Einsatzmöglichkeiten, Chancen und Nutzen von Web 2.0-Tools im Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ... 5

2 Abbildungsverzeichnis ... 8

3 Abkürzungsverzeichnis ... 10

4 Definition Web 2.0. ... 11
4.1 Entstehung des Web 2.0. ... 13
4.2 Vom Spezialisten-Web zum Jedermann-Web ... 14
4.3 Kerngedanken des Web 2.0. ... 16
4.4 Das Internet als Betriebssystem ... 19
4.5 Kollektive Intelligenz und Social Software ... 21

5 Projektmanagement mit Social Software ... 25
5.1 Definition von Projektmanagement 2.0. ... 25
5.2 Virtuelle Teamarbeit ... 29
5.3 Webanwendungen im Projektmanagement ... 32
5.4 Groupware versus Social Software ... 35
5.5 Projektkommunikation mit Weblogs ... 39
5.6 Projektkoordination und Dokumentation mit Wikis ... 42
5.7 Der Faktor Mensch beim Projektmanagement ... 46

6 Hintergrundinformation zur empirischen Studie ... 49
6.1 Vorteile und Nachteile von Online-Umfragen ... 49
6.2 Aufbau des Fragebogens ... 51

7 Ergebnisse der Umfrage ... 53
7.1 Fragen zum Unternehmen und zur Person ... 53
7.2 Projekteigenschaften ... 55
7.3 Wikis ... 58
7.4 Online-Projektmanagement-Tools ... 60
7.5 Blogs ... 62
7.6 Probleme ... 64

8 Schlussfolgerungen ... 65
8.1 Allgemein ... 65
8.2 Anwendungsfelder ... 65
8.3 Ziele ... 66
8.4 Nutzen ... 67
8.5 Ausblick ... 68

9 Glossar ... 69

10 Literaturverzeichnis ... 71 77

1 Einleitung

Die wirtschaftliche Entwicklung der letzten 10 Jahren wurde massiv vom Internet beeinflusst. Durch die weite Verbreitung von PCs ist das World Wide Web inzwischen fast allgegenwärtig. Gerade im Projektmanagement sind die verschiedenen Internetdienste nicht mehr aus dem täglichen Leben wegzudenken. Internet bzw. Intranet und E-Mail haben in Unternehmen eine 100 %-ige Verbreitung[1]. Durch die stetige Weiterentwicklung des immer noch jungen Mediums Internet entstehen immer neue Möglichkeiten und Herausforderungen. Es wird zunehmend leichter, mobil auf Webinhalte zuzugreifen und selbst das Verwalten großer Datenmengen ist heute einfach und billig geworden. Durch bessere Technologien, schnellere Anbindungen und die fortgeschrittene Verbreitung des Internet entsteht eine immer umfassendere Vernetzung der Menschen. Diese Entwicklung wird seit einiger Zeit unter dem Schlagwort „Web 2.0“ beschrieben. Die erwähnte Vernetzung führt dazu, dass Personen und Informationen immer näher zusammenrücken. Angesichts dieser Entwicklung treten technikbedingte Hindernisse bei der Arbeit in den Hintergrund. Tom DeMarco äußert sich dazu in seinem Buch „Peopleware“ folgendermaßen: „Die größten Probleme bei unserer Arbeit sind keine technologischen Probleme, sondern soziologische Probleme.“ [2]

