Bedarfsanalyse  von Softwarelösungen im Jugendhilfebereich  

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Inhaltsverzeichnis   

Abbildungsverzeichnis   4

1.  Einleitung  5

1.1.  Zielsetzung und Aufbau der vorliegenden Arbeit  6

2.  Theoretischer Teil  7

2.1.  Abgrenzung der zentralen Begriffe  7

2.1.1.  Die Bedarfsanalyse  7

2.1.2.  Jugendhilfe und ihre Einrichtungen  8

2.1.3.  Organisation der Jugendhilfe in Deutschland  10

2.1.4.  Branchenspezifische Software in der Jugendhilfe  11

2.1.5.  Anforderungen an eine branchenspezifische Software in der Jugendhilfe  13

2.2.  Marksituation  17

2.2.1.  Die Marktsituation in der Sozialarbeit in Deutschland  17

2.2.2.  Der Softwaremarkt für die Jugendhilfe  19

2.2.3.  Vor- und Nachteile der Einführung von Branchenlösungen in der Jugendhilfe  22

2.3.  Das Unternehmen  23

2.3.1.  Unternehmensgeschichte  23

2.3.2.  Heutige Situation  24

2.3.3.  Produkte und Dienstleistungen  24

2.3.4.  Zielmarkt und Zielgruppe  26

2.3.5.  Stärken und Schwächen  26

2.3.6.  Chancen und Risiken  27

2.4.  Fragestellung  28

Bedarfsanalyse  von Softwarelösungen im Jugendhilfebereich  

   3

3.  Methoden der Erhebung  30

3.3.  Abgrenzung der primärstatistischen Erhebungsmethoden  30

3.1.1  Die Beobachtung  31

3.1.2  Das Experiment  32

3.1.3  Die Befragung  32

3.2.  Gütekriterien  35

3.2.1.  Objektivität  35

3.2.2.  Reliabilität  36

3.2.3.  Validität  37

3.3.  Ziele der Untersuchung  38

3.4.  Die Untersuchungsgruppe  38

3.5.  Das Erhebungsinstrument  39

3.5.1.  Überlegungen zur Entwicklung des Fragebogens  39

3.5.2.  Die Übersetzung und Modifikation des Fragebogens  41

3.5.3.  Reihenfolge und Darstellung der Fragen  43

3.5.3.1.  Soziodemographische Angaben, allgemeine Fragen zur Einrichtung  44

3.5.3.2.  Fragen an die Untersuchungsgruppe ohne branchenspezifische Softwarelösung  46

3.5.3.3.  Fragen an die Untersuchungsgruppe mit branchenspezifischer Softwarelösung  47

3.6.  Die Untersuchungsdurchführung  48

3.6.1.  Der Pretest  48

3.6.2.  Das Begleitschreiben  49

3.6.3.  Ablauf der Untersuchung  49

3.6.4.  Aufbereitung des Datenmaterials  50

3.6.5.  Überprüfung der Daten anhand der Gütekriterien  52

4.  Ergebnisse  54

4.1.  Beschreibung der Untersuchungsergebnisse  54

5.  Perspektiven  62

Literaturverzeichnis   63

Anhang: Der  Fragebogen  65

Abbildungsverzeichnis:

Abb.1: Typen von verwendeten Fragen nach Richardson ( zit. nach Atteslander)

