Inhalt

1  Einleitung und Problemstellung  4

2  Grundlagen  7

2.1  Personalcontrolling.  7

2.2  Personalinformationssysteme  10

2.2.1  Definition.  10

2.2.2  Funktionen  10

2.2.3  Struktur  13

2.2.4  Einsatzformen.  14

3  Gestaltungsaspekte von Personalinformationssystemen  15

3.1  Datengrundlage.  17

3.2  Sicherstellung der Akzeptanz.  19

3.3  Informationstechnischer Aufbau  21

4  Zusammenfassung  22

Literatur   25

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Abkürzungsverzeichnis BetrVG Betriebsverfassungsgesetz BFuP Betriebswirtschaftliche Forschung und Praxis HRIS Human Resource Information System IT Informationstechnologie SWOT Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken)

Abbildungen

Abbildung 1: Struktur eines Personalinformationssystems.......................13

Tabellen

Tabelle 1: Aufgaben eines Personalinformationssystems ........................11

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1 Einleitung und Problemstellung

Mit dem Begriff des Personals werden in abhängiger Stellung arbeitende Menschen bezeichnet ¹ . Betriebe beschäftigen Personal, soweit dies für die Erfüllung ihrer betrieblichen Ziele notwendig ist. Das Personal galt dabei schon immer als ein wesentlicher Produktionsfaktor ² . In der heutigen Zeit rascher technischer Entwicklungen und Innovationen hat das Personal jedoch auch eine erhebliche strategische Bedeutung erhalten, denn es ist wesentlich dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen seine strategische Wettbewerbsposition entwickelt und behauptet. Mitarbeiter sind strategische Wettbewerbsfaktoren ³ . Personal wird daher heute als wichtiger Erfolgsfaktor eines Unternehmens angesehen, also als ein Faktor, dessen Ausgestaltung und Entwicklung über die Wettbewerbsfähigkeit und damit über den Unternehmenserfolg entscheidet. Angesichts dieser strategischen Bedeutung des Faktors „Personal“ ist es nicht verwunderlich, dass Fragen der Personalauswahl, der Beurteilung, der Belohnung und Entwicklung bzw. Qualifikation von Personal wichtige Management-Aufgaben sind. Solche Aufgaben können aber nur dann sinnvoll bewältigt werden, wenn eine umfassende Informationsbasis bereit steht. Beispielsweise erfordern Konzepte zur Qualifikation des Personals nicht nur ein Wissen über die Markterfordernisse und eine Klärung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens (z.B. welche Bedürfnisse welcher Kunden auf welche Weise von dem Unternehmen befriedigt werden sollen), sondern es ist ebenso eine „Bestandsaufnahme“ vorhandener Qualifikationen nötig, um aus der Differenz zwischen benötigten und bestehenden Qualifikationen die geeigneten Qualifikationsmaßnahmen ableiten zu können. Eine solche umfassende Informationsbasis wird bereits seit den 1980er Jahren softwaretechnisch durch so genannte Personalinformationssysteme unterstützt. Personalinformationssysteme sind daher die geeigneten Werkzeuge, um die für