Da ein Projekt als „kontinuierlicher Dialog zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, der zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses führt“ [3] definiert werden kann, haben die neuen Formen der Partizipation und Kooperation im Web 2.0 auch Auswirkungen auf das Management von Projekten. Durch die Verbesserung von Technologien, die einfacher zu bedienen, sozialer und offener in ihren Schnittstellen geworden sind, haben Projektbeteiligte immer öfter die Möglichkeit, zu jeder beliebigen Zeit auf jede benötigte Information zuzugreifen bzw. verschiedene Informationen mit Web 2.0-Anwendungen (Mashups) zu einem neunen Ganzen zusammenzufügen. Gareis schreibt in seinem Buch „Happy Projects!“, dass zur erfolgreichen und effizienten Führung von Projekten und Programmen die Anwendung eines „Neuen Managementparadigmas" in der Organisation Vorraussetzung ist[4]. Die Hierarchie als zentrales Integrationsinstrument wird seiner Meinung nach abgelöst durch neue Formen von flachen Hierarchien und Selbstorganisation. Web 2.0 unterstützt diesen Trend mit Internetanwendungen, die eine bessere Koordination ermöglichen, Transparenz in Zwischenergebnisse bringen, die Kommunikation zur Kundin bzw. dem Kunden verbessern und die Teamarbeit fördern.

Zielformulierung

Mit der vorliegenden Arbeit erhält die Leserin bzw. der Leser eine umfassende Einführung in den Themenkomplex „Web 2.0 im Projektmanagement". Da Kommunikation und Zusammenarbeit auch über größere Entfernungen essentielle Erfolgsfaktoren in der Projektarbeit darstellen und die neue Generation von Webanwendungen die Kommunikation und Vernetzung als zentrales Element hat, sollte die Projektarbeit sehr stark von den neuen Möglichkeiten profitieren können. Im aktuellen „Collaboration and Social Media Report“ der Gilbane Group wurde beispielsweise untersucht, inwieweit sich das Web 2.0 bereits in amerikanischen Unternehmen verbreitet hat. In der Studie wurde festgestellt, dass Web 2.0- Anwendungen in Firmen zwar durchaus als sehr effektiv eingeschätzt werden und es geplant ist, mehr davon in Zukunft einzusetzen, aber dass erst in rund 10 % der Unternehmen Web 2.0-Anwendungen wie (Wikis und Blogs) eingesetzt werden.[5] In meiner Arbeit werde ich versuchen, anhand einer Umfrage zu erheben, welchen Einfluss Web 2.0-Anwendungen bereits jetzt auf die Projektarbeit im deutschsprachigen Raum haben.

Vorgehensweise

Nach der Definition von Web 2.0 und einer Erläuterung zur Entstehungsgeschichte wird im weiteren Verlauf der Arbeit konkret auf Projektmanagement mit Social Software und neue Formen des Projektmanagements eingegangen. Es wird aufgezeigt, inwieweit Web 2.0 für die Projektarbeit nützlich sein kann und welche Risiken entstehen können. Weiters wird versucht, anhand einer Umfrage zu klären, wie weit Web 2.0 in der Projektarbeit bereits verbreitet ist und wie der Einsatz von den Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmern bewertet wird. Das abschließende Fazit beinhaltet eine Zusammenfassung sowie einen Ausblick auf die mögliche zukünftige Entwicklung.

[...]

4 Definition Web 2.0

„Web 2.0 is the business revolution in the computer industry caused by the move to the Internet as a platform, and an attempt to understand the rules for success on that new platform.”[6]

Web 2.0 kann als Sammelbegriff für eine Reihe von Entwicklungen des World Wide Web gesehen werden, die den aktuellen Stand der Entwicklungen aus technologischer, soziologischer, individueller und ökonomischer Perspektive zusammenfassen.[7]

Das Web 2.0 kann mit Fug und Recht als das Schlagwort des Jahres 2007 bezeichnet werden.[8] Global erfolgreiche Websites wie www.facebook.com, www.youtube.com, www.wikipedia.org und selbsterstellte Blogs mit Hilfe von www.blogger.com verkörpern den neuen Geist des Internet. Allen diesen Websites ist gemein, dass es dabei nicht um das reine Konsumieren, sondern um das Produzieren von Webinhalten geht. Während es in der Ära des Web 1.0 nicht einfach war, eine Website mit eigenem Content zu produzieren, ist es nun ungleich leichter, Content zu erstellen, ohne sich Programmierkenntnisse aneignen zu müssen. Im Folgenden wird der manchmal diffuse Begriff Web 2.0 definiert.

