Inhaltsübersicht

Einleitung.   3

1.  Wissenssituation analysieren  4

2.  Wissensziele definieren  5

3.  Wissensziele umsetzen  8

3.1.  Angebote für WM in Archiven  8

3.1.1.  Angebote auf der Ebene „Mensch:  8

3.1.2.  Angebot auf der Ebene „Organisation“:  9

3.1.3.  Angebote auf der Ebene „Technik“:  9

3.2.  Methoden für WM in Archiven.  10

3.2.1.  Einsatz von Wissensmanagement bei den archivischen Kernaufgaben.  10

3.2.1.1.  Erschließung (Ordnung und Verzeichnung)  10

3.2.1.2.  Bewertung.  12

3.2.1.3.  Nutzbarmachung von Archivgut  13

3.2.1.4.  Schriftgutverwaltung  15

3.2.1.5.  Aktenübernahmen.  17

3.2.2.  Stafettenübergabe im Archivbereich und Bewahrung der Erfahrung von  

ehe  -maligen Mitarbeitern.  19

Kritische  Würdigung  22

Benutzte  Literatur  23

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Einleitung

„Während das Management klassischer Produktionsfaktoren ausgereizt zu sein scheint, hat das Management des Wissens seine Zukunft noch vor sich. Wissen ist die einzige Ressource, welche sich durch Gebrauch vermehrt ¹ .“ Mit „Wissen“ ist im Wesentlichen das an Personen gebundene Erfahrungswissen gemeint ² . Wissen besteht aus verdichteten und bewerteten Informationen. Es stellt diese Informationen in einen Zusammenhang und Bezugsrahmen ³ . In Organisationen ist Wissen funktional. Es kann, sofern von anderen Personen nachvollziehbar, gespeichert und verteilt werden ⁴ . Unter Wissensmanagement versteht man ein Managementkonzept, das Wissen als Ressource in Unternehmen begreift und das mit gezielten Strategien darauf abzielt, diese Ressource unter Einsatz von organisationalen Maßnahmen zur Optimierung und Steigerung des Unternehmenserfolges zu nutzen. Wesentliche Elemente hierbei sind Wissensaufbau, Wissenserwerb, Wissensverteilung und -steuerung ⁵ .

Archivare, von Berufs wegen Informationsmanager, sind nicht zwangsläufig auch Wissensmanager. Archive, gewohnt im Umgang mit der Weitergabe von Informationen, aber auch mit Vermittlung von Wissen bspw. im Rahmen Historischer Bildungsarbeit, praktizieren nicht immer Wissensmanagement. Woran liegt das? Zum einen hat Wissensmanagement im Gegensatz zur Wirtschaft und Industrie wenig Bekanntheitsgrad im öffentlichen non-profit-Bereich und zum anderen ist es noch nicht allzu lange Gegenstand der archivfachlichen Diskussion ⁶ . Außerdem mögen Vorbehalte bestehen dass Wissensmanagement in non-profit-Unternehmen -und das sind Archive in der Regel - nicht einsetzbar sei um damit das Ziel eines verbesserten wirtschaftlichen Erfolges erreichen zu können. Doch angesichts zunehmender Ressourcenknappheit in der Archivlandschaft ist überlegenswert, ob Wissensmanagement nicht doch als zusätzliches Managementkonzept angepeilt,

¹ Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 1

² Linde, F. (Hrsg.): Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, S. 4f. und Probst / Raub /

Romhardt: Wissen managen, S. 22

³ Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 4 und S. 12

⁴ Menne-Haritz, Angelika: Wissensmanagement und Archive, S. 309

⁵ Linde, F. (Hrsg.): Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, sinngem. S. 5

⁶ Reich, Thomas: Wissensmanagement in Archiven, S. 4

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angedacht, „ins Boot geholt“ und umgesetzt werden kann, um in den Bereichen archivischen Arbeitens effektiver und effizienter zu sein.

