1 Einleitung

1.1 Einführung in die Thematik

Bedingt durch die Globalisierung und dem dadurch anhaltend zunehmenden Kostendruck wird es für Unternehmen immer schwerer, ihre Güter auf dem Absatzmarkt zu konkurrenzfähigen Preisen anbieten zu können. Um preislich attraktiv, unterdessen aber trotzdem profitabel zu bleiben, wird nach Kostensenkungspotenzialen innerhalb des Unternehmensbereichs gesucht. Dabei sind die Einsparpotentiale von Produktion und Vertrieb jedoch meist ausgereizt, wodurch der Einkauf als Kostenreduktionshebel mit großem Potential verbleibt. ¹ *HWUHXGHPNDXIPlQQLVFKHQ0RWWRÄ'HU*HZLQQOLHJWLP(Ln-NDXI³ZXUGH(QGHGHUneunziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts im Rahmen des Internet-Booms die Beschaffung über das Internet als die Lösung zur Reduktion von Prozesskosten, Einstandspreisen sowie zur Prozessvereinfachung angesehen. Des Weiteren sollte dies den Einkäufern die Möglichkeit verschaffen, sich nicht mit zeitaufwändigen Sachbearbeitungstätigkeiten aufzuhalten, sondern den strategischen, wertschöpfenden Beschaffungsaufgaben zu widmen. Jedoch kam für eine Vielzahl von Unternehmen die Ernüchterung sehr schnell. Für das Scheitern des E-Procurement dieser Unternehmen wurden vor allem Kompatibilitätsprobleme der Systeme und ein Misserfolg vieler elektronischer Marktplätze mangels Masse an Lieferanten ausgemacht. ² Auf der anderen Seite der Medaille gibt es aber auch Erfolgsmeldungen zuhauf, beispielsweise spart der Konzernriese General Electric eigenen Angaben zufolge jährlich 600 Millionen USD durch die elektronische Beschaffung. Der Nutzen des E-Procurement ist dabei sowohl operativer als auch strategischer Art. ³ Dass E-Procurement sich bereits im Großteil deutscher Unternehmen etabliert hat, zeigt eine aktuelle Umfrage der Deutschen Logistik Zeitung nach der bereits 69 Prozent der

¹ Vgl. Stoll, Patrick P., E-Procurement ± Grundlagen, Standards und Situation am Markt, Wiesbaden

2007, S. 1

² Vgl. Preißner, Andreas, Electronic Procurement in der Praxis, München 2002, Vorwort

³ Vgl. Wannenwetsch, N./Nicolai, S. (Hrsg.), E-Supply-Chain-Management ± Grundlagen, Strategien und

Praxisanwendungen, 2. Auflage, Wiesbaden 2002, S. 102

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befragten Unternehmen sogenannte E-Kataloge, elektronisch basierende Beschaffungskataloge nutzen, wohingegen knapp die Hälfte der Unternehmen elektronische Beschaffungsauktionen nicht in Betracht zieht. 4

1.2 Ziel dieses Assignments

Die Arbeit verfolgt drei Zielstellungen: Den derzeitigen E-Procurement-Prozess zu er- OlXWHUQGHQ%HJULIIÄ6XSSO\-&KDLQ³QlKHU]XHUNOlUHQXQGDQVFKOLH‰HQGGLH$XVZLUNXn- gender Einführung eines E-Procurement auf die Bestände und Prozessgeschwindigkeiten in der geVDPWHQÄ6XSSO\-&KDLQ³]XDQDO\VLHUHQ1DFKGHU(LQOHLWXQJLQGLH7KHPDWLN und Zielstellung der Arbeit werden im zweiten Kapitel die Grundlagen des E-Procurement beschrieben. Dazu gehören sowohl eine Erklärung des Begriffes als auch eine Beschreibung des allgemeinen E-Procurement Prozesses. Als nächster Punkt wird der Begriff Supply Chain definiert um dann die zusammenhängenden Prozesse zu beleuchten. Ein Ausblick und das Fazit bilden den Abschluss.