Was macht Web 2.0 zu etwas Besonderem? Reicht es aus, einen Blog zu betreiben, um sich als Teil des Webs zu fühlen? Muss man seine alten Webseiten an das Layout oder die neue Namensgebung erfolgreicher Web 2.0-Seiten wie Flickr, MyPictr oder del.icio.us anpassen? Der Autor der vorliegenden Arbeit ist nicht der Meinung, dass dies notwendig ist. Web 2.0 ist mehr als ein technisches Fortschreiten von Webtechnologien. Neben der rasanten Weiterentwicklung der Technik (viele Anwendungen würden mit den langsamen Internetanbindungen von früher und ohne einheitliche Webstandards, an die sich heute fast alle Browserhersteller halten, keinen Sinn ergeben) hat sich auch das Umfeld des Webs grundlegend verändert.[9] Web 2.0 gründet auf der Idee des Mitmachens.[10]

Mit den neuen Webanwendungen können sich heute Menschen massenhaft organisieren, um Waren, Dienstleistungen oder Unterhaltungsangebote herzustellen oder für oder gegen eine Idee zu kämpfen.[11] Communitys wie Flickr, MySpace und Wikipedia stellen eine neue Form des Online-Kollektivismus dar, der sogar Eingang in den amerikanischen Präsidentschaftswahlgang gefunden hat. [12]

Anthony Williams und Don Tapscott stellen in ihrem Buch „Wikinomics" die These auf, dass Web 2.0 der große Unterschied zu den alten Dotcom-Geschäftsmodellen, die die Kundinnen und Kunden am Gängelband führten, ist. Diese Geschäftsmodelle haben sich laut den Autoren überlebt und funktionieren heute nicht mehr. Die Kundinnen und Kunden sind laut Williams und Tapscott nicht mehr einfach Konsumentinnen oder Konsumenten von Inhalten; sie stellen vielfach den zentralen Inhalt her und sind sozusagen das Rückgrat der Unternehmen. Da die Kundinnen und Kunden noch dazu einfacher von einer Plattform zur nächsten wandern können, steht und fällt eine Web 2.0-Applikation mit dem Vertrauen, das Kundinnen und Kunden in sie haben. [13]

Kleine und große Unternehmen profitieren heuten von einer durch einfache Schnittstellen in kooperativen Anwendungen ermöglichten offeneren globalen Wirtschaft. Die oben erwähnten Autoren Williams und Tapscott schreiben dazu, dass nahezu alles, von Marktforschung über Backoffice-Leistungen bis zur Lohnfertigung, heute über das Web geregelt werden kann und daher plötzlich kleine, mit einem effizienten Geschäftsmodell ausgestattete Firmen über das Web sehr schnell sehr groß werden und an der Weltspitze mitmischen können.[14] Als Beispiel führt er John Fluevog an, der hochwertige Schuhe entwirft. Kundinnen und Kunden reichen bei ihm Designvorschläge ein und die besten gehen in Produktion. Jeder Schuh bekommt dabei den Namen der Designerin bzw. des Designers, wodurch die Community laufend dazu motiviert wird, Designvorschläge einzubringen. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Web 2.0 die Welt verändert. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Web 2.0 keine Technologie ist, sondern eine Einstellung. Web 2.0 bezeichnet eine neue Art und Weise, das Internet zu nutzen in einer offenen kooperativen Form auf offenen und auf Zusammenarbeit ausgerichteten Plattformen.

