II

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis......................................................................................................................   II

Abbildungsverzeichnis   IV

Abk  ürzungsverzeichnis  V

Einf  ührung.  1

1.  Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse  3

1.1.  Einrichtung des Projektes.  3

1.2.  Erstellung eines Projektplans  4

1.3.  Kalkulation der Projektkosten.  5

1.4.  Projektcontrolling.  6

1.4.1.  Informationsbedürfnis des Controllers.  6

1.4.2.  Operative Projektkontrolle  7

1.4.3.  Informationsversorgung mit Berichten und Kennzahlen  7

1.5.  Istanalyse durch die Untersuchung von Prozessen und Strukturen.  8

1.6.  Sollkonzepterstellung durch Prozess- und Strukturreorganisation  9

1.7.  Ermittlung und Gewichtung der Anforderungen an das ERP-System.  9

1.7.1.  Integrationsgegenstand.  10

1.7.2.  Integrationsrichtung  10

1.7.3.  Integrationsreichweite  10

1.7.4.  Automatisierungsgrad  11

1.8.  Erstellung eines Anforderungsprofils und des Kriterienkataloges.  11

1.9.  Lastenheft und Pflichtenheft  11

2.  Vorauswahl von Standardsoftware.  13

2.1.  Analyse des Marktangebots von Enterprise-Resource-Planning-Systemen  13

2.2.  Evaluierung der Angebotserfüllung  13

2.3.  Einladung der Softwareanbieter zu Vorgesprächen und Demonstrationen  14

2.4.  Kalkulation der Aufwendungen für die Standardsoftware.  14

3.  Endauswahl von Standardsoftware  16

3.1.  Testinstallationen im Unternehmen  16

3.2.  Durchführung von Teilbereichtests mit aktuellen Daten  16

3.3.  Systemtests  16

3.4.  Nachverhandlungen mit dem Standardsoftwareanbieter.  17

3.5.  Vorbereitung einer Entscheidungsvorlage  17

III

3.6.  Auswahl der Standardsoftware durch die Unternehmensführung.  18

4.  Einführung der Standardsoftware.  19

4.1.  Gestaltung des Vertrages mit dem Softwareanbieter  19

4.2.  Terminliche Fixierung des Einführungskonzeptes.  19

4.3.  Überprüfung und Beschaffung der Hardware und der Systemsoftware  20

4.4.  Ausarbeitung des Schulungskonzeptes und Einbindung der Mitarbeiter.  21

4.5.  Installation der Software  21

4.6.  Customizing und Parametrisierung der Standardsoftware  21

4.7.  Schulung der Nutzer.  22

4.8.  Datenmigration und Datenpflege  22

5.  Betrieb der Standardsoftware  24

6.  Trends im Standardsoftwarebereich.  24

7.  Zusammenfassung.  25

Literaturverzeichnis.   V

Anlagenverzeichnis   VIII

Anlagen   IX

IV

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Unterteilung der Anwendungssoftware  

Abbildung  2: Planungsobjekt, Projektaufgabe und Aufgabeninhalt.  

Abbildung  3: Überblick über die operative Projektkontrolle  

Abbildung  4: Beschreibung eines Berichtes  

Abbildung  5: Kriterienhierarchie für die Einführung einer Informatiklösung.  

Abbildung  6: Statusbericht: Deckblatt eines Fortschrittsberichtes  

Abbildung  7: Kennzahlen für das Projektcontrolling  

Abbildung  8: Fragenkatalog für eine Ausschreibung bzw Angebotseinholung  

V

Abkürzungsverzeichnis

Aufl. Auflage bearb. bearbeitet bzw. beziehungsweise erg. ergänzt ERP Enterprise-Resource-Planning erw. erweitert et al. et alii (und andere [Autoren]) etc. et cetera ff. fortfolgend ggf. gegebenenfalls i. d. R. in der Regel IT Informationstechnologie KMU klein- und mittelständige Unternehmen SSW Standardsoftware überarb. überarbeitet usw. und so weiter verb. verbessert vgl. vergleiche vollst. vollständig z.B. zum Beispiel

Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems im Unternehmen 1

Einführung

Jedes Unternehmen muss die eigenen Ressourcen möglichst effizient einsetzen. Dabei kann Anwendungssoftware unterstützend helfen. Aufgrund der Kostenvorteile gegenüber der Individualsoftware wird dabei häufig auf verfügbare Standardsoftware zurückgegriffen, sofern das Unternehmen sich diese finanziell leisten kann. Während Praktika und Studentenjobs ist mir aufgefallen, dass insbesondere die Auswahl und Implementierung von bereichsübergreifender Standardsoftware die einführenden Unternehmen vor kleinere und größere Herausforderungen stellt. Auch die Controllingabteilung, als Nutzer der von Anwendungssystemen bereitgestellten Informationen, ist auf die Zuverlässigkeit der Daten angewiesen. Aus diesen Gründen werde ich mich in der Seminararbeit auf die Einführung

eines komplexen Enterprise-Resource-Planning-Systems ¹ im Rahmen eines Projektes konzentrieren. Es wird vorausgesetzt, dass die Entscheidung für den Einsatz eines ERP-Systems bereits gefallen ist.

Abbildung 1: Unterteilung der Anwendungssoftware

¹ Auch als ERP-System bezeichnet.

Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems im Unternehmen 2

Insbesondere sollen sich Dritte mit dieser Seminararbeit einen ersten Überblick über die verschiedenen Projektphasen einer Standardsoftwareeinführung verschaffen können. Wie in der Abbildung 1 erkennbar ist, umfasst der Begriff Standardsoftware auch ERP-Systeme. In dieser Seminararbeit werden beide Begriffe synonym verwendet. Der Schwerpunkt dieser Seminararbeit liegt vor allem im Bereich der vorbereitenden Aufgaben und der Auswahl sowie Konfiguration des ERP-Systems. Jedoch lassen sich wegen

der Vielfalt der angebotenen ERP-Systeme ² oft nur verallgemeinernde Aussagen treffen.

² Je nach Studie und Begriffsabgrenzung schwanken die Zahlen der in Deutschland angebotenen ERP-Systeme zwischen 100 und 200.

Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems im Unternehmen 3

1. Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse

Nachdem die Notwendigkeit des Einsatzes einer Standardsoftware erkannt wurde, wird diese Aufgabe oft aufgrund der Komplexität in ein Projekt umgewandelt. Die DIN 69900 definiert das Projekt als: „ein größeres, einmaliges und komplexes Vorhaben, an dessen Planung, Gestaltung und Steuerung sowie Durchführung im allgemeinen mehrere Bereiche eines Betriebes oder mehrere Unternehmen beteiligt sind. Anfang und Ende der

Projektdurchführung sind definiert.“ 3

„Systematisches Vorgehen im Rahmen eines auf das Unternehmen abgestimmten Projektmanagements ist eine wichtige Voraussetzung, um Projekte erfolgreich abzuwickeln. In der betrieblichen Praxis treten oft gerade deswegen Probleme auf, weil Projektmanagement

nicht konsequent angewandt wird.“ 4

Wie die Einführung eines ERP-Systems als Projekt aufgebaut werden könnte, möchte ich nachfolgend verdeutlichen.

1.1. Einrichtung des Projektes

Bei der Einrichtung des Projektes sollten bereits nachfolgende Punkte geklärt werden: 5

N aufbau- und ablauforganisatorische Einbindung des Projektes in das Unternehmen, N Organisationsform: Reine Projektorganisation, Stab-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation N Einsatzmittelmanagement: Personal, Sachmittel

N Rollen der Mitarbeiter im Projekt nach ihren Fähigkeiten, ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten N Verfügbarkeit aller notwendigen Ressourcen

Ziele und Zeiten der Softwareeinführung sollten Sie gemeinsam mit dem Projektteam festlegen. So genannte zeitlich fixierte Meilensteine werden vor wichtige Projektphasen

gesetzt und erleichtern dadurch die Kontrolle des Projektverlaufes. 6

³ Norm DIN 69900.

⁴ Fiedler (2005), S. 7.

⁵ Nachfolgend vgl. Lent (2003), S. OM-2 ff..

⁶ Vgl. Alpar et all (2005), S. 299.