Archive als Wissenspools für historische Wirklichkeit zur Schaffung und Stärkung der eigenen regionalen Identität müssen lernen ihr Wissen auch zum Wohle ihrer Einrichtung einsetzen zu können. Wer sich weiter hinauswagt, kann sogar darüber hinaus sein Wissen anderen Branchen offensiv anbieten und zugänglich machen. Kleinere Archive haben es in der Regel einfacher, bei sich Wissensmanagement zu praktizieren: Die Informationswege sind kürzer, Wissen ist deshalb schneller verteilbar und untereinander austauschbar und es sind evt. geringere Barrieren sowohl organisationaler als auch sozialpsychologischer Art zu überwinden. Im Folgenden soll dargelegt werden, welche Methoden und konkrete Angebote für Wissensmanagement in Archiven überhaupt denkbar wären und wie sie sich umsetzen lassen.

1. Wissenssituation analysieren

Es reicht nicht wenn vorhandenes Wissen lediglich identifiziert und strukturiert abgelegt wird. Man muss es auch anwenden (können). Doch nicht jedes Wissen ist qualitativ gleichwertig. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen: Wissen muss bewertet werden auf Nützlichkeit und Anwendbarkeit hin. Wissenserhebungen „auf Teufel komm raus“ sind kontraproduktiv und sogar schädlich. Außerdem ist Wissensmanagement nur sinnvoll und Erfolg versprechend, wenn man die drei Stützen von WM, nämlich Mensch, Organisation und Technik gleichermaßen berücksichtigt.

Vor Einführung eines WM-Modells, von denen es mehrere Ansätze gibt, steht eine genaue Analyse des Ist-Zustandes, eine Wissens-Bestandsaufnahme der Einrichtung Archiv. Dabei werden die internen Wissensbestände lokalisiert und Wissensträger identifiziert. Das Ergebnis dieser Analyse soll zeigen, welche „Lebensbedingungen“ für Wissen im Archiv vorherrschen, z.B. wäre zu untersuchen:

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N Wie gut ist der Informationsfluss innerhalb der Einrichtung und gegenüber dem Archivträger?

N Welches Wissen wird für gewöhnlich bereitwillig kommuniziert und in welchen Bereichen gibt es evt. Tabus der Wissensweitergabe? N das Arbeitsklima insgesamt: Motivation, betriebliches „Miteinander“, Innovationsgeist, Kreativität, Verhältnis zur Führungsebene N der Erfahrungsstand der Mitarbeiter: Verhältnis der langjährigen, erfahrenen Archivfachkräfte gegenüber Berufsanfängern und -neueinsteigern N die Größe des Archivs und organisationaler Aufbau: kompakte Einheit oder eher Verästelung in mehr oder weniger selbstständige Abteilungen? N die IT-Ausstattung, technisches Equipment

N welches Wissen ist vorhanden und wo? Wer und wo sind die Wissensträger? Wo sind Wissensdefizite? (-> Mitarbeitergespräche ⁷ , Zielvereinbarungen) Auf Grundlage der Ergebnisse dieser Analyse werden dann Ziele definiert, welche in Einzelmaßnahmen zerlegt und in einer dritten Phase umgesetzt werden.

2. Wissensziele definieren 8

Wissensziele sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen

- die Möglichkeit zur Formulierung von alternativen Maßnahmen zulassen

- so ausgelegt sein dass sie noch vor ihrer Umsetzung so koordiniert werden können dass sie mögliche Zielkonflikte im Umsetzungsprozess abfedern oder herabmindern können

- für die Mitarbeiter motivierend sein; herausfordern ohne jemanden zu überfordern! -> Akzeptanz durch Mitarbeitern: gemeinsam Ziele erarbeiten!

- messbar, bewertbar und kontrollierbar sein

Im Bezug auf Wissensmanagement unterscheidet man verschiedene Zielarten. Beispielhaft für den Archivbereich könnten diese folgendermaßen aussehen:

⁷ Heck-Volz, Carola: Talentmanagement - Wissensträger erkennen und fördern, auf:

www.wissensmanagement.net/online, letzter Zugriff: 26.08.08

⁸ Probst / Raub / Romhardt: Wissen managen, S. 55ff.

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Wissensziele sind die wissensbezogene Übertragung der Unternehmensziele. Sie geben die Marschroute vor für gemeinschaftliches Lernen einer Organisation oder eines Unternehmens. Durch Wissensziele wird Erfolg oder Misserfolg von Wissensmanagement überprüfbar gemacht. Das Wissenszielformulieren birgt einige Probleme und Hindernisse, die es zu überwinden gilt. Sie sollten daher sorgfältig herausgearbeitet und am Ende klar formuliert werden. Außerdem sollten sie stets mit den

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