4.1 Entstehung des Web 2.0

Der Begriff „Web 2.0" wurde 2005 von Tim O’Reilly geprägt[15]. Nach einem Brainstorming zwischen Dale Dougherty von O’Reilly Media und Graig Cline von Media-Live als Vorbereitung für eine geplante Konferenz im Jahr 2004 stellten sie fest, dass sich nach dem Dotcom-Crash die Webwelt im Umbruch befand und sich Geschäftsmodelle und das Webumfeld verändert hatte. Um diesem Wandel einen Namen zu geben, nannten sie es Web 2.0 Auf der „O’Reilly Web 2.0“-Konferenz in San Francisco, die seit Oktober 2004 jedes Jahr stattfindet, kam dieser neue Begriff 2004 zum ersten Mal zum Einsatz und Gedanken über eine sich verändernde Internet-Welt wurden weitergetragen und vertieft.

Im September 2005 verfasste Tim O’Reilly einen Artikel, der diese Änderungen in der Wahrnehmung des Internets zusammenfasst und stellte ihn online zur Verfügung, wodurch, wie am Anfang dieses Abschnitts erwähnt, dieser Begriff Eingang ins kollektive Webbewusstsein fand. Somit gilt dieser Artikel als Ursprungsdokument des Web 2.0.

4.2 Vom Spezialisten-Web zum Jedermann-Web

Web 2.0 sieht das Web als Plattform (siehe Abb. 1). Das Web 1.0 wurde vorwiegend von Anbieterinnen und Anbietern genutzt, um Informationen bereitzustellen. Um Informationen im Web 1.0 bereitstellen zu können, waren meist Programmierkenntnisse bzw. Software wie Frontpage, Macromedia Dreamweaver, GoLife etc. notwendig. Dadurch bestand eine klare Trennung zwischen Anbieterinnen und Anbietern auf der einen Seite und Nutzerinnen und Nutzern auf der anderen Seite.

Im Web 2.0 setzte ein Wandel von statischen Webseiten zu dynamischen Webseiten ein, der die Nutzerinnen und Nutzer der Seiten einbezog und es ihnen ermöglichte, sehr einfach und ohne Programmierkenntnisse selbst Daten und Inhalte zu veröffentlichen. Man spricht in diesem Zusammenhang von „user-generated content“, also von Benutzerinnen und Benutzern erstellten Inhalten. Durch die Massen an von Benutzerinnen und Benutzern erzeugten Daten und deren Verlinkung entstand eine kollektive Intelligenz, auf der manche Geschäftsmodelle im Web 2.0 aufbauen.

Während im Web 1.0 Internet-Anwendungen meist von Redakteurinnen und Redakteuren gepflegt wurden und den Benutzerinnen und Benutzern der Seite, wenn überhaupt, nur wenig Möglichkeit gegeben wurde, sich einzubringen, wird in der Web 2.0-Welt alles Mögliche getan, um möglichst die gesamte Wertschöpfung von Kundinnen und Kunden erledigen zu lassen.[16] Die Kundinnen und Kunden liefern dabei nicht nur den Inhalt der Applikationen, sie helfen auch bei der Entwicklung. Bei Web 2.0-Anwendungen ist es den Entwicklerinnen und Entwicklern nicht wichtig, eine möglichst ausgereifte Version ihrer Anwendung auf den Markt zu bringen, sondern möglichst schnell am Markt zu sein und dann unter dem Titel „Beta“ die Anwendung von Kundinnen und Kunden testen und verbessern zu lassen.

Die Möglichkeit, mit den Benutzerinnen und Benutzern in Kontakt zu bleiben und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie sich einbringen können, hat nicht nur Vorteile. So sind es die heutigen Benutzerinnen und Benutzer fast schon gewöhnt, dass auf jeder zweiten Web 2.0-Applikation das Label „Beta“ ein Dauerzustand ist, und damit sozusagen keine volle Funktionsfähigkeit erwartet werden kann. In Anlehnung an dieses Abstumpfen der Kundenerwartungen im Web 2.0 hat das Magazin „Der Spiegel“ sich in einem Artikel mit dem Namen „Kunde 2.0“ kritisch mit dem Thema auseinandergesetzt und festgestellt, dass auch in der Offline-Welt immer mehr Service ausgelagert werden und die Kundinnen und Kunden mehr und mehr Dienste übernehmen, die früher von den Unternehmen selbst erbracht wurden.[17] Wenn die Auslagerung an die kollektive Intelligenz der Kundinnen und Kunden auf die Forschung und Entwicklung innerhalb Unternehmens abzielt, spricht man von Crowdsourcing.

