„Wichtigkeit  des Informations- und Dokumentationsmanagements für die Projektsteuerung und -evaluation.“  

Inhaltsverzeichnis:

1.  Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des  

Projektmanagements  Seite  3

1.1  Arten von und Umgang mit Informationen in der praktischen  

Projektarbeit  Seite  3

1.2  Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur Seite  3

1.3  Erstellen und Archivierung von Dokumenten im Projektmanagement Seite  4

2.  Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements  

f  ür die Projektsteuerung und Projektevaluation Seite  4

2.1  Der Einfluss der Nenngrößen auf die Projektsteuerung und den  

Projekterfolg  Seite  4

2.1.1  Projektsteuerung Seite  4

2.1.2  Sicherung des Projekterfolges durch Dokumentation Seite  5

2.2  Bedeutsamkeit der Evaluierbarkeit von Projekten Seite  5

3.  Fazit Seite  6

Literaturverzeichnis  Seite  7

Abk  ürzungsverzeichnis Seite  8

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Sascha  Schwarzkopf Universität Kassel MPA  21

„Wichtigkeit des Informations- und Dokumentationsmanagements für die Projektsteuerung und -evaluation.“

1. Das Informations- und Dokumentenmanagement innerhalb des

Projektmanagements

1.1. Arten von und Umgang mit Informationen in der praktischen Projektarbeit Die praktische Projektarbeit ist im Wesentlichen von intensiver Kommunikation geprägt. Hierbei werden die unterschiedlichsten Daten und Fakten erhoben, aufgearbeitet und - je nach Adressat und Notwendigkeit - weitergesteuert. Um diese Informationen zu kategorisieren ist eine Kenntnis über die Arten der Informationen, ihre Verwendung und deren Nutzen für die weitere Projektarbeit und darüber hinaus unumgänglich. Der Projektverantwortliche muss sich daher im Klaren darüber sein, dass die erfassbaren Informationen nicht nur während, sondern auch nach Abschluss eines Projektes von Bedeutung sein können, so z.B. im Wissensmanagement innerhalb einer Organisation oder einer anschließenden Evaluation des konkreten Projektes.

Der Projektleitung stehen in der Regel folgende Informationsarten zur Verfügung ¹ : 1. Verbale Informationen

2. Schriftliche Informationen

Die Disposition der Informationen richtet sich in der Regel nach dem Grundsatz „need to know“, so dass allgemeine Informationen allen zugänglich, spezielle Informationen nur einem gewissen Adressatenkreis zugänglich gemacht werden ² . Hierzu bedarf es einer effektiven Kommunikationsstruktur.

1.2. Aufbau und Implementierung einer Kommunikationsstruktur

Bereits zu Beginn des Projektes hat der Projektleiter für den Aufbau und der Implementierung einer Kommunikationsstruktur innerhalb der Projektorganisation Sorge zu tragen. Es gilt also verbindlich festzulegen, wer, wem, worüber, wann berichten muss ³ . Der Lauf der Informationen muss innerhalb der Projektorganisation vertikal in beide Richtungen und horizontal möglich sein. Diese Festlegungen direkt am Anfang eines Projektes sind mitunter der Grundstein zum Gelingen des gesamten Vorhabens. Die Mitarbeiter werden so zu

¹ MADAUSS, Bernd J.: „Projektmanagement“, 5. Auflage, Stuttgart 1994, S. 304.

² a.a.O., S. 303 f.

^{3 LITKE, Hans-Dieter: „Projektmanagement - Methoden, Techniken, Verhaltensweisen“, 4. Auflage, München 2004, S. 147-148.} 3 Sascha Schwarzkopf Universität Kassel MPA 21

„Wichtigkeit des Informations- und Dokumentationsmanagements für die Projektsteuerung und -evaluation.“

Beteiligten, von denen Ideen, Kritik und Sachbeiträge hierarchieübergreifend gefordert werden.

1.3. Erstellen und Archivierung von Dokumenten im Projektmanagement Bei der Eröffnungsveranstaltung wird der Projektleiter in der Regel festlegen, wer für die Dokumentation der anfallenden Informationen zuständig ist. Sinnvoll ist die Belassung der Zuständigkeit dazu anhand des Verursacherprinzips. Eine Übersendung an einen Dritten kostet Zeit und etwaige Details können verloren gehen ⁴ . Dabei ist auf die Einheitlichkeit der Dokumentation zu achten. Vorgefertigte Formblätter zum Berichtswesen erleichtern die Archivierung und erhöhen die Übersichtlichkeit. Wichtig ist, dass das System transparent ist und wesentliche Ergebnisse festgehalten werden.

2. Die Relevanz des Informations- und Dokumentenmanagements

für die Projektsteuerung und Projektevaluation

2.1. Der Einfluss der Nenngrößen auf die Projektsteuerung und den Projekterfolg 2.1.1. Projektsteuerung

Der Projektsteuerung durch die Projektleitung obliegt die Koordination aller Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb des Projektes. Dazu gehören zum Beispiel frühzeitige und umfassende Analysen und die Beschreibung von Projektzielen und Arbeitspaketen. Hierbei wurde festgestellt, dass der Erfolg eines Projektes insbesondere dann gewährleistet ist, wenn

• Projektziele möglichst genau definiert,

• fachliche Anforderungen möglichst explizit erhoben,

• die bereitgestellten Mittel des Projektmanagements umfassend genutzt und

• die Kommunikation unter den Projektbeteiligten intensiv organisiert wurden ⁵ . Gerade der letzte Punkt indiziert die Erforderlichkeit eines gut organisierten Informations- und Dokumentenmanagements. Denn nur gut informierte Mitarbeiter, welche ihre Ideen und Wünsche mit in die Projektarbeit einfließen lassen können, widmen sich mit voller Hingabe der Erreichung der Projektziele. Egoistische Ziele wie die Nutzung von Karrierechancen und der Drang zur Selbstverwirklichung können hier durch die Projektleitung mit den Projektzielen verknüpft werden. Die Mitarbeiterführung gestaltet sich bei Nutzung dieses Aspektes als konfliktfreier.

⁴ HÖLZLE, Phillip: „Projektmanagement - Kompetent führen, Erfolge präsentieren“, 2. Auflage, München 2007, S. 89 ff.

⁵ HOENE, Albrecht / RABE, Heiko: „Wirkungsvolles Steuern von Organisations- und IT-Projekten“, In: Innovative Verwaltung, Zeitschriftenreihe, 31. Jahrgang 2009, Heft 1-2/2009, S. 32-35.

4 Sascha Schwarzkopf Universität Kassel MPA 21