2 Definition E-Procurement

Unter E-Procurement lässt sich die Zusammenführung von elektronischen Werkzeugen (E-Business) wie deren Beschaffung verstehen. Ausgangspunkt für Überlegungen zum Thema E-Procurement muss demzufolge die Übereinstimmung mit den Begriffen der Beschaffung sein, mit dem Ziel, Inkonsistenzen zu vermeiden. Die Grundlage des E-Procurement ist der Einkauf als Optimierungsansatz, das E steht hierbei für elektronisch. Der deutsche Begriff Beschaffung triIIWDPHKHVWHQGHQGHVÄ3URFXUHPHQW³,QGHU/LWeratur wird E-Procurement sehr kontrovers definiert. Eine Gemeinsamkeit aller Definitionen ist jedoch, dass beschaffungsbezogene Aktivitäten durch die Verwendung von In-formations- und Kommunikationstechnologien elektronisch unterstützt werden sollen. Die klassische, papierbasierte Beschaffung soll durch einen durchgängig elektronischen

⁴ DVZ Nr. 057, 10.05.2008

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Ablauf ersetzt werden. 5

Möglich wurde diese Entwicklung hauptsächlich durch die Möglichkeiten der Internettechnologie (World Wide Web sowie E-Mail). ⁶ Oftmals wird im Rahmen von E-Procurement auch von E-Purchasing gesprochen. E-Procurement ist also als Teilkomponente des E-Business einzuordnen, welche außerdem noch E-Commerce umfasst. E-Business beschreibt GLH Ä8QWHUVWW]XQJ YRQ Geschäftsprozessen und Beziehungen zu Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden eines Unternehmens durch elektronische MeGLHQ³ 7

3 Entwicklungsstufen in der Beschaffung

3.1 Ausgangssituation

Basis der elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen bildet die unternehmensbezogene Installation von ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning), die unter anderem Funktionen zur kaufmännischen Verwaltung abdeckten (z.B. Buchhaltung, Rechnungserstellung, Lagerhaltung). Erstmals wurden damit in den sechziger und siebziger Jahren auch Teile des Beschaffungsmanagement elektronisch abgebildet (z.B. Bestandsführung, Mengen- und Bestellplanung), wobei in der Regel allerdings keine direkte Kommunikationsmöglichkeit mit den Lieferanten vorkam. Die Bedeutung eines effizienten bilateralen Dokumenten- und Datenaustauschs stieg mit dem Einsatz von Just-intime Versorgungskonzepten. In der Folge wurden proprietäre Datenverbindungen zwischen jeweils einem Kunden und einem Lieferanten etabliert. Die mit einem hohen or-ganisatorischen und finanziellen Aufwand eingeführten Electronic Data Interchange(EDI)Lösungen ermöglichten somit eine unmittelbare Kommunikation mit ausgewählten Lieferanten.

⁵ Vgl. http://www.prozeus.de/eBusiness/themen/eprocurement/index.htm

⁶ Vgl. Wannenwetsch, Nicolai, Wiesbaden 2002, S. 45

⁷ Vgl. Schubert, Petra u.a., Procurement im E-Business, München 2002, S. 14

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Seit Mitte der neunziger Jahre werden die klassischen EDI-Lösungen vermehrt durch Internet-basierte elektronische Beschaffungslösungen abgelöst. Die zur elektronischen Abwicklung aller oder einzelner Phasen und Funktionen der marktmäßig organisierten Leistungskoordination zwischen Besteller und Lieferanten eingesetzten E-Procurement-Tools sollen im weiteren Verlauf des Assignments vorgestellt werden. 8

3.2 Beschaffungsprozesse

3.2.1 Traditionelle Beschaffung

Zu Beginn eines beispielhaften, traditionellen Beschaffungsprozesses steht die Meldung des Bedarfs durch einen Mitarbeiter der Fachabteilung. Diese Bedarfsmeldung ist durch einen Vorgesetzten zu genehmigen. Nach erfolgter Genehmigung wird ein Lieferant ausgewählt. Auswahlkriterien sind Preisanfrage und Preisvergleich. Im Anschluss daran wird die Bestellung aufgegeben und an den Lieferanten weitergeleitet. Nach Erhalt der Waren muss diese eingelagert und geprüft werden. Ebenso erfolgt eine Kontrolle und Verbuchung der Rechnung mit anschließender Zahlung an den Lieferanten. Es überwiegen somit die administrativen Tätigkeiten.

Probleme der traditionellen Beschaffung wirken sich auf die Schlüsselfaktoren Kosten, Zeit, Qualität, Flexibilität und Information aus. 9

3.2.2 Elektronische Beschaffung

E-Procurement unterstützt den oben beschriebenen traditionellen Beschaffungsprozess elektronisch, umfasst sowohl strategische als auch operative Beschaffung, und trägt den unterschiedlichen Kostentreibern Rechnung. Es unterstützt Beschaffung derart durch elektronische Hilfsmittel, dass der Beschaffungsprozess bezogen auf die Kenngrößen

⁸ Vgl. Busch A./Dangelmaier W. (Hrsg.), Integriertes Supply Chain Management ± Theorie und Praxis ef-

fektiver unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse, 2. Auflage, Wiesbaden 2002, S. 134

⁹ Vgl. Stoll, Patrick P. Wiesbaden 2007, S. 1ff

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