Im Web 1.0 wurden Firmenprospekte online gestellt oder einfach versucht, ein Produkt, das man vorher offline verkauft hatte, auch online zu verkaufen. Im Web 2.0 geht es nun darum, die Kundin bzw. den Kunden zu stärken und einzubinden. Web 2.0 hat die Online-Welt durch kollektive Intelligenz und die von Benutzerinnen und Benutzern erstellte Inhalte grundlegend verändert. Heute ist es Benutzerinnen und Benutzern möglich, über Videos auf YouTube Fragen an Präsidentschaftsanwärter zu stellen[18] oder über Innovationsplattformen an der Lösung komplexer Probleme teilzuhaben.[19]

[Dies ist eine Leseprobe. Grafiken und Tabellen sind nicht enthalten.]

Abb. 1 Prinzipien und Geschäftsmodelle von Web 2.0 [20]

4.3 Kerngedanken des Web 2.0

Der Kerngedanke der Web 2.0-Idee ist das Miteinbeziehen der Nutzerin bzw. des Nutzers und das Ausnutzen dieser kollektiven Intelligenz zum Vorteil aller daran Beteiligten. Jede Nutzerin und Nutzer besitzt lediglich über beschränktes Wissen, aber durch den unbeschränkten Austausch von Wissen und Erfahrungen können enorme Mengen an Information gesammelt, strukturiert und als Informationsquelle den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Einfache Applikationen wie Wikis, Blogs, ICQ oder Skype stellen die technische Basis dar, um Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit zu bieten, ohne Programmierkenntnisse Inhalte zu veröffentlichen bzw. weltweit ohne hohe Kosten zu kommunizieren. Durch einfache Installation und Bedienung fangen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kleiner und großer Unternehmen an, Social Software Tools am Arbeitsplatz ohne das Wissen ihrer Führungskräfte einzuführen. [21]

Ein gutes Beispiel für das Ausnutzen kollektiver Intelligenz durch die Mitwirkung der Kundinnen und Kunden bzw. Nutzerinnen und Nutzern erläutert Chris Anderson bei der Recherche und Arbeit an seinem Buch „Free Economy“[22]. Er beschreibt Kernideen und stellte Textbausteine auf seinem Blog online zur Verfügung. Diese seinen Leserinnen und Lesern zur Verfügung gestellten Texte wurden von ebendiesen diskutiert und kritisiert. Was vorher für viele Autorinnen und Autoren unvorstellbar war, nämlich vor der Fertigstellung eines Buches wichtige Teile öffentlich zugänglich zu machen, wurde für Chris Anderson zur Erfolgsgeschichte. Die von den Nutzerinnen und Nutzern unentgeltlich zur Verfügung gestellten Kommentare und die offene Kritik waren für den Autor sehr wertvoll für die Weiterentwicklung seines Buches. Viele Ideen von Nutzerinnen und Nutzern wurden in das Buch integriert. Nicht zuletzt ist durch die teilweise Vorveröffentlichung und die vielen Berichte in Medien und Blogs ein unschätzbarer Werbewert entstanden. Anderson beschreibt diese Phänomen in seinem Buch „The Long Tail“ mit dem Wort „Crowdsourcing“: „Die so genannte „Peer Production“ (man spricht von Peer Production, wenn viele unentgeltlich und uneigennützig an einer Produktentwicklung teilnehmen z.B. Open-Source) hat eBay, Wikipedia, Craigslist und MySpace geschaffen und Netflix mit Hunderttausenden von Filmkritiken versorgt. […] Beispiele dafür, wie Kunden etwas freudig umsonst erledigen, wofür sonst die Unternehmen ihre eigenen bezahlten Angestellten hätten einsetzen müssen.“[23]