Abb. 2: Durchschnittswerte und Standardabweichung der demographischen Daten

der befragten Einrichtungen in Mecklenburg-Vorpommern

Abb.3: Betreuungsformen und die Anzahl der Nennungen der jeweiligen

Einrichtungen in Mecklenburg-Vorpommern

Abb.4: Durchschnittswerte der demographischen Daten der Einrichtungen

Mecklenburg-Vorpommerns ohne Software

Abb.5: Durchschnittswerte der demographischen Daten der Einrichtungen

Mecklenburg-Vorpommerns mit bestehender Software

Abb.6: Investitionen von Einrichtungen Mecklenburg-Vorpommerns ohne Software

Abb.7: Investitionen von Einrichtungen Mecklenburg-Vorpommerns mit bestehender

Software

Abb.8: Durchschnittswerte der demographischen Daten der Einrichtungen der

Kontrollgruppe

Abb.9: Investitionen der Kontrollgruppe ohne Software

Abb.10:Investitionen der Kontrollgruppe mit bestehender Software

1. Einleitung

Der Einsatz von Technologie in der Sozialarbeit ist trotz einiger früher Pilotprojekte in den 80er Jahren ein junges Phänomen denn bis dato erfolgte die Dokumentation und Verwaltung bei einem Großteil der sozialen Einrichtungen manuell. Da stark routinierte Aufgaben in Unternehmungen eine Automatisierung dieser zur Folge haben, erscheint es auch in der Sozialarbeit sinnvoll, Mitarbeitern eine technische Unterstützung ihrer Arbeit zukommen zu lassen. Mit der Verbreitung des Personal Computers ( PC) hielt die elektronische Datenverarbeitung (EDV) Einzug in den sozialen Einrichtungen. Wurden jedoch bislang nur Schreib-, Kalkulations - und Rechenprogramme genutzt, werden mit steigenden Anforderungen weiterentwickelte, individuell gestaltete Softwarelösungen benötigt. Die Entwicklung dieser ist bislang kaum vorangeschritten und voll einsatzfähige Softwarelösungen existieren lediglich in wenigen Teilbereichen der sozialen Arbeit. Dies sind vor allem diejenigen, in denen verwaltungsintensive Arbeitsprozesse dominieren. Zunächst wurde

branchenspezifische Software in der freien Wohlfahrtspflege zur Erhebung und Auswertung statistischer Daten benutzt, da dort in den letzten Jahren der allgemeine Legitimationsdruck sowie der Zwang zum Nachweis der erbrachten Leistungen gegenüber den Kostenträgern deutlich angestiegen ist. 1

Eine vollkommen andere Entwicklung zeigte sich in der Jugendhilfe. In den Jugendämtern wurde verhältnismäßig früh EDV im verwaltungstechnischen Bereich eingesetzt, die meisten Ämter sind an die kommunalen Datenverarbeitungszentralen angeschlossen. Wenige verfügen jedoch über branchenspezifische Software, die sich speziell am Aufgabengebiet der Jugendhilfe orientiert. Jugendhilfeeinrichtungen selbst verfügen nur selten über eine branchenspezifische Software, die individuell an ihre Bedürfnisse angepasst ist. Ein Großteil der Einrichtungen verfügt zwar über einen Computer, die Dokumentationsvorgänge werden jedoch meistens weiterhin mit dem herkömmlichen Aktenablagesystem bewältigt. Einige Einrichtungen verfügen bereits über eine spezielle Abrechnungssoftware, jedoch nur wenige besitzen eine Branchenlösung für mehrere Arbeitsfelder .

¹ Kreidenweis, H.: Jugendhilfestatistik per Knopfdruck, in: Rauschenbach/ Schilling 1997, S. 459-478.

1.1. Zielsetzung und Aufbau der vorliegenden Arbeit

Die vorliegende Arbeit untersucht den Bedarf branchenspezifischer Software in Jugendhilfeeinrichtungen. Es soll gleichzeitig der Bedarf potentieller Neukunden für das Unternehmen XY ermittelt werden.

Zu diesem Zweck wurden Jugendhilfeeinrichtungen in Deutschland und speziell im Zielmarkt Mecklenburg-Vorpommern befragt, welche die Software des Unternehmens bislang weder getestet noch benutzt haben.

Im zweiten Teil, dem theoretischen, werden zunächst grundlegende Begriffe definiert, erläutert und eingeordnet. Anschließend wird ein Blick über die Entwicklungen des deutschen Markts vorgenommen, um im Folgenden auf das Unternehmen XY einzugehen und seine Marktstellung zu erörtern.

Der methodische dritte Teil umfasst einen Überblick über diverse Erhebungsmethoden und die wichtigsten Gütekriterien. Er stellt sowohl das Ziel der vorliegenden Untersuchung als auch das Untersuchungsobjekt vor. Danach wird auf den Fragebogen und dessen Entwicklung eingegangen, bevor die

Untersuchungsdurchführung beschrieben wird.

Im letzten Teil der Arbeit werden die Ergebnisse der Untersuchung dargelegt. Es werden dabei Tendenzen und Zusammenhänge diskutiert, die sich aus der Erhebung ergaben, sowie Folgerungen für das Unternehmen gezogen.