¹ Vgl. Oechsler (2006), S. 1

² Vgl. Oechsler (2006), S. 12

³ Vgl. Oechsler (2006), S. 27

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eine Planung der oben genannten Aktivitäten sowie für die Kontrolle ihrer Effektivität und Effizienz benötigten Informationen für das Management bzw. von diesem beauftragte Stellen bereitzustellen. Neben diesen unternehmensinternen Aufgaben übernehmen Personal-informationssysteme jedoch auch weitere Aufgaben im Zusammenhang mit personalbezogener Information, z.B. gegenüber staatlichen Stellen (etwa Finanzverwaltungen). Dies wird auch durch eine immer größer werdende Vielfalt gesetzlicher Regelungen erforderlich ⁴ . Dabei stellt sich jedoch eine Reihe von Gestaltungsfragen. Zunächst muss geklärt werden, welche Inhalte in einem Personalinformationssystem abgelegt sein sollen: Diese Inhalte müssen von den Personen bzw. Stellen, die sie benötigen, rasch gefunden werden können. Überflüssige Inhalte erzeugen nicht nur Aufwände, denen keine Erträge gegenüber stehen, sondern sie können auch zur Entstehung einer Informationsflut beitragen, die das Erkennen der wirklich wichtigen Information erschwert. Aber neben den Inhalten sind auch andere Gestaltungsfragen zu klären. Z.B. kann es sinnvoll sein, Personalinformationen ganz oder teilweise outzusourcen, wenn die Personalverwaltung nicht Bestandteil der Kernkompetenzen des Unternehmens ist ⁵ . Auch ist zu klären, wer zu welchem Zweck den Zugriff auf welche Informationen in einem Personalinformationssystem haben darf. Hier sind u.a. auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Ein weiteres Gestaltungsfeld stellt die informationstechnische Integration eines Personalinformationssystems in die „IT-Landschaft“ eines Unternehmens dar. In dieser Arbeit sollen diese Gestaltungsfragen systematisiert werden. Entscheidungsfelder, Probleme und Rahmenbedingungen sollen definiert werden. Was nicht geleistet werden kann, sind konkrete Empfehlungen bezüglich der Gestaltung eines Personalinformationssystems, denn dies hängt von den Zielen und Rahmenbedingungen in dem jeweiligen Unternehmen ab. Die Arbeit gliedert sich wie folgt:

⁴ Vgl. Bacher (1990), S. 1; vgl. Berthel & Becker (2003), S. 484

⁵ Vgl. Berthel & Becker (2003), S. 491f.

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Das nächste Kapitel schafft zunächst die begrifflichen Grundlagen. Ausgehend vom Begriff des Personalcontrolling werden Personalinformationssysteme definiert. Ihre Ziele und Aufgaben werden beschrieben, und es werden verschiedene Typen von Personalinformationssystemen dargestellt. Es wird auf Probleme bei der Gestaltung von Personalinformationssystemen sowie auf mögliche Gestaltungsspielräume eingegangen.

Das dritte Kapitel knüpft an das zweite Kapitel an. Hier werden nun die Gestaltungsfragen von Personalinformationssystemen systematisiert. Die Entscheidungsfelder und die mit ihnen verbundenen Rahmenbedingungen und ggf. Probleme werden erörtert. Das vierte Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen.

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2 Grundlagen

In diesem Kapitel soll zunächst auf den grundlegenden Ansatz des Personalcontrolling eingegangen werden, denn aus ihm leiten sich die Anforderungen an ein Personalinformationssystem ab. Im Anschluss hieran wird der Begriff des Personalinformationssystems definiert. Ziele und Aufgaben, verschiedene Varianten, Probleme sowie Gestaltungsspielräume werden beschrieben.

2.1 Personalcontrolling

Unter Personalcontrolling wird die Planung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Sachverhalte und Aktivitäten in messbaren Daten verstanden, wobei Abweichungen zwischen gewünschten und erzielten Ergebnissen zur Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen dienen sollen ⁶ . „Personalwirtschaft“ umfasst dabei alle Gestaltungs- und Verwaltungsaufgaben, die sich auf die Mitarbeiter beziehen ⁷ . Dabei sind hauptsächlich wirtschaftliche und soziale Ziele zu berücksichtigen: Bei den wirtschaftlichen Zielen geht es um den optimalen Einsatz menschlicher Arbeit unter Minimierung der Kosten, bei den sozialen Zielen um die Gestaltung der Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter. Zwischen diesen Zielen können Konflikte bestehen.

„Controlling“ ist weniger im Sinne von Kontrolle, sondern eher im Sinne von Steuerung zu verstehen ⁸ . Controlling soll die Unternehmensleitung a) dabei unterstützen (Lotsenfunktion), b) rationale Entscheidungen zu treffen (Entscheidungsfunktion), c) zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen zu integrieren (Integrationsfunktion) und d) Informationen bereitzustellen (Informationsfunktion) ⁹ . Dies gilt auch bei der Anwendung des Controlling auf Personalfragen (Personalcontrolling). Um im Personalbereich rationale

⁶ Vgl. Oechsler (2006), S. 178

⁷ Vgl. Olfert (2006), S. 24-26

⁸ „Controlling“ bezeichnet nicht die Kontrolle von Personen, sondern die Kontrolle er Erfüllung

von Funktionen, vgl. Grünefeld & Langenmeyer (1991), S. 20.

⁹ Vgl. Berthel & Becker (2003), S. 494

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