Dieses Beispiel spiegelt einen der Kerngedanken des Web 2.0 sehr gut wider. Nicht die eigenen Ideen und das eigene Wissen bringen Unternehmen und Projekte weiter, sondern die offene Kommunikation und die Kooperation über einfach zu bedienende Applikationen.

Ein weiterer Kerngedanke des Web 2.0 wird als „Long Tail“ bezeichnet, der auf das oben erwähnte Buch von Chris Anderson zurückgeht. In diesem Buch vertritt er die

[...]

[1] Vgl. Collaboration and Social Media Report - 2008, http://gilbane.com/Research-Reports/Gilbane-Social-Computing-Report-June-08.pdf, Zugriff: 28.09.2008

[2] DeMarco, Tom; Lister, Timothy (1999): Peopleware, Hanser Fachbuch; Auflage: 2, S. 5

[3] Mangold, Pascal (2008): IT-Projektmanagement kompakt S. 26

[4] Gareis, Roland (2005): Happy Projects!, Manz, S. 51

[5] Vgl. Collaboration and Social Media Report - 2008, http://gilbane.com/Research-Reports/Gilbane-Social-Computing-Report-June-08.pdf, Zugriff: 28.09.2008

[6] Cook, Niall (2008): Enterprise 2.0, S. 12

[7] Vgl. García, Jürgen S. (2007): Enterprise 2.0, S.6

[8] Vgl. Time's Person of the Year: You (12/2006), http://www.time.com/time/magazine/article/0,9171,1569514,00.html, Zugriff: 28.09.2008

[9] Vgl. Alby, Tom (2006): Web 2.0. Konzepte, Anwendungen, Technologien, Hanser Fachbuchverlag, S. 1

[10] Braun, Herbert; Weber, Volker, Web 2.0 in c't 14/2006, S. 92

[11] Vgl. Williams, Anthony D.;Tapscott, Don (2007): Wikinomics. Die Revolution im Netz,Hanser Fachbuch, S. 16

[12] Vgl. The Citizen Watchdogs of Web 2.0 ( 06/2008), http://www.time.com/time/business/article/0,8599,1819187,00.html, Zugriff: 28.09.2008

[13] Vgl. Williams, Anthony D.;Tapscott, Don (2007): Wikinomics. Die Revolution im Netz,Hanser Fachbuch, S. 44

[14] Vgl. Williams, Anthony D.;Tapscott, Don (2007): Wikinomics. Die Revolution im Netz,Hanser Fachbuch, S. 62

[15] Vgl. What is Web 2.0 (09/2005) http://www.oreilly.de/artikel/web20.html, Zugriff: 24.08.2008

[16] Vgl. Anderson, Chris (2007): The Long Tail, München: Hanser, S. 265

[17] Vgl. Greive Martin, Schießl Michaela, (48/2007) in: der Spiegel, S. 88

[18] http://www.youtube.com/user/YTdebates, Zugriff: 28.09.2008

[19] Vgl. Williams, Anthony D.;Tapscott, Don (2007): Wikinomics. Die Revolution im Netz,Hanser Fachbuch, S. 98

[20] Vgl. What is Web 2.0 (09/2005) http://www.oreilly.de/artikel/web20.html, Zugriff: 24.08.2008

[21] Vgl. Cook, Niall (2008): Enterprise 2.0, S. 22

[22] Vgl. http://www.longtail.com/the_long_tail/2007/05/my_next_book_fr.html, Zugriff: 24.08.2008

[23] Anderson, Chris (2007): The Long Tail, München: Hanser, S. 265