2. Theoretischer Teil

2.1. Abgrenzung der zentralen Begriffe

2.1.1. Die Bedarfsanalyse

Zu Beginn der Einführung eines neuen Produktes oder einer Dienstleistung steht die Bedarfsanalyse, mit welcher untersucht wird, ob Bedarf besteht und welche Anforderungen die Zielgruppe an dieses Produkt stellt. Eine Bedarfsanalyse geht stets von einer Wechselwirkung zwischen Mensch und Technologie aus. Die Aneignung einer Technologie ist daher ein Schlüssel zum Erfolg einer Technologie. Ein entscheidender Ansatzpunkt dabei sind die Probleme, denen die Zielgruppe bei Ihrer derzeitigen Arbeit gegenübersteht. Indem konkrete Probleme frühzeitig angegangen und zum Ausgangspunkt der Analyse und des Designs gemacht werden, kann die Akzeptanz einer Technologie gefördert werden. In einem weiteren Schritt müssen also die konkreten Anforderungen an eine branchenspezifische Software in einer Einrichtung ermittelt werden. Die Größe sowie Ausstattung der Einrichtung spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Das Ergebnis dieser Analyse soll folglich nicht nur den Bedarf an einer Branchenlösung, sondern ebenfalls die Anforderungen, welche die untersuchte Zielgruppe an diese hat, aufzeigen.

2.1.2. Jugendhilfe und ihre Einrichtungen

Eine Jugendhilfeeinrichtung ist laut Sozialgesetzbuch eine „auf gewisse Dauer angelegte Verbindung von sächlichen und persönlichen Mitteln unter Verantwortung eines Trägers. Ihr Bestand muss vom Wechsel der Personen, die betreuen und betreut werden unabhängig sein. Der Träger einer Einrichtung bedarf für den Betrieb der Einrichtung einer Betriebserlaubniserteilung des Landesjugendamtes. Eine Einrichtung kann mehrere Angebote an einem oder mehreren Standorten anbieten“. ² Es gibt in der Regel folgende Angebotsarten:

² vgl. Wiesner u.a., SGBVIII, Beck: München 1995, S.609, RZ.30; Landesjugendamt Sachsen

institutionelle Heimunterbringung, - -betreutes Wohnen inner- und außerhalb der Einrichtung sowie als selbständige Wohngruppe, betreutes Jugendwohnen, - Tagesgruppen, - Mütter-Väter-Kinder-Gruppen, - Fachleistungsstunden, - -und individuelle Sonderleistungen für Einzelpersonen.

Ein oder mehrere Einrichtungen stehen unter der Obhut von Trägern. Kleine Einrichtungen tragen sich meist selbst, während viele große Einrichtungen unter einem kreis-, bezirks- oder landesweitem Träger zusammengefasst sind. Das Kinder- und Jugendhilferecht unterscheidet grundsätzlich in Träger der öffentlichen Jugendhilfe (kurz "öffentliche Träger"), und Träger der freien Jugendhilfe (kurz "freie Träger"). Örtliche Träger sind die Landkreise und die kreisfreien Städte. Überörtlicher Träger ist entsprechend den landesrechtlichen Bestimmungen das Bundesland. Aufgaben der Träger der öffentlichen Jugendhilfe aus dem Bereich der Jugendarbeit und der Kindertagesbetreuung werden von den kreisangehörigen Gemeinden und dem Bundesland wahrgenommen.

Träger der freien Jugendhilfe können juristische Personen oder

Personenvereinigungen unbeschadet ihrer Rechtsform sein. Freie Träger sind insbesondere Jugendverbände , die Verbände der freien Wohlfahrtspflege (Caritas, Diakonie, Arbeiterwohlfahrt, Paritätischer Wohlfahrtsverband, Rotes Kreuz, Israelitische Kultusgemeinden) sowie die Kirchen und Religionsgemeinschaften des öffentlichen Rechts.

Träger einer Einrichtung (z. B. Kinderheim) oder einer bestimmten Aufgabe (z. B. Durchführung einer Veranstaltung) kann auch ein gewerbliches Unternehmen bzw. eine Privatperson sein, soweit keine weiteren gesetzlichen Einschränkungen bestehen. Das Verhältnis zwischen öffentlichen und freien Trägern richtet sich nach dem Subsidiaritätsprinzip:

