Ein Event sollte natürlich auch nachbereitet werden, man spricht von der Post-Event-Phase II. In diesem Stadium die auf keinen Fall vergessen werden sollte, sind Dinge wichtig wie die Katalogisierung der Fotos, die Erstellung des endgültigen Presseberichts, der Versand des Berichts an Sponsoren, Teilnehmer und andere wichtige Besucher des Events. Das Dankesschreiben an die Sponsoren sollte auch nicht fehlen genauso die spätere Aufarbeitung des gelaufenen Events, mit ein bisschen Abstand. Dort bespricht man zum Beispiel, was gut geklappt hat, was weniger gut, was man ändern sollte oder ähnliche Dinge. Dies sollte so als eine Art von „Manöver-Kritik“ verstanden werden um in Zukunft ähnliche Fehler zu vermeiden oder gute Inhalte und Abläufe beizubehalten. 5

2.7. Zusammenfassung zur allgemeinen Eventplanung

Das Vorgehen bei der Planung, Organisation und Durchführung eines Events kann, wie in den vorangegangen Punkten dargestellt, immer in die oben beschriebenen Phasen unterteilt werden. Natürlich muss man je nach Event oder Veranstaltung einige individuelle Anpassungen machen. Eine Sportreise, wie in unserem Beispiel erfordert eine zum Teil etwas andere Vorgehensweise als eine zum Beispiel Eintagesveranstaltung. Dennoch bleiben die einzelnen Phasen der Eventplanung im Großen und Ganzen gleich, wie wir in den folgenden Punkten, in denen wir nun die Theorie auf die Praxis beziehen, aufzeigen werden.

3.0. Eventplanung, Organisation und Durchführung am konkreten Beispiel

Bei diesem konkreten Beispiel für eine Veranstaltungsplanung werden wir nach folgendem Schema die einzelnen Punkte abarbeiten. Zu Beginn werden wir kurz die Idee, die Veranstalter, die Partner und die Ziele darstellen. Anschließend folgt die Konzeption in der Vorplanung mit all ihren Facetten, um anschließend auf die Inhalte und Komponenten der Organisations- und Realisationsphase einzugehen. Danach werden wir noch auf Pre-Event-Phase, die Force-Event-Phase und die Post-Event Phase eingehen.

⁴ VGL. DERS.

⁵ VGL. DERS.

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Eventorganisation und -durchführung

Bernhard Öl / Sportmanagement Master

3.1. Idee, Veranstalter, Partner und Ziele

Die Idee des Unternehmens war bzw. ist es Tennisreisen zum Gardasee im Zeitraum zwischen dem 22.03.2008 und dem 27.04.2008 zu organisieren und Umzusetzen. Folgende Leistungen wurden hierfür angedacht und festgelegt.

Der Veranstalter der Reisen ist die Tennisschule Breakpoint in Zusammenarbeit mit der Firma Bernhard Öl Sportdienstleistungen, die mit der Organisation und Umsetzung des Reiseangebots betraut wurde. Die Ziele dieser einzelnen Reisen sind rein Gewinnorientiert, es werde keine sonstigen Marketingziele primär verfolgt. Dennoch konnten einzelne Firmen gewonnen werden, die diese Reisen dazu nutzen, ihre Produkte zu präsentieren. Zum eine die Firma Lotto die die Trainer vor Ort mit der notwendigen Bekleidung versorgen wird und zum anderen die Firma Head die uns zugesagt hat, uns mit den notwendigen Materialien zu versorgen (z.B. Bälle, Schläger, Testschläger, Preise, Saiten, usw.). Die Werbepartner erwarten sich hierbei eine entsprechende Präsentation Ihrer Produkte, durch die Veranstalter vor Ort.

3.2. Die Konzeption in der Vorplanung

In dieser Phase der Planungen haben wir folgende Komponenten analysiert und festgelegt.

¾ Voranalysen wie die Umfeldanalyse, Marktanalyse, Konkurrenzanalyse, Zielgruppenanalyse

¾ Fazit der Analysen und Festlegung der Zielgruppe

¾ Ablaufplan der Eventorganisation

3.2.1 Umfeldanalyse relevanter Umweltbereiche

3.2.1.1. Demographische Entwicklung

⁶ Eigene Darstellung.

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Eventorganisation und -durchführung

Bernhard Öl / Sportmanagement Master

Es gibt in Deutschland immer mehr Singelhaushalte und eine beträchtliche Abnahme der Geburtenraten ist zu verzeichnen. Außerdem wird der Anteil der älteren Menschen an der Bevölkerung immer größer. Es kommt darüber hinaus zu einer immer spätern familiären und beruflichen Bindung.

3.2.1.2. Wertewandel

In der Bevölkerung kommt es zu immer stärkeren Individualisierungsprozessen durch veränderte Lebensstile. Die Freizeit nimmt für die Menschen einen höheren Stellenwert ein als noch vor ein paar Jahren Trends werden immer kurzlebiger und verlieren immer schneller an Attraktivität außerdem ist ein zunehmendes Gesundheitsbewusstsein in der Bevölkerung zu erkennen.

3.2.1.3. Freizeitgestaltung

Der Anteil an individueller Freizeit nimmt immer mehr zu, dadurch ist der Zeitpunkt der Freizeit nicht mehr klar definiert. Es ist eine steigende Anzahl von Freizeitangeboten zu verzeichnen, dadurch entsteht das subjektive Gefühl der Zeitknappheit - Freizeitstress.

3.2.1.4. Ausgaben für Freizeit und Sport

Die Ausgaben für diesen Bereich nehmen immer mehr zu. Die Ausgaben im Sport verteilen sich aber auf immer zahlreichere Anbieter und Aktivitäten.

3.2.1.5. Konsequenzen

Daraus entwickeln sich folgende Konsequenzen für die Anbieter von Sportangeboten:

⁷ VGL. VERONIKA RÜCKER, ARBEITSTAGUNG LSB.

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