Subsidiarität ist "ein gesellschaftlicher Gestaltungsgrundsatz, der in seiner allgemeinsten Version besagt, dass die jeweils größere bzw. übergeordnete soziale Einheit der kleineren bzw. untergeordneten zu Hilfe kommt, statt sie zu lähmen oder aufzusaugen. Subsidiarität betont das Recht der kleineren Lebenskreise auf den unteren Ebenen des Alltagslebens und verteidigt ihre Selbstverantwortlichkeit und Handlungskompetenz gegen die Herrschaftsansprüche der umfassenderen gesellschaftlichen Organisationsgebilde" . 3

Die Leistungen der Jugendhilfe werden im Wesentlichen auf der örtlichen, bürgernahen Ebene erbracht, der überörtlichen Ebene fällt die Aufgabe der Unterstützung, Beratung und des regionalen Ausgleichs zu. Das

Bundesverfassungsgericht hat das Subsidiaritätsprinzip in der Jugendhilfe mit Urteil vom 18.7.1967 ausdrücklich verankert. Es befindet sich zum Beispiel der weit überwiegende Teil der stationären und teilstationären Einrichtungen zur Erziehung von Kindern und Jugendlichen, der Erziehungsberatungsstellen, der

Kindertageseinrichtungen oder der Einrichtungen der Jugendarbeit in freier Trägerschaft. 4

Die Finanzierung der Aufgaben der Jugendhilfe erfolgt durch den Haushalt der Gebietskörperschaft. Allerdings besteht in einem erheblichen Umfang eine indirekte Mitfinanzierung der kommunalen Jugendhilfeaufgaben durch die staatliche Förderung von örtlichen Einrichtungen, Diensten und Veranstaltungen der Träger der freien Jugendhilfe.

2.1.3. Organisation der Jugendhilfe in Deutschland

Die oberste Landesjugendbehörde beziehungsweise das Landesjugendministerium untersteht dem Parlament des jeweiligen Bundeslandes und ihre Aufgabe ist es, die öffentliche und freie Jugendhilfe, insbesondere die Jugendämter und das Landesjugendamt, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu fördern. Die Landesjugendbehörde sorgt nicht nur für die Rahmenbedingungen einer nach der

³ aus: Schober, Th. et al. (Hg.): Evangelisches Soziallexikon, Stuttgart/Berlin 1980, S. 1298

⁴ Bayrisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen, 2002

Verfassung funktionierenden Jugendhilfe, sondern beobachtet ferner die Entwicklung der Jugendhilfe allgemein.

Dies geschieht mittels der Weiterleitung von statistischen Daten wie Erhebungen über die Empfänger von Jugendhilfen, Inobhutnahme, Adoption, Pflege, Angebote der Jugendarbeit, Personal in der Jugendhilfe und Ein- bzw. Ausgaben in periodischen Abständen von den Einrichtungsträgern an das örtliche Jugendamt sowie an das Landesjugendamt. Anhand der Jugendhilfestatistik, welche im Kinder-und Jugendhilfegesetz geregelt ist, können die Landesministerien und Ämter die Entwicklung beobachten und zukünftige Maßnahmen planen. So kann die Angemessenheit realisierter Maßnahmen überprüft und Bedarf formuliert werden.

Wichtig ist außerdem der Planungsauftrag des Landesjugendamtes. In diesem ist die Verpflichtung geregelt, die örtlichen Träger der Einrichtungen „bei der Installation, Durchführung und Weiterentwicklung der Jugendhilfeplanung sowie der Qualitätsentwicklung zu beraten und unterstützen“. 5

2.1.4. Branchenspezifische Software in der Jugendhilfe

Branchenspezifische Software, auch vertikale Standard- Software genannt, ist eine Software die sich nicht in allen Branchen einsetzen lässt, sondern ausschließlich für eine Branche entwickelt wurde. ⁶ Zu Beginn der neunziger Jahre wurden erstmals branchenspezifische Lösungen für die Sozialarbeit entwickelt, wenig später, um 1993, begann die Einführung solcher Lösungen im Bereich der Jugendhilfe. Bei den ersten Programmen stand jedoch noch n icht die Branchenlösung umfassend im Vordergrund, sondern lediglich ein Teilbereich der Branchenerfordernisse wurde abgedeckt. Die meisten Programme waren Bilanzierungs- oder Statistikprogramme, die zwar in der Verwaltung und Abrechnung Fortschritte brachte, aber die pädagogischen Mitarbeiter nicht in der täglichen Arbeit entlastete. Sie wurde zunächst in den Jugendämtern eingesetzt. Seit 1995 existieren die ersten Lösungen

⁵ Bayrisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen, 2002

⁶ Jamin, Klaus W.: Das Software Lexikon

für Jugendhilfeeinrichtungen. Es sind meist Standardabrechnungsprogramme, die jedoch nicht an die Bedürfnisse der Einrichtung individuell angepasst sind. In den letzten drei Jahren ist die Entwicklung der Branchenlösungen im Jugendhilfebereich weiter vorangeschritten, es kristallisierten sich vor allem 2 Grundmodelle heraus:

1. Die Individuallösung

Eine Individualsoftware bietet eine bessere Anpassung an die Geschäfts- und Arbeitsprozesse einer Einrichtung. Sie wird meist vom Anbieter installiert und ist modular aufgebaut. Die weiterführende Betreuung muss meist ebenfalls durch den Hersteller erfolgen. Aufgrund ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist diese Lösung die teurere Alternative. Anschaffungspreise reichen von 1000-20 000 Euro und richten sich nach dem Umfang der installierten Module, der Anzahl der Arbeitsplätze und Einrichtungen. Die Betreuungskosten fallen jährlich an und reichen von 200-1500 Euro, je nach Aufwand und Leistung der Betreuung.

2. Die Standardlösung

Eine Standardsoftware ist meist günstiger im Preis, kann aber nicht individuell an die speziellen Bedürfnisse der einzelnen Einrichtung angepasst werden. Sie eignet sich meistens für kleine Einrichtungen, die in ihrem Budget begrenzt sind und wenig Aufwand an Verwaltung haben. Die Preise liegen hier zwischen 200 und 1000 Euro. Die Betreuung bei dieser Lösung ist meist kostenlos, da größtenteils nur eine Onlinehilfe oder bestenfalls eine Telefonhotline vorhanden sind.

2.1.5. Anforderungen an eine branchenspezifische Software

Grundsätzlich sollte die branchenspezifische Softwarelösung in der Lage sein, die bestehenden Gliederungsstrukturen und Arbeitsfelder der Einrichtung abzubilden und bei einmaliger Erfassung der Stammdaten, diese, plus eventuell notwendige Veränderungen in allen Teilarbeitsbereichen, zur Verfügung zu stellen. Des weiteren sollte das System die üblichen Kommunikationswege wie Fax, Telefon sowie Intra-

und Internet unterstützen, und die Möglichkeit zur papierlosen Vorgangsbearbeitung und Mitzeichnung gewährleisten. Ebenfalls sollten Termine und Adressen verwaltet sowie Daten, die für die vom Gesetz geforderten Statistiken nötig sind, ohne zusätzlichen Softwareaufwand erhoben werden können. Wichtig ist die Anwendbarkeit auf verschiedene Betriebssysteme und Datenbanken sowie die Flexibilität des Programms bei veränderten organisatorischen Strukturen auf Umstellungen reagieren zu können. 7

Der Hersteller sollte garantieren, dass Updates der Software zeitnah möglich sind und somit die Funktions - und Einsatzfähigkeit gewährleistet bleibt. ⁸ Durch eine integrierte oder verknüpfte Textverarbeitung sollte die Bearbeitung des Schriftverkehrs erleichtert werden. Dies erfordert eine Komponente zum Im - und Export von Daten des Programms zu anderen Textverarbeitungsprogrammen. Folgende fachspezifische Module sollten von einer Softwarelösung im Bereich der Jugendhilfe angeboten werden:

1. Stammdatenerfassung

In die Stammdatenverwaltung werden alle Klienten- und Umfelddaten einmalig eingegeben werden. Es ist das wichtigste der Module und jedes weitere Modul der verschiedenen fachlichen Arbeitsbereiche muss an diese Daten angebunden sein und auf Veränderungen dieser reagieren können.

2. Hilfe- und Förderplanerstellung

Die Hilfe- und Förderplanerstellung sollte auf der Grundlage eines standardisierten Hilfeplanformulars die Möglichkeit der Erstellung eines individuellen Hilfe- u nd Förderplans mit Dokumentation des Leistungsumfangs bieten.

3. Kassenbuchfunktion, Rechnungserstellung

⁷ Arbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter Bayern, Anforderungen für den Einsatz von IuK Technik in den

örtlichen Jugendämtern

⁸ Arbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter Bayern, Anforderungen für den Einsatz von IuK Technik in den

örtlichen Jugendämtern